【培訓課件】辦公室5S培訓教材

1、【培訓課件】辦公室5S培訓教材【培訓課件】辦公室5S培訓教材培訓內容文件管理5S是什么如何做好5S2培訓內容文件管理4第一部分文件管理3第一部分文件管理5文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤文件管理記錄闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提

2、供驗證、預防措施和糾正措施的證據。通常記錄不需要控制版本。5文件管理記錄闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件記錄文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急6文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急8文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責索引專門化7文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負責索引專門化9文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權8文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性第二部分5S是什么9第二部分5S是什么115S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工

3、作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習慣，提高整體素質。105S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物8S（服務）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S是什么117S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（5S是一種管理需要全員的積極參與和長時間的堅持不懈每日每日堅持5S管理，一點一滴持續(xù)的改善5S是什么5S不是知識，也不是技術，而是應該做的事情！125S是一種管理5S是什么5S不是知識，也不是技術，而是應該做整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內成為學習榜樣企業(yè)形象5S是

4、什么13整齊、清潔吸引更多的更大的行業(yè)內成為企業(yè)形象5S是什么15可以及時拿到需要的東西隨時確認自己的工作是否按計劃執(zhí)行保證工作順利進展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費，提高工作效率5S是什么14可以及時拿到需要的東西5S是什么16第三部分如何做好 5S15第三部分如何做好 5S17整理含義將需要的和不需要的物品明確分開， 并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用16整理含義將需要的和不需要的物品明確分開， 5S 差！5S 好！現場檢查175S 差！5S 好！現場檢查19要領馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分對待!18要領馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分對待!20要領將需要的物品的數

5、量降到最低程度例如：減少文具使用數量減少文件保存數量減少電話使用時間縮短會議時間19要領將需要的物品的數量降到最低程度例如：21要領對可有可無的物品，應堅決處理掉，決不手軟!20要領對可有可無的物品，應堅決處理掉，22要領為何會有這么多廢品？分析檢查改善21要領為何會有這么多廢品？分析檢查改善23問 題 點 在 哪 里？提問 1、圖片中存在什么問題？ 3、會產生什么樣的影響？ 4、我們應該怎樣做？ 2、為什么會產生這樣的問題？22問 題 點 在 哪 里？提問 1、圖片中存在什么問題？ 3、整頓含義將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋找時間為零目的工作場所一目了然消除找尋物品的時間

6、井井有條的工作秩序23整頓含義將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋確定物品放置場所24確定物品放置場所26物品分類擺放25物品分類擺放27進行標識26進行標識28定 位、標 識 方法*連接線標識影繪表示（形跡管理）27定 位、標 識 方法*連接線標識影繪表示（形跡管理）29問題點怎么辦？28問題點怎么辦？30問題點怎么辦？29問題點怎么辦？31？如何整頓你的文件柜提問30？如何整頓你的文件柜提問32管理責任者管理此架責任者姓名架子表示標簽表示架子種類的標簽柜子內表示標簽用此標簽表示下段的內容文件柜如何整頓？31管理責任者架子表示標簽柜子內表示標簽文件柜如何整要領徹底整理，只留下需

7、要的物品32要領徹底整理，34合理利用空間，100%定位放置要領根據種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法33合理利用空間，100%定位放置要領根據35要領利用各種顏色、數據等進行標識34要領利用各種顏色、數據等進行標識36問 題 點 在 哪 里？35問 題 點 在 哪 里？37問 題 點 在 哪 里？36問 題 點 在 哪 里？38清掃含義經常清掃保持清潔， 將各個角落的臟物清理掉 目的保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質達到零故障、零損耗37清掃含義經常清掃保持清潔， 如何清掃？看不見的地方，也要徹底打掃干凈。經常打掃，使環(huán)境盡量不產生灰塵、污穢。38如何清掃？看不見的地方，也要徹底打掃干凈。40徹底清

8、掃電源插座電腦側面主機座39徹底清掃電源插座電腦側面主機座41要領自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)40要領自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)42清 掃 責 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡) E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領41清 掃 責 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(清潔含義將整理、整頓、清掃進行到底， 并且標準化、制度化。目的成功慣例和制度是標準化的基礎企業(yè)文化開始形成42清潔含義將整理、整頓、清掃進行到底， 整潔的辦公桌如何保持？43整潔的辦公桌如何保持？45連續(xù)不斷的進行 整理、整頓、 清掃活動

9、要領44連續(xù)不斷的進行 整理、整頓、 清掃活動花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度要領45花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度要領47要領每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S46要領每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S48素養(yǎng)含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。目的讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質習慣的人才鑄造團隊精神47素養(yǎng)含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣問 候、禮 貌 語您好!早上好!下午好!大家好!語言48問 候、禮 貌 語您好!語言50著裝49著裝51離位時要點：1.2.3.4.50離位時要點：52持續(xù)推動4S活動直至習慣化 嚴格遵守公司

10、的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責任感、改變意識 充滿熱情的開始每一天的工作 要領51持續(xù)推動4S活動直至習慣化 嚴格遵守公司的規(guī)章制度 要要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應該認真對待。主動把我認識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。52要主動整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們打印前，我們應該做什么？確認打印機是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯系。確認打印紙。 及時更換所需的紙型，以免產生作廢文件。 發(fā)現作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內。 發(fā)現紙張快用完時，

11、請及時領取。53打印前，我們應該做什么？確認打印機是否正常工作。55如何維持整理整頓清掃辦 公 室 中小組討論54如何維持整理整頓清掃辦 公 室 中小組討論56辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應該放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內的私人物品6、檢查文件柜、書架等，將放得不恰當的物品改正過來55辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度57辦公室5S活動下班前5S1、實施早上5S活動的所有內容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備3、固定可能脫落的標簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍內的垃圾6、檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上。56辦公室5S活動下班前5S1、實施早上5S活動的所有內容58文 件 的 5S整理把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過期無效)的無效和不需要的文件及時回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲定期修補維護專人管理、責任分明文件管理制度、程序使用完后及時歸位愛護文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料57文 件 的 5S整理把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(