行政秘書(shū)的績(jī)效管理

1、行政秘書(shū)的績(jī)效管理行政秘書(shū)的績(jī)效管理秘書(shū)，是從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為決策及施行提供效勞的職務(wù)。從行政秘書(shū)的定義看出，作為指導(dǎo)的重要輔助者，秘書(shū)可以對(duì)組織起到很重要的影響，是組織中不可或缺的角色。但是另一個(gè)方面，由于秘書(shū)工作的復(fù)雜性和瑣碎性，導(dǎo)致秘書(shū)工作又成為不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在。假設(shè)對(duì)秘書(shū)績(jī)效管理方法不得當(dāng)，將會(huì)挫傷秘書(shū)工作的積極性，甚至產(chǎn)生更為惡劣的負(fù)面影響。一、秘書(shū)的工作內(nèi)容與素質(zhì)才能模型秘書(shū)是指導(dǎo)的重要輔助者，可以對(duì)組織起到很重要的影響，另一個(gè)方面，秘書(shū)的工作具有復(fù)雜性和瑣碎性。參考一些企業(yè)秘書(shū)的工作說(shuō)明書(shū)可以發(fā)現(xiàn)，秘書(shū)的主要工作包括日常事

2、務(wù)的處理、會(huì)議行程的安排、各項(xiàng)文字資料的撰寫(xiě)和輔助指導(dǎo)工作等幾個(gè)方面。因此對(duì)行政秘書(shū)的素質(zhì)要求是相當(dāng)特殊的。概括起來(lái)，應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面：1.職業(yè)道德。每個(gè)職業(yè)都有不同的職業(yè)道德要求，詳細(xì)到秘書(shū)來(lái)說(shuō)，無(wú)非是忠于職守、忠于指導(dǎo)，講老實(shí)守信譽(yù)，兢兢業(yè)業(yè)、甘當(dāng)無(wú)名英雄，遵紀(jì)守法、廉潔奉公等等。2.交往協(xié)調(diào)才能。秘書(shū)的工作，很大程度上是需要和人打交道的。指導(dǎo)安排的任務(wù)，很多時(shí)候都需要良好的溝通才能，協(xié)調(diào)各個(gè)方面才能完成。3.籌劃才能。秘書(shū)需要安排很多瑣碎的事情，處理起來(lái)相當(dāng)繁雜，籌劃才能是秘書(shū)工作有條不紊的保證。4.學(xué)習(xí)才能。長(zhǎng)期跟隨指導(dǎo)，就要擅長(zhǎng)從指導(dǎo)身上發(fā)現(xiàn)優(yōu)點(diǎn)，學(xué)習(xí)指導(dǎo)的長(zhǎng)處。5.寫(xiě)作才能。同

3、樣是秘書(shū)處理文字工作的必備技能。二、秘書(shū)的績(jī)效方案在進(jìn)展行政秘書(shū)的績(jī)效考核工作之前，上級(jí)指導(dǎo)要和秘書(shū)人員進(jìn)展幾次溝通，就工作的目的、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容達(dá)成一致，制定出本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理一份完好的績(jī)效方案。在制定績(jī)效方案時(shí)要遵循幾個(gè)原那么：要遵循重點(diǎn)突出原那么，秘書(shū)的工作內(nèi)容多而雜，這就更要求在進(jìn)展績(jī)效方案時(shí)突出秘書(shū)工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，選擇那些與企業(yè)價(jià)值關(guān)聯(lián)度大，與職位職責(zé)聯(lián)絡(luò)嚴(yán)密的績(jī)效指標(biāo)和工作目的；要堅(jiān)持可行性原那么績(jī)效方案中的設(shè)立工作目的是要在秘書(shū)的職責(zé)和權(quán)利范圍之內(nèi)，既要有挑戰(zhàn)性又要可實(shí)現(xiàn)；要堅(jiān)持職位特色原那么，績(jī)效方案必須針對(duì)職位而設(shè)定，績(jī)效方案的內(nèi)容、形式的選擇和目的的設(shè)定要

4、充分考慮到秘書(shū)工作的特別性。在秘書(shū)的績(jī)效評(píng)價(jià)考慮的工作內(nèi)容方面，一般具有代表性的包括會(huì)務(wù)安排、出行安排、文字資料的撰寫(xiě)、接待訪客與協(xié)助指導(dǎo)等幾個(gè)方面，而考核的主要指標(biāo)，那么包括了指導(dǎo)滿(mǎn)意度、訪客滿(mǎn)意度、工作安排流程科學(xué)合理性、文字材料的準(zhǔn)確及時(shí)性等內(nèi)容。三、秘書(shū)的績(jī)效考核績(jī)效考核主要取決于績(jī)效目的的選擇和績(jī)效指標(biāo)的設(shè)置。因此目的與指標(biāo)是績(jī)效考核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不僅應(yīng)該緊扣秘書(shū)工作的重心，還要可以對(duì)秘書(shū)工作的績(jī)效狀況給出一個(gè)準(zhǔn)確的衡量。考慮到秘書(shū)工作的特殊性，一些指標(biāo)具有主觀性如指導(dǎo)滿(mǎn)意度，一些指標(biāo)的考核盡管客觀但難度太大如打字速度等，因此在進(jìn)展秘書(shū)的績(jī)效考核時(shí)應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的考核方法，防止

5、考核結(jié)果受主觀隨意性和片面性的影響。在進(jìn)展秘書(shū)人員的績(jī)效考核時(shí)候應(yīng)該注重建立KPI關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)等定量的績(jī)效考核體系，設(shè)定在日常詳細(xì)工作中可以量化的一些考核標(biāo)準(zhǔn)，例如在錄人文件時(shí)的錯(cuò)誤率、起草打印各種文件的時(shí)效性等從關(guān)鍵職責(zé)中提取的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)，這樣才能對(duì)詳細(xì)的工作表現(xiàn)進(jìn)展評(píng)價(jià)，也能防止出現(xiàn)由于指導(dǎo)個(gè)人主觀印象而做出的考核結(jié)果。在考核方法的選擇上，為了進(jìn)步考核的信度和效度，應(yīng)該綜合運(yùn)用等級(jí)評(píng)定法、強(qiáng)迫分布法、目的考核法、關(guān)鍵事件法等方法，采用有效的秘書(shū)績(jī)效考核的評(píng)估表格等工具，客觀公正地進(jìn)展秘書(shū)的績(jī)效考核工作，減少在考核過(guò)程中可能存在的誤差。在注重方法設(shè)計(jì)的同時(shí)，也要重視溝通的作用。良好的績(jī)效溝

6、通可以及時(shí)排除工作中的障礙，最大限度地進(jìn)步工作效率。在績(jī)效考核過(guò)程中，指導(dǎo)要不斷地與秘書(shū)進(jìn)展溝通，在溝通過(guò)程中秘書(shū)可以提出自己在工作中的困難以及需要上級(jí)提供的資源，而指導(dǎo)也可以在這個(gè)過(guò)程中指出秘書(shū)在工作中的缺乏之處，幫助秘書(shū)人員及時(shí)改良，從而進(jìn)步工作效率。績(jī)效考核中的溝通分為正式溝通和非正式溝通兩種，在企業(yè)中可以建立起例會(huì)制度和定期匯報(bào)制度這樣的正式的績(jī)效溝通方式，同時(shí)也要求指導(dǎo)要在日常工作中通過(guò)工作方向引導(dǎo)等非正式溝通方式來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)的工作，從而幫助秘書(shū)完成績(jī)效目的。四、秘書(shū)的績(jī)效反應(yīng)在績(jī)效考核過(guò)程完畢以后，必須及時(shí)將績(jī)效考核的結(jié)果反應(yīng)給被考核人員。上級(jí)指導(dǎo)在績(jī)效考核后要安排時(shí)間與秘書(shū)人員進(jìn)展績(jī)效面談，一方面要讓秘書(shū)人員理解自己獲得績(jī)效結(jié)果的原因，減少不必要的誤解和猜忌，另一方面也為秘書(shū)人員在接下來(lái)的工作中改善績(jī)效獲得更好的開(kāi)展提供建議。而為了形成良好的鼓勵(lì)機(jī)制，秘書(shū)績(jī)效考核的結(jié)果不應(yīng)該僅僅簡(jiǎn)單地和工資獎(jiǎng)金相掛鉤，績(jī)效考核結(jié)果還應(yīng)該和秘書(shū)的培訓(xùn)、個(gè)人的職位晉升等獎(jiǎng)勵(lì)措施相聯(lián)絡(luò)，這樣不僅能鼓勵(lì)秘書(shū)人員更加努力地做好本職工作，還可以在績(jī)效考核中開(kāi)掘秘書(shū)隊(duì)伍中的優(yōu)秀人才，為企業(yè)的管理層儲(chǔ)藏人才。秘書(shū)的績(jī)效具有一定的特殊性和復(fù)雜性。不合理的績(jī)效管理睬傷害秘書(shū)的工作積極性，也降低了組織的工作效率。因此在績(jī)效考核時(shí)目的需要明確，不能模