淺析企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的內(nèi)涵與方法

1、淺析企業(yè)流優(yōu)的涵方 作者：蘇占偉 任 歡來源：大經(jīng)貿(mào) 2019 第 期蘇占偉 任 歡【摘 要】 對業(yè)來說，為了讓身能夠長期穩(wěn)定運轉(zhuǎn)，必須設(shè)置各種各樣的管理及運 營流程。傳統(tǒng)企以職能為劃分依，采購、市場、售后、財務(wù)等各部門往往按照自己職能范 圍的要求開展相工作。這就造成企業(yè)的所有業(yè)務(wù)流程都會因為各種職能部門的分工而變得 離散、混亂，部之間的溝通協(xié)作到各種阻力，而且還會出現(xiàn)各種無效率或者低效的勞動。 因此，企業(yè)要想激烈的市場競爭存活下來，必須建立起合適的企業(yè)流程，通過對流程的重 塑及不斷優(yōu)化來升企業(yè)的整體運效率，最終有效提升企業(yè)的內(nèi)部凝聚力與外部競爭力?！娟P(guān)鍵詞】 管流程流程優(yōu)化業(yè)務(wù)流程流程是一系

2、列活的組合，涉及以息、技術(shù)、文檔、人員、資金為代表的諸多投入要素， 并最終輸出為包產(chǎn)品、服務(wù)及決結(jié)果在內(nèi)的各種客戶所期望的結(jié)果。具體到企業(yè)內(nèi)部的流 程上，它被看作業(yè)組織為了達(dá)成一目標(biāo)而進(jìn)行的一系列活動、決策、信息流及物流的集合。 基于傳統(tǒng)分工理，企業(yè)將原有的種獨立活動按照一定的邏輯關(guān)系組合成為企業(yè)流程，優(yōu)秀 的企業(yè)流程能讓部門的各個崗位的員工更加高效率低成本地完成工作，幫助企業(yè)創(chuàng)造更大 的價值。需要注的是，由于企業(yè)程通常存在一定的局限性（由于當(dāng)時的技術(shù)及管理水平所 致），因此需要業(yè)管理者能夠不對其進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。企業(yè)實施流程管的意義在于它能企業(yè)更好地適應(yīng)外部環(huán)境，可以采用更為先進(jìn)的管理 思想處理

3、并解決關(guān)問題，降低各門之間的溝通成本，提升溝通效率，促使員工更加高效地 執(zhí)行企業(yè)的戰(zhàn)略劃，通過為用戶者合作伙伴創(chuàng)造更高的價值建立強(qiáng)大的市場競爭力。流程 的標(biāo)準(zhǔn)化及制度強(qiáng)調(diào)企業(yè)員工開的所有相關(guān)工作都具備一定的制度依據(jù)，所有事情能否達(dá) 到規(guī)定要求，是能夠得以順利執(zhí)，都要有一套完善的評價體系。我們?nèi)粘Ｉ罨蛘吖ぷ鬟^ 程中遇到的每件，都存在著一定實現(xiàn)步驟，人們完成每件事都有一個過程。而企業(yè)的運營 及管理同樣如此各種標(biāo)準(zhǔn)化的工程序使得企業(yè)能夠持續(xù)向前發(fā)展。毋庸置疑的是，實現(xiàn)企 業(yè)的精益流程管需要對企業(yè)的流進(jìn)行一系列的優(yōu)化及調(diào)整。在這個過程中企業(yè)會遇到各種 各樣的問題與阻，對于管理過程的不規(guī)范及不合理的地

4、方要制定優(yōu)化策略，并且定期進(jìn)行 制度審查或者執(zhí)狀態(tài)評審，來督員工及各部門將其真正落地。企業(yè)精益流程管理的實現(xiàn)， 將會有效提升企的整體運營效率投入產(chǎn)出比，是企業(yè)能夠在復(fù)雜多變的市場環(huán)境中成功突 圍的關(guān)鍵所在。一、流程優(yōu)化的涵業(yè)務(wù)流程再造指是從根本上對企流程進(jìn)行考慮，徹底顛覆原有的企業(yè)流程對其進(jìn)行重 新設(shè)計，以使企的各項指標(biāo)，如量、成本、速度等都能得到顯著改善。業(yè)務(wù)流程再造概念 自誕生以來，就到了企業(yè)管理者高度重視。但是這種徹底設(shè)計企業(yè)流程的做法過于激進(jìn)， 因為它改變的不是流程，還有企常年累積形成的工作習(xí)慣，出現(xiàn)了很多失敗案例。通過對 這些失敗案例進(jìn)總結(jié)，對再造理進(jìn)行重新思考，人們選擇了一種折中的

5、方法對企業(yè)流程進(jìn) 行改造，即在企變革業(yè)務(wù)流程的程中，以緩和的、循序漸進(jìn)的流程改進(jìn)替代流程的全新設(shè) 計，以達(dá)到流程革目標(biāo)。為此，們提出了流程優(yōu)化的概念。（一）業(yè)務(wù)流程化的內(nèi)涵流程就是一系列輸入轉(zhuǎn)化為輸出能為客戶創(chuàng)造價值的活動的總和，這些活動相互關(guān)聯(lián)、 相互作用。企業(yè)程指的就是以企目標(biāo)或任務(wù)的完成為目的而開展的一系列相關(guān)活動的總和， 這些活動跨越時與空間，具有極的邏輯關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化指是以提升企業(yè)績?yōu)槟繕?biāo)，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析、梳理，對其中 存在的問題進(jìn)行善、改進(jìn)，實現(xiàn)門間的無障礙溝通，增強(qiáng)部門間的橫向協(xié)作，提升企業(yè)運 作效率，降低企運營成本，增強(qiáng)業(yè)的競爭力。具體來說，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的內(nèi)是：針

6、對企業(yè) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)存的種問題，對企業(yè)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研、分析、梳理、完善、改進(jìn)，在 IT 技術(shù)及相關(guān)配套術(shù)的支持下，以足業(yè)務(wù)及管理需求為前提，打破部門壁壘，構(gòu)建一種簡單、 直接的業(yè)務(wù)流程提升企業(yè)應(yīng)對外環(huán)境變化的反應(yīng)能力，將企業(yè)無效的業(yè)務(wù)活動、不增值的 業(yè)務(wù)活動、等待間、重復(fù)工作、調(diào)工作量減到最少。以審批流程為例，對該業(yè)務(wù)流程進(jìn)行 優(yōu)化，首先要對批進(jìn)行分級分類著重優(yōu)化審批規(guī)則、預(yù)算控制、審批要素、授權(quán)體系等內(nèi) 容，減少審批時及審批層級，以升審批工作的開展效率。（二）業(yè)務(wù)流程化的原則現(xiàn)如今，外部市環(huán)境變化越來越，企業(yè)內(nèi)部運行效率遲遲得不到提升，現(xiàn)有的組織結(jié) 構(gòu)及運行模式與有的、多變的市環(huán)境及經(jīng)營

7、環(huán)境相脫離。企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化面臨著諸多問 題，這問題的解、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)都需要一定的原則。下面、対業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需要的十大原 則進(jìn)行具體分析以流程為導(dǎo)向。去，企業(yè)職能崗設(shè)置與流程設(shè)計之間的關(guān)系是后者依附于前者，根據(jù) 職能崗位進(jìn)行流設(shè)計、這種模式為職能導(dǎo)向模式。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化之后、企業(yè)崗位設(shè)置要滿 足業(yè)務(wù)流程的要、以流程為標(biāo)準(zhǔn)崗位職責(zé)、部門職責(zé)、績效考核指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整、將企 業(yè)的管理模式從能管理轉(zhuǎn)向流程理，提升業(yè)務(wù)流程的開展效率?；诂F(xiàn)實。業(yè)務(wù)程優(yōu)化不能閉門車，要針對企業(yè)現(xiàn)狀，如管理基礎(chǔ)、資源能力等進(jìn)行 科學(xué)分析、對企現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程行親身體驗、以此為基礎(chǔ)對流程進(jìn)行優(yōu)化。循序漸進(jìn)。業(yè)務(wù)程優(yōu)化必須循序進(jìn)

8、，按照對現(xiàn)有流程進(jìn)行描述、對現(xiàn)有流程的合理性 進(jìn)行分析、對現(xiàn)流程進(jìn)行改善、改善之后的流程實行運行、對其中存在的問題進(jìn)行再次討 論、對其進(jìn)行再改善這樣的順序進(jìn)行。在不斷分析、改善的過程中，流程優(yōu)化才能達(dá)到最 佳效果。面向客戶。流程戶是流程產(chǎn)出的用者，包括外部組織、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個人。流程最重要 的目標(biāo)就是滿足戶需求，為此，程優(yōu)化也必須面向客戶，以極大地滿足客戶需求、提升客 戶的滿意度為目。結(jié)果導(dǎo)向。對于個完整的流程來，其終點是客戶，流程績效要體現(xiàn)客戶意志，流程產(chǎn) 出要滿足客戶要，流程各要素、種相互關(guān)系要為流程產(chǎn)出服務(wù)。也就是說，流程的最終結(jié) 果就是以最高的率及質(zhì)量、最低成本及風(fēng)險保障流程產(chǎn)出。職責(zé)完

9、整性原則業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的標(biāo)就是使部門或者個人能夠承擔(dān)相對獨立的功能，使 流程節(jié)點之間的互協(xié)作關(guān)系得以確，打破部門壁壘，減少協(xié)調(diào)工作量。為此，流程優(yōu)化要 以業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度的低為依據(jù)對業(yè)務(wù)理功能進(jìn)行整合或細(xì)分，將業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度高的功能整合到一 起，將其賦予某崗位或者部門。并行原則。為了短流程執(zhí)行過程的等待時間和業(yè)務(wù)處理時間，可以將平行開展的流程 進(jìn)行并行處理。導(dǎo)與下一個流程關(guān)的人員參與到上一個流程的開展過程之中，或者將上一個流程的執(zhí)行信傳達(dá)給下一個流的相關(guān)人員知曉，以消除信息孤島，使流程節(jié)點實現(xiàn)有效 銜接。價值增值。流程化設(shè)計要提升價創(chuàng)造節(jié)點的運行質(zhì)量，消除或減少不生產(chǎn)價值的流程 或節(jié)點，對剩余節(jié)點進(jìn)行規(guī)范

10、，一切流程或節(jié)點為主價值鏈服務(wù)。定義精確。要清、明確地定義流產(chǎn)出、流程投入、流程活動等要素的特征，盡最大的 努力使其實現(xiàn)量。IT 支持。業(yè)流程優(yōu)化要與信息技術(shù)的應(yīng)用結(jié)合在一起，對于務(wù)流程優(yōu)化來說，信息技 術(shù)是基礎(chǔ)，也就說要借助信息技對管理體系進(jìn)行規(guī)范，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，促使其信息 交互速度與質(zhì)量以有效提升。 技術(shù)為息流程與共享業(yè)務(wù)流程的落實供了一系列工， 能有效地提升業(yè)流程的運行效率其響應(yīng)外部環(huán)境變化的速率。二、業(yè)務(wù)流程優(yōu)的步驟組建流程優(yōu)化組。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化有復(fù)雜性、系統(tǒng)性的特點，為了保證該項工作的開展 效果，企業(yè)要在程優(yōu)化之前成立程優(yōu)化小組，小組成員應(yīng)包括企業(yè)中高層管理人員、業(yè)務(wù) 骨干、咨詢

11、顧問在此基礎(chǔ)上明確工，制訂計劃。其中咨詢顧問要負(fù)責(zé)流程優(yōu)化小組成員的 培訓(xùn)教育工作，訓(xùn)的主要內(nèi)容為程梳理、分析、設(shè)計，流程圖繪制，流程文件編制，流程 實施等內(nèi)容，以加其專業(yè)知識，升其專業(yè)技能。流程調(diào)研。流程研工作的實施主為流程優(yōu)化小組，其主要內(nèi)容是全面、系統(tǒng)地對現(xiàn)有 的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行研、分析，解析中存在的問題，明確其要達(dá)到的目標(biāo)。一般來說，大型企 業(yè)的業(yè)務(wù)流程多數(shù)百個，且流程布。再加之企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程不清晰，同一個業(yè)務(wù)流程， 執(zhí)行者不同，對務(wù)流程的描述也同。在這種種情況的作用下，流程梳理工作變得非常復(fù)雜。流程梳理。業(yè)務(wù)程調(diào)研工作完成后要對流程進(jìn)行梳理。一般來說，流程梳理工作的任 務(wù)量非常繁重，

12、內(nèi)容包括繪制業(yè)流程圖、制定流程說明文件等。流程梳理是流程優(yōu)化的關(guān) 鍵一環(huán)，能幫助關(guān)人員全面理解業(yè)現(xiàn)有的流程，使業(yè)務(wù)操作變得標(biāo)準(zhǔn)化、可視化。同時， 流程梳理還要對有的業(yè)務(wù)流程的展效率與效果進(jìn)行明確，將其中存在的問題呈現(xiàn)出來，為 后續(xù)流程優(yōu)化工的開展打好基礎(chǔ)流程分析。流程理工作完成之后進(jìn)行流程分析，對現(xiàn)有的流程節(jié)點及執(zhí)行過程進(jìn)行梳 理，使其中隱藏問題顯露岀來，確該問題優(yōu)化可能涉及的部門，搜集、整理該部門員工的 意見與建議，對程進(jìn)行優(yōu)化，提其可行性。設(shè)計新流程。流分析結(jié)束之后，流程優(yōu)化目標(biāo)及原則為依據(jù)，對原有流程進(jìn)行改造， 或者對流程進(jìn)行新設(shè)計，對其中增值的流程進(jìn)行整合處理，將重復(fù)的流程或者不必要的

13、流 程進(jìn)行削減，構(gòu)一種新的流程模。新流程模型構(gòu)建之后要將其與 IT 技結(jié)合在一，將軟 硬件與企業(yè)的管運營活動結(jié)合在起，讓新流程融入 IT 系統(tǒng)，流程信息能借助 技實 現(xiàn)匯總、傳遞和理。在業(yè)務(wù)流程化的過程中，該流程是非常重要的一個環(huán)節(jié)。評價新流程。新程評估要以企業(yè)定目標(biāo)及現(xiàn)實條件為依據(jù)，評估內(nèi)容包括兩個方面： 一是對新流程的用效率進(jìn)行評估二是對新流程的最終效果進(jìn)行評估。這就是所謂的“雙效” 評估。流程實施與持續(xù)進(jìn)。完成“雙效評估之后，要將新流程落實應(yīng)用。在新流程運行實施 的過程中，要對中的優(yōu)點和缺陷行總結(jié)，對缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)改進(jìn)。流程優(yōu)化是一個循環(huán)往復(fù)的動態(tài)過程，一流程分析、設(shè)計評價、實施、改進(jìn)流程

14、結(jié)束之后就又會進(jìn)入下一個循環(huán)， 在動態(tài)循環(huán)中完自我完善。業(yè)務(wù)流程管理體了企業(yè)的管理水，對企業(yè)運作質(zhì)量與運作效率起著重要的決定作用。 對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行化，增強(qiáng)流程管，能有效降低企業(yè)運作成本，提升企業(yè)運營效率。三、基于 IT 流程優(yōu)化計與方法國內(nèi)企業(yè)對信息建設(shè)這一概念非熟悉，但大多企業(yè)的信息化建設(shè)效果卻著實不佳，使 其有了“IT 黑洞之稱。誘發(fā)這種果的原因有很多，如管理系統(tǒng)不完善，系統(tǒng)實施隊伍不專 業(yè)、缺乏經(jīng)驗等但這些原因都沒觸及問題的核心，其核心間是企業(yè)的信息化建設(shè)脫離了企 業(yè)的管理體系，者難以契合。企信息化建設(shè)是管理體系改造的過程，其基礎(chǔ)是信息技術(shù)的 應(yīng)用。業(yè)務(wù)流程化及的問題非常雜，不僅是單純的

15、管理技術(shù)問題，還涉及信息技術(shù)問題， 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化必借助信息技術(shù)對理體系進(jìn)行固化，增強(qiáng)信息傳輸質(zhì)量，提升信息速度。（一）業(yè)務(wù)流程化的過程現(xiàn)狀調(diào)研。業(yè)務(wù)程優(yōu)化小組要對有流程進(jìn)行調(diào)研，對企業(yè)的盈利模式、管理模式、戰(zhàn) 略目標(biāo)、企業(yè)流現(xiàn)存問題、信息術(shù)的應(yīng)用、國內(nèi)外的成功經(jīng)驗等進(jìn)行深入了解，分析現(xiàn)有 流程與目標(biāo)流程間的差距，找到務(wù)流程的優(yōu)化對象，形成調(diào)研報告。管理診斷。業(yè)務(wù)程優(yōu)化小組與企員工對調(diào)研報告進(jìn)行分析、討論、修正，對管理再造 需求進(jìn)行深入解，針對其中存在問題提出各種解決方案，形成診斷報告。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。務(wù)流程優(yōu)化的主內(nèi)容是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組對診斷報告的內(nèi)容進(jìn)行深入 分析、協(xié)商修正對各種問題解決案進(jìn)行

16、細(xì)化。具體來說，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化要按照以下思路進(jìn) 行：對企業(yè)的功體系進(jìn)行總結(jié)對企業(yè)的各個功能進(jìn)行細(xì)致描述，繪制業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀圖 找到現(xiàn)有業(yè)務(wù)程中存在的問題結(jié)合信息技術(shù)構(gòu)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化思路將業(yè)務(wù)流程優(yōu) 化思路以具體的式體現(xiàn)出來，繪優(yōu)化之后的業(yè)務(wù)流程圖。（二）業(yè)務(wù)流程化的方法業(yè)務(wù)流程優(yōu)化可采取兩種方法完：一是系統(tǒng)化改造法。系統(tǒng)化改造法的應(yīng)用基礎(chǔ)是現(xiàn) 有的流程，通過現(xiàn)有流程進(jìn)行整、簡化、自動化改造等方法對其進(jìn)行重新設(shè)計。二是全新 設(shè)計法。全新設(shè)法就是根據(jù)流程化目標(biāo)，徹底顛覆原有流程，從零開始對新流程進(jìn)行設(shè)計。 企業(yè)要在綜合考外部環(huán)境及內(nèi)部際情況的條件下對每這兩種流程優(yōu)化方法進(jìn)行合理選擇。 通常情況下，如企

17、業(yè)所面臨的外環(huán)境比較穩(wěn)定，企業(yè)就可以采取系統(tǒng)化改造法對流程進(jìn)行 優(yōu)化，此時的流優(yōu)化以短期改進(jìn)主；如果企業(yè)所面臨的外部情況較為動蕩，企業(yè)就要選擇 全新設(shè)計法對流進(jìn)行優(yōu)化，此時流程設(shè)計要高瞻遠(yuǎn)矚，進(jìn)行大幅度改動。從我國大多數(shù)企 業(yè)的實際情況來，系統(tǒng)化改造法較適用，最好將其以流程圖的形式表現(xiàn)出來。（三）業(yè)務(wù)流程化順序首先，成立業(yè)務(wù)程優(yōu)化項目小組對于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作來說，成立流程優(yōu)化項目小組 是前提，小組成應(yīng)由專業(yè)人員構(gòu)，小組負(fù)責(zé)人應(yīng)由某位具有高層決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，使業(yè) 務(wù)流程優(yōu)化小組好地開展工作。務(wù)流程優(yōu)化小組的主要職責(zé)是對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述、 分析、診斷，制流程改定計劃，新流程的設(shè)計方案和改造

18、方案進(jìn)行細(xì)化，推動新的流程方 案落實并執(zhí)行。次，找到阻礙流優(yōu)化目標(biāo)實現(xiàn)的因素。再次，流程優(yōu)化小組將情況反饋給 領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)之后開始對流化方案設(shè)計，制定業(yè)務(wù)流程優(yōu)化目標(biāo)，明晰業(yè)務(wù)流程優(yōu)化范圍，推動業(yè)務(wù)程優(yōu)化工作落到處。最后，初步流程優(yōu)化方案制定出來之后，要對新流程 的運行效率，效及可行性等問題行分析，對方案進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。（四）業(yè)務(wù)流程化的思路從本質(zhì)上來講，務(wù)流程優(yōu)化就是理體系的再造或者優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中勢必 存在企業(yè)戰(zhàn)略定及戰(zhàn)略思想的變，因此，企業(yè)可以借助業(yè)務(wù)流程優(yōu)化來改進(jìn)企業(yè)的管理體 系。企業(yè)要想優(yōu)業(yè)務(wù)流程，首先規(guī)范企業(yè)現(xiàn)有的管理體系。其基本做法：借鑒國內(nèi)外成功 的企業(yè)管理經(jīng)驗結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)點及發(fā)展戰(zhàn)略，深入研究企業(yè)的經(jīng)營模式及管理模