接待及會議管理辦法

1、天津天保電力有限公司接待及會議管理辦法總 則第一條 為進一步規(guī)范天津天保電力有限公司（以下簡稱公司）接待工作管理，提高會議效率保證會議質量，政令暢通，根據(jù)天津天?？毓晒緯展ぷ饕?guī)范，結合企業(yè)實際，特制定本辦法。第二條 本辦法規(guī)定了公司接待及會議管理的職責、管理內容、考核與檢查、附則等的要求。第三條 本辦法適用于公司各類接待和會議管理。第二章 管理職責第四條 公司總經(jīng)理。審定會議時間并主持總經(jīng)理辦公會、公司例會、工作會議、安全生產(chǎn)會議；審批公司對外接待方案。 第五條 公司分管領導協(xié)助總經(jīng)理召開公司總經(jīng)理辦公會、公司例會、工作會議、安全生產(chǎn)會議；協(xié)助總經(jīng)理審核對外接待方案。第六條 公司辦公室，是

2、公司接待及會議管理工作的歸口管理部門。負責重要公務和商務活動等接待工作；負責統(tǒng)籌、協(xié)調、監(jiān)督指導和檢查公司各部門有關接待工作;負責重要會議的組織以及相關的會議通知、會議材料、會議簽到、會議記錄、會場布置、會議紀要等會務工作。第七條 公司各部門。負責對口接待工作；準時參加公司組織召開的各類會議；負責組織各自的專業(yè)會議。第三章 管理內容與要求管理流程本辦法依據(jù)的流程。 接待管理流程（見附件1）會議組織管理流程（見附件2）會議室使用管理流程（見附件3）接待管理接待分類。公司接待工作按不同接待對象分為對外接待和對內接待。對外接待：接待對象為天津市委、政府的各有關重要企事業(yè)單位、全國性社團組織等有關領導

3、；系統(tǒng)外企事業(yè)單位等有關領導。對內接待：保稅區(qū)管委會、控股公司系統(tǒng)內各單位主要負責人、部門負責人及其他人員等。接待工作由辦公室牽頭負責，由相關部門和有關單位配合組織實施。辦公室或對口接待部門應準確了解來賓姓名、職務、人數(shù)、來訪目的、工作要求、往返時間以及行程安排等情況，明確接待需求和標準。辦公室行政管理員接到接待任務后編制接待方案，對外接待工作需填寫“接待審批單”（附件4），報辦公室主任審核，由辦公室主任明確接待標準、接待費用使用報公司領導審批。接待方案（參考格式見附件5）一般包括：（一）來賓及公司陪同人員名單；（二）日程安排；（三）迎接、送行和禮儀安排；（四）相關部門組織分工；（五） 會見、

4、會談、匯報、考察的場所安排和環(huán)境布置；（六） 背景資料、匯報、交流等文件材料準備；（七） 宣傳報道；（八） 餐飲服務；（九） 交通安排；（十） 著裝、民族風俗習慣等有關要求；（十一） 應急預案；（十二） 聯(lián)系人員。辦公室行政管理員下發(fā)接待方案，相關部門和有關單位按照接待方案落實各項活動安排，做好接待工作協(xié)調。對于接待工作中臨時出現(xiàn)的重要事項或緊急情況，要及時向負責協(xié)調的公司領導請示匯報，妥善處理。辦公室主任指定專人做接待紀要，行政管理員做好資料歸檔工作。接待工作的要求接待工作要堅持“務實從簡、厲行節(jié)約”的原則，反對奢侈浪費。加強對外接待工作策劃，統(tǒng)籌安排對外接待工作，展示公司良好形象接待工作應

5、盡量減少陪同人員和隨行人員。對外接待，由公司主要領導（或接待對口部門分管領導）和相關部門中層干部陪同，其他隨行人員一般不超過3人。依據(jù)接待從儉原則，減少隨行車輛。統(tǒng)籌安排、合理調配公司自有車輛資源，確保接待用車； 接待用餐要嚴格執(zhí)行上級公司有關規(guī)定，用餐提倡自助餐；承擔接待任務的部門和參與接待工作的人員，必須嚴格執(zhí)行公司有關保密規(guī)定，加強接待文件的管理，切實做好接待保密工作，不得對外泄露接待任務中的保密信息。費用管理接待費用是指公司在接待工作中發(fā)生的會議費、住宿費、餐費、交通費等費用。接待費用實行預算管理。由財務經(jīng)理牽頭組織，公司各部門配合，于每年年底編制下年度接待費用預算。接待費用在公司預算

6、內統(tǒng)籌安排，按公司預算管理規(guī)定和相關程序履行審批，按批準預算額度控制使用。嚴格控制接待費用支出，不超標準接待，嚴禁計劃外支出。由辦公室組織的對外接待和對內接待費用由辦公室負責在公司預算額度內結算；有牽頭部門的對內接待，費用由接待工作牽頭部門在項目或部門預算額度內結算。財務經(jīng)理按照公司資金管理、預算管理相關制度及文件要求，加強對接待費用的預算管理，嚴格控制接待費用預算及考核。會議組織管理公司召開會議種類及時間總經(jīng)理辦公會：每月召開一次，一般在每月10日前；公司例會：根據(jù)實際情況召開；工作會議：每年1月份召開；業(yè)務專題會：根據(jù)需求隨時召開；經(jīng)營活動分析會；每半年召開一次；安全生產(chǎn)會議：每月召開一次

7、，一般在每月10日前；部門安全工作會：每月召開一次。會議組織流程會議計劃召開前由會議承辦部門提交會議申請。說明會議時間時間、地點、參加人數(shù)等情況；辦公室主任審批后辦公室行政管理員與會議承辦部門確定會議方案并分配會議室；會議承辦部門準備會議材料，并組織召開會議，會后由承辦部門擬發(fā)會議紀要；承辦部門將會議資料報辦公室行政管理員備案并進行資料歸檔；會議室使用后由行政管理員檢查使用情況。 會議紀律與會人員要根據(jù)會議通知提前安排工作，做好會議準備，準時到會。因故不能參加時應事先向會議主持人請假；如需別人代替或增加參會人員，必須征得會議主持人的同意。參會人員要保守會議秘密，不得泄露會議不同意見和觀點。對需

8、要表決的議題，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則，形成會議決議。會議決定的事項，由辦公室或承辦部門負責督辦。第四章 檢查與考核 本項工作由辦公室負責解釋并監(jiān)督檢查執(zhí)行。辦公室要加強對公務接待活動中鋪張浪費、假公濟私等違規(guī)違紀現(xiàn)象的查處。同時實行責任追究制度，對于情節(jié)嚴重、影響惡劣的，將嚴肅追究有關人員責任。辦公室負責檢查各部門會議室使用后的狀況。發(fā)現(xiàn)有損壞現(xiàn)象，公司將給與責任人或部門相應的處罰。本項工作的檢查與考核執(zhí)行重點工作考核管理辦法和月度配合工作考核管理辦法。第五章 附 則 本辦法由公司辦公室管理并負責解釋。 本辦法自發(fā)布之日起開始實施。原“會議制度”同時廢止。 附件: 接待管理流程圖會議組織管理流程圖會議室使用管理流程圖接 待 審 批 單接 待 方 案附件一圖1接待管理流程圖附件二圖2 會議組織管理流程附件三圖3 會議室使用管理流程附件四接 待 審 批 單時 間年 月 日接待牽頭部門主要來賓姓名單 位職 務接待級別對外：對內：人 數(shù)來訪目的活動安排接待牽頭部門負責人領導批示表1 接待審批單附件五接 待 方 案來 賓 一行人 數(shù)來訪目的活動時間一、參加人員名單（來賓及公司參加人員）來賓單位參加人員 職務 職務天保電力有限公司參加人員 職務 職務二、日程安排月日 星期00：00 從出發(fā)00：00 到達00：00 有關安排三、會見、 會