公文管理制度

1、PAGE PAGE 6公文管理制度一、總則1 為了規(guī)范公司的文件管理工作，做好外來文件的收發(fā)、存檔工作及公司各類文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。2公司文件包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文書，是公司進(jìn)行管理的重要工具。二、收文文1.權(quán)限限規(guī)定：（1）外外來文件件原則上上由行政政部統(tǒng)一一簽收，將該文文件的原原件交董董辦機(jī)要要秘書存存檔，復(fù)復(fù)印件按按所對(duì)口的系統(tǒng)統(tǒng)交由以以下責(zé)任任人簽收收： 序發(fā)文部責(zé)任人副責(zé)任人人1市委、市市政府、井開管管委會(huì)總裁或副總裁2外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局局、林業(yè)業(yè)局總裁或副總裁3人事局、發(fā)改委委、科技技局、工工信委行政副總總4工信委

2、（產(chǎn)品批批準(zhǔn)文號(hào)號(hào)）、省省農(nóng)藥管管理局、相關(guān)關(guān)行業(yè)協(xié)協(xié)會(huì)或?qū)W學(xué)會(huì)、農(nóng)農(nóng)業(yè)部藥藥檢所、環(huán)保局局、安全全局、技技術(shù)監(jiān)督督局生產(chǎn)副總總5工商局、稅務(wù)局局財(cái)務(wù)副總總6公安局、檢察院院、法院院以及涉涉及維權(quán)權(quán)工作的的政府執(zhí)執(zhí)法部門門法務(wù)部負(fù)責(zé)人備注1、發(fā)文文部門的的所有文文件統(tǒng)一一由責(zé)任任人進(jìn)行行的簽收收和上報(bào)報(bào)簽核，并監(jiān)督督落實(shí)；2、如發(fā)發(fā)現(xiàn)漏文文、收文文不簽核核、文件件落實(shí)不不到位，責(zé)任人人及承辦辦人應(yīng)承承擔(dān)相應(yīng)應(yīng)責(zé)任。（2）如如外來文文件是由由對(duì)口系系統(tǒng)直接接簽收的的，須將將原件交交交董辦辦機(jī)要秘秘書簽收收、存檔檔；（3）外外來文件件的簽核核、督辦辦和存檔檔由董辦辦機(jī)要秘秘書負(fù)責(zé)責(zé)。（4）承承辦部

3、門門請(qǐng)按文文件要求求如期完完成相關(guān)關(guān)工作，并按機(jī)機(jī)要類型型，做好好文件的備備份工作作； （5）處理結(jié)結(jié)果須報(bào)報(bào)系統(tǒng)分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。2、收文文流程：（簽發(fā)）文件復(fù)印件交由對(duì)口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽收（原件存檔）原件交由董辦機(jī)要秘書簽收存檔（簽準(zhǔn)）交總裁或主管副總裁簽準(zhǔn)（收文）由行政部或責(zé)任部門主辦人員簽收（執(zhí)行）交由具體承辦部門落實(shí)（完成確認(rèn)）由系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（存檔）由行政部負(fù)責(zé)資料存檔（督查）行政部負(fù)責(zé)督查工作說明：11）由行政部部填寫收文登登記及督督辦表中的“日期”，“發(fā)文單單位”，“標(biāo)題”等，并擬寫“擬辦意意見”并交公公司總裁裁（或副副總裁）批辦。2）文件件簽核時(shí)時(shí)，經(jīng)辦辦部門須須上交文文件原件件。

4、3、操作作表格：收文登記記及督辦辦表收文日期期發(fā)文單位位發(fā)文標(biāo)題題文件簽核核文件頁數(shù)數(shù)經(jīng)辦部門門擬辦意見見承辦人完成期限限重要說明明：機(jī)要類型型：辦理文文件存檔檔 辦理文文件不存存檔 公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)核準(zhǔn)意見見完成情況況結(jié)果查核核 監(jiān)查人人：歸檔文件件歸檔日期期機(jī)要秘書書三、發(fā)文文1、權(quán)限限規(guī)定：1）公司司發(fā)文統(tǒng)一一由董辦行政專員員負(fù)責(zé)管管理；2）經(jīng)核核準(zhǔn)后，文件的的蓋章存存檔統(tǒng)一一由行政政專員負(fù)負(fù)責(zé)；3）各經(jīng)經(jīng)辦或責(zé)責(zé)任部門門負(fù)責(zé)文文件的擬擬定、復(fù)復(fù)核、會(huì)會(huì)簽審批批及下發(fā)發(fā)落實(shí)。2、發(fā)文文流程：交部門經(jīng)理審核（審核）交總裁或主管副總裁簽發(fā)（簽發(fā)）交相關(guān)部門討論審核會(huì)簽由發(fā)文部門主辦人員起草（擬稿）

5、由行政部負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔（歸檔）由行政部或董辦負(fù)責(zé)分發(fā)（分發(fā)）加蓋公章（用?。┙恍姓繌?fù)核后確定發(fā)文字號(hào)、分送部門、印制份數(shù)登記在案；打印初稿，并經(jīng)擬稿部門校對(duì)后印制（校對(duì)）說明：11）由擬擬稿部門門填寫發(fā)文審審批表中的“文件標(biāo)標(biāo)題”，“內(nèi)容介介紹”，等，并經(jīng)部部門主管管和分管管領(lǐng)導(dǎo)審審核意見見后，報(bào)報(bào)系統(tǒng)分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)復(fù)核。2）需會(huì)會(huì)簽時(shí)，由擬稿稿部門負(fù)負(fù)責(zé)溝通通落實(shí)；3）需總總裁簽審審時(shí)，由由擬稿部部門呈報(bào)報(bào)審批；4）審批批后，由由行政專專員負(fù)責(zé)責(zé)蓋章下下發(fā)。 3、操作表表格：發(fā)文審批批表日 期擬稿人行文標(biāo)題題文件類型型內(nèi)容簡介介部門主管管分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)行政經(jīng)理理是否存檔檔：董 事 長存檔確認(rèn)認(rèn)

6、存檔時(shí)間間紅頭文件件發(fā)文審審批表簽發(fā)：會(huì)簽：文件編號(hào)號(hào)：第 號(hào)號(hào)生效日期期：報(bào)：送：發(fā)：擬稿單位位：擬稿：核稿：打 ?。盒?duì)：份數(shù)：附件：主題詞：標(biāo) 題題：簡要內(nèi)容容：四、存檔檔銷毀1、權(quán)限限規(guī)定：1）文件件存檔統(tǒng)統(tǒng)一由董董經(jīng)辦行行政專員員負(fù)責(zé)；2）文件件類型：類型說明系統(tǒng)分類類行政系統(tǒng)統(tǒng)、人力力系統(tǒng)、生產(chǎn)系系統(tǒng)、營營銷系統(tǒng)統(tǒng)文件分類類文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)二級(jí)文件過程控制的程序文件三級(jí)文件部門工作手冊(cè)作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和職務(wù)說明書等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)

7、范等）等；其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。四級(jí)文件記錄3）文件件的銷毀由由行政經(jīng)經(jīng)理主持持，相關(guān)關(guān)部門參參加，組組成文件件鑒定小小組，半半年度對(duì)對(duì)文件資資料明細(xì)細(xì)，提出出存毀意意見，報(bào)報(bào)請(qǐng)總裁裁批準(zhǔn)后后，方可可銷毀。4）銷毀毀材料，要由二二人以上上并在指指定地點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)監(jiān)銷，監(jiān)監(jiān)銷人要要在銷毀毀清冊(cè)上上簽字。五、文件件格式：1：封面面、目錄錄、頁眉眉、頁腳腳，正文文部分：目的、適用范范圍、術(shù)術(shù)語和定定義、管管理要求求、相關(guān)關(guān)文件、記錄表表格、附附錄標(biāo)示示。1）封面面：主要要針對(duì)正正文內(nèi)容容較多，獨(dú)立成成冊(cè)的文

8、文件。封封面內(nèi)容容包括：企業(yè)名名稱、文文件編號(hào)號(hào)、文件件名稱、受控狀狀態(tài)、分分發(fā)號(hào)、發(fā)布和和實(shí)施日日期等。2）目錄錄：文件件編訂成成冊(cè)后文文件主要要內(nèi)容、章節(jié)的的頁碼索索引。3）頁眉眉：頁眉眉的內(nèi)容容包括：文件類類型、文文件名稱稱、文件件編號(hào)、版本及及修改狀狀態(tài)、頁頁碼，要要求用表表格形式式反映，且正文文的每一一頁都應(yīng)應(yīng)有相同同形式的的頁眉。4）手冊(cè)冊(cè)編號(hào)格格式TR/QQEM01 手手冊(cè)的版版本號(hào)質(zhì)量環(huán)境境手冊(cè)代代號(hào)5）質(zhì)量量環(huán)境管管理體系系程序文文件的編編號(hào)方法法TR/QQP（XX）文件順序序號(hào)程序文件件代號(hào)6）三級(jí)級(jí)文件的的編號(hào)方方法TR/QQC-XXXX-XX文件件順序號(hào)號(hào) 部部門代號(hào)號(hào)

9、 管管理文件件代號(hào)注: 部門代代號(hào)如： 寺 /QQR-XXXX-XX 順順序號(hào) 文文件編號(hào)號(hào) 記記錄代號(hào)號(hào)8） 頁頁眉中版版本及修修改狀態(tài)態(tài)的規(guī)定定：版本本及修改改狀態(tài)次次一律用用“第1版版第0次次修改”表示。如果文文件修改改次數(shù)較較多已達(dá)達(dá)3次(不含)或整體體內(nèi)容改改動(dòng)較大大已占到到文件內(nèi)內(nèi)容的550%以以上章節(jié)節(jié)，就應(yīng)應(yīng)更新版版次，以以123類推推，文件件編號(hào)中中的年代代號(hào)隨換換版時(shí)年年號(hào)的改改變而改改變。9）頁腳腳：在文文件的末末頁用表表格形式式標(biāo)明文文件的編編制、審審核、批批準(zhǔn)人及及時(shí)間。2、文件件字體、字號(hào)要要求文件內(nèi)容容字體字號(hào)位置封面第一行公公司名稱稱黑體一號(hào)居中文件編號(hào)號(hào)黑體四

10、號(hào)處于公司司名稱的的下方，并與公公司名稱稱右對(duì)齊齊，前體體現(xiàn)“編號(hào)”二字編號(hào)下劃劃線與編號(hào)之之間無空空格，居居中文件名稱稱黑體一號(hào)居中起草、審審核、審審批、實(shí)實(shí)施日期期、發(fā)文文單位黑體四號(hào)位于封皮皮最下端端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)容仿宋體三號(hào)左對(duì)齊，前無空空格正文名稱稱黑體小二居中文件編號(hào)號(hào)匯編本的的文件編編號(hào)在封封面體現(xiàn)現(xiàn)，見“封面”的字體體、字號(hào)號(hào)格式要要求。單份文件件或匯編編本中子子文件的的編號(hào)體體現(xiàn)在文文件名稱稱下方仿宋體三號(hào)居中編號(hào)前要要體現(xiàn)“編號(hào)”二字正文章、條黑體三號(hào)左對(duì)齊正文內(nèi)容容仿宋體三號(hào)首行空兩兩格，兩端對(duì)對(duì)齊流程仿宋體10-112號(hào)居中加粗粗列項(xiàng)每條列項(xiàng)項(xiàng)首行前前空兩格格圖

11、、表（1）其其圖、表表內(nèi)容根根據(jù)實(shí)際際情況調(diào)調(diào)整字體體及字號(hào)號(hào)（2）圖圖、表下下方必須須有標(biāo)注注，圖的的下方標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)“圖1”；表的的下方標(biāo)標(biāo)注“表1”，字體體為黑體體，字號(hào)號(hào)為小四四。（3）單單份文件件中圖、表的標(biāo)標(biāo)注順序序順次排排列；匯匯編本中中每份子子文件的的圖、表表標(biāo)注以以一份子子文件為為準(zhǔn)，順順次排列列即可。附件/仿宋三號(hào)“附件”二字與與上文空空一行，本行前前空兩格格。多個(gè)個(gè)附件表表示為附件：11.*2.*落款（單份文文件設(shè)置置）發(fā)文單位位仿宋三號(hào)處于“實(shí)實(shí)施日期期”上方居居中的位位置實(shí)施日期期仿宋三號(hào)簽發(fā)時(shí)，只寫“實(shí)施日日期”具體日日期待簽簽發(fā)后輸輸入或填填寫。起草人、審批人人仿宋三號(hào)至于文件件末頁最最下方3、文件件資料版版式要求求文件資料料版式一一般采用用國際標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A44型（22102977），左側(cè)裝裝訂。頁邊距設(shè)設(shè)置要求求：上邊邊距377mm，下邊距距35mmm，左左邊距228mmm，右邊邊距266mm。 “行距”設(shè)置成成“單倍行行距”，或可可根據(jù)實(shí)實(shí)際情況況調(diào)整“固定值值”。紙張頁面面方向的的設(shè)置要要求，正正文需設(shè)設(shè)置為“縱向”排版；圖、表表、附件件可根據(jù)據(jù)實(shí)際需需求設(shè)置置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小小的設(shè)置置要求為為標(biāo)準(zhǔn)AA4打印印紙。4、文件件資料頁頁碼的要要求文件資料料需插入入頁碼，并體現(xiàn)現(xiàn)在文件件下邊距距居中的的位置。首頁不不顯示頁頁碼