文件管理程序

1、PAGE PAGE 14 文件管理程序代碼 版本A共 14 頁(yè)日期 編制審核批準(zhǔn)1、目的為了對(duì)公司文件實(shí)現(xiàn)有效管理，確保使用單位得到和使用有效文件，特制定本管理程序。2、適用范圍本管理程序適用于公司所有文件的管理，包括電子媒體形式文件及適用的外來(lái)文件的管理。3、依據(jù)性法律法規(guī)及上級(jí)公司文件無(wú)4、職責(zé)4.1經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)組織公司管理手冊(cè)的編寫、評(píng)審、修訂、發(fā)布工作；負(fù)責(zé)組織公司程序文件的評(píng)審、修訂、發(fā)布工作；負(fù)責(zé)匯總編制公司； 4.2綜合部負(fù)責(zé)公司紅頭文件的審核、發(fā)布；負(fù)責(zé)政府、上級(jí)公司來(lái)文的識(shí)別、傳遞、保存；4.3各職能部門負(fù)責(zé)本專業(yè)范圍內(nèi)的程序文件的編寫、評(píng)審、修訂工作；負(fù)責(zé)本專業(yè)第三層次文

2、件的編寫、評(píng)審、修訂；負(fù)責(zé)本專業(yè)管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件的識(shí)別、使用和管理工作；負(fù)責(zé)建立本部門。4.4項(xiàng)目部(分公司)負(fù)責(zé)本單位第三層次文件的編寫、評(píng)審、修訂；負(fù)責(zé)本單位管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件的識(shí)別、使用和管理工作；負(fù)責(zé)建立本單位。5、工作程序本管理程序包括的工作事項(xiàng)有：內(nèi)部文件的管理、外來(lái)文件的管理。具體要求如下：5.1內(nèi)部文件的管理5.1.1內(nèi)部文件的分類內(nèi)部文件包括：a)公司管理手冊(cè)。b)公司程序文件。c) 規(guī)章制度、規(guī)范、辦法等長(zhǎng)期使用的文件。d) 記錄表單。e）計(jì)劃、通知、方案等時(shí)效性文件。5.1.2文件的編號(hào)公司一體化管理體系文件代碼、編號(hào)及其含義:a)管理手冊(cè)：YCEC-M-版

3、本號(hào)。b)程序文件：YCEC-SP-程序文件序號(hào)-版本號(hào)。c)公司公文：采用發(fā)文文號(hào)標(biāo)識(shí)。d)支持性文件（作業(yè)指導(dǎo)書）：YCEC-W-單位簡(jiǎn)稱（編制單位名稱拼音的前兩個(gè)大寫字母)-年號(hào)。e)記錄表單： JL/產(chǎn)生記錄的文件編號(hào)-序號(hào)-年號(hào)，具體執(zhí)行記錄管理程序。f)時(shí)效性文件：采用發(fā)文文號(hào)、文件名稱及發(fā)文日期標(biāo)識(shí)。注：YCEC公司， M管理，SP標(biāo)準(zhǔn)程序，W作業(yè)指導(dǎo)書（包括：操作規(guī)程、規(guī)范、辦法、方案、細(xì)則等），JL記錄表單。5.1.3文件的編制與審批5.1.3.1公司管理手冊(cè)由經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)組織編制， 管理者代表審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.3.2公司程序文件由經(jīng)營(yíng)管理部指導(dǎo)各單位按歸口職能編

4、制，各單位負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施運(yùn)行。經(jīng)營(yíng)管理部統(tǒng)一保存簽批后的程序文件底稿；程序文件在審核過(guò)程中如需修改，由經(jīng)營(yíng)管理部根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的修改意見，組織相關(guān)部門人員對(duì)程序文件修改完善后再按照上述流程進(jìn)行審批。5.1.3.3行政公文形式下發(fā)的制度、規(guī)范、辦法等文件由有關(guān)部室擬稿，部室負(fù)責(zé)人審核，如需多個(gè)單位共同辦理，則由牽頭單位擬稿后，有關(guān)單位負(fù)責(zé)人會(huì)稿，由綜合辦公室核稿，公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。具體執(zhí)行公司公文公函及督查督辦管理程序。5.1.3.4支持性文件（作業(yè)指導(dǎo)書）由單位自行編制，單位負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)由總經(jīng)理審批。5.1.3.5時(shí)效性文件（如計(jì)劃、通知、方

5、案等)由各職能部室負(fù)責(zé)起草編制，單位負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.3.6凡是注明日期的引用文件， 只有被引用的版本適用于管理體系文件。 不注日期的引用文件， 該引用文件的最新版本適用于公司管理體系文件（包括任何修訂版本)。5.1.4 文件的發(fā)放與接收5.1.4.1公司管理手冊(cè)和程序文件由經(jīng)營(yíng)管理部確定發(fā)放范圍， 通過(guò)內(nèi)網(wǎng)公布，或通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)放至各單位。各單位進(jìn)行二次分發(fā)時(shí)，應(yīng)建立。5.1.4.2 行政公文形式下發(fā)的制度、規(guī)范、辦法等文件由擬稿單位確定分發(fā)范圍，綜合部按照分發(fā)范圍通過(guò)公司內(nèi)網(wǎng)或OA系統(tǒng)分發(fā)。具體執(zhí)行公司公文公函及督查督辦管理程序。5.1.4.3 支持性文件（作業(yè)指導(dǎo)書）

6、由本單位確定發(fā)放范圍，控制發(fā)放并建立。5.1.5文件的評(píng)審5.1.5.1文件歸口管理部門每年至少組織一次對(duì)文件的充分性和適宜性進(jìn)行評(píng)審，并根據(jù)評(píng)審結(jié)果填寫文件評(píng)審表。5.1.5.2當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂：a)法律法規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)換版或發(fā)生重大變化。b)上級(jí)公司或其它相關(guān)方要求發(fā)生變化。c)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)發(fā)生變動(dòng)時(shí)。d)體系審核和管理評(píng)審提出改進(jìn)要求。e)作為文件制定依據(jù)的外來(lái)文件發(fā)生變化等。5.1.6文件的更改5.1.6.1文件更改時(shí)，發(fā)放部門填寫，經(jīng)原審批部門或人員審批后，按原文件發(fā)放途徑下發(fā)。5.1.6.2文件由文件持有單位指定人員更改。若指定其他部門或人

7、員進(jìn)行更改審批時(shí)，必須獲得原審批部門所依據(jù)的背景資料。5.1.6.3 文件更改的方法a)劃改：更改內(nèi)容較少時(shí)，采用劃改方法。即在需更改的文字上劃一道橫線，并在適當(dāng)位置寫出更改后的內(nèi)容。同時(shí)用小寫英文字母 a、b、c、d 等作相應(yīng)標(biāo)識(shí)；修改者填寫修改記錄并負(fù)責(zé)保存。b)換頁(yè)：當(dāng)一頁(yè)中更改內(nèi)容較大時(shí)，進(jìn)行換頁(yè)更改，同時(shí)修訂狀態(tài)通過(guò) 0、1、2 等進(jìn)行識(shí)別。c)換版：由于文件更改影響使用時(shí)及時(shí)換版，換版時(shí)，用 A、B、C 等區(qū)別版本，同時(shí)收回作廢文件。5.1.7文件的使用管理5.1.7.1各單位負(fù)責(zé)人收到公司發(fā)布的紙質(zhì)文件后，通知本單位體系管理員3個(gè)工作日內(nèi)將新收到的文件納入本單位，要求單位人員學(xué)習(xí)

8、并執(zhí)行文件。5.1.7.2對(duì)于通過(guò)OA系統(tǒng)公布的體系文件，單位負(fù)責(zé)人閱覽后確認(rèn)其適用性，對(duì)適用本單位的文件，通知本單位體系管理員3個(gè)工作日內(nèi)將新文件納入本單位，要求單位人員學(xué)習(xí)并執(zhí)行文件。5.1.7.3電子文檔的文件由經(jīng)授權(quán)的人員專門負(fù)責(zé)管理，采用授權(quán)、 設(shè)置口令、加密編輯等方式進(jìn)行控制，確保現(xiàn)行文件不被任意更改。5.1.7.4文件借閱時(shí)，填寫，由借閱人簽字方可，借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。5.1.8文件的保管及歸檔5.1.8.1文件持有人要確保文件的完好。當(dāng)文件持有人辦理離/退崗手續(xù)時(shí)，應(yīng)將文件送交該文件發(fā)放單位體系管理員并辦理文件退還或更換手續(xù)，由體系管理員在發(fā)放該文件時(shí)填寫的中的“備注”

9、欄簽名確認(rèn)文件已歸還。5.1.8.2用于儲(chǔ)存的電子媒體文件需定期備份，確保備份文件為現(xiàn)行有效文件，并做好記錄和標(biāo)識(shí)。5.1.8.3需歸檔保存的文件資料由文件持有人交綜合部檔案室歸檔保管，具體執(zhí)行檔案管理程序5.1.8.4屬于公司商業(yè)秘密的文件，按照其保密等級(jí)進(jìn)行審批、傳遞、保管、復(fù)制、銷毀、應(yīng)用、出版、宣傳審查等活動(dòng)，具體執(zhí)行行政綜合事務(wù)管理程序 。5.1.9文件的作廢及銷毀5.1.9.1在用文件如需作廢，體系管理員將填寫齊全的文件評(píng)審表報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在文件作廢之日將公司內(nèi)部網(wǎng)或OA系統(tǒng)中相應(yīng)的作廢文件刪除。5.1.9.2所有失效或作廢文件由原擬制部門通知發(fā)放部門，發(fā)放部門體系管理員按

10、原發(fā)放清單逐一收回并記錄于。5.1.9.3作廢文件的原稿上加蓋作廢印章，保存于發(fā)放部門，不作銷毀,其余副本作廢文件，由發(fā)放部門填寫，經(jīng)由原文件批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)后，作統(tǒng)一銷毀處理。5.1.9.4作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)保留作廢文件。其余留用的作廢文件，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由體系管理員加蓋作廢印章后方可保存參考。如有發(fā)放紙質(zhì)文件需要作廢，由文件編制單位體系管理員按原文件到收文單位體系管理員處，在文件作廢時(shí)收回作廢文件，并在中做好文件作廢登記。文件編制單位體系管理員填寫文件銷毀單，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后對(duì)收回的作廢文件進(jìn)行銷毀處理。如作廢文件需要保留時(shí)，文件編制單位體系管理員對(duì)作廢文件做“作廢保留”標(biāo)識(shí)，

11、隔離存放。5.2外來(lái)文件的管理5.2.1 外來(lái)文件的分類外來(lái)文件是來(lái)自公司外部的文件，包括與項(xiàng)目管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，外函、上級(jí)公司的規(guī)定、通知要求及其他相關(guān)方要求文件，顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、圖樣等。5.2.2外來(lái)文件的使用管理5.2.2.1收到外來(lái)文件的部門,需識(shí)別其適用性,并控制分發(fā),以確保其有效性。5.2.2.2 安全技術(shù)部負(fù)責(zé)收集質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全適用的法律、法規(guī)與其它要求的最新版本,統(tǒng)一編號(hào)，加蓋“外來(lái)文件”印章,分發(fā)到相關(guān)部門、單位使用,同時(shí)收回過(guò)期版本。5.2.2.3專業(yè)管理部門收集和接收到外來(lái)專業(yè)性文件，首先由有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行文件及適用性條款的識(shí)

12、別，適用的文件送本部門體系管理員進(jìn)行文件登記，納入。然后將文件呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，有關(guān)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見對(duì)文件要求進(jìn)行宣貫落實(shí)。文件需要多部門落實(shí)時(shí)，根據(jù)文件內(nèi)容涉及的范圍，（文件是紙質(zhì)時(shí)）填寫轉(zhuǎn)送到使用單位體系管理員，電子版外來(lái)文件由專業(yè)管理部門體系管理員報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核同意后直接轉(zhuǎn)發(fā)給使用單位負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員。5.2.2.4各使用單位體系管理員接收專業(yè)管理部門下發(fā)的適用的紙質(zhì)外來(lái)文件后，將文件納入本單位，外來(lái)文件可直接引用原文件編號(hào)、年號(hào)和版本號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。體系管理員填寫后發(fā)放給單位負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)落實(shí)文件有關(guān)內(nèi)容。使用外來(lái)文件過(guò)程中文件持有人要妥善保管好文件，防止文件損壞或

13、丟失。5.2.2.5專業(yè)管理部門確認(rèn)外來(lái)文件作廢時(shí)，應(yīng)到文件使用單位的體系管理員處收回作廢文件，作出“作廢”標(biāo)識(shí)，需要保存時(shí)隔離存放，若需銷毀由專業(yè)管理部門體系管理員填寫經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理。6、相關(guān)/支持性文件6.1記錄管理程序6.2公文公函及督查督辦管理程序6.3檔案管理程序6.4行政綜合事務(wù)管理程序7、記錄表單7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.1：公司文件/記錄清單業(yè)務(wù)系統(tǒng)程序文件依據(jù)性法律法規(guī)及上級(jí)文件相關(guān)/支持性文件 （工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、細(xì)則等）記錄表單序號(hào)編號(hào)名稱7.2：公司文件發(fā)放/接受記錄單序號(hào)文件名稱文

14、件編號(hào)頁(yè)數(shù)接收單位接收日期接收人備注7.3： 公司文件評(píng)審表序號(hào)文件名稱評(píng)審依據(jù)評(píng)審結(jié)論驗(yàn)證結(jié)論驗(yàn)證人備注符合基本符合不符合評(píng)審小組簽名注：評(píng)審結(jié)論基本符合的，需對(duì)不符合部分內(nèi)容進(jìn)行修改并對(duì)修改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證。評(píng)審結(jié)論不符合的文件需重新修改后，重新提交評(píng)審。7.4： 公司文件更改通知單文件名稱文件編號(hào)更改處數(shù)更改前更改后頁(yè)碼內(nèi) 容標(biāo)記內(nèi) 容7.5:公司文件/記錄清單單位名稱責(zé)任人序號(hào)文件名稱記錄表單備注7.6: 公司文件借閱登記表部門：_ 序號(hào)文件編號(hào)文件名稱借閱人借閱日期交還日期備注7.7: 公司文件發(fā)放/回收登記表部門：_ 序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)放記錄回收記錄發(fā)往部門發(fā)往日期數(shù)量簽收發(fā)往部門發(fā)往日期數(shù)量簽收7.8: 公司文件更改/廢止申請(qǐng)單文件名稱