財(cái)會電算化管理制度

1、財(cái)會電算化管理制度。目的 : 為加強(qiáng)會計(jì)電算化管理，特制定本辦法2 。適用范圍 : 本法規(guī)適用于公司和分子公司。會計(jì)電算化軟硬件采購3.1公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購、運(yùn)行、升級、版本變更、二次開發(fā)等工作。計(jì)算機(jī)化會計(jì)軟件。應(yīng)滿足以下條件:采購的軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計(jì)。在充分調(diào)查公司情況的基礎(chǔ)上，額外購買應(yīng)得到財(cái)務(wù)主管的批準(zhǔn)。所購買的軟件必須是經(jīng)國家財(cái)政部統(tǒng)一鑒定，并有良好的售后服務(wù)和技術(shù)支持的高技術(shù)含量的軟件。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用國外軟件( 包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件) ；不允許對購買的軟件進(jìn)行隨機(jī)修改和外部復(fù)制；二次開發(fā)軟件需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。它僅限于原始數(shù)據(jù)

2、的使用和深度處理， 不能修改原始數(shù)據(jù)。第二次開發(fā)的軟件應(yīng)符合財(cái)政部發(fā)布的 會計(jì)軟件基本功能規(guī)范 的相關(guān)要求。3.2購買電腦硬件首先由財(cái)務(wù)部根據(jù)工作需要提出申請， 然后由公司信息部進(jìn)行選擇和市場價(jià)格調(diào)查， 選擇性價(jià)比好、 商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后簽訂合同購買。計(jì)算機(jī)操作要求4.1 專職計(jì)算機(jī)操作人員接受專門培訓(xùn)并取得證書后才能上崗操作。兼職操作員可以逐漸滿足這一要求。各財(cái)務(wù)部門使用的4.2計(jì)算機(jī)只能由公司使用，未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)不得在外使用。4.3為了保證系統(tǒng)的正常安全運(yùn)行，杜絕各種非法欺詐，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的破壞， 保證數(shù)據(jù)的正確性和效率， 在計(jì)算機(jī)上對操作人員規(guī)定

3、系統(tǒng)操作人員、數(shù)量錄入員和數(shù)據(jù)審核員由財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定。經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)人員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員和其他相關(guān)會計(jì)人員有權(quán)在其權(quán)限內(nèi)操作財(cái)務(wù)操作系統(tǒng)。與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員和離開會計(jì)崗位的人員不得在計(jì)算機(jī)上操作財(cái)務(wù)系統(tǒng)。4.4嚴(yán)格的操作規(guī)程原始憑證應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，會計(jì)憑證應(yīng)按照相關(guān)財(cái)務(wù)法律法規(guī)進(jìn)行會計(jì)處理。憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能輸入微機(jī)數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)在進(jìn)入計(jì)算機(jī)前及時(shí)向制證人員或系統(tǒng)管理員反映。如果在記賬前發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，可以根據(jù)憑證數(shù)據(jù)更正輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)。如果在輸入帳戶后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，必須制作一個(gè)單

4、獨(dú)的憑證，用紅墨水注銷并輸入計(jì)算機(jī)。最后，在記賬之前，審核者將對其進(jìn)行更正并在機(jī)器上簽名。指定人員結(jié)賬前，必須將當(dāng)月的所有飛行數(shù)據(jù)都計(jì)算在內(nèi)。除系統(tǒng)維護(hù)人員外，其他人員不允許直接打開庫進(jìn)行操作，不允許隨意添加或刪除數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。出納和軟件開發(fā)人員不允許錄入現(xiàn)金和各種銀行賬戶的原始數(shù)據(jù)，不允許進(jìn)行系統(tǒng)操作。系統(tǒng)軟件和二次開發(fā)文件由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管，未經(jīng)許可不得復(fù)制、修改或出借。歸檔的數(shù)據(jù)軟盤、臺帳、憑證等文件應(yīng)由檔案員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、檢查和保管。內(nèi)部數(shù)據(jù)必須每天備份兩次；月度分類賬未按要求打印和歸檔 ( 如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心活期賬戶等 ) 。) ，年度分類賬必須打印并裝訂歸檔。系

5、統(tǒng)維護(hù)人員必須按相關(guān)維護(hù)規(guī)定操作；每個(gè)操作員應(yīng)認(rèn)真登記自己的姓名、系統(tǒng)時(shí)間、營業(yè)時(shí)間等。登上電腦時(shí)。操作員必須對他的登機(jī)密碼保密， 以便會計(jì)系統(tǒng)能自動登記他的登機(jī)操作。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查該登機(jī)記錄， 作為職責(zé)分工的依據(jù)。操作人員必須嚴(yán)格按照操作權(quán)限操作， 不得越權(quán)或擅自操作。要認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及相關(guān)附件信息， 保證會計(jì)信息的全面完整；每次計(jì)算機(jī)運(yùn)行后，應(yīng)做好一切必要的備份工作，防止事故發(fā)生；嚴(yán)禁使用來歷不明的軟盤或光盤進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，嚴(yán)禁非法復(fù)制，使用購買的軟盤前必須進(jìn)行防病毒檢查。軟件升級審批程序5.1系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)工作需要提交軟件升級申請報(bào)告5.2公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核申請報(bào)告，信息

6、部論證可行性，公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.3原始程序列表存檔5.4程序完成后，軟件將升級。5.5軟件升級后的使用變更通知軟件升級后的5.6測試運(yùn)行5.7根據(jù)操作總結(jié)和升級文檔5.8軟件升級后發(fā)送正式操作通知5.9軟件的更新備份與最終文檔一起存檔文件主要包括上述修改或更新的提交者、批準(zhǔn)者和維護(hù)者的姓名、維護(hù)時(shí)間、修改時(shí)間、修改原因、修改內(nèi)容、修改狀態(tài)等。電算化會計(jì)檔案管理電算化會計(jì)檔案主要是印刷的賬簿、報(bào)表和憑證、 磁盤或光盤等存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序、各種文件以及系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行過程中匯編的其他會計(jì)數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文件資料的歸檔、保管和保密。會計(jì)電算化檔案一般包括以下內(nèi)容:6.1

7、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財(cái)政部門必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計(jì)檔案的歸檔、保管、移交和管理制度6.2記賬憑證應(yīng)手工編號，經(jīng)審核員審核后輸入微機(jī)定期匯總，按類裝訂成冊，專人保管，賬表必須有會計(jì)主管的簽字，系統(tǒng)管理員要存檔保管6.3每月的賬簿和報(bào)表應(yīng)按月打印，按科目和類別歸檔，裝訂成冊，年終送財(cái)務(wù)部檔案室集中管理6.4會計(jì)檔案以紙質(zhì)形式保存，同時(shí)會計(jì)檔案以磁性形式保存。一般情況下， 2 至 3 份磁性文件應(yīng)至少保存五年。其他文件的保存期限和銷毀程序按照會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行6.5會計(jì)檔案必須妥善保管，存放有序，便于查找。備份軟盤應(yīng)該貼上保護(hù)

8、標(biāo)簽。標(biāo)簽信息應(yīng)完整，筆跡信息應(yīng)完整，字跡應(yīng)清晰，且必須用鋼筆填寫儲存在安全、清潔、隔熱和防潮的地方。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，防止損壞、丟失和泄漏6.6本單位積極使用的會計(jì)檔案；原則上，外國單位使用檔案時(shí)，不得外借。如有特殊情況， 應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并記錄被調(diào)動人員的姓名、內(nèi)容和返回日期，不得拆卸原件。6.7任何違反上述文件管理或保密規(guī)定的行為，以及任何偽造、非法篡改、故意銷毀數(shù)據(jù)文件、 賬冊、軟盤等行為。會受到嚴(yán)厲的處理。會計(jì)電算化崗位設(shè)置及崗位職責(zé)財(cái)務(wù)部7.1會計(jì)人員會計(jì)人員應(yīng)熟悉所負(fù)責(zé)的會計(jì)業(yè)務(wù)。它們不僅能進(jìn)行手工核算，而且能滿足會計(jì)電算化工作的要求除會計(jì)法和財(cái)政部的

9、有關(guān)規(guī)定外，其職責(zé)范圍還包括 : 會計(jì)憑證的編制應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，以保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確、摘要簡明規(guī)范、代碼完整、符合會計(jì)電算化相關(guān)規(guī)則的規(guī)定等。7.2系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)， 具備一定的計(jì)算機(jī)知識， 熟悉本單位在用系統(tǒng)， 并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。 它主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體運(yùn)行，協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部會計(jì)部門在計(jì)算機(jī)化方面的工作關(guān)系， 并處理臨時(shí)問題。主要職責(zé)是 :負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的日常管理，監(jiān)督和保證系統(tǒng)的有效、安全和正常運(yùn)行， 在系統(tǒng)得到保證的情況下， 及時(shí)監(jiān)督和組織相關(guān)人員恢復(fù)正常工作；負(fù)責(zé)組織調(diào)用、修改和更新系統(tǒng)所有相關(guān)資源 ( 包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)和文件等

10、) 的計(jì)劃。 ) ；提出更新或修改軟件的需求報(bào)告。7.3系統(tǒng)操作員操作員有權(quán)進(jìn)入公司的計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)并調(diào)用全部或部分系統(tǒng)功能操作人員應(yīng)熟悉本單位的會計(jì)業(yè)務(wù)，具有較熟悉的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫知識，熟悉在用系統(tǒng)的使用。 操作員一般應(yīng)是受過計(jì)算機(jī)和會計(jì)培訓(xùn)的專業(yè)人員，應(yīng)對整個(gè)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括 :嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明操作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作，包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作；負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和歸檔；系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)總監(jiān)和信息部報(bào)告，并保存故障記錄和計(jì)算機(jī)記錄。日報(bào)數(shù)據(jù)，登錄當(dāng)天，登錄后打印出當(dāng)天的賬表，做日清；月末，打印系統(tǒng)的所有明細(xì)賬、總賬和會計(jì)報(bào)表，以及自動轉(zhuǎn)賬憑

11、證；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)；系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵人員，不能被系統(tǒng)開發(fā)人員帶走。不允許他們調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的函數(shù)。7.4數(shù)據(jù)錄入員數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入經(jīng)審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)了解會計(jì)業(yè)務(wù)有一定的理解力，有簡單的計(jì)算機(jī)操作知識， 能熟練地輸入相關(guān)數(shù)據(jù)它通常由受過打字訓(xùn)練的會計(jì)師持有，并對輸入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括:檢查專職會計(jì)師提供數(shù)據(jù)的審批程序，不得錄入非法數(shù)據(jù)；嚴(yán)格按照專職會計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)。輸入數(shù)據(jù)后，進(jìn)行自檢并提交給數(shù)據(jù)審核員進(jìn)行審核。在輸入過程中，如對輸入憑證有任何疑問或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或相關(guān)專職會計(jì)人員報(bào)告，不得擅自作廢或修改。如果發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)

12、據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不一致，應(yīng)根據(jù)憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行更正。7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入后，應(yīng)及時(shí)備份數(shù)據(jù)；7.4.6日記帳分錄應(yīng)每天結(jié)算。7.4.7注意安全和保密，其操作密碼不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。如果運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)問題， 應(yīng)記錄故障并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。數(shù)據(jù)輸入員不能是系統(tǒng)開發(fā)人員7.5數(shù)據(jù)審計(jì)員數(shù)據(jù)審計(jì)員負(fù)責(zé)驗(yàn)證輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會計(jì)業(yè)務(wù)和綜合會計(jì)業(yè)務(wù)，一般應(yīng)由合格的會計(jì)人員擔(dān)任，其職責(zé)主要包括 :負(fù)責(zé)審核輸入的數(shù)據(jù)憑證，包括審核各種代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等。 ；負(fù)責(zé)檢查輸出數(shù)據(jù)的正確性；將不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退回相關(guān)人員進(jìn)行更正、填寫

13、和審核。對于不符合要求的憑證和不正確的輸出賬表數(shù)據(jù)，不予確認(rèn)簽名7.6系統(tǒng)維護(hù)人員系統(tǒng)維護(hù)人員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行管理和維護(hù)的人員系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)知識和會計(jì)業(yè)務(wù)知識，應(yīng)能熟練編程， 并應(yīng)知道所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)人員可以是軟件開發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員。其主要職責(zé)包括 :定期檢查軟硬件設(shè)備的運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試；按照規(guī)定的程序維護(hù)軟件的完整性、適應(yīng)性和正確性由于系統(tǒng)維護(hù)人員熟悉所使用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全防范措施，他不能從事任何操作權(quán)限使用的數(shù)據(jù)錄入、審核等系統(tǒng)。7.7檔案員檔案員負(fù)責(zé)保管各種數(shù)據(jù)和會計(jì)報(bào)表，一般應(yīng)是具有一定計(jì)算機(jī)知識的會計(jì)，如軟盤的使用和保護(hù)， 并有很強(qiáng)的責(zé)

14、任心。 其主要職責(zé)包括 :負(fù)責(zé)各種開發(fā)文件、各種數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤和各種會計(jì)報(bào)表及憑證數(shù)據(jù)的備份和歸檔；做好各類數(shù)據(jù)、資料、賬表、憑證的裝訂歸檔工作，并妥善保管，不得擅自出借；按規(guī)定時(shí)限，向各類相關(guān)人員督促備份資料、歸檔資料、手工憑證和原始憑證。硬件管理系統(tǒng)8.1計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)由公司信息部門管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)專用于財(cái)務(wù)部門。其他公司的查詢數(shù)據(jù)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，然后由財(cái)務(wù)人員按要求提供。財(cái)務(wù)部的電腦由專人負(fù)責(zé)，主要職責(zé)是開機(jī)、關(guān)機(jī)、防塵、清潔等日常維護(hù)，無論是上下班還是停電。出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告軟件和硬件。如果你出差，你必須委托別人來處理。8.2計(jì)算機(jī)未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意拆除或移動，各種

15、數(shù)據(jù)和軟件不得帶離本單位。8.3未經(jīng)允許，嚴(yán)禁修改存儲在硬盤上的內(nèi)容。未經(jīng)允許，不準(zhǔn)備拆卸計(jì)算機(jī)和修改計(jì)算機(jī)的軟硬件參數(shù)設(shè)置。8.4不允許擅自更改計(jì)算機(jī)內(nèi)容或運(yùn)行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件8.5計(jì)算機(jī)配有專用電源，每個(gè)終端配有不間斷電源。斷電后，內(nèi)存磁盤必須正常退出， 并在 3-5 分鐘內(nèi)關(guān)閉不間斷電源。 當(dāng)人員離開時(shí)，必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、不間斷電源和總電源。8.6不間斷電源不得插入主機(jī)以外的設(shè)備，如打印機(jī)、電風(fēng)扇、電熱瓶等。8.7計(jì)算機(jī)硬件故障請留在現(xiàn)場并向系統(tǒng)管理員報(bào)告。系統(tǒng)管理員將安排人員消除它。不允許拆卸它。8.8啟動順序 : 總電源、不間斷電源、外圍設(shè)備( 打印機(jī)、顯示器 ) 和主機(jī)關(guān)機(jī)順序

16、與啟動相反8.9只有當(dāng)所有終端正常脫機(jī)時(shí)，系統(tǒng)管理員才必須關(guān)閉服務(wù)器8.10 嚴(yán)禁在電腦上玩電子游戲8.11 在將國外和新購買的磁盤和光盤放入計(jì)算機(jī)之前，必須對其進(jìn)行防病毒檢查。8.12 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用外部軟件( 包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件) ，不得隨意修改內(nèi)部軟件或系統(tǒng)配置。8.13 注意數(shù)據(jù)的定期備份。所有軟盤都有寫保護(hù)，并有標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽。8.14 經(jīng)常在計(jì)算機(jī)和軟盤上進(jìn)行病毒檢測，不定期升級殺毒軟件8.15 每個(gè)操作員每次都必須及時(shí)備份更新后的數(shù)據(jù)，月末結(jié)賬后要加倍備份磁性和紙質(zhì)數(shù)據(jù)8.16財(cái)務(wù)部的各種材料、磁盤和軟件不得帶出辦公室。向外部( 包括公司的其他公司 ) 提供的數(shù)據(jù)必須得到財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn)。8.17 計(jì)算機(jī)啟動密碼和財(cái)務(wù)操作員密碼需要不時(shí)更改。所有運(yùn)營商必須嚴(yán)格保密其密碼，不得向公眾披露。8.18