監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定

1、監(jiān)理資料歸檔和移交規(guī)定一、工程監(jiān)理檔案是在工程建設(shè)監(jiān)理活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。為了規(guī)范監(jiān)理資料的整編歸檔和移交工作，特制定本規(guī)定。二、公司工程監(jiān)理部是監(jiān)理資料歸檔的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對監(jiān)理資料歸檔和移交工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收。三、項目監(jiān)理資料歸檔和移交工作由項目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)組織，在在監(jiān)工程建設(shè)項目竣工驗收后進(jìn)行，在項目監(jiān)理組結(jié)束現(xiàn)場監(jiān)理工作前完成。四、監(jiān)理資料歸檔的范圍為：與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)監(jiān)理項目主要過程與現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，按本規(guī)定整理立卷后歸檔（具體歸檔范圍見附錄A和附錄B）

2、。五、歸檔監(jiān)理資料的質(zhì)量要求：1、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為原件（特殊情況需要采用復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處）；2、歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容、深度，必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求；3、歸檔的監(jiān)理資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符；4、歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)采用碳素黑墨水書寫，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備；5、歸檔監(jiān)理資料的文字材料幅面尺寸為A4（297mmX210mm）,圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。六、歸檔監(jiān)理資料的立卷應(yīng)遵循工程監(jiān)理資料自然形成的規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。可按單位工程、專業(yè)、階段、文種等和管理過程組卷。案卷不宜過厚，一般不超過40mm

3、。七、監(jiān)理檔案卷宗格式及要求1、卷盒：由公司統(tǒng)一制發(fā)。2、卷內(nèi)文件裝釘成冊：裝釘線在左側(cè)，打三孔線繩裝釘。3、卷內(nèi)封面：見封面樣式附錄C。密級分為絕密、機密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。保管期限分為永久、長期、短期三種，永久為永久保存，長期為等于工程的使用壽命，短期為20年以內(nèi)。4、卷內(nèi)目錄。5、卷內(nèi)備考表（見附錄D）6、卷內(nèi)文件正文。7、卷內(nèi)頁碼從卷內(nèi)文件正文開始由“1”起編寫，頁碼編寫在右下方（如為雙面，背面頁碼編寫在左下方）8、工程音像資料可以與其它文件混合組卷，也可單獨組卷。卷內(nèi)音像資料應(yīng)編制目錄；并附詳細(xì)說明；工程照片應(yīng)用A4幅面的紙粘貼，并說明時間、工

4、程部位、工作內(nèi)容等。八、監(jiān)理檔案移交：1、監(jiān)理檔案組卷和移交一般為兩套（公司和城建檔案館各一套），除委托監(jiān)理合同另有約定的外，因在施工過程中已移交建設(shè)單位過程控制資料、監(jiān)理服務(wù)資料，則在工程監(jiān)理資料歸檔和移交時，不再另行給建設(shè)單位編制和移交監(jiān)理檔案。2、工程竣工驗收合格后40天，項目監(jiān)理組將編制完成并經(jīng)公司工程監(jiān)理部審驗后的監(jiān)理檔案移交給城建檔案館、公司檔案室。3、監(jiān)理檔案進(jìn)行移交時，應(yīng)辦理移交手續(xù)（見附錄E）。4、同一建設(shè)工程項目中，不同的單位工程分期竣工時，監(jiān)理資料也可以分期整編歸檔和移交。分期移交的監(jiān)理檔案應(yīng)保持其連貫性和一致性。九、移交城建檔案館的監(jiān)理資料檔案，若城管檔案部門另有規(guī)定，

5、按其具體規(guī)定編制和移交。附：A、移交公司監(jiān)理資料一覽表B、移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表C、案卷封面D、卷內(nèi)備考表E、工程監(jiān)理檔案移交清單序號歸檔文件保存期限密級1委托監(jiān)理合同短期秘密2監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃短期秘密監(jiān)理實施細(xì)則短期秘密3監(jiān)理月報長期秘密4會議紀(jì)要（包括竣工預(yù)驗收、竣工驗收會議紀(jì)要，其中必須有竣工驗收會議紀(jì)要）長期秘密5進(jìn)度控制工程開工/復(fù)工審批表長期秘密工程開工/復(fù)工暫停令長期秘密竣工驗收報告長期秘密6質(zhì)量控制長期不合格項目通知長期秘密質(zhì)量事故報告及處理意見長期秘密7工程質(zhì)量驗收記錄分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄長期秘密單位工程質(zhì)量驗收記錄（具備條件時，應(yīng)歸檔）長期秘密8監(jiān)理工

6、程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單長期秘密9合同與其他事項管理工程延期報告及審批長期秘密費用索賠報告及審批長期秘密合同爭議、違約報告及處理意見長期秘密合同變更材料長期秘密附錄A移交公司監(jiān)理資料一覽表10監(jiān)理工作總結(jié)長期專題總結(jié)短期秘密工程竣工總結(jié)長期秘密工程質(zhì)量評估報告（含階段性驗收報告）長期秘密工程竣工結(jié)算審核意見書長期秘密11旁站記錄、監(jiān)理日志長期秘密12工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長期秘密13工程音像資料長期秘密14監(jiān)理工程項目獲得的建設(shè)行政主管部門的通報表揚、文明工地、優(yōu)質(zhì)工程證書等監(jiān)理業(yè)績資料長期秘密15工程驗收備案表長期秘密附錄B移交建設(shè)單位、檔案館監(jiān)理資料一覽表序號歸檔文件

7、建設(shè)單位政府檔案管理部門（室）1監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃VV監(jiān)理實施細(xì)則VV監(jiān)理部總控制計劃等V2監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題VV3監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題VV4進(jìn)度控制工程開工/復(fù)工審批表VV工程暫停令VV5質(zhì)量控制不合格項目通知VV質(zhì)量事故報告及處理意見VV6造價控制預(yù)付款報審與支付V月付款報審與支付V設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(rèn)V工程竣工決算審核意見書VV7分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料V供貨單位資質(zhì)材料V試驗等單位資質(zhì)材料V8監(jiān)理通知有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知V有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知V有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知V9合同與其他事項管理工程延期報告及審批VV費用索賠報告及審批V合同爭議、違約報告及處理意見VV合同變更材料VV10監(jiān)理工作總結(jié)專題總結(jié)V月報總結(jié)V工程竣工總結(jié)VV質(zhì)量評價報告VV工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單VV1.“V”表示