29 如何設(shè)計(jì)職務(wù)說明書

1、HR講座座系列之之二十九九：如何何設(shè)計(jì)職職務(wù)說明明書即使是一一則短短短的看似似千篇一一律的招招聘啟事事，也會(huì)會(huì)在無意意中透露露出一些些招聘以以外的信信息。A是一則則外資企企業(yè)招聘聘采購經(jīng)經(jīng)理的啟啟事：大大專以上上學(xué)歷，三三年相關(guān)關(guān)工作經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，較較好英語語和計(jì)算算機(jī)能力力，有高高度工作作責(zé)任感感和溝通通協(xié)調(diào)能能力。主主要工作作職責(zé)是是，聯(lián)系系供貨公公司，及及時(shí)準(zhǔn)確確地在規(guī)規(guī)定時(shí)間間內(nèi)將企企業(yè)各部部門所需需貨物發(fā)發(fā)送至指指定地點(diǎn)點(diǎn)，并確確保貨物物的質(zhì)量量和價(jià)格格符合企企業(yè)的要要求。B是一則則國有企企業(yè)招聘聘產(chǎn)品營營銷人員員的啟事事：女，335歲以以下，大大專以上上學(xué)歷，兩兩年相關(guān)關(guān)工作經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，能能

2、熟練操操作OFFFICCE者優(yōu)優(yōu)先。A、B兩兩則招聘聘啟事是是有差別別的。 A啟事事中有較較詳細(xì)的的工作職職責(zé)，在在明確告告訴應(yīng)聘聘者今后后的職責(zé)責(zé)范圍和和應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)任的同同時(shí)，對對應(yīng)聘人人員的四四條要求求也是有根有有據(jù)的的；B啟啟事則沒沒有做出出職責(zé)規(guī)規(guī)定。企業(yè)為找找到對企企業(yè)發(fā)展展有用的的合適的的人才，對對應(yīng)聘人人員提出出各種要要求是理理所應(yīng)當(dāng)當(dāng)?shù)摹Ｔ谠谖鞣絿鴩?，任任何招聘聘啟事，工工作職?zé)責(zé)的規(guī)定定是必不不可少的的，并且且這種工工作職責(zé)責(zé)并不是是企業(yè)可可以隨意意制定的的，這也也是有關(guān)關(guān)法律得得以實(shí)施施的基礎(chǔ)礎(chǔ)口而在在我國許許多國企企，除了了招聘啟啟事中的的疏漏漏外，還還存在這這樣的問問題

3、：對對某一職職務(wù)的職職能描述述不清楚楚，如工工作內(nèi)容容、職責(zé)責(zé)及范圍圍、機(jī)構(gòu)構(gòu)等，并并缺少向向相應(yīng)的的人員作作專項(xiàng)交交待和培培訓(xùn)。由由此造成成的直接接后果往往往是：挑選和和錄用的的員工與與工作要要求不相相符合；績效考考核時(shí)感感到缺乏乏依據(jù)，無無從著手手：培訓(xùn)訓(xùn)方案不不適合工工作要求求；經(jīng)常常造成生生產(chǎn)力和和服務(wù)質(zhì)質(zhì)量的降降低這些問問題的出出現(xiàn)，很很大程度度上是由由于企業(yè)業(yè)未能設(shè)設(shè)計(jì)好職職務(wù)說明明書，沒沒有發(fā)揮揮其在管管理中應(yīng)應(yīng)有的作作用所致致。職務(wù)說明明書的成長：職務(wù)務(wù)分析進(jìn)行科學(xué)學(xué)而有效效的職務(wù)務(wù)分析是是設(shè)計(jì)企企業(yè)職務(wù)務(wù)說明書書的前提提。職務(wù)務(wù)分析主主要是對對企業(yè)職職務(wù)的設(shè)設(shè)置目的的、中心心

4、職責(zé)、工作內(nèi)內(nèi)容、權(quán)權(quán)限范圍圍、結(jié)構(gòu)構(gòu)關(guān)系以以及工作作環(huán)境、工作條條件等進(jìn)進(jìn)行全面面的分析析、描述述和記錄錄，然后后形成重重要文字字說明一一一概念念文件。通過職職務(wù)分析析可以明明確每個(gè)個(gè)工作職職務(wù)在企企業(yè)中所所處的層層次，以以及該職職務(wù)與其其他職務(wù)務(wù)之間的的關(guān)系，使使每個(gè)任任職者的的權(quán)力與與責(zé)任分分清。1.職務(wù)務(wù)分析的的程序一般說來來，首先先應(yīng)由專專業(yè)人員員運(yùn)用一一定的調(diào)調(diào)查手段段搜集職職務(wù)信息息，進(jìn)行行初步信信息處理理；然后后進(jìn)行職職務(wù)現(xiàn)場場考察和和面談，進(jìn)進(jìn)行第二二次信息息搜集和和處理，最最后根據(jù)據(jù)正確而而合適的的信息設(shè)設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)職務(wù)說說明書，以以保證職職務(wù)說明明書符合合企業(yè)職職務(wù)要求求和

5、組織織目標(biāo)。2.職務(wù)務(wù)分析的的方法職務(wù)分析析的方法法通常有有以下幾幾種：(1)工工作要素素分析法法；(2)員員工狀況況分析法法；(3)職職務(wù)要求求調(diào)查法法；(4)工工作內(nèi)容容日記法法；(5)關(guān)關(guān)鍵事件件描述法法。職務(wù)說明明書的思想：解決決問題通過職務(wù)務(wù)分析，把把每個(gè)職職務(wù)的性性質(zhì)、任任務(wù)、責(zé)責(zé)任、權(quán)權(quán)力、工工作內(nèi)容容等用書書面記錄錄下來即即成為企企業(yè)的職職務(wù)說明明書。企企業(yè)在制制定職務(wù)務(wù)說明書書時(shí)必須須要解決決幾個(gè)問問題：1.描述述職務(wù)目目標(biāo)：企企業(yè)中不不同的職職務(wù)有不不同的目目標(biāo)。描描述職務(wù)務(wù)目標(biāo)應(yīng)應(yīng)遵循3W法，即即為什么么要設(shè)計(jì)計(jì)本職務(wù)務(wù)(目的的)-WWhy；職務(wù)有有多大權(quán)權(quán)力(職職權(quán)范圍

6、圍)-WWithhin；本職務(wù)務(wù)主要干干哪些工工作(工工作內(nèi)容容)Whaat。2.確定定職務(wù)職職責(zé)：光光描述職職務(wù)工作作內(nèi)容還還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不不夠，還還需要確確定能保保證工作作內(nèi)容高高效率完完成的職職責(zé)。職職責(zé)要按按照由主主到次順順序書寫寫，用關(guān)關(guān)鍵詞描描述所應(yīng)應(yīng)擔(dān)負(fù)的的責(zé)任。3.指明明關(guān)鍵要要素：即即明確每每一個(gè)職職務(wù)最關(guān)關(guān)鍵、最最重要的的要素。如新建建企業(yè)招招聘部門門經(jīng)理，經(jīng)驗(yàn)即為該該崗位的的關(guān)鍵要要素；而而運(yùn)轉(zhuǎn)成成熟的企企業(yè)部門門經(jīng)理，創(chuàng)新則成了了關(guān)鍵要要素。司司機(jī)的良良好心態(tài)態(tài)是安全全駕駛的的關(guān)鍵，因因此，良好心心態(tài)則則為駕駛駛員的關(guān)關(guān)鍵要素素。4.規(guī)定定核心能能力：核核心能力力是完成成職務(wù)工

7、工作的前前提和保保證。如如企業(yè)的的銷售人人員說服服他人、影響他他人的能能力即為為其核心心能力。因?yàn)橹恢挥芯哂杏刑丶训牡男睦硭厮刭|(zhì)和特特強(qiáng)的心心理承受受能力，才才能成為為一個(gè)成成功和出出色的銷銷售人員員。職務(wù)說明明書的骨髓：具體體內(nèi)容一般來講講，規(guī)范范的企業(yè)業(yè)職務(wù)說說明書應(yīng)應(yīng)包含以以下幾個(gè)個(gè)要素：1.表頭頭格式一一一注明明企業(yè)中中各職務(wù)務(wù)名稱、歸屬部部門、隸隸屬關(guān)系系、級別別、編號號等。2.任職職條件一一一描述述某職務(wù)務(wù)所需的的相關(guān)知知識和學(xué)學(xué)歷要求求、培訓(xùn)訓(xùn)經(jīng)歷和和相關(guān)工工作經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)及其他他條件。3.工作作要求一一一主要要描述該該職務(wù)對對一個(gè)合合格員工工來講，工工作的具具體要求求。這主主要從工工

8、作本身身的性質(zhì)質(zhì)、量、范圍、時(shí)效性性等全方方位考慮慮。4.責(zé)任任范圍一一一描述述該職務(wù)務(wù)所承負(fù)負(fù)的主要要責(zé)任及及其影響響范圍。5.管理理結(jié)構(gòu)一一一描述述實(shí)施管管理的性性質(zhì)、管管理人員員或員工工性質(zhì)。包括水水平、類類型、管管理的多多樣性、職務(wù)權(quán)權(quán)限、直直接和間間接管理理員工的的層次和和數(shù)量。這給職職務(wù)任職職者一個(gè)個(gè)非常清清晰的工工作內(nèi)容容和管理理范圍。6.工作作關(guān)系一一一根據(jù)據(jù)職務(wù)在在企業(yè)組組織中的的地位和和協(xié)作職職務(wù)的數(shù)數(shù)量，描描述完成成此項(xiàng)工工作需要要與企業(yè)業(yè)其他部部門(人人員)的的聯(lián)系要要求：描描述相互互關(guān)系的的重要性性和發(fā)生生頻率等等。7.操作作技能一一一描述述完成該該項(xiàng)工作作對任職職者

9、的靈靈活性、精確性性、速度度和協(xié)調(diào)調(diào)性的要要求，所所要求的的技能水水平。操操作技能能對于此此項(xiàng)工作作的重要要性程度度如何?技能應(yīng)應(yīng)如何改改善和提提升?需要說明明的是，這這幾項(xiàng)要要素貫穿穿在企業(yè)業(yè)所制定定的職務(wù)務(wù)說明書書中，而而并非一一定按順順序羅列列。職務(wù)說明明書的多發(fā)病?。簡枂栴}翻看許多多企業(yè)的的職務(wù)說說明書，雖雖然洋洋洋灑灑，內(nèi)內(nèi)容豐富富，但仔仔細(xì)推敲敲卻存在在不少問問題。概概括起來來大致有有以下幾幾點(diǎn)：1.職務(wù)務(wù)說明書書的格式式、語言言和內(nèi)容容不規(guī)范范，給管管理造成成很大麻麻煩。2.對職職務(wù)描述述的語言言比較模模糊，或或者語言言比較空空洞，讓讓任職者者不知所所以然。由于缺缺乏明確確而具體

10、體的說明明，造成成員工對對工作角角色和內(nèi)內(nèi)容產(chǎn)生生沖突和和誤解。3.關(guān)鍵鍵詞運(yùn)用用不當(dāng)，混混淆了職職務(wù)間的的區(qū)別，或或?qū)⒙殑?wù)務(wù)和職位位混為一一談，造造成職責(zé)責(zé)和職權(quán)權(quán)的重疊疊，使努力重復(fù)和和元效。4.設(shè)計(jì)計(jì)職務(wù)說說明書的的人員缺缺乏專業(yè)業(yè)水平，未未充分考考慮企業(yè)業(yè)行業(yè)的的特點(diǎn)，或或?qū)⑵渌髽I(yè)的的職務(wù)說說明書照照抄照搬搬。因缺缺乏針對對性，也也就使所所制定的的職務(wù)說說明書流流于形式式。此外，還還有的企企業(yè)將職職務(wù)說明明書與企企業(yè)的經(jīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任任制或考考核分配配制混淆淆不清。要知道道企業(yè)職職務(wù)說明明書僅對對職務(wù)工工作內(nèi)容容進(jìn)行描描述、記記錄，但但不含有有獎(jiǎng)、罰罰處理的的內(nèi)容；而經(jīng)濟(jì)濟(jì)責(zé)任制制則突出出責(zé)、權(quán)權(quán)、利相相結(jié)合以以及勞動(dòng)動(dòng)所得與與勞動(dòng)成成果的結(jié)結(jié)合。職務(wù)說明明書的模特：一個(gè)個(gè)范例以下以一一個(gè)中型型飯店的的酒吧管管理員為為例，介介紹企業(yè)業(yè)職務(wù)說說明書的的基本內(nèi)內(nèi)容。制定職務(wù)務(wù)說明