商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌策略研究

1、商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌策略研究一、行文態(tài)度的選擇1.以他人為重的態(tài)度在商務(wù)信函中，禮貌原則要求我們盡量從對(duì)方利益出發(fā)，站在對(duì)方的立上表達(dá)我方的意愿。站在對(duì)方立場(chǎng)上看問題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處使對(duì)方感到自己的地位受到尊重，鼓勵(lì)對(duì)方與我們合作，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)的往來(lái)。此要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I，we，my 和our，即所謂的yourattitude。例如：Youractiveparticipationinthisconferencewillhighlyappreciated.Wewillhighlyappreciateyouractiveparticipa

2、tionthisconference.(1)句雖合情合理，但沒有完全采取對(duì)方立場(chǎng)。用“我們認(rèn)為”這種句型一定程度上是以自我的標(biāo)準(zhǔn)為中心，沒有令對(duì)方感覺到是從收信人角度考慮，沒把對(duì)方利益放在首位，不能體現(xiàn)我們的目的是讓收信人覺得受到尊重和重視。而(2) 句則以對(duì)方為中心，充分肯定了對(duì)方的.積極參與，體現(xiàn)了禮貌原則。you，實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對(duì)方的weIyour attitude例如：youmisunderstoodourorder.Anywayyou shippedthewrongthing.應(yīng)改為：Apparentlyourinstructionsare notclear，withtheresult

3、thatthewrongarticlewasshipped. 這種多讓自己承擔(dān)責(zé)任，對(duì)對(duì)方少加指責(zé)，通情達(dá)理的婉轉(zhuǎn)表達(dá)無(wú)疑是吸引合作伴的有利因素。2.采用肯定的態(tài)度成功的信件往往都采用肯定的態(tài)度或肯定的思維，沒有人期待一種否定的觀點(diǎn)。因此，拒絕時(shí)尤其需要策略。由于人們更愿意接受肯定的事物，在寫信時(shí)可以將否定的觀點(diǎn)改為肯定的觀點(diǎn)以便緩和語(yǔ)氣。如：(1)Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasout.(2)Wecanonlymakerefundsduringthe3-month guaranteeperiod.積極而肯定的氣氛，因?yàn)楸磉_(dá)肯定意義的詞語(yǔ)比否定的詞

4、語(yǔ)更有可能幫你達(dá)到目 的?？隙ǖ恼Z(yǔ)言還有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。二、詞匯的選擇盡最大可能選擇有積極意義的詞語(yǔ)進(jìn)行使用語(yǔ)言是信息的載體，一封用心選擇語(yǔ)言的信函不僅能表達(dá)字面上的意義而且能夠傳遞一種情感，還能體現(xiàn)出客氣和周到。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選擇一些含積極情感意義的詞語(yǔ)如pleased，satisfy，obliged，welcome等。這樣能使對(duì)方身心愉悅，有利于雙方的合作。特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即錯(cuò)不在己，也要對(duì)對(duì)方所做的任何一點(diǎn)積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到禮貌得體例如：IwouldappreciatehavingyourreplybyJuly1stthatwec

5、anfinalizeourprogram.Youkindinvitationthistimeismostshouldbegreatlyobligedifyouwouldletushave yourcurrentpricesincludingservicecharges.與此相反，信函中要極力避免使用no，cannot，claim， complaint，inefficiency等詞的使用。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，否定意義的詞語(yǔ)容易給人不愉快的感覺。直截了當(dāng)?shù)丶右苑穸?，買賣雙方會(huì)失去合作的興趣，雙方易關(guān)系會(huì)由此中斷?；诙Y貌原則，我們經(jīng)常在商務(wù)英語(yǔ)信函中把消極的用法藏積極的用法之中，至少語(yǔ)氣上委婉得多，

6、盡量做到禮貌得體。例如“Thankyou forcall-ingourattentiontothelatearrivalofthe samples.”就比“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelate arrivalofthesamples.”要禮貌得體得多。正確使用情態(tài)動(dòng)詞由于商務(wù)信函往來(lái)多數(shù)是磋商、答詢公務(wù)，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質(zhì)問、譴責(zé)等等，所以英文商務(wù)信函中情態(tài)動(dòng)詞使用頻繁。情態(tài)動(dòng)詞的恰當(dāng)使用常常可以使句子的語(yǔ)氣更加緩和，使對(duì)方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想商場(chǎng)現(xiàn)代化200812561商業(yè)視角的交流。例如：Wewouldl

7、iketosuggestwherethereareshipmentsavailable.在這一句中，“wouldlike”表示的是一種請(qǐng)求的語(yǔ)氣。如果去掉“would”就有了強(qiáng)加于別人的意味，對(duì)方從心理上會(huì)比較難以接受。需要說(shuō)明是，情態(tài)動(dòng)詞多用于If條件句中，幫助寫信人表達(dá)各種語(yǔ)氣。而情態(tài)動(dòng)詞的使用，在語(yǔ)氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：Ibeveryobligedifyouwouldarrangeaseatonthesameflightforthe18thSeptember.can，could， willwouldcould wouldcanwillcouldwould語(yǔ)氣較緩和。例如：H

8、e would welcome the opportunity of seeing you heis in Ottawa.Couldyoupossiblyforwardyourfurthermore?三、友好語(yǔ)氣的選擇的選擇、順序的排列來(lái)實(shí)現(xiàn)作者想要表達(dá)的不同情感和語(yǔ)氣。商務(wù)英語(yǔ)信函寫作 成效。使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)在英語(yǔ)商務(wù)信函中，盡管使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)表達(dá)更有力，但是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)具有較高程度的禮貌性。因?yàn)樗粡?qiáng)調(diào)動(dòng)作的發(fā)出者，所說(shuō)出的話不是強(qiáng)加給對(duì)方的，所以使請(qǐng)求聽起來(lái)比較溫和，顯得禮貌得體。例如：Upontakingdeliveryofthecargo，wehavethatyouonlyshipped920

9、cartonsagainst1000cartons.Upontakingdeliveryofthecargo，wehavethat920cartonswereshippedagainst1000cartons.句子(1)中，通過(guò)使用youonlyshipped而直接表達(dá)了對(duì)收信人的責(zé)備，但如果過(guò)錯(cuò)是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對(duì)方受到傷害。在句(2)中，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用缺省了動(dòng)作者，沒有顯現(xiàn)出是誰(shuí)的責(zé)任，只是給人一種啟示，應(yīng)該馬上找到事實(shí)真相。為了表達(dá)委婉，建議當(dāng)發(fā)生不愉快的事情或傳遞命時(shí)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。使用疑問句型用直接的陳述句或肯定句去表達(dá)命令更委婉，從而使語(yǔ)氣變得間接、不唐突。例 如

10、：QuoteusCIF5%NewYork.We request you to quote us CIF 5% New you quote us CIF 5% New York?句子(1)191商場(chǎng)現(xiàn)代化200812561違背了商務(wù)交往中的平等原則。句子(2)的語(yǔ)調(diào)比較溫和，但表達(dá)直接。句子(3)用疑問句型表達(dá)同樣的意思，但語(yǔ)氣委婉客氣，好像請(qǐng)求幫忙一樣，比較得體。使用條件句型使用條件句型與疑問句型相比，唯一的區(qū)別就在于使用條件句型，去掉了威脅他人面子的成分，從而使語(yǔ)氣變得更友好。此外，條件句型會(huì)使其建議具有試探的性質(zhì)。例如：Ifanyoftheitemslistedinthedialoguem

11、eets yourinterest，pleaseletushaveyourspecificinquiry，quotationwillbeforwardedwithoutdelay.WeattachalistofthecontentsofCaseNo.71shallbegladifyouwillcheckthiswithourorderandthe copyofyourinvoice.使用虛擬語(yǔ)氣虛擬語(yǔ)氣可以委婉禮貌地提出希望或意見，使句子更加婉轉(zhuǎn)，具有更多磋商余地，更加有利于達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。如：(1)Wewouldaskyoutoopen L/Csoon.(2)Wewishwecouldlowerourpricesbutwecannotdoso.四、信息傳遞方式的選擇 1.直接表達(dá)法對(duì)于傳遞令人滿意或中性信息的信函，一般采用直接表達(dá)法，即把令人滿意或中性的信息置于句首，然后作出必要的解釋，最后用客氣禮貌語(yǔ)言表示希望或感謝，從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到業(yè)務(wù)的成交，基本上都選擇這種模式。2.間接表達(dá)法表示拒絕對(duì)方要求或傳遞令人失望的消息的商務(wù)信函盡量減少讀者的不 悅，一般采用間接表達(dá)法，即把商務(wù)英語(yǔ)信函分成五個(gè)部分：(1)中立陳述;(2)拒絕執(zhí)行或接受;(3)緣由;(4)補(bǔ)救方法;(5)進(jìn)一步消除不愉快的信息在對(duì)方心