某假日酒店辦公室管理制度

1、金色假日日酒店辦辦公室管管理制度度金色假日日酒店是是由金三三元新世世紀(jì)投資資有限公公司開發(fā)發(fā)，并特特聘請建建國國際際管理公公司所管管理，是是具有國國際性的的四星級級酒店，可接待待不同國國籍不同同層次的的客人。周邊環(huán)環(huán)境優(yōu)美美，空氣氣清新，室內(nèi)設(shè)設(shè)備設(shè)施施先進(jìn)完完善，是是理想的的旅游會會議、休休閑度假假基地。金色假假日酒店店位于媯媯川北路路西側(cè)總總占地面面積為2286448.337平米米，綠化化率400%，車車位總數(shù)數(shù)60個個。 酒店擁擁有4116間設(shè)設(shè)備設(shè)施施完善的的標(biāo)準(zhǔn)間間、套間間、豪華華套間等等各式客客房?？涂头咳坎堪凑账乃男羌墭?biāo)標(biāo)準(zhǔn)裝修修，具有有國內(nèi)、國際直直播電話話、語音音信箱、迷你

2、冰冰箱、衛(wèi)衛(wèi)星電視視和閉路路電視演演播系統(tǒng)統(tǒng)，寬帶帶接入等等客房配配套設(shè)施施，244小時提提供中西西餐的送送餐服務(wù)務(wù)，為您您提供無無限便利利。房間間內(nèi)配套套的客用用品均按按五星級級酒店標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)配備備，高檔檔、優(yōu)質(zhì)質(zhì)。金色假日日酒店經(jīng)經(jīng)營理念念：吸納納世界酒酒店業(yè)先先進(jìn)管理理精髓，融合東東方文化化特色，堅堅持以人人為本、誠信求求實(shí)、開開拓創(chuàng)新新的經(jīng)營營理念，打打造精品品商務(wù)酒酒店品牌牌。1、辦公公室主任任崗位職職責(zé)2、辦公公規(guī)范管管理制度度3、電話話接聽規(guī)規(guī)范制度度4、特殊殊來電處處理制度度5、打電電話規(guī)范范管理制制度6、來賓賓接待制制度7、辦公公區(qū)管理理制度8、節(jié)假假日值班班管理制制度9、會議議

3、室、接接待室使使用管理理制度10、會會議準(zhǔn)備備制度11、會會議記錄錄管理制制度12、會會議工作作人員服服務(wù)制度度13、會會議紀(jì)要要管理制制度14、辦辦公設(shè)備備管理制制度15、印印章管理理制度16、公公文收發(fā)發(fā)管理制制度17、文文件復(fù)印印管理制制度18、檔檔案管理理制度19、文文件借閱閱管理制制度20、文文件保管管制度21、司司機(jī)管理理制度22、司司機(jī)交通通事故處處理制度度23、車車輛衛(wèi)生生管理制制度24、車車輛維修修保養(yǎng)制制度25、公公務(wù)用車車管理制制度26、辦辦公用品品發(fā)放管管理制度度27、辦辦公區(qū)儀儀容儀表表管理制制度辦公室管管理制度度辦公室主主任崗位位職責(zé)1、協(xié)助助辦公室室總經(jīng)理理做好酒

4、酒店日常常行政事事務(wù)管理理工作，對酒店店總經(jīng)理理負(fù)責(zé)；2、協(xié)助助酒店總總經(jīng)理制制定酒店店經(jīng)營計計劃、經(jīng)經(jīng)營方針針、政策策，并嚴(yán)嚴(yán)格履行行監(jiān)督、催辦、落實(shí)之之責(zé)；3、監(jiān)督督檢查酒酒店會議議、會議議紀(jì)要及及下發(fā)的的文件落落實(shí)情況況，并根根據(jù)具體體情況下下發(fā)催催辦通知知書，履行催催辦職責(zé)責(zé)；4、代表表總經(jīng)理理協(xié)調(diào)各各部門之之間工作作關(guān)系，及時調(diào)調(diào)和部門門之間不不和諧因因素，建建立適應(yīng)應(yīng)經(jīng)營需需要的營營業(yè)系統(tǒng)統(tǒng)；5、根據(jù)據(jù)酒店總總經(jīng)理和和酒店經(jīng)經(jīng)營需要要，具體體組織和和安排酒酒店及部部門級會會議，發(fā)發(fā)放會議議通知單單；6、具體體負(fù)責(zé)酒酒店及部部門級會會議記錄錄，并根根據(jù)會議議記錄內(nèi)內(nèi)容，及及時整理理會

5、議議紀(jì)要，交總總經(jīng)理審審閱后下下發(fā)有關(guān)關(guān)部門；7、負(fù)責(zé)責(zé)和組織織酒店日日常工作作報告、計劃、總結(jié)、請示、通知、會議記記錄、會會議紀(jì)要要等各種種文件的的起草、審核、打印、收發(fā)及及存檔保保管等工工作；8、協(xié)助助酒店總總經(jīng)理及及各部門門經(jīng)理起起草、制制定酒店店有關(guān)經(jīng)經(jīng)營管理理規(guī)章制制度，并并履行監(jiān)監(jiān)督職責(zé)責(zé)；9、負(fù)責(zé)責(zé)辦公室室所轄車車輛及司司機(jī)日常常工作管管理，并并根據(jù)酒酒店具體體情況，制定相相應(yīng)車輛輛及司機(jī)機(jī)管理辦辦法；10、根根據(jù)財務(wù)務(wù)部相關(guān)關(guān)費(fèi)用支支出規(guī)定定，負(fù)責(zé)責(zé)審核、監(jiān)督職職能部門門日常辦辦公費(fèi)用用支出、報銷工工作；11、負(fù)負(fù)責(zé)酒店店營業(yè)、稅務(wù)、車輛等等各種證證照申請請、注冊冊、年檢檢、更

6、換換手續(xù)辦辦理工作作；12、負(fù)負(fù)責(zé)酒店店辦公家家具、電電話、傳傳真、電電腦、復(fù)復(fù)印等設(shè)設(shè)備使用用、安裝裝、管理理和調(diào)配配工作；13、協(xié)協(xié)助酒店店總經(jīng)理理做好對對當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)關(guān)行政管管理部門門聯(lián)絡(luò)及及公關(guān)協(xié)協(xié)調(diào)工作作，使酒酒店保持持暢通的的外界渠渠道；14、代代表酒店店參加當(dāng)當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)行行政管理理部門召召開的各各種會議議，并及及時向總總經(jīng)理匯匯報、落落實(shí)有關(guān)關(guān)會議精精神；15、對對酒店總總經(jīng)理辦辦公室日日常來訪訪、來電電、來文文等事務(wù)務(wù)及總經(jīng)經(jīng)理辦公公室內(nèi)勤勤工作進(jìn)進(jìn)行管理理；16、完完成酒店店總經(jīng)理理交辦的的其它工工作。辦公規(guī)范范管理制制度1、酒店店所有工工作人員員必須按按規(guī)定佩佩帶工作

7、作牌或胸胸卡；2、按酒酒店職員員著裝規(guī)規(guī)定，男男性職員員穿黑色色或藍(lán)色色西裝，女性職職員穿黑黑色或藍(lán)藍(lán)色裙裝裝；3、辦公公區(qū)桌椅椅擺放規(guī)規(guī)范（1）辦辦公桌面面除辦公公用品、用具、電腦、電話以以外，不不得擺放放其它物物品；（2）邊邊桌除文文件盒、電腦外外無其它它物品；（3）電電腦放在在邊桌上上，主機(jī)機(jī)放在邊邊桌下部部右側(cè)；（4）推推柜放在在邊桌底底部左側(cè)側(cè)，柜面面面向辦辦公椅方方向。4、語言言規(guī)范（1）日日常用語語：您好好，歡迎迎光臨，早、晚晚上好，再見，請問，請關(guān)照照，謝謝謝；（2）電電話用語語：您好好，辦公公室（部部），請請問，麻麻煩您，謝謝，再見；（3）接接待用語語：您好好，您有有事嗎？您

8、稍等等，您請請坐，請請喝水，我通報報一下，對不起起，請您您登記，謝謝。5、行為為規(guī)范（1）工工作時間間不得串串崗，影影響他人人工作；（2）在在工作時時間不得得做與工工作無關(guān)關(guān)的事務(wù)務(wù)；（3）不不得在辦辦公區(qū)內(nèi)內(nèi)整理儀儀容儀表表；（4）不不得隨意意在辦公公區(qū)內(nèi)會會客，以以免影響響他人工工作；（5）工工作時間間不得接接待個人人來訪；（6）在在會客室室接待公公事來訪訪，必須須事先請請示，批準(zhǔn)后后方可在在接待室室接待來來賓；（7）不不得利用用辦公電電腦上網(wǎng)網(wǎng)聊天；（8）不不得在辦辦公時間間撥打私私人電話話；（9）不不得私自自復(fù)印酒酒店或其其它部門門文件；（10）部門經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可外出辦辦理公務(wù)務(wù)

9、；（11）不得私私拿用公公用物品品或送人人。接聽電話話規(guī)范管管理制度度1、辦公公室人員員一定要要留守電電話，有有事離開開時，應(yīng)應(yīng)委托他他人看守守或待接接電話，不得空空崗；2、聽見見鈴聲應(yīng)應(yīng)即刻接接聽電話話，在工工作較忙忙情況下下，電話話鈴聲三三聲，必必須接聽聽電話；3、接聽聽電話前前要發(fā)自自內(nèi)心的的笑一笑笑，將自自身情緒緒調(diào)整到到最佳狀狀態(tài)，讓讓來電方方感到親親切；4、如果果正在處處理事情情，或者者正在接接聽電話話，也要要立即接接聽打進(jìn)進(jìn)的電話話，告訴訴對方稍稍后片刻刻，或記記下對方方電話號號碼，稍稍后回電電；5、如果果因?yàn)楣すぷ鬏^忙忙而稍微微遲緩接接聽來電電，因該該向?qū)Ψ椒奖硎厩盖敢猓f說聲

10、“讓您久久等了”：6、接聽聽電話時時，要主主動自報報酒店名名稱、部部門或個個人姓名名，讓來來電方確確認(rèn)是否否打錯電電話或找找對人；7、對方方要找的的人不在在時，仔仔細(xì)詢問問對方，是否希希望留言言或轉(zhuǎn)告告，切勿勿立即掛掛斷電話話，讓對對方感覺覺沒有禮禮貌、修修養(yǎng)；8、在聽聽不清對對方講話話時，切切忌“喂喂”或大聲聲叫嚷，應(yīng)該客客氣地請請對方重重復(fù)一遍遍，予以以確認(rèn)；9、如果果來電突突然中斷斷，應(yīng)立立即掛上上，等候候?qū)Ψ街刂負(fù)茈娫捲?，電話話重新接接通后要要主動表表示歉意意，同時時說明通通話中斷斷的可能能原因；10、與與來電方方通話完完畢時，根據(jù)具具體情況況，向?qū)Ψ奖硎臼靖兄x，等對方方先掛斷斷電話

11、后后，再輕輕輕放下下話筒；11、電電話機(jī)邊邊要備有有電話話記錄本本.和記記錄用筆筆，隨時時記錄來來電著姓姓名、電電話號碼碼和來電電要點(diǎn)，并向?qū)Ψ綇?fù)述述一遍，避免出出現(xiàn)記錄錄錯誤。附：1、電話記記錄表樣樣本2、電話話留言條條樣本電話記錄錄表來電人單單位來電電人姓名名來電人電電話號碼碼來電時時間來電內(nèi)容容記錄人姓姓名年月日電話留言言條先生（女女士）：今接到給給您的來來電，具具體內(nèi)容容如下：來電人姓姓名：電電話號碼碼：來電人單單位：來電時間間：月日（星星期）時時分具體事項(xiàng)項(xiàng)：口請您回回電話 口有事您您商量口他還會會在月日（星星期）時時分來電電話口他在月月日（星星期）時時分上門門拜訪口請您月月日（星

12、星期）時時分參加加會議口有文件件和資料料交給您您口具體留留言：電話接聽聽人：留言時間間：年月日時分特殊來電電處理制制度1、處理理日常來來電時，首先了了解清楚楚對方的的身份和和來電意意圖，不不得輕易易說出上上司在場場或有空空接聽電電話；2、如果果對方不不愿表明明身份，切他要要找的人人又不愿愿接聽電電話，可可以明確確告訴對對方，真真“對不起起”，您要要找的人人暫時不不在，不不知我能能為您做做些什么么；3、未弄弄清來電電方意圖圖，不要要輕易讓讓上司接接聽電話話，以免免上司沒沒有思想想準(zhǔn)備，措手不不及；4、根據(jù)據(jù)外界來來電事項(xiàng)項(xiàng)，電話話接聽人人確定由由誰來接接聽電話話或處理理來電事事項(xiàng)，輕輕易不要要讓

13、上司司接聽電電話，干干擾上司司工作；5、如果果上司不不在現(xiàn)場場，要禮禮貌的請請對方留留言，并并請對方方放心，本人一一定及時時轉(zhuǎn)交上上司。不不要簡單單回絕對對方，以以免對方方誤會或或反感；6、如果果上司工工作忙無無暇接聽聽電話時時，要坦坦誠的告告訴對方方，同時時征詢對對方，是是否可以以由其它它人接聽聽電話。7、如果果上司拒拒絕接聽聽電話，電話接接聽人就就要設(shè)法法打打圓圓場，告告之對方方“真抱歉歉”，某人人剛剛離離開，不不要讓對對方覺得得難堪或或不按；8、無法法決定或或無具體體人接聽聽來電時時，要準(zhǔn)準(zhǔn)確記錄錄來電內(nèi)內(nèi)容及電電話號碼碼，事后后與上司司商量好好了再回回電。打電話規(guī)規(guī)范管理理制度1、打電

14、電話前必必須準(zhǔn)備備好與人人通話事事項(xiàng)具體體內(nèi)容，弄清撥撥打電話話目的和和意義；2、有必必要時，要草擬擬通話提提綱，避避免通話話時產(chǎn)生生疏漏，影響或或消弱通通話質(zhì)量量；3、打電電話前，準(zhǔn)備好好記錄用用筆和記記錄本，以備通通話時記記錄對方方陳述的的電話內(nèi)內(nèi)容；4、認(rèn)真真確認(rèn)對對方電話話號碼、酒店名名稱、部部門、接接電話人人姓名、職位等等是否正正確；5、必要要時，充充分準(zhǔn)備備與通話話內(nèi)容相相關(guān)的資資料，以以備準(zhǔn)確確回答對對方提出出的各種種問題；6、打電電話前要要發(fā)自內(nèi)內(nèi)心的笑笑一笑，將自身身情緒調(diào)調(diào)整到最最佳狀態(tài)態(tài)，讓對對方感到到親切；7、電話話接通時時，要主主動向?qū)Ψ絾柡煤?，報出出自己姓姓名、?/p>

15、單位、部部門，并并說“麻煩您您”，請您您幫我找找找某某某先生或或女士接接聽電話話，對方方應(yīng)諾時時，要對對對方說說聲“謝謝”；8、對方方承辦人人接聽電電話時，要按事事先擬好好的通話話提綱，有條理理的陳述述通話內(nèi)內(nèi)容；9、與對對方通話話時，要要注意語語言、語語調(diào)及講講話節(jié)奏奏運(yùn)用，盡可能能讓對方方聽得清清楚和感感到親切切；10、對對方告之之的有關(guān)關(guān)事項(xiàng)，要仔細(xì)細(xì)記錄，并向?qū)Ψ綇?fù)述述、確認(rèn)認(rèn)一遍，以免記記錯或出出現(xiàn)差錯錯；11、如如委托對對方留言言或轉(zhuǎn)達(dá)達(dá)時，一一定要記記錄轉(zhuǎn)達(dá)達(dá)人姓名名及所屬屬部門等等情況，備查。來賓接待待制度1、接待待人員在在賓客來來訪前一一天，提提醒有關(guān)關(guān)部門、有關(guān)人人員、準(zhǔn)

16、準(zhǔn)備接待待賓客來來訪及接接洽相關(guān)關(guān)事宜；2、接待待來賓人人員必須須主動、熱情、笑臉相相迎，并并用誠摯摯語言表表達(dá)“歡迎光光臨”之意；3、按來來賓進(jìn)入入順序，逐一讓讓座，并并及時送送上茶水水，請來來賓“休息片片刻”，在談?wù)務(wù)?，不要讓讓來賓感感到窮困困和尷尬尬；4、對未未經(jīng)預(yù)約約而來訪訪的不速速之客，確認(rèn)來來訪者身身份和來來意后，對來賓賓“稍候片片刻”，及時時請示有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，是否否接見；5、?？涂蛠碓L，如果領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)不愿愿接見，接待人人員運(yùn)用用圓滑手手段回絕絕，避免免出現(xiàn)難難堪場面面；6、對不不熟悉的的來賓，接待人人員核實(shí)實(shí)來賓身身份后，向來賓賓的到來來表示“誠摯歡歡迎”，并及及時通報報相關(guān)人人員

17、接見見；7、在接接收來賓賓名片時時，一定定要用雙雙手接過過，認(rèn)真真看一遍遍，并稱稱呼來賓賓職位，表示“歡迎光光臨”；8、如果果來賓約約見人在在酒店，接待人人員請來來賓“稍候片片刻”，隨后后通報有有關(guān)人員員接見；9、如果果來賓約約見者不不在酒店店，可以以對來賓賓坦誠相相告，“實(shí)在不不湊巧，他外出出辦事了了，您看看怎么辦辦”；10、因因接見人人忙于工工作或開開會，接接待人員員要坦誠誠相告之之會議所所需時間間，由來來賓決定定是否等等候，并并積極招招待來賓賓；11、每每位接待待人員，必須認(rèn)認(rèn)真接待待來賓，讓來賓賓高興而而來，帶帶著對酒酒店美好好的印象象而歸；12、來來賓告辭辭時，接接待人員員必須及及時

18、起身身向來賓賓道別，并引路路相送至至門口。辦公區(qū)管管理制度度1、為加加強(qiáng)管理理，維護(hù)護(hù)辦公區(qū)區(qū)正常辦辦公秩序序，凡未未經(jīng)事先先預(yù)約或或批準(zhǔn)，外來人人員一律律不得進(jìn)進(jìn)入辦公公區(qū)；2、內(nèi)部部工作人人員不得得隨意出出入其它它辦公室室，因公公進(jìn)入也也不得長長時間逗逗留，以以免影響響他人辦辦公；3、未經(jīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，任何何人不得得隨意動動用辦公公室辦公公設(shè)備、用品、資料；4、禁止止酒店職職員在工工作或休休息時間間帶小孩孩出入辦辦公區(qū)，影響辦辦公正常常秩序；5、每天天下班后后，任何何人不得得出入辦辦公區(qū)，或者滯滯留辦公公區(qū)內(nèi)聊聊天及辦辦理私事事；節(jié)假日值值班管理理制度1、辦公公室根據(jù)據(jù)酒店人人員編制

19、制及職員員個人情情況，合合理編排排節(jié)假假日值班班表；2、所有有參加值值班人員員必須按按節(jié)假假日值班班表排排班順序序參加節(jié)節(jié)假日值值班，履履行值班班職責(zé)；3、值班班人員在在節(jié)假日日值班期期間，按按國家節(jié)節(jié)假日加加班的有有關(guān)規(guī)定定，給予予相應(yīng)倍倍數(shù)加班班工資補(bǔ)補(bǔ)貼；4、值班班人員必必須規(guī)定定在酒店店辦公室室接待室室值班，在本部部門辦公公室值班班，按離離崗行為為論處；5、值班班人員必必須認(rèn)真真堅守工工作崗位位，隨時時處理值值班期間間發(fā)生的的一切事事物；6、值班班人員仔仔細(xì)閱讀讀上班值值班記錄錄，完成成上班交交辦的事事物；7、及時時向主管管領(lǐng)導(dǎo)匯匯報超越越值班管管理權(quán)限限的重大大問題，并根據(jù)據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的的

20、指示處處理所遇遇問題；8、負(fù)責(zé)責(zé)節(jié)假日日值辦司司機(jī)、車車輛管理理，為酒酒店特殊殊情況下下的公務(wù)務(wù)用車派派遣車輛輛；9、監(jiān)督督、檢查查營業(yè)區(qū)區(qū)營業(yè)及及管理人人員值班班狀況，發(fā)現(xiàn)問問題及時時做出處處理；10、認(rèn)認(rèn)真檢查查辦公區(qū)區(qū)有無治治安、防防火、防防盜等安安全隱患患；11、值值班期間間發(fā)生和和處理的的一切問問題，必必須詳細(xì)細(xì)填寫節(jié)假日日值班記記錄，備查。會議室、接待室室使用管管理制度度1、辦公公室負(fù)責(zé)責(zé)會議室室，接待待室日常常管理工工作；2、凡屬屬酒店級級會議，來賓接接待等公公務(wù)活動動，可以以優(yōu)先使使用會議議室、接接待室；3、部門門級會議議、來賓賓接待等等公務(wù)活活動，經(jīng)經(jīng)辦公室室批準(zhǔn)，履行相相關(guān)

21、手續(xù)續(xù)后方可可使用會會議室；4、任何何人和部部門不得得隨意搬搬動、借借用會議議室、接接待室家家具及其其它一切切用品；5、會議議、接待待活動結(jié)結(jié)束時，辦公室室主任現(xiàn)現(xiàn)場驗(yàn)收收會議室室、接待待室家具具、物品品有無缺缺損；6、會議議室、接接待室使使用完畢畢后，使使用部門門必須恢恢復(fù)室內(nèi)內(nèi)原有規(guī)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)和風(fēng)貌貌；7、使用用會議室室、接待待室部門門必須按按規(guī)定嚴(yán)嚴(yán)格履行行使用申申請、審審批、登登記手續(xù)續(xù)；8、未經(jīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)及辦辦公室批批準(zhǔn)，任任何部門門不得私私自使用用或出入入會議室室和接待待室。會議準(zhǔn)備備制度1、酒店店領(lǐng)導(dǎo)按按照會議議的性質(zhì)質(zhì)、目的的及需要要，確定定會議級級別決定定參加、列席會會議人

22、員員名單；2、明確確確定適適合會議議召開的的具體時時間，保保證所有有與會人人員能夠夠按時、安心參參加會議議；3、注意意避免會會議召開開期間與與酒店重重要經(jīng)營營活動產(chǎn)產(chǎn)生沖突突，或者者避免會會議打亂亂酒店正正常工作作程序4、精心心準(zhǔn)備、策劃會會議議題題，力求求縮短會會議時間間，避免免召開“馬拉松松”式會議議，節(jié)約約會議成成本；5按會議議性質(zhì)及及參加人人員結(jié)構(gòu)構(gòu)，精心心準(zhǔn)備會會議場所所必備的的會議器器材、用用品、用用具6、擬定定簡練、詳細(xì)的的會議議議事日程程，下發(fā)發(fā)與會人人員，以以便與會會人員會會前對會會議內(nèi)容容所有了了解；7、根據(jù)據(jù)會議性性質(zhì)及參參加會議議人員級級別，確確定會議議座次安安排，制制

23、作與會會人員座座位指示示標(biāo)牌8、辦公公室將會會議地點(diǎn)點(diǎn)、時間間、出席席人員范范圍、會會議議程程等內(nèi)容容整理成成“會議通通知”下發(fā)與與會部門門或相關(guān)關(guān)人員；9部門經(jīng)經(jīng)理或相相關(guān)人員員收到會議通通知單后后，及時時向辦公公室返回回經(jīng)理簽簽字的會議通通知單回執(zhí)，辦公室室備案。附i；會會議通知知單樣本本會議通知知單會議名稱稱被通知人會議時間間年月日（星期）時分會議地點(diǎn)點(diǎn)主持人會議議題發(fā)文單位位發(fā)放單位位電話備注回執(zhí)辦公室年月日下下發(fā)的會會議通知知，于年年月日以收收到，本本部門相相關(guān)人員員將屆時時參加會會議！簽收人會議記錄錄管理制制度1、辦公公室主任任負(fù)責(zé)會會議記錄錄工作；2、將會會議名稱稱、時間間、地點(diǎn)

24、點(diǎn)、出席席者、主主持人等等組織及及落實(shí)情情況做詳詳細(xì)記錄錄；3、對會會議議題題、討論論發(fā)言、形成的的決議等等內(nèi)容進(jìn)進(jìn)行詳細(xì)細(xì)記錄；4、日常常會議采采用摘要要記錄，不必每每言必記記，抓住住重點(diǎn)，摘錄要要點(diǎn)、結(jié)結(jié)論、會會議通過過的決議議、決定定等；5、重要要會議必必須按原原話記錄錄與會者者發(fā)言，做到有有言必錄錄，會后后及時整整理成文文；6、會議議記錄真真實(shí)記載載會議的的情況，客觀反反映會議議的內(nèi)容容和進(jìn)程程，作為為酒店重重要的檔檔案材料料存檔；7、根據(jù)據(jù)會議記記錄記載載的內(nèi)容容及時整整理會會議紀(jì)要要附；會議議記錄表表樣本會議記錄錄表（正頁）會議時間間年月日（星期）時分會議地點(diǎn)點(diǎn)出席人名名單請假人名

25、名單實(shí)到人數(shù)數(shù)主持人記錄人會議議題題討論事項(xiàng)項(xiàng)形成決議議備注會議記錄錄表會議主持持人簽名名會議記記錄人簽簽名會議工作作人員服服務(wù)制度度1、會議議工作人人員要及及時引導(dǎo)導(dǎo)與人員員入座，或者設(shè)設(shè)立座位位指示標(biāo)標(biāo)志，與與會人員員按標(biāo)志志就座；2、會議議工作人人員要將將會議所所需文件件材料，及時發(fā)發(fā)放到每每個與會會員手中中，并履履行文件件發(fā)放登登記手續(xù)續(xù)；3、辦公公室主任任要認(rèn)真真履行會會議記錄錄職責(zé)，會后及及時整理理會議議紀(jì)要，下發(fā)發(fā)相關(guān)人人員；4、會議議工作人人員要將將會議進(jìn)進(jìn)行期間間有關(guān)部部門發(fā)生生的特殊殊情況轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)達(dá)與會會人員，相關(guān)人人員及時時處理營營業(yè)出現(xiàn)現(xiàn)的問題題；5、及時時制止無無關(guān)人員員

26、進(jìn)入會會議現(xiàn)場場，維護(hù)護(hù)會場程程序，確確保會議議順利進(jìn)進(jìn)行；6、保證證會議主主持人主主持會議議所需要要文件及及其它用用品；7、根據(jù)據(jù)參加會會議人數(shù)數(shù)，會議議工作人人員事先先為與會會人員準(zhǔn)準(zhǔn)備茶水水及水杯杯，確保保與會人人員引用用水供應(yīng)應(yīng)；會議紀(jì)紀(jì)要管管理制度度1、辦公公室主任任根據(jù)會會議記錄錄及酒店店總經(jīng)理理要求，負(fù)責(zé)整整理會會議紀(jì)要要2、經(jīng)整整理的會議紀(jì)紀(jì)要由由總經(jīng)理理、副總總經(jīng)理審審閱簽字字確定后后，下發(fā)發(fā)相關(guān)人人員閱讀讀；3、會會議紀(jì)要要下發(fā)發(fā)至部門門經(jīng)理級級，相關(guān)關(guān)內(nèi)容由由經(jīng)理向向下級傳傳達(dá)，辦辦公室不不得越級級下發(fā)；4、會會議紀(jì)要要要編編撰文件件編號，確定文文件保密密等級；5、下發(fā)發(fā)

27、會議議紀(jì)要必須填填寫文文件發(fā)放放登記表表，由由文件接接收人簽簽名確定定；6、會會議紀(jì)要要，按按規(guī)范整整理成冊冊，存檔檔保管；7、借閱閱會議議紀(jì)要必須酒酒店總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)，履行行借閱登登記手續(xù)續(xù)后方可可借閱；8、借閱閱會議議紀(jì)要，只能能在辦公公室主任任辦公室室觀看，不得帶帶離辦公公室主任任；9、酒店店決策性性會議議紀(jì)要不對下下級下發(fā)發(fā)，只有有總經(jīng)理理或副總總經(jīng)理級級人員有有資格借借閱。辦公設(shè)備備管理制制度1、辦公公室統(tǒng)一一對辦公公區(qū)域辦辦公設(shè)備備進(jìn)行管管理、調(diào)調(diào)配；2、辦公公桌、電電腦、打打印機(jī)等等設(shè)備由由使用人人進(jìn)行日日常管理理；3、辦公公室傳真真、打印印室設(shè)備備由辦公公室統(tǒng)一一進(jìn)行管管理；4

28、、任何何人不得得利用辦辦公設(shè)備備打印私私話，為為他人服服務(wù)；5、設(shè)備備使用人人不得隨隨意拆御御或更換換設(shè)備零零部件，據(jù)為己己有；6、不得得使用辦辦公設(shè)備備上網(wǎng)聊聊天或下下載無關(guān)關(guān)資料；7、禁止止外來人人動用辦辦公設(shè)備備；8、禁止止借用辦辦公設(shè)備備外出使使用；9、使用用人必須須妥善保保管辦公公設(shè)備，不得出出現(xiàn)損傷傷或損壞壞現(xiàn)象；10、辦辦公室經(jīng)經(jīng)常檢查查辦公設(shè)設(shè)備使用用情況，發(fā)生問問題及時時處理；11、正正常耗損損的辦公公設(shè)備，由辦公公室統(tǒng)一一進(jìn)行管管理、任任何人不不得私自自拿用或或處理；12、辦辦公設(shè)備備統(tǒng)一由由辦公室室進(jìn)行維維護(hù)、保保養(yǎng)、其其它人或或部門不不得私自自代辦；印章管理理制度1、酒

29、店店印章由由辦公室室主任負(fù)負(fù)責(zé)保管管，其它它人員不不得代管管；2、部門門印章由由部門經(jīng)經(jīng)理指定定專人或或辦公室室統(tǒng)一管管理，其其它人不不得代管管；3、所有有印章不不得帶離離辦公室室，否則則，追究究保管人人責(zé)任；4、酒店店所有文文件、協(xié)協(xié)議及各各種報表表需加蓋蓋公章時時，經(jīng)總總經(jīng)理批批準(zhǔn)后方方可使用用；5、辦公公室要嚴(yán)嚴(yán)格履行行印章使使用登記記手續(xù)，詳細(xì)記記錄印章章使用用用途、批批準(zhǔn)人、使用人人等內(nèi)容容；6、部門門印章由由部門經(jīng)經(jīng)理或辦辦公室履履行使用用登記手手續(xù)，辦辦公室監(jiān)監(jiān)督使用用；7、辦公公室主任任或部門門經(jīng)理外外出辦事事需將印印章帶離離酒店，必須有有兩人以以上同行行，監(jiān)督督使用；8、未經(jīng)

30、經(jīng)批準(zhǔn)或或履行印印章式樣樣登記手手續(xù)，不不得私自自使用各各種印章章。附；印章章使用表表格樣本本印章使用用登記表表蓋印文件件名稱蓋章數(shù)量量印章種類類蓋章日期期申請人簽簽名審批人簽簽名辦公室主主任簽名經(jīng)手人簽簽名公文收發(fā)發(fā)管理制制度1、辦公公室負(fù)責(zé)責(zé)日常公公文接收收、登記記、分發(fā)發(fā)工作；2、屬于于酒店或或政府職職能部門門文件單單位，一一律由總總經(jīng)理簽簽收，總總經(jīng)理批批閱登記記存檔或或整理下下發(fā)；3、一般般性文件件由辦公公室登記記后，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)交相關(guān)關(guān)人員傳傳閱，同同時填寫寫傳閱記記錄；4、個人人或部門門承辦的的公文，限期落落實(shí)，不不得拖延延；5、酒店店發(fā)放文文件由辦辦公室進(jìn)進(jìn)行嚴(yán)格格登記，收文單單位或個

31、個人要妥妥善保管管，不得得損壞、丟失；6、辦公公室履行行文件落落實(shí)督辦辦職責(zé)，對文件件落實(shí)不不利的部部門或相相關(guān)人員員及時下下發(fā)“催辦通通知書”，催促促限時落落實(shí)；7、傳閱閱、落實(shí)實(shí)后的公公文應(yīng)及及時歸類類存檔，確定保保密等級級；8、人事事變動時時，原有有文件持持有人應(yīng)應(yīng)將所有有文件上上交辦公公室，辦辦公室參參照公公文發(fā)放放登記表表對文文件進(jìn)行行驗(yàn)收，不得缺缺少或丟丟失文件件；9、超過過存檔期期限的普普通文件件，經(jīng)總總經(jīng)理批批準(zhǔn)后，方可銷銷毀；10、秘秘密級以以上文件件銷毀時時，履行行登記手手續(xù)后方方可銷毀毀，不得得丟失或或遺漏；11、銷銷毀文件件必須有有兩人以以上在場場時執(zhí)行行。附：1、公文

32、收收發(fā)登記記表樣本本2、公文文催辦通通知書樣樣本公文收發(fā)發(fā)登記表表文件資料料發(fā)文方收文方文件名稱附件編號保密等級份數(shù)發(fā)文單位發(fā)文人發(fā)文日期收文單位收文人收文日期公文催辦辦通知書書催辦日期期：年月日被催辦單單位責(zé)任人文件名稱稱文件編號號保密等級級催辦事項(xiàng)具體要求1、被催催辦單位位在收到到“公文催催辦通知知書”當(dāng)日，將催辦辦回執(zhí)返返回辦公公室；2、被催催辦單位位在徹底底落實(shí)催催辦事項(xiàng)項(xiàng)后，以以報告形形式回復(fù)復(fù)催辦單單位；3、回復(fù)復(fù)報告一一式若干干份，報報單位各各一份催辦單位位催辦人聯(lián)系電話話回執(zhí)辦公室：年月日下下發(fā)的“公文催催辦通知知書”已收悉悉，本單單位保證證在催辦辦期限內(nèi)內(nèi)徹底落落實(shí)催辦辦事項(xiàng)

33、。被催辦單單位責(zé)任任人簽名名年月日文件復(fù)印印管理制制度1、任何何人不得得私自到到打印室室復(fù)印文文件；2、酒店店級文件件須經(jīng)總總經(jīng)理簽簽字認(rèn)可可后方可可復(fù)??；3、各部部門復(fù)印印文件須須經(jīng)部門門經(jīng)理簽簽字認(rèn)可可后方可可復(fù)印；4、任何何人不得得在酒店店復(fù)印室室復(fù)印個個人和為為他人或或單位復(fù)復(fù)印資料料；5、辦公公室做好好各部門門文件復(fù)復(fù)印登記記及統(tǒng)計計核算工工作，將將復(fù)印所所生產(chǎn)的的費(fèi)用，列入部部門營業(yè)業(yè)或行政政開支；6、復(fù)印印室工作作人員要要保守酒酒店機(jī)密密，不得得向他人人或外界界泄露所所有復(fù)印印文件的的內(nèi)容；7、除酒酒店辦公公室相關(guān)關(guān)人員外外，其他他人不得得私自進(jìn)進(jìn)入復(fù)印印室或動動用復(fù)印印設(shè)備；檔

34、案管理理制度1、對已已得到徹徹底落實(shí)實(shí)的酒店店文件或或資料，按相關(guān)關(guān)規(guī)定進(jìn)進(jìn)行分類類后建檔檔保管；2、每類類文件存存檔都要要編制歸歸檔所采采用分類類的具體體排序方方法，以以方便文文件查找找；3、所有有檔案借借閱行為為，必須須嚴(yán)格履履行審批批、登記記手續(xù)，并在規(guī)規(guī)定限期期內(nèi)歸還還存檔；4、每年年清理檔檔案一次次，撤除除超過保保管期限限應(yīng)銷毀毀的文件件，重新新整理文文件存檔檔索引；5、建立立詳細(xì)、規(guī)范的的檔案保保管總目目錄，以以方便日日常檔案案存檔管管理及文文件調(diào)檔檔；6、對長長期存放放或借閱閱而造成成破損的的存檔文文件要及及時修復(fù)復(fù)、補(bǔ)救救、確保保檔案完完整；7、部門門或相關(guān)關(guān)人員摘摘要或復(fù)復(fù)印

35、普通通檔案文文件，必必須經(jīng)辦辦辦公室室主任批批準(zhǔn)后復(fù)復(fù)??；8、外單單位摘抄抄或復(fù)印印普通檔檔案文件件，必須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后復(fù)印??；9、秘密密級以上上文件不不得摘抄抄或復(fù)印??；10、按按照文檔檔管理年年限銷毀毀超過保保管期限限的文件件，具體體銷毀辦辦法按相相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行。文件借閱閱管理制制度1、借閱閱酒店文文件，必必須嚴(yán)格格履行借借閱審批批、登記記手續(xù)；2、借閱閱普通文文件，經(jīng)經(jīng)辦公室室主任批批準(zhǔn)后方方可借閱閱；3、秘密密級、機(jī)機(jī)密級文文件必須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)，按履履行登記記手續(xù)后后方可借借閱；4、絕密密級文件件除酒店店董事長長、總經(jīng)經(jīng)理及相相關(guān)副總總經(jīng)理級級人員以以外，其其它人不不得借閱

36、閱；5、所有有文件借借閱只能能在檔案案室或酒酒店辦公公室閱讀讀，不得得帶離辦辦公室主主任和秘秘書視線線范圍；6、借閱閱人歸還還借閱文文件時，文件管管理人及及借閱人人雙方當(dāng)當(dāng)場確認(rèn)認(rèn)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)丟失或或缺損當(dāng)當(dāng)場處理理；7、檔案案管理人人不得私私自向他他人借閱閱文件，否則，追究當(dāng)當(dāng)事人越越權(quán)及失失密責(zé)任任；附：文件件借閱登登記表樣樣本文件借閱閱登記表表借閱人借閱時間文件名稱文件頁數(shù)文件等級經(jīng)手人審批人文件保管管制度1、永久久類文件件保管（1）特特批性文文件；（2）股股東類文文件；（3）管管理類文文件；（4）資資產(chǎn)負(fù)債債類文件件；（5）執(zhí)執(zhí)照、批批準(zhǔn)證書書；（6）土土地、建建設(shè)類文文件；（7）統(tǒng)統(tǒng)計類

37、文文件；（8）契契約、重重要申請請類文件件；（9）人人事任免免類文件件；（10）酒店章章程類文文件；（11）訴訟類類文件；（12）客戶類類文件；（13）年度財財務(wù)預(yù)算算類文件件；2、十年年期文件件保管（1）會會議文件件；（2）工工商、稅稅務(wù)類文文件；（3）月月結(jié)算類類資料；（4）商商業(yè)帳、??；（5）宣宣傳類文文件。3、五年年期文件件保管（1）銷銷售帳、薄；（2）采采購帳，?。唬?）人人事類文文件；（4）交交易類文文件；4、三年年期文件件保管（1）人人事調(diào)動動、工資資類文件件、資料料；（2）一一般經(jīng)營營會議記記錄文件件；（3）有有關(guān)通告告類文件件；（4）文文件收發(fā)發(fā)登記類類資料；（5）業(yè)業(yè)務(wù)日志

38、志類記錄錄。5、一年年期文件件保管（1）日日常往來來文書、通知類類文件；（2）會會議通知知類文件件；（3）招招聘類文文件；司機(jī)管理理制度1、遵守守考勤制制度，保保持正常常出勤，等候辦辦公室派派車；2、每天天檢查車車輛狀況況，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)不安全全因素及及時處理理；3、不得得私自做做主為他他人出車車或開車車為自己己辦私事事；4、服從從辦公室室工作安安排，準(zhǔn)準(zhǔn)時出車車；5、不傳傳播乘車車人談話話所涉及及的內(nèi)容容及機(jī)密密；6、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)以公事事名義出出車辦私私事行為為，及時時向辦公公室匯報報；7、認(rèn)真真填寫車車輛行駛駛記錄，每天早早上上班班時交辦辦公室審審核；8、不虛虛報公里里數(shù)及過過路、過過橋費(fèi)用用；9、不虛

39、虛報加油油量及加加油金額額；10、不不虛報車車輛維修修費(fèi)用；11、不不得開車車回家或或開車在在外停留留過夜；12、不不得讓他他人駕駛駛車輛（學(xué)車）；13、嚴(yán)嚴(yán)禁酒后后駕車，否則，承擔(dān)全全部交通通事故責(zé)責(zé)任。附：行車車記錄表表樣本行車記錄錄表車輛牌照照記錄人人姓名出回車日期時間間途徑路線出車表號回車表號公里數(shù)乘車人簽名司機(jī)交通通事故處處理制度度1、所有有司機(jī)須須在上班班前向酒酒店遞交交相應(yīng)車車輛安全全保證金金；2、負(fù)全全部交通通事故責(zé)責(zé)任的司司機(jī)承擔(dān)擔(dān)雙方保保險以外外經(jīng)濟(jì)損損失總和和的100%責(zé)任任；3、負(fù)主主要交通通事故責(zé)責(zé)任的司司機(jī)，承承擔(dān)雙方方保險以以外的經(jīng)經(jīng)濟(jì)損失失總和的的7%責(zé)任任；4

40、、負(fù)同同等交通通事故責(zé)責(zé)任的司司機(jī)，承承擔(dān)雙方方保險以以外的經(jīng)經(jīng)濟(jì)損失失總和的的3%責(zé)任任；5、負(fù)次次要交通通事故責(zé)責(zé)任的司司機(jī)，承承擔(dān)雙方方保險以以外的經(jīng)經(jīng)濟(jì)損失失總和的的3%責(zé)任任；6、私自自出車發(fā)發(fā)生交通通事故，雙方車車輛保險險以外的的經(jīng)濟(jì)損損失由司司機(jī)自行行承擔(dān)；7、酒后后駕車發(fā)發(fā)生交通通事故，雙方車車輛保險險以外的的經(jīng)濟(jì)損損失及事事故經(jīng)濟(jì)濟(jì)處罰由由司機(jī)全全額承擔(dān)擔(dān)。車輛衛(wèi)生生管理制制度1、車輛輛外部保保持無灰灰塵、污污跡、水水跡、油油跡；2、輪胎胎無污跡跡、泥土土；3、機(jī)箱箱內(nèi)不得得掛有嚴(yán)嚴(yán)重油污污及塵土土；4、汽車車底盤要要定期沖沖洗，不不得掛有有嚴(yán)重污污泥和塵塵土；5、前后后風(fēng)擋玻玻璃明亮亮，無塵塵土；6、車內(nèi)內(nèi)無灰土土、雜物物、異味味；7、腳墊墊上無塵塵土、污污泥；8、坐墊墊、頭枕枕套無污污跡、油油跡；9、車內(nèi)內(nèi)不得堆堆放雜物物及粘貼貼品；10、行行李箱不不得裝鮮鮮魚、肉肉類、易易爛、氣氣味較濃濃物品。保養(yǎng)制度度1、司機(jī)機(jī)應(yīng)愛護(hù)護(hù)車輛，按車輛輛技術(shù)要要求定期期對車輛輛進(jìn)行保保養(yǎng)；2、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)車輛有有異常情情況，及及時向辦辦公主任任匯報，同時提提出維修修建議和和參考意意見；3、司機(jī)機(jī)填寫車輛維維修申請請單，經(jīng)辦公公室主任任批準(zhǔn)后后，到酒酒店定點(diǎn)點(diǎn)維修廠廠修理車車輛；4、辦公公室主任任及財務(wù)務(wù)部出納納憑汽車車修理廠廠維修清清單及零零部件價價格表，到修理理