打造高效時間管理

1、 打造高效時間管理 主訓導師黃蕊 黃 蕊 中國企業(yè)培訓師聯(lián)合會 培訓總監(jiān) 北京職協(xié)培訓師專業(yè)委員會 委員 中國教育戰(zhàn)略發(fā)展協(xié)會 理事 北京博躍興華文化傳播公司 咨詢顧問 北京川石圣管理咨詢公司 總經(jīng)理 才博客戶管理研究院 高級講師 中國注冊高級企業(yè)培訓師 能做什么？核心課程高品質(zhì)溝通打造職業(yè)規(guī)劃金鑰匙時間管理情緒管理贏在大學團隊建設(shè)感恩父母 與愛同行職場禮儀做自己的主人就要先學會做時間的主人忙！茫！盲！亡以下是一個正常人的時間帳目表 正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時間 項目 每天耗時40年耗時結(jié)余 睡眠 8小時13.3年 26.7年 一日三餐

2、 2.5小時 4.2年 22.5年 交通 1.5小時 2.5年 20年 電話 1小時 1.7年 18.3年 看電視上網(wǎng) 3小時 5年 13.3年 看報、聊天 3小時 5年8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年6.6年 休假、白日夢、鬧 2小時 3.3年3.3年 情緒、身體不適 真正工作的時間只有3.3年！ 你了解時間嗎？ 時間是什么？ 醫(yī)生說：時間就是生命 商人說: 時間就是金錢 教師說: 時間就是知識 農(nóng)民說：時間就是豐收 科學家說：時間就是創(chuàng)新 運動員說：時間就是記錄 改革家說：時間就是速度 ?！皶r間就是效率”“時間就是金錢”“時間就是生命” “一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰” 時間

3、是由過去、現(xiàn)在、未來組成的。時間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。 韋氏大詞典無法取代 供給毫無彈性 供給最公平無法蓄積 無法失而復得 時間的5大特征什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。 時間管理的歷史演進第一代時間管理（備忘錄型）優(yōu)點：應變能力很強且沒有壓力缺點：較隨意，忽略整體規(guī)劃時間管理的歷史演進第二代時間管理(記事簿規(guī)劃與準備,）優(yōu)點：追蹤約會，事件達成率比較高缺點：產(chǎn)生凡事安排的習慣時間管理的歷史演進第三代時間管理（強調(diào)價值規(guī)劃

4、，制定優(yōu)先順序）優(yōu)點：以價值為導向，提高生產(chǎn)率缺點：忽略了自然法則，缺乏遠見時間管理的歷史演進第四代時間管理（自然法則和羅盤理論）優(yōu)點:以原則為中心，以人生方向為目標缺點：一生的時間管理72歲人的一生吃飯 -六年 工作-十四年娛樂 -六年 走路-五年開會 -三年 打電話-兩年學習 -四年 睡覺-二十一年個人衛(wèi)生-七年 找東西-一年其他-三年善用時間，就是善用生命時間安排測試表測測你的時間安排是否合理下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“YES”或”NO”1、你通常工作很長時間嗎？2、你通常把工作帶回家嗎？3、你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4、如果沒有完成你所希望做的工作，你是

5、否有負罪感？5、即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6、你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件嗎？7、你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8、你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9、在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10、你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們嗎？11、你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12、你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13、當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14、你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15、你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16、你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？總結(jié)你的時間掌控12-16個“

6、YES” 救命！你在時間管理上需要改進 8-12個“YES” 當心！你需要重新審視你的時間行動指南 4-8個“YES” 可以！方向正確，但需要提高沖勁 0-4個“YES” 恭喜！堅持并保留你的方法時間殺手分類有形（自覺地） 接打電話 會議 打擾 溝通不足,信息不暢 閱讀文件及郵件 交通堵塞 QQ 偷菜，植物大戰(zhàn)僵尸 時間殺手分類 無形的（不自覺的） 1、無目標，欠缺周詳?shù)挠媱?2、拖延 3、不懂分辨緩急先后 4、善忘 5、過分注重細節(jié) 6、不懂授權(quán) 7、猶豫不決 8、欠缺組織 9、不懂得說不 10、健康欠缺時間管理現(xiàn)狀分析表內(nèi)容項目自我表現(xiàn)能力鑒定從容應對突發(fā)時間強（ ）弱（ ） 總是先處理重

7、要事件，雖然這些事件并不緊急強（ ）弱（ ） 授權(quán)別人強（ ）弱（ ） 學習保持彈性強（ ）弱（ ） 快速高效向別人學習強（ ）弱（ ） 通過自我激勵來高效使用時間強（ ）弱（ ） 培養(yǎng)走向成功的良好思維強（ ）弱（ ） 及早進入自己的生活角色強（ ）弱（ ） 在安排工作時，把類似的工作集中起來，以便消除重復的活動強（ ）弱（ ） 擺脫例行公事（瑣碎事務(wù)）強（ ）弱（ ） 無論從事任何活動，都預先設(shè)法把各種打擾的次數(shù)、影響和持續(xù)的時間縮減到最低限度強（ ）弱（ ） 避免在高峰期乘車、購物、進餐強（ ）弱（ ） 積極休閑強（ ）弱（ ） 在疲勞之前提前休息強（ ）弱（ ） 不固執(zhí)于解決不了的問題

8、，把問題記下來，讓潛意識和時間去解決強（ ）弱（ ） 有效時間管理的策略時間管理的第一策略目標管理與計劃哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標目標是前進的羅盤25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：社會最底層，抱怨整個社會社會的中下層面安穩(wěn)地生 活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士27%的人沒有目標60%目標模糊10%有清晰但較短期目標3%有清晰且長期的目標目標更明確時間更有序思考更全面工作更有效抉擇更正確行動更積極潛能更發(fā)揮成就更卓越目標在時間管理中的作用目標體系的S

9、MART原則Specific 具體的Measurable - 可量度的Achievable - 可達成的Realistic 現(xiàn)實性Time Bound 有時限如何有效的分解目標剝洋蔥法即時目標大目標中期目標長期目標大目標小目標更小目標即時目標實現(xiàn)目標設(shè)定目標如何有效的分解目標多杈樹法目標子目標子目標子目標如何由目標到計劃工作方法的三段論目標方法行動計劃計劃是從目標到方法的橋梁如何由目標到計劃計劃工作的一般程序描述組織、個人的使命和宗旨評估當前情況制定計劃目標估量現(xiàn)狀和目標間的差距實施結(jié)果評估實施計劃方案制定計劃方案預測未來情況制定應急計劃5W2H法 我有八位好朋友，肯把萬事指導我。你若想問其姓

10、名，名字不同都姓何：何事、何故、何人、何時、何地、何去、何如，好像弟弟和哥哥。還有一個西洋派，姓名顛倒叫幾何。若向八賢常請教，雖是笨人不會錯。 制定計劃是實現(xiàn)一切目標的起點時間管理的第二策略分清工作的輕重緩急 四大類型工作原則A（碎石型的事務(wù)）危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃B(石塊型事務(wù)）準備事項 發(fā)掘新機會 規(guī)劃 改進產(chǎn)能 預防工作 C（細沙型的事務(wù)） 不速之客的接待 某些電話、文件的處理 某些湊熱鬧的活動 某些必要而不重要的會議D（水型的事務(wù)）細瑣、忙碌的工作 一些可做不可做的雜事一些不必要的應酬 浪費時間的事 重要不重要緊急不緊急1 急2 重3 輕4 緩縮小擴大減少避免重要緊急不重要

11、不緊急快刀斬亂麻做好計劃交代他人辦理不做或拒絕重要不重要緊急不緊急20%65%15%1%案例分析 一天下午，天馬行空公司的生產(chǎn)部經(jīng)理馬大哈正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要陪女朋友過生日，他心里盤算著這件事。突然收到手機短信，有兩個同學從外地出差來此，約馬大哈晚上參加同學聚會。這時主持人宣布，由于會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，另一車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著馬大哈就往外跑，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起來了，車間主任和在場保安制止不了，只要請班長來找馬經(jīng)理假如你是馬大哈，此時此刻你該怎么辦？80/20原則時間管理的第三策略養(yǎng)

12、成良好的習慣 如何養(yǎng)成良好的習慣 1、隨時記錄、及時存盤、及時丟棄 2、一日之計在于昨夜 3、系統(tǒng)化工作 4、馬上行動 5、避開高峰期 6、避免爭論 7、學會速讀時間管理的第四策略敢于說“NO” 拒絕的基本原則快速反應，馬上決斷注意國人的“講面子”婉言謝絕，而非強力拒絕動之以情，曉之于理提供良好的建議提供替代的辦法時間管理的第五大策略簡潔美化辦公環(huán)境讓辦公室變整潔的9大技巧1、打掃、清洗和整理你的辦公桌。不同的文件夾使用不同的顏 色。2、列出每天要做的事3、使用一種日歷4、在事情發(fā)生一周前，就要在你的日歷上記下標記，寫上這個 事件要準備的東西5、列出你的目標清單6、選擇一個或兩個想今年完成的目

13、標7、丟掉幾年來都未曾使用過的辦公用品8、更新記錄卡9、整理桌子和周圍的共組環(huán)境 混亂不堪的辦公桌 整潔有序的辦公桌時間管理的第六策略有效授權(quán)有效授權(quán)的好處贏得時間增強員工的責任感增強團隊的凝聚力在工作中，員工才能獲得能力、經(jīng)驗和信心提高員工的工作滿意度和自我價值感可以使員工積極參與經(jīng)營管理中得其人方授權(quán)選擇合適人員增其能后授權(quán)輔導培訓人員察其行穩(wěn)授權(quán)試行觀察人員授權(quán)三原則時間管理的第七策略高效會議有效會議八戒條1、不開沒有明確議題的會2、不開有許多議題的會3、不開沒有準備的會4、不開可開可不開的會5、不要無關(guān)的人參加6、不要做離題的發(fā)言7、不要做重復性的發(fā)言8、不要馬拉松式會議 議而不決時間管理的第八策略善于應對打擾打擾時間的5PPeople（人）：同事、上級Phone（電話）：煲電話粥Paper（文件）：信件、文件、郵件Peripheral vision（視力所及的環(huán)境干擾）：雜亂的辦公司、辦公桌周圍堆放的雜物Personal（自我打擾）：開小差、與別人聊天應對打擾的方式婉轉(zhuǎn)拒絕適當推遲盡量減少事先阻止時間管理的第九策略改善