某建設(shè)辦公室文書(shū)檔案管理制度

1、*建設(shè)設(shè)辦公室室文書(shū)檔案管理制度文書(shū)檔檔案管理理制度（一）文文書(shū)管理理制度第1章 總則則第1條 為為使辦公公室公文文處理準(zhǔn)準(zhǔn)確、及及時(shí)，提提高公文文處理的的工作效效率和公公文的質(zhì)質(zhì)量，特特制定本本辦法。辦公室與與外界來(lái)來(lái)往文書(shū)書(shū)的收發(fā)發(fā)由綜合合辦統(tǒng)一一負(fù)責(zé)。綜合辦指指定人員員負(fù)責(zé)來(lái)來(lái)往文書(shū)書(shū)的核稿稿及收發(fā)發(fā)、拆封封、登記記、分發(fā)發(fā)、稽催催、校對(duì)、監(jiān)監(jiān)印等事事宜。公文的種種類公司的通通用公文文種類請(qǐng)示向上級(jí)部部門請(qǐng)求求請(qǐng)示、批準(zhǔn)的的事項(xiàng)。報(bào)告向上級(jí)部部門匯報(bào)報(bào)工作、反映情情況、提提出建議議、答復(fù)復(fù)下級(jí)的的請(qǐng)示事事項(xiàng)。決定對(duì)重要事事項(xiàng)或重重大活動(dòng)動(dòng)做出安安排。決議經(jīng)過(guò)會(huì)議議討論或或議定，要求貫貫徹

2、執(zhí)行行的事項(xiàng)項(xiàng)。批復(fù)上級(jí)答復(fù)復(fù)下級(jí)的的請(qǐng)示事事項(xiàng)通告在一定范范圍內(nèi)公公布應(yīng)當(dāng)當(dāng)遵守或或周知的的事項(xiàng)。通知傳達(dá)、批批轉(zhuǎn)上級(jí)級(jí)、同級(jí)級(jí)、不相相屬部門門的公文文；傳達(dá)達(dá)要求下下級(jí)部門門協(xié)助或或需要周周知或共共同執(zhí)行行的事項(xiàng)項(xiàng)；發(fā)布布規(guī)章、任免聘聘用事項(xiàng)項(xiàng)。通報(bào)表彰先進(jìn)進(jìn)，批評(píng)評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重重要情況況。函對(duì)同級(jí)或或不相屬屬單位相相互介紹紹、商洽洽、詢問(wèn)問(wèn)、催辦辦、答復(fù)復(fù)某些問(wèn)問(wèn)題，請(qǐng)請(qǐng)有關(guān)部部門批準(zhǔn)準(zhǔn)。會(huì)議紀(jì)要要記載和表表達(dá)會(huì)議議重要精精神及議議定事項(xiàng)項(xiàng)，要求求與會(huì)單單位共同同遵守執(zhí)執(zhí)行。文書(shū)的保保密等級(jí)級(jí)劃分絕密。指指極為重重要并且且不得向向無(wú)關(guān)人人員泄露露內(nèi)容的的文書(shū)。秘密。指指次重要要并且涉涉及

3、內(nèi)容容不能向向無(wú)關(guān)人人員透露露的文書(shū)書(shū)。機(jī)密。指指不宜向向單位以外外人員透透露內(nèi)容容的文書(shū)書(shū)。普通。指指非機(jī)密密文書(shū)。文書(shū)的收收發(fā)到達(dá)文書(shū)書(shū)全部由由文書(shū)綜合合辦接收收，并按按下列要要點(diǎn)處理理。貼文書(shū)處處理簽，擬定擬擬辦意見(jiàn)見(jiàn)。送主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱示示。分送各負(fù)負(fù)責(zé)人辦辦理。進(jìn)行文書(shū)書(shū)歸檔。對(duì)于文書(shū)書(shū)的收發(fā)發(fā)，要做做好收發(fā)發(fā)登記。文書(shū)制作作規(guī)范公文格式式公文內(nèi)容容發(fā)文字號(hào)號(hào)：由發(fā)發(fā)文機(jī)關(guān)關(guān)代字、發(fā)文年年度、發(fā)發(fā)文順序序號(hào)組成成，位于于是文頭頭與界欄欄線上。主送機(jī)關(guān)關(guān)：向上上級(jí)的請(qǐng)請(qǐng)示、報(bào)報(bào)告，一一般只寫(xiě)寫(xiě)一個(gè)主主送單位位，需同同時(shí)報(bào)送送另一個(gè)個(gè)上級(jí)部部門的，用“抄送”；對(duì)同同級(jí)或下下級(jí)則用用“抄送”。

4、標(biāo)題：對(duì)對(duì)公文主主要內(nèi)容容的概括括和反映映，是公公文的眉眉目。正文：公公文的主主體部分分。發(fā)文機(jī)關(guān)關(guān)：制發(fā)發(fā)文的單單位，位位于正文文的右下下側(cè)，應(yīng)應(yīng)寫(xiě)全稱稱或通用用簡(jiǎn)稱。公文日期期：包括括年、月月、日，寫(xiě)在公公文末尾尾，一般般以印刷刷日期為為準(zhǔn)，重重要公文文以簽發(fā)發(fā)日期為為準(zhǔn)。公文印章章：加印印在發(fā)日日期中間間。密級(jí)：保保密文件件注明密密級(jí)。附件：附附件位于于正文之之后、印印章之前前，注明明附件的的序號(hào)、標(biāo)題。用紙格式式本公司公公文用紙紙一律以以A4為為標(biāo)準(zhǔn)紙紙，左側(cè)側(cè)裝訂。印裝格式式公文均采采用橫書(shū)書(shū)或橫排排。在左面裝裝訂。裝訂用釘釘裝。文書(shū)的簽簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組組文書(shū)收收領(lǐng)導(dǎo)小小組主要要領(lǐng)導(dǎo)簽簽

5、發(fā)。辦公室文文書(shū)由辦辦公室主主任簽發(fā)發(fā)。第10條條 文文書(shū)的蓋蓋章在正本上上必須加加蓋印章章。第11條條 文文書(shū)制作作注意事事項(xiàng)文書(shū)必須須簡(jiǎn)明扼扼要，一一事一議議，語(yǔ)言言措辭力力求準(zhǔn)確確規(guī)范。起草文書(shū)書(shū)的理由由包括起起因以及及中間交交涉過(guò)程程，并加加以證明明，附上上相關(guān)資資料與文文件。必須明確確起草文文書(shū)的責(zé)責(zé)任者，并署上上請(qǐng)示審審批提案案者姓名名。對(duì)請(qǐng)示提提案文書(shū)書(shū)進(jìn)行修修改時(shí)，修改者者必須認(rèn)認(rèn)真審閱閱原件，并且必必須署名名。文書(shū)的整整理與保保存文書(shū)的整整理與保保存全部完結(jié)結(jié)的文書(shū)書(shū)，在結(jié)結(jié)辦后33天內(nèi)，交綜合合辦歸存存，按“完整、有序”原則對(duì)對(duì)文件整整理、檢檢查，按按類別、年代立立卷，分分

6、別按所所屬部門門、文件件機(jī)密程程度、整整理編號(hào)號(hào)和保存存年限進(jìn)進(jìn)行整理理與編輯輯，并在在“文書(shū)保保存簿”上做好好登記，歸檔保保存。文書(shū)的保保存年限限按有關(guān)文文書(shū)保存存年限的的規(guī)定執(zhí)執(zhí)行注意事項(xiàng)項(xiàng)重要的機(jī)機(jī)密文件件，一律律存放在在保險(xiǎn)柜柜或帶鎖鎖的文件件柜中。保存期滿滿及沒(méi)必必要繼續(xù)續(xù)保存文文書(shū)，經(jīng)經(jīng)主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)決定定，填寫(xiě)寫(xiě)銷毀的的理由和和日期之之后，予予以銷毀毀。機(jī)要要文書(shū)一一律經(jīng)焚焚燒的方方式銷毀毀。任何何個(gè)人不不準(zhǔn)擅自自銷毀文文件，或或以廢紙紙出售。不需立立卷的文文件材料料逐件登登記報(bào)主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)銷銷毀。銷毀秘密密級(jí)以上上文件要要進(jìn)行登登記，有有專人監(jiān)監(jiān)督，保保證不丟丟失不遺遺漏。如果

7、職務(wù)務(wù)或部門門劃分發(fā)發(fā)生變更更或者做做出調(diào)整整，則必必須在有有關(guān)登記記簿上注注明變更更與調(diào)整整的理由由。必須做好好重要文文書(shū)的借借閱登記記工作，度注明明歸還日日期。(二) 檔案管管理制度度第1條 管理理部門文書(shū)結(jié)案案后，原稿由綜合合辦歸檔檔，經(jīng)辦人員員根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要留存影影本。如因業(yè)業(yè)務(wù)處理理需要，原稿須須由經(jīng)辦辦人員保管管，應(yīng)經(jīng)綜合合辦同意意后妥善善保存，綜合辦辦以影本本歸檔。第2條 文件點(diǎn)點(diǎn)收文件結(jié)案案移送歸歸檔時(shí)，根據(jù)如如下原則則點(diǎn)收:檢查文件件的文本本及附件件是否完完整，如有短短缺，應(yīng)立即即追查歸歸入；文件如經(jīng)經(jīng)過(guò)抽查查，應(yīng)有綜合合辦的簽簽認(rèn)；文件的處處理手續(xù)續(xù)必須完完備，如有遺遺漏

8、，應(yīng)立即即退回人人員。第3條 文件整整理點(diǎn)收文件件后應(yīng)依依下列方方式整理理:文件以左左方裝訂訂為原則則；文件如有有皺褶、破損、參差不不齊等情情形，。應(yīng)先補(bǔ)補(bǔ)整、裁裁切、折折疊，使使其整齊齊劃一。第4條 檔案分分類檔案分類類應(yīng)視案案件內(nèi)容容、部門門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)項(xiàng)目等因因素，按按部門、大類、小類三三級(jí)分類類。先以以部門區(qū)區(qū)分，然然后依案案件性質(zhì)質(zhì)分為若若干大類類，再在在同類中中依序分分為若干干小類。檔案分?jǐn)?shù)數(shù)應(yīng)辦求求切合實(shí)實(shí)用。如如果因案案件較多多、三級(jí)級(jí)分類不不夠應(yīng)用用時(shí)，須須在第三三能之后后增設(shè)第第四級(jí)：“細(xì)類”。如案案件不多多，也可可僅使用用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。同一“小小類”（

9、或“細(xì)類”）的案案件以裝裝訂于一一個(gè)檔夾夾為原則則，如案案件較多多，一個(gè)個(gè)檔夾不不夠使用用時(shí)，可可分為兩兩個(gè)以上上的檔類類裝訂，并于小小類（或或細(xì)類）這后增增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查查考。每一檔夾夾封面內(nèi)內(nèi)首頁(yè)應(yīng)應(yīng)設(shè)“目次表表”，案件件歸檔時(shí)時(shí)依序編編號(hào)、登登錄，并并以每一一案一個(gè)個(gè)“目次”編號(hào)為為原則。檔號(hào)的表表示方式式如下：A1A22 B1BB2C11C2DD1E1EE2其中A11A2為為部門代代號(hào)，BB1B22為大類類號(hào)，CC1C22為小類類號(hào)，DD1為檔檔案卷次次，E11E2為為檔案目目次。第5條 檔案名名稱及編編號(hào)檔案各級(jí)級(jí)分類應(yīng)應(yīng)賦予統(tǒng)統(tǒng)一名稱稱，其名名稱應(yīng)簡(jiǎn)簡(jiǎn)明扼要要，以充充分表明

10、明檔案內(nèi)內(nèi)容性質(zhì)質(zhì)為原則則，并且且要有一一定范疇疇，不能能籠統(tǒng)含含糊。各級(jí)分類類、卷次次及目次次的編號(hào)號(hào)，均以以十進(jìn)制制阿拉伯伯?dāng)?shù)字表表示，其其位數(shù)使使用視案案件多少少及增長(zhǎng)長(zhǎng)情形斟斟酌決定定。檔案分類類各級(jí)名名稱經(jīng)確確定后，應(yīng)編制制“檔案分分類編號(hào)號(hào)表”將所有有分類各各級(jí)名稱稱及其代代表數(shù)字字編號(hào)，用一定定順序依依次排列列，以便便查閱。檔案分類類各級(jí)編編號(hào)風(fēng)應(yīng)應(yīng)預(yù)留若若干空檔檔，以備備將來(lái)組組織擴(kuò)大大或業(yè)務(wù)務(wù)增多時(shí)時(shí)，隨時(shí)時(shí)增補(bǔ)之之用。檔案分類類各級(jí)名名稱及其其代表數(shù)數(shù)字一經(jīng)經(jīng)確定，不宜任任意修改改，如確確有修改改必要，應(yīng)事先先審查討討論，并并擬定新新舊檔案案分類編編號(hào)對(duì)照照表，以以免混淆淆

11、。檔案編號(hào)號(hào)新檔案。應(yīng)從“檔案分分類編號(hào)號(hào)表”查明該該檔案所所屬類別別及其卷卷次、目目次順序序，以此此來(lái)編列列檔號(hào)。檔案如何何歸屬前前案。應(yīng)應(yīng)查明前前案的檔檔號(hào)并予予以同號(hào)號(hào)編列。檔號(hào)經(jīng)一一案一號(hào)號(hào)為原則則，遇有有一檔案案件敘述述數(shù)事或或一案歸歸入多類類者，應(yīng)應(yīng)先確定定其主要要類別，再編列列檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)自自左而右右編列，右方裝裝訂的檔檔案，應(yīng)應(yīng)將檔號(hào)號(hào)填寫(xiě)于于案件首首頁(yè)的左左上角；左方裝裝訂者則則填寫(xiě)于于右上角角。檔案管理理歸檔文件件，應(yīng)依依目次號(hào)號(hào)順序以以活頁(yè)方方式裝訂訂于相關(guān)關(guān)類別的的檔夾內(nèi)內(nèi)，并視視實(shí)際需需要使用用“見(jiàn)出紙紙”注明目目次號(hào)碼碼，以便便翻閱。檔夾的背背脊應(yīng)標(biāo)標(biāo)明檔夾夾內(nèi)所含

12、含案件的的分類編編號(hào)及名名稱，以以便查檔檔。保存期限限按照文書(shū)書(shū)保存相相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行。第9條 檔卷清清理檔案管理理人員應(yīng)應(yīng)該及時(shí)時(shí)擦拭案案架，保保持檔案案清潔，以防蟲(chóng)蟲(chóng)蛀腐朽朽。每年年更換時(shí)時(shí)，依規(guī)規(guī)定清理理一次，已到保保存期限限者，給給予銷毀毀。銷毀毀前應(yīng)造造冊(cè)呈主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)核準(zhǔn)，并于目目錄附注注欄內(nèi)注注明銷毀毀日期。保管期限限屆滿的的文件中中，部分分經(jīng)核定定仍有保保存參考考價(jià)值者者，管檔檔人員將將“收（發(fā)發(fā)）文登登記單”第五聯(lián)聯(lián)附注在在其保留留文件上上，并在在第五聯(lián)聯(lián)上注明明部分銷銷毀的日日期。執(zhí)行秘密密載體統(tǒng)統(tǒng)一銷毀毀制度，對(duì)已到到保存期期限的文文件，或或已無(wú)保保存必要要的秘密密載體，統(tǒng)

13、一用用火焚燒燒銷毀，不得作作為廢品品出售和和作為垃垃圾亂丟丟。第10條條 調(diào)卷卷程序各部門以以辦人員員因業(yè)務(wù)務(wù)需要需需調(diào)閱檔檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)寫(xiě)“調(diào)卷單單”，經(jīng)其其部門主主管核準(zhǔn)準(zhǔn)后向管管檔人員員調(diào)閱借閱檔案案包括文文件資料料必須在在檔案借借閱登記記簿登記記后方可可借閱，秘密級(jí)級(jí)以上的的檔案文文件須經(jīng)經(jīng)經(jīng)理級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)方能能借閱。案卷不許許借出，只供在在檔案室室查閱，未歸檔檔的文件件及資料料可借出出。檔案管理理人接到到“調(diào)卷單單”應(yīng)按歸歸還日期期先后整整理，以以備催還還。借閱期限限不得超超過(guò)兩個(gè)個(gè)星期。到期必必須歸還還。如需需再借應(yīng)應(yīng)辦理續(xù)續(xù)借手續(xù)續(xù)。借閱檔案案的人員員必須愛(ài)愛(ài)護(hù)檔案案，要保保護(hù)

14、檔案案的安全全與保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾畫(huà)、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、翻翻印、復(fù)復(fù)印、攝攝影、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借或損損壞，否否則按違違反保密密法追究究當(dāng)事人人責(zé)任。借閱的檔檔案交還還時(shí)，必必須當(dāng)面面點(diǎn)交清清楚，如如發(fā)現(xiàn)遺遺失或損損壞應(yīng)立立即報(bào)告告領(lǐng)導(dǎo)外單位借借閱檔案案應(yīng)持有有單位介介紹信并并經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后方能能借閱，但不能能將檔案案帶離檔檔案室。外單位摘摘抄卷內(nèi)內(nèi)檔案應(yīng)應(yīng)經(jīng)總經(jīng)經(jīng)經(jīng)理同同意，對(duì)對(duì)摘抄的的材料要要進(jìn)行審審查簽章章。檔案歸還還時(shí)，經(jīng)經(jīng)檔案管管理人員員核查無(wú)無(wú)誤后，檔案即即歸入檔檔夾。“調(diào)卷單單”由檔案案管理人人員留存存?zhèn)洳?。?1條條 調(diào)卷卷管理（1）“調(diào)卷單單”以一單單一案為為原則，借閱時(shí)時(shí)間以