人力資源檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1、TOC o 1-31引言 PAGEREF _Toc509990221 h 11.1編寫目的 PAGEREF _Toc509990222 h 11.2適用對(duì)象及范圍 PAGEREF _Toc509990223 h 11.3設(shè)計(jì)依據(jù) PAGEREF _Toc509990224 h 12.1檔案管理分系統(tǒng) PAGEREF _Toc509990225 h 22.1.1功能描述 PAGEREF _Toc509990226 h 22.1.2系統(tǒng)功能 PAGEREF _Toc509990227 h 22.1.3模塊功能定義 PAGEREF _Toc509990228 h 22.1.3.1檔案錄入 PAGER

2、EF _Toc509990229 h 22.1.3.2歸檔統(tǒng)計(jì) PAGEREF _Toc509990230 h 42.1.3.3檔案查詢 PAGEREF _Toc509990231 h 52.1.3.4打印報(bào)表 PAGEREF _Toc509990232 h 62.1.3.5檔案借閱管理 PAGEREF _Toc509990233 h 82.1.3.6檔案銷毀 PAGEREF _Toc509990234 h 91引言1.1編寫目的本需求規(guī)格說明書定義應(yīng)用系統(tǒng)軟件完成的功能、業(yè)務(wù)流程、計(jì)算的數(shù)學(xué)模型、輸入信息（數(shù)據(jù)來源）、輸出信息（報(bào)表）。本需求規(guī)格說明書作為項(xiàng)目合同的附件之一，是雙方組成項(xiàng)目組

3、進(jìn)行工作的基礎(chǔ)性文件。本需求規(guī)格說明書作為驗(yàn)收的依據(jù)。本需求規(guī)格說明書由甲乙雙方簽字并加蓋公章后方可生效,協(xié)議內(nèi)容如需修改，應(yīng)由合作雙方協(xié)商一致，并簽字蓋章。任何一方不可單獨(dú)修改。1.2適用對(duì)象及范圍本需求規(guī)格說明書適用于參加本項(xiàng)目的所有管理人員、開發(fā)人員和維護(hù)人員。1.3設(shè)計(jì)依據(jù)西安供電局綜合信息管理系統(tǒng)招標(biāo)文件西安供電局綜合信息管理系統(tǒng)技術(shù)協(xié)議需求調(diào)研報(bào)告GB/T19001ISO9001 質(zhì)量體系設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、安裝和服務(wù)質(zhì)量保證模式GB/T19000.3ISO9000-3 軟件開發(fā)、供應(yīng)和維護(hù)中的使用指南GB856688計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范西安協(xié)同軟件股份有限公司計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范2.1

4、檔案管理分系統(tǒng)2.1.1功能描述檔案管理分系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)供電局所有檔案、文件以及收發(fā)文的管理，并對(duì)檔案的借閱進(jìn)行管理。檔案管理分系統(tǒng)主要包括檔案錄入、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案查詢、打印報(bào)表、檔案銷毀以及系統(tǒng)維護(hù)幾個(gè)模塊。文檔錄入、刪除、修改科檔錄入、刪除、修改2.1.2系統(tǒng)功能文檔錄入、刪除、修改科檔錄入、刪除、修改會(huì)檔錄入、刪除、修改會(huì)檔錄入、刪除、修改檔案錄入檔案錄入聲檔錄入、刪除、修改文檔查詢檔案管理分系統(tǒng)打印報(bào)表檔案查詢歸檔統(tǒng)計(jì)聲檔錄入、刪除、修改文檔查詢檔案管理分系統(tǒng)打印報(bào)表檔案查詢歸檔統(tǒng)計(jì)科檔查詢科檔查詢會(huì)檔查詢會(huì)檔查詢聲檔查詢聲檔查詢借閱管理借閱管理檔案銷毀檔案銷毀系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)2.1.3模

5、塊功能定義2.1.3.1檔案錄入數(shù)據(jù)流程：功能描述：對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行錄入、刪除、修改。每一個(gè)題名都對(duì)應(yīng)一個(gè)文件，通過題名找著文件內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全文錄入。輸入數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）文書檔案的錄入： 對(duì)文書檔案按一級(jí)類目下保管期限的大流水進(jìn)行錄入，主要是對(duì)0到6大類即黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、其他文檔，保管期限主要分永久、長期、短期。 流水號(hào)、類目名稱、分類號(hào)、部門、文件類型、字號(hào)、文號(hào)、日期、盒號(hào)、歸檔號(hào)、件號(hào)、文件題名、主題詞、附件、責(zé)任者、縮微號(hào)、頁數(shù)、保管期限、密級(jí)、歸檔標(biāo)志、備注?？萍紮n案的錄入： 按年度及工程

6、代號(hào)進(jìn)行大流水錄入。 文件卡片：流水號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)序、檔號(hào)、工程代號(hào)、字號(hào)、文件題名、責(zé)任 者、日期、保管期限、密級(jí)、主題詞、縮微號(hào)、本數(shù)、頁數(shù)、圖紙張數(shù)、備注。 案卷卡片：流水號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、工程代號(hào)、工程名稱、案 卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)、縮微號(hào)、本數(shù)、頁數(shù)、圖紙張 數(shù)、庫位號(hào)、備注、備考表。會(huì)計(jì)檔案錄入：聲像檔案錄入： 按載體分類并細(xì)分錄入，載體分照片、軟盤、音像及縮微。 按照片錄入：流水號(hào)、卷內(nèi)序、分類號(hào)、題號(hào)、事項(xiàng)說明、拍攝人、拍攝日期、 拍攝地點(diǎn)、保管期限、密級(jí)、底片號(hào)、參見號(hào)、備注（卡片錄入）。流水號(hào)、目 錄號(hào)、分類號(hào)、題名、起始日期、截止日

7、期、保管期限、密級(jí)、庫位號(hào)、張數(shù)、 備注（案卷錄入）。數(shù)學(xué)計(jì)算模型輸出數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、報(bào)表樣式）2.1.3.2歸檔統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)流程：功能描述：對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行歸檔統(tǒng)計(jì)，按類目名稱和年度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。保管期限為永久的文件數(shù)目、長期的、短期的、未歸檔的以及文件總數(shù)，另外對(duì)科技檔案、聲像檔案中不立卷和已立卷的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。輸入數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學(xué)計(jì)算模型按類目名稱及年度統(tǒng)計(jì)永久=該年度該類目保管期限為永久的記錄總數(shù)長期=該年度該類目保管期限為長期的記錄總數(shù)短期=該年度該類目保管期限為短期的記錄總數(shù)文件總數(shù)=永久+長期+短期未歸=該年度該類目未歸檔的文件總

8、數(shù)對(duì)于科技檔案和聲像檔案中未立卷和已立卷的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)輸出數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、報(bào)表樣式）文書檔案的歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表：類目名稱、年度、永久、長期、文件總數(shù)、未歸?？萍紮n案、聲像檔案的歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表：類目名稱、年度、永久、長期、文件總數(shù)、未歸、不立卷、已立卷。2.1.3.3檔案查詢數(shù)據(jù)流程：功能描述：對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案按各種統(tǒng)計(jì)進(jìn)行查詢（通用查詢），按年度和檔案類型查詢。輸入數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學(xué)計(jì)算模型輸出數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、報(bào)表樣式）2.1.3.4打印報(bào)表數(shù)據(jù)流程：功能描述：對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案中報(bào)表進(jìn)行打印.輸入數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要

9、求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學(xué)計(jì)算模型各檔案全宗號(hào)不輸出數(shù)據(jù)（為空）。文書檔案歸檔文件封面：起止件號(hào)5=該盒號(hào)中起始件號(hào)和終止件號(hào)，其它均是從文檔錄入表中取得。文檔脊背：同歸檔文件封面?？萍紮n案所有字段均是從科技檔案錄入表中取得?？萍紮n案案卷目錄、科技檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案文件目錄中序號(hào)就是科技檔案中的流水號(hào)。聲像檔案所有字段從聲像檔案錄入表中取得。其中序號(hào)均是聲像檔案錄入表中的流水號(hào)。輸出數(shù)據(jù)（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式要求、報(bào)表樣式）文書檔案：歸檔文件封面：全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)文檔脊背：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)（格式見下）號(hào)宗全度年限期管保構(gòu)機(jī)號(hào)件止起號(hào)盒歸檔文件目

10、錄：件號(hào)、分類號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注件號(hào)分類號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注科技檔案：科技檔案封面：檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào)、工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)科技檔案脊背：號(hào)檔名題卷案科技檔案案卷目錄：工程代號(hào)、序號(hào)、檔號(hào)、題名、份數(shù)、頁數(shù)、圖紙張數(shù)、密級(jí)、保管期限、編制單位、編制日期、備注工程代號(hào)：序號(hào)檔號(hào)題名份數(shù)頁數(shù)圖紙張數(shù)密級(jí)保管期限編制單位編制日期備注科技檔案卷內(nèi)目錄：檔號(hào)、順序號(hào)、字號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注檔號(hào)：順序號(hào)字號(hào)責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注科技檔案全引目錄：工程名稱、檔號(hào)、題名、編制日期、總頁數(shù)、庫位號(hào)、卷內(nèi)序、字號(hào)、題名、責(zé)任者

11、、頁數(shù)、備注工程名稱：檔號(hào)題名編制日期總頁數(shù)庫位號(hào)卷內(nèi)序字號(hào)題名責(zé)任者頁數(shù)備注科技檔案文件目錄：工程代號(hào)、序號(hào)、日期、檔號(hào)、文件題名、字號(hào)、責(zé)任者工程代號(hào)：序號(hào)日期檔號(hào)文件題名字號(hào)責(zé)任者聲像檔案：聲像檔案卷內(nèi)目錄：（按分類號(hào)和保管期限來打印）分類號(hào)、案卷號(hào)、序號(hào)、題名、拍攝日期、拍攝人、拍攝地點(diǎn)、底片號(hào)、備注分類號(hào)： 案卷號(hào)：序號(hào)題名拍攝日期拍攝人拍攝地點(diǎn)底片號(hào)備注事項(xiàng)卡：題名，事項(xiàng)說明照片卡：拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人、參卷號(hào)聲像檔案脊背：號(hào)宗全號(hào)類分稱名目類限期管保號(hào)盒聲像檔案案卷目錄：（按分類號(hào)和保管期限來打?。┬蛱?hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、題名，起始日期、截止日期、張數(shù)、密級(jí)2.1.3.5檔案借閱管理數(shù)據(jù)流程：功能描述：對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案按各類檔案的借閱、歸還、催還進(jìn)行管理，并對(duì)借閱人次和卷次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)借閱瀏覽及登記：序號(hào)、本人代碼、借閱人、年齡、性別、職稱、職務(wù)、日期、單位、部門、文件題名、字號(hào)、分類號(hào)、案卷年代、保管期限、歸檔號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)序、庫位號(hào)、歸還日期、是否歸還、簽收人歸還登記：將借閱登記中“是否歸還”的狀態(tài)由借出改為已歸還。對(duì)借閱人次的統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)計(jì)