商務接待管理制度

1、商務接待管理制度一、總則為樹立良好的企業(yè)形象，保障公司商務接待工作順利、有序進行，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各種商務接待工作。三、接待分類1、業(yè)務接待：指營銷運營中心相關推進業(yè)務發(fā)展方面的接待。2、貴賓接待：指公司領導重要客人、公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。四、接待原則堅持熱情、周到、誠懇、節(jié)約的原則，嚴禁鋪張浪費。堅持安全第一原則，包括客人食宿安全、財產(chǎn)安全、交通安全等。堅持請示匯報制度，凡遇到超出職權范圍、難以解決的問題，應主動請示。（四）堅持規(guī)范化、標準化、制度化原則。（五）按接待等級、各負其責、相互配合的原則；商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一

2、般、上下一致、1/7（二）二級接待（二）二級接待 /7六、接待住宿管理接待住宿分為公司內(nèi)客房住宿及外部訂房住宿兩種。（一）公司內(nèi)客房住宿1、根據(jù)接待級別安排相應客房：一級接待總統(tǒng)套房；二級接待豪華套房及標準套房;三級接待標間；具體可根據(jù)實際情況，在請示上級領導批準后適當調(diào)整。2、住宿由商務接待專員依據(jù)審批后的商務接待申請表安排。（二）外部訂房住宿1、公司現(xiàn)有客房客滿無法入住時，可安排外部訂房住宿，由商務接待專員根據(jù)商務接待申請表級別預定相應星級酒店，并報上級領導審核批示。2、住宿由商務接待專員依據(jù)審批后的商務接待申請表安排。七、接待用車管理接待時需用車要在商務接待申請表填寫清楚用車數(shù)量、用車時

3、間、用車地點及要求，批示后由商務接待專員負責聯(lián)系安排。八、接待方式1、業(yè)務接待：由營銷運營中心主辦人員陪同，根據(jù)業(yè)務需求選擇公司內(nèi)部訂餐或外出訂餐，就餐時須有營銷運營中心經(jīng)辦人或指派專員陪同；如有需求，可安排到本地主要景點游玩。2、貴賓接待：由公司領導及相關部門負責人迎接，公司領導或指派專員陪同接待，根據(jù)領導要求以茶點、煙、果盤等方式招待，如須就餐根據(jù)領導指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排來賓到本地主要景點游玩。九、商務接待工作流程（一）商務接待審批流程1、業(yè)務接待流程：申請部門至少提前一周填寫商務接待申請表（包含住宿、就餐、體檢、景點參觀，詳見附件1）經(jīng)部門負責人簽字-交人力行政部

4、審核-院長批準完畢后，將申請表原件報商務接待專員，由商務接待專員按申請表審批時間統(tǒng)一安排接待先后次序,無特殊原因不接急單。（申請部門應在商務接待申請表內(nèi)明確填寫各項內(nèi)容）2、貴賓接待流程：由公司高層領導提前三天告知商務接待專員，由商務接待專員填寫商務接待申請表交人力行政部審核-院長批準完畢后，由商務接待專員統(tǒng)一安排接待。3.由于緊急原因來不及提前填寫商務接待審批表的，應事先電話征詢院長同意，由院長口頭授意，接待工作結(jié)束后應在24小時內(nèi)補齊審批手續(xù)。（二）商務接待工作流程1、商務接待專員在接到商務接待申請表后根據(jù)表中明確的相關接待標準進行通知需配合部門/人員。2、申請接待部門在接待過程中需指派專

5、人與商務接待專員對接相關接待明細及要求。3、商務接待專員根據(jù)申請表及申請部門要求落實安排好餐飲、住宿、體檢、參觀各項事宜并及時反饋申請部門各項接待工作準備情況，以保障各項接待工作的有序銜接。4、商務接待專員應及時記錄接待來賓信息，并匯總存檔，以備后期查用。十、商務接待要求（一）接待貴賓時，應根據(jù)貴賓的特點、愛好、興趣來設計接待活動。.（二）接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定，不允許有任何越格行為發(fā)生。（三）商務接待人員在接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。（四）接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。（六）接待環(huán)境標準1、物品擺放整齊，表面無灰塵。2、地面干凈無臟物，空氣流通清新。3、室溫適度，燈光合適。4、備品齊全。（七）接待禮儀要求1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、走廊引領時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。