論秘書語言親和力的養(yǎng)成

1、論秘書語言親和力的養(yǎng)成論秘書語言親和力的養(yǎng)成親和力原是化學(xué)領(lǐng)域的一個概念，指一種原子與另一種原子關(guān)聯(lián)的特性。近年來，這一概念越來越多地被用于人際關(guān)系，比喻使人親近、愿意接觸的力量。而語言親和力那么指通過語言溝通和交流，使雙方感到融洽和親密無間的磁力。秘書作為直接為指導(dǎo)、主管提供輔助管理和綜合效勞的工作人員，良好的語言親和力能拉近與指導(dǎo)、同事、客戶之間的心理間隔 ，產(chǎn)生最大化的管理效能和經(jīng)濟(jì)效益。因此，處在秘書崗位的工作人員不但筆桿子要過硬，嘴皮子也要巧妙，具有親和力的語言能幫助秘書更好地上下協(xié)調(diào)，左右溝通，構(gòu)建和諧的人際關(guān)系。一、秘書語言親和力的獨(dú)特價(jià)值語言親和力是人與人之間信息溝通、情感交流

2、的一種才能。優(yōu)美、文雅、婉轉(zhuǎn)的語言讓人心情舒暢，粗魯、低俗、僵硬的語言容易讓人產(chǎn)生抵觸排斥的情緒。使用親和力語言，不僅是秘書工作方法、工作技巧的綜合反映，也是構(gòu)建和諧社會的必然要求。近年來，人們將語言親和力引入秘書語言標(biāo)準(zhǔn)，作為秘書工作必備的一種才能，顯示出秘書工作親切和諧的一面，折射出秘書工作中以人為本的核心理念，既塑造了秘書新形象，也反映了人們對秘書工作的新期待，在秘書工作中具有獨(dú)特的價(jià)值。一秘書語言親和力是構(gòu)建和諧人際關(guān)系的光滑劑。荀子說過：人力不假設(shè)牛，走不假設(shè)馬，而牛馬為之用，何也？曰：人能群，彼不能群也。荀子這段話，提醒了人類在同大自然的斗爭中，團(tuán)結(jié)就是力量的道理。秘書崗位特殊，在

3、機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位中貼近指導(dǎo)，面對群眾，言談舉止關(guān)系到整個單位及所代表組織的形象，具有親和力的語言對促進(jìn)團(tuán)結(jié)、構(gòu)建和諧的人際關(guān)系具有非常重要的作用。秘書具有親和力的語言能縮短人際間的情感間隔 ，增進(jìn)彼此的理解，建立起信任的橋梁。作為指導(dǎo)工作輔助和參謀的秘書，只有親近群眾，深化群眾，用群眾的語言，講群眾聽得懂的話，與群眾平等交流，才能理解群眾所思、所想、所盼，掌握到第一手信息資料，才能為指導(dǎo)制定開展規(guī)劃、工作目的等提供可靠根據(jù)。二秘書語言親和力有利于化解矛盾消除誤會。首先，秘書要具備與各種公眾、組織打交道的才能。在工作中相關(guān)單位或部門由于對政策的理解不夠，或者對執(zhí)行方式認(rèn)識不同，難免會產(chǎn)

4、生一些誤解甚至摩擦。秘書使用親和力的語言能使對方感受到誠懇的態(tài)度和真情的關(guān)心，由此可以增進(jìn)對單位本部門工作的理解，進(jìn)而緩和氣氛，消除隔膜，建立起友誼。其次，在日常工作中，解決矛盾，處理問題，協(xié)調(diào)各方利益，這些都是秘書工作的重要職責(zé)。矛盾的產(chǎn)生過程往往錯綜復(fù)雜，解決矛盾往往有很大的困難。這就需要秘書有較高的工作藝術(shù)和靈敏的工作方法，其中重要的一點(diǎn)就是工作語言要具有親和力。秘書工作中使用具有親和力的語言，容易與群眾接近和溝通，消除工作中的誤會和隔膜，能促進(jìn)矛盾和沖突順利解決。二、秘書語言親和力的構(gòu)成要素秘書語言親和力源于秘書對人本理念的認(rèn)同和對人的尊重。很多時(shí)候，語言親和力所表達(dá)的不是人與人之間物

5、理間隔 的遠(yuǎn)近，而是心靈上的通達(dá)與投合，是一種發(fā)自內(nèi)心的稟賦和人文素養(yǎng)。因此，秘書語言親和力應(yīng)該包括熱情的態(tài)度、恰當(dāng)?shù)姆Q呼、真摯的話語、真誠的微笑四個要素。一熱情的態(tài)度。態(tài)度是指對事情的看法和采取的行動。人們常說態(tài)度決定一切，不同的態(tài)度決定人們采取不同的行動。美國政治家帕遜納說：通常所謂口才流利，就是說那個人說話是從心底里發(fā)出來的，里面充滿了熱情。熱情的態(tài)度是秘書語言具有親和力的重要源泉，所謂誠于中而形于外，有了熱情的態(tài)度，說出的語言才會有親和力。熱情的態(tài)度使人在交際中體會到一種人文的關(guān)心，使對方在語言上感受到一種親切感、體己感，感受到你發(fā)自內(nèi)心的真誠與仁慈，從而有利于情感聯(lián)絡(luò)與思想溝通。二恰

6、當(dāng)?shù)姆Q呼。秘書在工作中經(jīng)常要與年齡、性別、身份不同的人接觸，恰當(dāng)?shù)姆Q呼能表達(dá)語言的親和力。稱呼要合禮、合境、合情。合禮就是要注意禮貌，稱呼中可以表達(dá)上下長幼，表達(dá)親切，傳達(dá)尊重；合境就是根據(jù)所處的環(huán)境、場合選擇稱謂；合情就是以對方為中心，選擇能滿足對方情感體驗(yàn)的稱呼。比方年終團(tuán)拜會，新老指導(dǎo)都在場，作為秘書在介紹前任指導(dǎo)時(shí)，可以說這位是前局長，也可以說這位是我們的老局長。顯而易見，老局長的稱呼要比前局長的稱呼具有親和力。老既可指年齡、職位，也可指富有經(jīng)歷、閱歷，遇事沉著穩(wěn)重，還有敬重之意。秘書通過一字多義，巧妙地表達(dá)了對老年人的尊重，在語言上多了一點(diǎn)人情味，多了一點(diǎn)親和力。三真摯的話語。發(fā)自肺

7、腑的真誠話語具有感人至深的力量。秘書的工作需要聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，溝通上下，不管是表揚(yáng)還是批評，是上傳還是下達(dá)，真摯的話語都可以營造出一種親切的自家人氣氛，增強(qiáng)語言的親和力。秘書作為指導(dǎo)身邊重要的參謀助手，處于組織管理的中樞位置，假設(shè)工作中能主動地與對方攀談，待人接物中一句得體的問候，幾句關(guān)心的話語，往往可以消除陌生感，營造融洽的氣氛，到達(dá)親和對方、順利溝通的目的。因此，秘書要多使用謙和的話語，去掉官腔，放下架子，平等地同群眾進(jìn)展交流，通過禮貌性用語、贊美性用語、委婉性用語，表達(dá)語言親和力。四真誠的微笑。微笑是態(tài)勢語中最具親和力的語言，也是最好的溝通方式。它可以代替語言上的歡迎，也可以表示友好、贊美、默

8、契或認(rèn)同，在人際溝通和交流中建立起感情的基矗秘書部門作為單位的門面和窗口之一，最忌諱的就是門難進(jìn)，臉難看。作為一個秘書，假設(shè)是一副面無表情或愁眉苦臉的樣子，不管說什么或怎么說，語言里都難有親和力。相反，真誠的微笑可以感染人，激發(fā)人們的熱情。微笑給人們傳遞這樣的信息：見到你我很快樂，我愿意為你效勞。有經(jīng)歷的秘書在接待客人時(shí)會用眼神掃視來賓，對客人報(bào)以微笑，接下來再握手打招呼，這樣往往能收到良好的人際溝通效果。三、秘書語言親和力的養(yǎng)成秘書語言要具有親和力本身必須具有良好的文化素養(yǎng)和人文意識，這種文化素養(yǎng)和人文意識可以通過后天的努力培養(yǎng)來獲得。一培養(yǎng)人本理念。人本理念強(qiáng)調(diào)人與人之間的和諧、尊重、互信

9、和支持，強(qiáng)調(diào)人的主體性，尊重人的價(jià)值，推崇人的自我實(shí)現(xiàn)。人本理念是秘書語言親和力的理論基矗言為心聲，思想是行動的指南，秘書結(jié)實(shí)樹立以人為本的理念，才會平等待人，尊重別人，在工作中的言行舉止才會表現(xiàn)出較強(qiáng)的親和力。很難想象，一個行事自私、飛揚(yáng)跋扈、毫無虔敬之心人，會在工作和生活中表現(xiàn)出親和力和親切感。要做到尊重別人，寬以待人，就要學(xué)會換位考慮，站在對方的立場上考慮問題?？鬃拥难哉搶笫烙绊懮钸h(yuǎn)，其中有兩句很值得秘書學(xué)習(xí)。一句出自?論語衛(wèi)靈公?：子貢問曰：有一言而可以終生行之者乎？子曰：其恕乎。己所不欲，勿施于人。另一句出自?論語雍也?：夫仁者，己欲立而立人，己欲達(dá)而達(dá)人?？鬃釉陉U述仁愛思想的同時(shí)

10、也提醒了處理人際關(guān)系的重要原那么，那就是用自己的心推及別人，將心比心，設(shè)身處地為別人想一想。作為秘書，牢記孔子己所不欲，勿施于人的原那么，注意自己的思想修養(yǎng)和語言修養(yǎng)，說出的話自然就有親和力。二學(xué)會傾聽。聽是說的基矗傾聽是通過聽覺、視覺媒介，接收和理解對方思想情感的過程。認(rèn)真傾聽是尊重別人的表現(xiàn)，作為一名秘書，更多的時(shí)候要做的不是講話，不是高高在上頤指氣使，而是傾聽。認(rèn)真的傾聽有助于秘書與上下左右相關(guān)人員保持良好的溝通狀態(tài)，在傾聽中表達(dá)出親和力。美國培訓(xùn)大師戴爾卡耐基說：我們要對別人真誠地感興趣，聆聽對方的談話，就對方的興趣來議論以及鼓勵別人議論他自己。當(dāng)我們對別人真誠地感興趣的時(shí)候，自然而然

11、就會關(guān)注他的一舉一動。他的每一個細(xì)節(jié)都有可能是我們與他交談的切入點(diǎn)，這樣的溝通與交流自然就有親和力。認(rèn)真的傾聽并不是一言不發(fā)，也不僅僅只是微笑地聽別人說，而是一個積極參與、保持開闊思維和不帶主觀判斷的接收過程。要養(yǎng)成傾聽時(shí)將頭腦中的成見、主觀判斷和以自我為中心的思想統(tǒng)統(tǒng)拋掉的習(xí)慣，這樣才有助于搜集信息。彰顯親和力的傾聽要杜絕使用封閉式的身體語言，比方雙手摟頭，一邊工作一邊聽等。而微笑、點(diǎn)頭和友善的表情等能說明在用心地傾聽，要時(shí)刻表現(xiàn)出對對方的尊重。作為秘書要記住的是，人人都喜歡好聽眾。在聽完之后，問一句：您的意思是我沒有理解錯的話，您需要等等，以印證你所聽到的。沒有聽的準(zhǔn)備，秘書在工作中就不容

12、易抓住問題。不理解問題的本質(zhì)，還沒有聽懂對方的話就急于發(fā)言，親和力就無從談起。三用好態(tài)勢語。秘書語言親和力的養(yǎng)成與用好態(tài)勢語密不可分。態(tài)勢語身體語言是一種無聲的語言，有關(guān)研究說明，55%的信息是通過身體語言傳遞的，而有聲的語言只占7%。態(tài)勢語是一種更有效的語言，秘書要增強(qiáng)語言的親和力，就要用好態(tài)勢語。首先，要盡量防止使用合攏手臂等阻擋性肢體語言。阻擋性的肢體語言會向別人發(fā)出這樣一個信號：走開，我喜歡獨(dú)處。使用這種態(tài)勢語會使人顯得難以接近。其次，表情要配合，比方眼睛要動。眼睛能告訴別人你是不是一個易于接近的人。不要盯著對方看，也不要一直欣賞地板，目光柔和、眼帶微笑可以表示友好，顯示已敞開心扉，愿

13、與別人交往。又如微笑要做到三結(jié)合：與眼睛結(jié)合、與語言的結(jié)合、與身體的結(jié)合，這樣才能更傳神、更親切，給人留下親和的印象。再次，使用一些通用的手勢。比方與別人握手時(shí)，手要伸出去一定的間隔 ，不要等到最后一刻才伸出手來，因?yàn)檫@不僅僅是反響的問題，更是禮貌和態(tài)度問題。這些態(tài)勢語和語言親和力的養(yǎng)成下轉(zhuǎn)第160頁上接第131頁親密相關(guān)。容貌是天生的，但表情并不是天生的，而是由人的內(nèi)在變化、文化修養(yǎng)、氣質(zhì)特征所決定。要改善態(tài)勢語，就要注意觀察良好得體的姿勢并適當(dāng)模擬，同時(shí)要注意整體效應(yīng)，注意適人、適時(shí)、適地的三適原那么。像掌握說話技巧一樣，從詳細(xì)的場合、對象和表達(dá)內(nèi)容出發(fā)，詳細(xì)而靈敏地運(yùn)用，態(tài)勢語才能表達(dá)出

14、迷人的親和力。四進(jìn)步言語溝通技巧。秘書說話的語言要語氣緩和，語速適中，聲音不宜過高，以免給人犀利強(qiáng)硬的感覺，但也不能聲音低得讓人聽不清楚，這樣會給人以害怕、懦弱的印象，令人疑心你的辦事才能。有些話直接說出來會顯得僵硬，可以在句首或句末添加一些語氣助詞，例如：哎、呵、呢、不好意思、費(fèi)事一下等，緩和一下語氣。比方，指導(dǎo)叫你通知大家晚上加班，這樣的消息大家本來就不喜歡，再采用指導(dǎo)說了，今天加班這樣的口吻恐怕更會招致大家的反感和抱怨。不妨這樣說：各位，不好意思，給大伙兒帶來個壞消息，今天晚上需要加班哦，大家一起努力吧。這樣有些淘氣的話語，雖然對加班這一事實(shí)毫無改變，但大家在心理上容易承受一些。語速過快是阻礙親和力發(fā)揮的重要因素。語速過快不給別人反響的時(shí)間，說話就很難引起別人的興趣，即便還在原地跟你交談，多半也只是跟著你的話語機(jī)械地隨聲附和，而沒在意你到底說了些什么。因此，秘書說話的