認真履行職責當好辦公室主任

1、認真履行職責當好辦公室主任（龔鴻文）2006-10-3115:44:44善于調(diào)動自身的力量，戰(zhàn)勝客觀困難。第三要具備應變能力。說通俗一點，就叫“見子打子”。在工作中，我們會遇到一些預想不到的問題，這就需要我們頭腦清醒，隨機應變。身為辦公室主任，在喝酒場合中，人人都醉了你不能醉，在把領導安全送回家之前你不能睡，領導休息了可能你還要加班，所以要時刻保持清醒的頭腦，千萬不要喝醉誤事。第四要有溝通協(xié)調(diào)的能力。辦公室主任要尊重上級，尊重下屬，尊重平級的同事。還要有較強的表達能力，要能說會道。有人說我們見人說人話，見鬼說鬼話，也不是批評我們，只說明我們說話比較符合聽話人的心理，否則說話沒人聽。除了說以外還

2、要能寫，辦公室主任要是筆桿子，文字表達能力要強。四是文化知識素養(yǎng)。首先是語言文學聽說讀寫，辦公室主任聽話要聽得很清楚，不能張頭冒耳，要是給你交代五件事情，你只記住兩件，其他三件你忘了，那就不行。辦公室主任要說得明白，讀得口齒清楚，還要能寫，除語言文學知識外還要有歷史知識。有時候，領導或哪個部門給你一篇文章，里面有幾個典故，你不懂，拿起筆就給人家改，這樣就會鬧笑話。鑒古知今，處理工作時就會游刃有余。還要具備法學、哲學、經(jīng)濟學等方面的知識和當辦公室主任的業(yè)務知識。五就是身體素養(yǎng)。身體很重要，沒有好的身體，在辦公室工作三下兩下你就垮了，因為辦公室的工作沒有規(guī)律，非常緊張，體力和腦力消耗特別大，接待多

3、的時候一天七八撥，大材料來的時候“挑燈夜戰(zhàn)”，所以，沒有一個好的身體素質(zhì)是不行的。要注意勞逸結(jié)合，注意休息。要能夠自我調(diào)節(jié)，避免過度的勞累，還要預防疾病，鍛煉身體。三、辦公室主任的工作方法與藝術(shù)第一是工作效率和工作方法。要善于安排好工作時間，有許多工作都是需要交叉處理的，比如說一些會議，辦公室主任不去不行，但又不是很重要的會議，這樣就可以把工作帶到會上去做，如修改文章、批閱文件等，這不叫“不務正業(yè)”，但是重要的會議不能這樣做。要把握開會的技巧，提高開會的效率。辦公室主任經(jīng)常主持會議，要自己給自己節(jié)約時間。要用科學技術(shù)和管理手段，調(diào)動大家的積極性，要把副主任、工作人員的積極性調(diào)動起來，不能大權(quán)獨

4、攬。辦公室有五個人，就你辦公室主任跳，其他四個不跳，都在給你使冷眼，看你跳，工作就無法開展。領導讓你當辦公室主任，把你放在一個最磨人的崗位上，其實是在重用你。辦公室主任容易進步，所謂“近水樓臺先得月”。辦公室主任天天在領導的身邊，領導許多優(yōu)秀的東西你很快就學到手了，所以讓你到這個崗位上，是信任你，是鍛煉你，你要信心百倍。要多聽多看少表態(tài)，在領導說話的時候要少插話、不插話。辦公室主任要有組織協(xié)調(diào)的藝術(shù)。說話要委婉，比如辦公室主任最愛講的一個詞是“建議”?！澳愁I導，我建議這個事情這樣辦”。甚至對待平級都用這種說法，“我看這個事情是不是就這樣定了，其實就這么定，只是換一種說法。批評人時，要注意方法，

5、要注意場合，我要批評一個人，把他叫到我的辦公室狠狠地批評，不讓大家知道。在大家面前要多表揚人，如果需要在大家面前批評人，盡可能只講現(xiàn)象，不點名。辦公室主任靠什么？靠三寸不爛之舌。不完全有道理，但是有一定道理。辦公室就是潤滑劑，但不是和稀泥、當老好人。辦公室主任在公眾場合要多用一些形體語言，如眼色、表情、手勢，比如服務員倒水不及時，我指一下杯子暗示一下，或者開會時某個人的手機一直叫，我看他一眼，他就知道怎么一回事?；蛘呶以谂_上說，下面不聽，我臉色嚴肅一點，也可能收到一定的效果。四、辦公室主任的日常工作是值班、電話、印章、收發(fā)、通信。值班。一到節(jié)假日，或有重要活動、發(fā)生重要事件，上級就可能會打電話

6、進行抽查，有幾個鄉(xiāng)鎮(zhèn)就是一次電話沒人接，結(jié)果年終扣了分，扣得書記和鄉(xiāng)長心痛了好一陣。因此，辦公室主任必須安排好值班工作。電話。辦公室接聽電話和撥打電話的頻率很高，打電話和接電話都是有技巧的。我們打出去，首先要說我是某辦公室某人，不能電話撥通就講，否則講了半天別人都不知道你是誰。我也遇到過這種情況，電話一打進來感覺一見如故，說了半天你還不好意思問對方是誰。這種時候只有見機行事多說話，看他說話中有無線索，有無什么值得你回憶、讓你想得起來的東西。另外就是接電話了。電話鈴響了，我們首先要自報家門：“我是政府辦，”，這樣可以防止一些人撥錯電話而不知。電話打完了，要等對方先掛電話，你先掛，別人會說你氣粗，

7、不禮貌。印章。辦公室主任一般都管印章。我們在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的時候常把印章放在信封里或公文包里隨身攜帶，這是不正確的。印章要嚴格管理，需要蓋章，要請示領導，什么內(nèi)容，蓋幾份，什么時候蓋的，要作好記錄，不能亂蓋。文件收發(fā)。我記得我到牛場去的時候，有一次想找一個文件，這個文件我記得在政府辦的時候就下發(fā)了，但是找不到。原因是一位領導來特區(qū)開會，順便把文件帶回去，但沒有轉(zhuǎn)給辦公室登記處理，而是放在自己的抽屜里，其他領導不知道這個文件，時間一長，老鼠一咬，沒了。因此，我到牛場第一件事，就是選辦公室的人員，把辦公室的運轉(zhuǎn)搞規(guī)范?，F(xiàn)在你們可以去看，2000年以來，牛場鄉(xiāng)堅持編發(fā)大事記，牛場的副科級以上干部的行蹤都有

8、記載，特區(qū)、市、省的領導到牛場工作也有記載，翻檔案時很好查。以前我在牛場鄉(xiāng)處理過一個案子，四年后，上級來復查，所有的資料一應俱全。二是協(xié)調(diào)和督查工作。協(xié)調(diào)就不重復講了，我強調(diào)一下督查?，F(xiàn)在從中央到地方都很重視督查工作，會議安排的工作要督查，領導交代的事情要督查，目標責任書的執(zhí)行情況要督查，還有一些臨時的重要工作要督查。但是現(xiàn)在有一種情況是，鄉(xiāng)里年初安排的事年終就記不得了，安排事情隨手就忘記了，到督查時現(xiàn)補材料，措手不及。辦公室主任就要記住，有些東西是用一年的，比如目標責任書，到某個階段，你要提醒領導，這個事情要督查或可能要督查，要提前安排。第三是接待工作。這里我要詳細說。接待有三種：高格接待、

9、低格接待和對等接待。上級領導來了，高格接待；基層同志來了，低格接待；平級的同志來了，對等接待。接待又分有約接待和無約接待。政府辦的接待，多半是有約接待，比如市督查室的領導來了，先打個電話，或先發(fā)個傳真，檢查什么工作你可作好準備，是有約接待。鄉(xiāng)鎮(zhèn)往往無約接待比較多。有約接待比較好辦，有準備，按部就班。無約接待就要靠靈活機動應變，但是也不要冒然。有時突然來了幾個人，我問對方有什么事情，他們說是某個領導的親戚，今天從他的家鄉(xiāng)來，我問他們和這個領導預約了沒有，他說沒有，并要該領導的電話號碼。這說明是掛角親，領導可以不接待，我可以說，我給你打個電話看看領導在不在，打電話的結(jié)果大家都知道，肯定是開會或出差

10、了。如果他確實和領導約過，但也不能直接帶到領導的辦公室，我先給他倒杯水，說：“請稍等，我給你去辦公室看一下?！比缓蠼o領導匯報，某地某人因某事找你，領導說見了，我才帶他進來，說不見，我還要借故。這是工作中善意的謊言，并不是弄虛作假。無約接待有時候很尷尬，突然來了一撥客人，和領導見面了，相互不認識，我肯定要走上去，來到客人面前，自我介紹，再相互介紹，這樣才能緩和局面。接待工作主要是接待前和接待當中事情比較多，我著重講這兩個方面：接待前的工作。有一次我們辦公室的一位秘書給我講，市政府辦打電話來說他們要來五個人，到六枝檢查工作，中午11點到。我問：哪個帶隊，這個人是什么級別，他帶來的是哪些人，其中女同

11、志有幾個，坐什么車來，走哪條路線，來檢查什么，要在六枝待幾天，需不需要我們準備匯報材料，需不需要領導出面，是統(tǒng)一管吃住呢，還是要怎么樣。一問，我們的秘書就答不上來了。所以說呀接待以前我們要了解清楚，特別是帶隊的這個人很重要，我不是說一見官就怎么樣，首先要知道對方是什么級別，省級干部有省級干部的接待標準，處級干部有處級干部的規(guī)格，甚至還要問有沒有少數(shù)民族，是什么民族，飲食習慣等，都要了解清楚。如果客人已在路上了，要問一問聯(lián)絡員是誰，電話是多少，要隨時掌握情況，你不能說11點鐘到我就11點等著，那不行，什么工作都要超前安排。再一個就是，把情況摸好后，如有大型接待還要制定接待方案，首先要有個名單，姓

12、名、性別、職務，還有聯(lián)系電話，走哪條路線，哪些人是住第一個房間，哪些人是住第二個房間，哪些人在第一桌吃飯，哪些人在第二桌吃飯。還有，需要開會的，哪些人坐主席臺，哪些人坐下面。如果是圓桌會議，也要安排好座位順序，來六枝是否要到生態(tài)園看看，哪些領導陪，我們在哪里接，要送到哪里，接待方案都要一一明確。還有就是點菜，不知大家有沒有這個感覺？我有這個感覺，怕點菜?？腿藖砹艘燥?，吃飯就要點菜，如果我們給賓館說，你給我準備200塊錢的菜，往往菜端上來，很不如人意。點菜是門藝術(shù)，要根據(jù)對方的身份點菜，如果對方是行政領導，什么長什么長，我就考慮在六枝賓館接待，出去吃就要考慮一個環(huán)境好的地方，這樣比較正規(guī)，他覺

13、得有面子；如果對方是專業(yè)技術(shù)人員，來幫我們搞規(guī)劃論證，什么工程師呀、水利專家呀，這些人吃飯不是很講究，吃飽，快速吃，吃飽好干工作，酒少喝；如果說是外賓，菜就吃得非常清淡，像日本人、香港人，半鍋水，放點鹽，黃豆芽放進去，加點植物油，不放味精，上來就是湯，他們就喜歡吃這個，然后多準備幾雙筷子，一人要兩雙筷子，一雙搭在盤子上，一雙在碗里，然后換筷子吃；村干部來了，油葷大一點，要上回鍋肉、扣肉這些實實在在的菜；大機關的女同志來了，千萬要搞清淡，因為她們不敢放開吃呀，怕影響身材。接待還要考慮我們領導的口味，有的是不吃牛羊肉、狗肉，有的是不吃海鮮，你點了一桌菜，領導不滿意，那就是失敗的，領導不喜歡到某個餐

14、館去，你就不能到那里去點菜。領導的口味要了解，飲食習慣要掌握，要油葷搭配，大菜和土菜搭配，特別是外面來的人，要上本地菜，野菜，什么芹菜酸啦、剪刀菜啦等等。一般說來，點兩三個大菜，再點一些配菜，既不浪費，又吃得飽，桌面上看得過去。接待當中有哪些工作呢？首先是迎接來賓。人家到了，你要迎接，上級重要來賓、重要領導，我們一般到落別接、或到郎岱、新窯接。例如我們到落別牌坊接，領導下車了，我和蔣區(qū)長去接，你不能讓蔣區(qū)長走在前面，你要先走在前面，然后介紹自己是辦公室主任，叫什么名字，這是我們蔣區(qū)長，然后站在旁邊，蔣區(qū)長上去，再介紹對方是什么長什么長。乘車是有規(guī)矩的，比如說獵豹車在前面停住了，前排已坐滿了，蔣

15、區(qū)長坐第二排，我說蔣區(qū)長請上車，蔣區(qū)長坐上去了，我跟著這個門上去，行不行？大家考慮一下。是不行的呀，你一上去，蔣區(qū)長在車上磨來磨去給你讓位子呀？正確的方式是：蔣區(qū)長上車后，我把門關好，從另一個門上車。還有，坐車規(guī)范是后為上前為下，高貴的客人坐后面，級別低的坐在前面，后面一排呢又是右為上左為下，讓領導坐車，我請他坐后排的右邊，我從后面繞過來坐后排的左側(cè)。上車后要主動搭話，制造一個氣氛，不能讓領導和客人尷尬，要找些話來說，介紹六枝情況、特產(chǎn)等等。一見冷場我就說幾句話，等領導之間說上話以后我就不說了，我的任務完成了。一見領導之間說話斷了，我又說幾句，拾遺補缺。把領導接到六枝賓館了，接來以后怎么進大門

16、，怎么坐電梯？下車以后我一定要走在前，讓領導在后，我要走在電梯門口，把電梯打開，坐電梯有個規(guī)矩，如果是電梯上有專門的管理人員，坐到幾樓他給你按鍵，上樓下樓他給你管，遇到這種電梯，我就要請領導先上，我后上，下電梯的時候領導先下，我后下。如果是六枝賓館這樣沒有專人管理的電梯，就不能讓領導先上，我就要先上，上來后我就要壓住開門鍵，否則領導走著走著就關門了。到了樓層以后，我就不能先跑，先走門就關了，我就要壓住電梯開門鍵讓領導先走，一出電梯后到二樓餐廳，客人不曉得路，領導不曉得在哪個包間，你就要往前面跑帶入餐廳。進了餐廳門以后，餐廳椅子是兩三張、兩三張并在一起的，圓桌一般是十把椅子在一起，你要去把椅子拉

17、開，對著門的這個位置就是主賓位置。比如說我和蔣區(qū)長要接待客人了，如果來的是幾個縣的縣長，蔣區(qū)長是主陪坐在主賓位上，我是副陪就在門口這個位置，客人坐兩邊，先右后左。我坐在門口這位置，出入方便，客人坐下來后，你的事就來了，首先要在對方介紹來賓時，你要迅速記住每位的姓和職務，可按一定順序先記住各位的姓，再慢慢回憶或在別人稱呼時補記職務，以便在蔣區(qū)長敬酒時我能準確介紹出對方，幫助領導記憶。然后要數(shù)一下有多少人，人數(shù)和碗是不是一致，多余的撤掉，不夠的補上，距離拉好，人和餐具一一對應，然后我就看，餐巾紙夠不夠。現(xiàn)在服務員是餐巾紙一丟，你就自己去處理，你要把紙巾打開，一般情況是兩個領導之間放一包，打開放在桌

18、子上。物品上全后，服務員開始上菜，服務員擺菜有時候她不懂規(guī)矩，特別是一些小館子，服務員上菜是就近放在桌子上了，再來一盤又就近放在桌子上了，她不是給你均勻的擺好，你要把菜均勻的擺好，上到五六個菜時，你就要提醒領導，意思是準備就緒，請領導剪彩。領導剪彩后，在吃的過程中，就要敬酒了，敬酒要領導先敬，蔣區(qū)長敬完了，還有王區(qū)長，領導敬完了還有客人敬，最后是我們敬，就是我們經(jīng)常講的領導先講話，我后發(fā)言。敬酒時如果對象比你的級別高，最好你走在他后面去敬酒，不能隔著桌子：王縣長，來,上網(wǎng)。這個話不是你說的，如果你是區(qū)長你就可以講這個話，你在辦公室不能講這話。如果領導的酒量大，那么，“領導，你看如果行的話，我們

19、兩個干一杯?！比绻屏啃?，就不能這么做，只能說：“領導你看，我干完，你能干完的話就更好了。”那么他有時候干完，有時候不能干完也行。在席間，你要密切注意動向，要采取有效措施，確保領導飲酒安全。接待結(jié)束，要送客人了。和迎客人一樣，要握手，握手也是一門學問，同級都是男同志要主動，握手時要稍微用點力，人家覺得你實在，誠懇，熱情；對方是市長，是上級，領導伸手你才能伸手，上級不伸手你不要自作多情；男同志和女同志握手，人家沒有那意思你不要亂伸手，握手時要輕，時間要短，你不要握住不放，那是喝酒醉的表現(xiàn)。我們的女同志也要主動和客人握手。另外不能和領導搶鏡頭，必須要把領導時時刻刻擺在一個突出位置上，領導并排走，邊

20、走邊交談，你要走在他們的左后方或右后方或正后方，鏡頭來的時候你要讓開鏡頭，有些照片上省長市長來了，你的位置比他們的還正中，這就不行。要記住我們是綠葉，是“護花使者”，你看我們秘書長和幾辦的主任有幾個上鏡頭的？這是規(guī)矩。第四是會務工作。要開會，你要把會場布置好。會標要簡潔，主題要鮮明，一般不要出現(xiàn)標點符號。會標布置好后還有主席臺，主席臺座簽按照職位高低來擺，職位最高者居中，然后依次從左到右按職務來擺。四大辦中，黨辦在前，請王主任坐在蔣區(qū)長左邊，我是主角之一，我坐在蔣區(qū)長的右邊，然后我們陶主任、趙主任依次坐兩邊，我們政府辦兩位副主任謙虛點坐兩邊，開會是從左到右坐，就餐是從右到左坐，不一樣。進入會場

21、我們要組織簽到，參會人員簽到后不知道座位在哪里，我們的工作人員要指引，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導坐這一組，部門領導坐這一組。有座簽比較好，大家都按座簽坐，沒有座簽，大家都往后面坐，主持人要開會了，一看前三排是空的，就要調(diào)整布局。調(diào)整布局有個藝術(shù)，你說后面的同志請到前面一二三排就座，效果好的話有幾個人到前面就座，效果不好的話可能一個人都沒有，怎么辦？必須要點到名字，比如我要請后三排的到前面就座，我就說某局長、某主任這排以及以后的同志請到前面就座，這樣他就沒辦法了，都必須要到前面來坐。調(diào)整好后開始開會，一般來說要宣布幾條會場紀律，像剛才侯主任講的什么手機問題、抽煙問題等等。然后開始，我主持會議要有一個開場白呀，為什

22、么開這次會議，會議的任務、目的是什么，是哪些人參加會議呢，我要講清楚，在主席臺上坐的有哪些人，我按級別高低依次介紹，像我們在座的都認識蔣區(qū)長了，我就不一一介紹，我就挨著念。如果在座的人有外面的客人，你們一個都不認識，我就要一個一個介紹，介紹完后，我就說這次會議有幾個議程，第一干什么，第二干什么，然后依次進行。時間就要掌握好了，不能開長會，如果哪個人話講得太多了，主持人就要提醒，注意時間，后面還有領導的重要講話。領導講完話后，主持人小結(jié)會議，有需要通知的事情就通知，沒有就散會。如果這個會開得很長，開到12點領導才講完話，你主持人總結(jié)就不要再啰嗦了，兩三分鐘總結(jié)完了就抓緊散會。你想，四五個領導在前

23、面講，站得很高，講得很細、很全面了，你還補充什么，還強調(diào)什么？沒必要重復。下面是一片看表的動作，開手機的聲音，裝資料的聲音，一片混亂，誰還會聽你的？第五是禮賓工作。禮賓這一塊簡單說一下，有時候我們要參加一些活動，一些正式場合要穿禮服。我們有些同志，穿西裝連袖口上的那一塊商標布都沒有拆下來，錯誤，還有什么花花公子、神鷹等名牌標志也要拆下來。西裝不能太長，西裝長褲子短，形象很差，像新聞聯(lián)播上的中央領導接見外賓，對方是什么顏色我們也是什么顏色，領帶的花色基本是一致的。深色西裝一定要配黑色的皮鞋，襪子也要是深色的，穿著才得體。男同志的皮帶上吊很多東西，一大串鑰匙、手機，還有眼鏡盒，禮儀上是不允許的，男士腰間要利索。喜慶一點的場合可以穿鮮艷、活躍一點顏色的服裝，遇到治喪活動就要穿莊重、素靜一點的服裝。在辦公室，不能穿短褲拖鞋上班，女同志不能穿超短裙及過短的衣服上班，否則一彎腰就露背，一伸手就露臍，上班不能穿這種衣服，指甲不能長，不能涂顏色。第六是辦公室的保密工作。要注意文字、通訊的保密，秘密、機密、絕密要分清。第七是信訪與調(diào)研工作。信訪要執(zhí)行分級管理的原則，要為領導擋駕，上訪