函件管理程序

1、函 件 管 理 程 序 HXJX-GS-48 版次：D 函 件 管 理 程 序 HXJX-GS-48 版次：D 程序文件修訂內(nèi)容說明表文件名稱函件管理程序 原文件編碼HXJX-GP-38 舊版文件版次C 新版文件編碼HXJX-GS-48 舊版編制日期20170430新版編制日期20210330修訂的內(nèi)容及修訂原因 修訂的內(nèi)容或章節(jié)號 修訂原因 1、修改 3.引用標準 2、5.3.3 增加項目部規(guī)范簡稱 3、6.修改附件模板 程序升版 適應(yīng)性修改適應(yīng)性修改 目錄 HYPERLINK l _bookmark0 1. 目的. - 1 HYPERLINK l _bookmark0 - HYPERLIN

2、K l _bookmark1 2. 適用范圍 - 1 HYPERLINK l _bookmark1 - HYPERLINK l _bookmark2 3. 文件及引用標準 - 1 HYPERLINK l _bookmark2 - HYPERLINK l _bookmark3 4. 職 責(zé) - 1 HYPERLINK l _bookmark3 - HYPERLINK l _bookmark4 4.1 公司總經(jīng)理部成員 - 1 - HYPERLINK l _bookmark5 4.2 本部各部門 - 1 HYPERLINK l _bookmark5 - HYPERLINK l _bookmark6

3、 4.3 - 1 HYPERLINK l _bookmark6 - HYPERLINK l _bookmark7 4.4 各項目部 - 1 HYPERLINK l _bookmark7 - HYPERLINK l _bookmark8 4.4 本部黨政辦公室 - 1 HYPERLINK l _bookmark8 - HYPERLINK l _bookmark9 5. 程 序 - 1 HYPERLINK l _bookmark9 - HYPERLINK l _bookmark10 5.1 函件的種類 - 1 HYPERLINK l _bookmark10 - HYPERLINK l _bookm

4、ark11 5.2 發(fā)函流程 - 2 HYPERLINK l _bookmark11 - HYPERLINK l _bookmark12 5.3 編碼規(guī)則 - 2 HYPERLINK l _bookmark12 - HYPERLINK l _bookmark13 5.4 格式要求 - 4 HYPERLINK l _bookmark13 - HYPERLINK l _bookmark14 6. 附 件 - 5 HYPERLINK l _bookmark14 - HYPERLINK l _bookmark15 附件一：公司信函模板 - 6 HYPERLINK l _bookmark15 - HYP

5、ERLINK l _bookmark16 附件二：公司傳真模板 - 7 HYPERLINK l _bookmark16 - HYPERLINK l _bookmark17 附件三：會議通知模板 - 8 HYPERLINK l _bookmark17 - HYPERLINK l _bookmark18 附件四：會議簽到表模板 - 9 HYPERLINK l _bookmark18 - HYPERLINK l _bookmark19 附件五：總經(jīng)理辦公會、黨委會議紀要模板 - 10 HYPERLINK l _bookmark19 - HYPERLINK l _bookmark20 附件六：專題會議

6、紀要模 - HYPERLINK l _bookmark20 - HYPERLINK l _bookmark21 附件七：工作會談紀要模板 - 12 HYPERLINK l _bookmark21 - HYPERLINK l _bookmark22 附件八：部門會議紀要模板 - 13 HYPERLINK l _bookmark22 - HYPERLINK l _bookmark23 附件九：內(nèi)部工作聯(lián)系單模板 - 14 HYPERLINK l _bookmark23 - PAGE PAGE 5 / 14 （） （HXJX-GP-21）（HXJX-GS-47） 負責(zé)簽發(fā)以公司名義發(fā)出的函件；負責(zé)對

7、公司接收的函件提出批示意見。負責(zé)以本部門名義發(fā)布相關(guān)函件；根據(jù)總經(jīng)理部成員的批示意見負責(zé)與本單位有關(guān)函件的批閱、辦理； 負責(zé)起草、審核以公司名義發(fā)出的函件，提交總經(jīng)理部成員簽發(fā)。各管理部負責(zé)以管理部名義發(fā)布相關(guān)函件；根據(jù)總經(jīng)理部成員的批示意見負責(zé)與本管理部有關(guān)函件的批閱、辦理； 負責(zé)起草、審核以管理部名義發(fā)出的函件，提交管理部負責(zé)人簽發(fā)。 負責(zé)以項目部名義發(fā)布相關(guān)函件；4.4 本部黨政辦公室 負責(zé)本程序的編寫、修訂和推廣運用； 負責(zé)本部函件管理的優(yōu)化。 5 水號。 函件類別 英文全稱 標識符 信函 Letter L 傳真 Fax F 會議通知 Notice of Meeting NM 會議紀要

8、 Minutes of Meeting MM 總經(jīng)理辦公會議紀要 Minutes of General Manager Office Meeting MGMM 黨委會議紀要 Minutes of Party Committee Meeting MPCM 專題會議紀要 Minutes of Subject Meeting MSM 工作會談紀要 Minutes of Coordination Meeting MCM 部門會議紀要 Minutes of Department Meeting MDM 內(nèi)部工作聯(lián)系單 Internal Contact Form ICF MD 市場開發(fā)部(Marketin

9、g Dept.) SOD 安全運營部（Safety operation department.） HR 人力資源部（Human Resources Management Department） FID 財務(wù)部（Financial Department） PGO 黨政辦公室（Party and government office) DIS（Discipline Inspection and SupervisionOffice） NO.1 EMD（First Engineering Management Department） NO.2 EMD（Second Engineering Managem

10、ent Department） NO.3 EMD（Third Engineering Management Department） NO.4 EMD（Fourth Engineering Management Department） NO.5 EMD（Fifth Engineering Management Department） FE EMD地基基礎(chǔ)管理部（Foundation Engineering Management Department） 5.3.3 各項目部規(guī)范簡稱 XPD 霞浦核電項目部（Xia Pu Nuclear Power Project Dept.) ZZD（Zhang

11、Zhou NuclearPower Project Dept.） XJAETSD（XinJiang AErTaShi Project Dept.） XJMZTD 新疆木扎提項目部（Xin Jiang MuZhaTi Project Dept.） NPD（Ningde Nuclear Power Project Dept.） TWD 田灣核電項目部（Tian Wan Nuclear Power Project Dept.） SBD 神寶項目部（Shen Bao Project Dept.） LFD 陸豐核電項目部（Lu Feng Nuclear Power Project Dept.） HYD

12、紅沿河核電項目部（Hong Yanhe Nuclear Power Project Dept.） RCD 榮成項目部（Rong Cheng Project Dept.） SAD三澳核電項目部（Sao Ao Nuclear Power Project Dept.） LOD嶺澳項目部（Ling Ao Project Dept.） XJYND新疆伊寧項目部（Xin Jiang Yi Ning Project Dept.） JJD夾江項目部（Jia Jiang Project Dept.） LJD廉江項目部（Lian Jiang Project Dept.） DMLD大明路項目部（Da Ming Lu

13、 Project Dept.） QSD秦山項目部（Qin Shan Project Dept.） AA-BB-XXXXXX-CCAA“HXJXH為“LXXX001999；CCAA-B-YYYY-XX。AAHXJXH（見5.3.2和5.3.，BB（M）MDMMGM，YYY202，XXX001999 HXJXH-AA-BB-YYYY-XXXAA范簡稱，BBICF（，YYY2021，XXX001999 A4 logo+*22 201.55（ 22一1.”120211日期應(yīng)寫為 MM DD，YYYY，如 Jan 30th，2021。6. 附件 抄送 Cc： 小簽： PAGE 抄送 Cc： 小簽： PA

14、GE 7 / 14 附件一：公司信函模板 中華人民共和國 電話江蘇省揚州市 傳真博物館路 547 號德馨大廈 18 樓 郵編:225000 中核華興機械化工程有限公司 HYPERLINK / 網(wǎng)址： 收信方 To： 地址 Address： 收信人 Receiver： 發(fā)文號 Our Ref.：HXJXH-L-001-CNF 來文號 Your Ref.: 緊急 Urgency: Yes No Reply Required: Yes No ： 主題 Subject: 宋體小四號加粗 宋體小四，行間距 22 磅。 。 。 順頌商祺！ Sig

15、nature： 2021 年xx 月xx 日附件二：公司傳真模板收件方 To： 收件人 Receiver： 收文傳真 Your Fax： 總頁數(shù) Total Page(s): 發(fā)文傳真 Our Fax： 發(fā)文號 Our Ref.：HXJXH-F-001-CNF 來文號 Your Ref.: 緊 急 Urgency: Yes No 回復(fù) Reply Required: Yes No 主題 Subject: 宋體小四號加粗 ： 宋體小四，行間距 22 磅。 。 。 順頌商祺！ Signature： 2021 年 xx 月 xx 日 PAGE PAGE 9 / 14附件三：會議通知模板 關(guān)于召開 X

16、XX 會議的通知（HXJXH-NM-2021-001）： XXX，XXX二、會議地點： 三、參加人員： 四、會議議題： 序號 議題 時間安排 負責(zé)人 會議主持 1 關(guān)于 XXX 的討論 9:00-9:15 XXX XXX 2 3 五、其他事項特此通知。 聯(lián)系人及電話： 2021 年 xx 月 xx 日（加蓋公章） 附件四：會議簽到表模板 會議簽到表（MEETING ATTENDEE SHEET）會議名稱 MEETING: 日期 Date: 紀要編號 Meeting Ref.: 開始 Start: 結(jié)束 Finish: 編號S.N.單位DEPARTMENT簽名SIGNATURE編號S.N.單位D

17、EPARTMENT簽名SIGNATURE11521631741851962072182292310241125122613271428 PAGE 10 / 14附件五：總經(jīng)理辦公會、黨委會議紀要模板 總經(jīng)理辦公會議紀要時間： 地點： 主持： 出席： 缺席： 列席： 記 錄 ： 審 核 ： 簽 發(fā) ： 編號：HXJXH-MGMM-2021-001 發(fā)布日期：2021xxxx發(fā)送： *紀要內(nèi)容：（22） 序號 會議議題 或事項 主要內(nèi)容、決議情況、責(zé)任人、完成期限 狀態(tài) 一、主要內(nèi)容 1 二、決議情況 三、責(zé)任人： 四、完成期限： 2 完 PAGE PAGE 13 / 14附件六：專題會議紀要模X

18、XX 專題會議紀要時間： 地點： 主持： 出席： 缺席： 列席： 記 錄 ： 審 核 ： 簽 發(fā) ： 編號：HXJXH-MSM-2021-001 發(fā)布日期：2021xxxx發(fā)送： *紀要內(nèi)容：（22一、主要內(nèi)容 （一） 1. （1） （二） 二、決議情況 三、責(zé)任人 四、完成期限 完 附件七：工作會談紀要模板 工作會談紀要時間： 地點： 主題： 主持： 出席： 中核華興機械化工程有限公司： 公司： 記 錄 ： 審 核 ： 簽 發(fā) ： 編號：HXJXH-MCM-2021-001 發(fā)布日期：2021xxxx發(fā)送： *紀要內(nèi)容：（22一、 （一） （1） 完 附件八：部門會議紀要模板 XXX 部門會議紀要時間： 地點： 主題： 主持： 出席： 記 錄 ： 簽 發(fā) ： 編號：HXJXH-OFF-MM-2021-001 發(fā)布日期：2021xxxx發(fā)送： *紀要內(nèi)容：與會人員報告了近期工作的進展情況