文檔管理辦法-匯總

1、 電子文檔歸檔管理辦法第 PAGE 11 頁 共 NUMPAGES 11 頁關(guān)于文檔檔歸檔管管理辦法法一般來說說，監(jiān)理理項(xiàng)目文文件的形形成數(shù)量量大、時(shí)時(shí)間跨度度長、種類多多、變更更多，而而且形成成階段之之間有密密切聯(lián)系系。所以以，應(yīng)對對文件的的歸檔種種類、歸歸檔流程程事先給給予明確確。為加加強(qiáng)公司司文檔資資料的管管理，確確保文檔檔資料的的完整性性、安全全性、使使用便捷捷性，特特制定本本文檔資資料管理理辦法。一、電子子文檔目目錄設(shè)置置參照下面面所述“二、文檔檔分類”，并按按照其順序編編制電子子文檔目目錄。（根據(jù)文文件夾排排序規(guī)則則，在文文件夾前前加上序序號及“_”）二、電子子文檔分分類本辦法管管

2、理的文文檔資料料既包括括電子文文檔，也也包括紙紙質(zhì)文檔檔資料。電子文檔檔資料可可以按照照以下方方式分類類：1、招標(biāo)標(biāo)階段文檔2、監(jiān)理理依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)規(guī)范、招招投標(biāo)文文件、合合同文件件、設(shè)計(jì)計(jì)文件、監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃劃、監(jiān)理理細(xì)則）3、報(bào)審審、報(bào)驗(yàn)驗(yàn)文件（開工報(bào)報(bào)審、施施工組織織設(shè)計(jì)或或項(xiàng)目開開發(fā)計(jì)劃劃報(bào)審、設(shè)備報(bào)報(bào)驗(yàn)等）4、監(jiān)理理指令（監(jiān)理通通知單、變更通通知）5、報(bào)告告（監(jiān)理理報(bào)告、監(jiān)理月月報(bào)等）6、工作作往來文文檔（業(yè)業(yè)務(wù)聯(lián)系系單及回回復(fù)、工工程支付付、會(huì)議議紀(jì)要）7、總結(jié)結(jié)8、影像像資料三、電子子文檔相關(guān)關(guān)權(quán)限1、存放放流程文件形成成實(shí)時(shí)由由各項(xiàng)目目資料代代管員收收集整理理，每月（或或季度）交由信

3、息工程程部資料料員歸檔檔一次，歸檔時(shí)時(shí)間為自自然月的的25日日（遇節(jié)節(jié)假日順順延）。在存放放時(shí)，工程程部資料料員須對對歸檔的的電子文文件進(jìn)行行校檢，不符合合規(guī)范的的可要求求資料代代管員進(jìn)進(jìn)行整改改。2、權(quán)限限設(shè)置日常工作作中，由由信息工工程部資資料員對對電子文文檔進(jìn)行行維護(hù)和和管理；項(xiàng)目實(shí)實(shí)施過程程中，對對應(yīng)的項(xiàng)項(xiàng)目資料料代管人人員有權(quán)權(quán)對其權(quán)權(quán)限內(nèi)的的文檔進(jìn)進(jìn)行讀和和寫（取取和存），操作前前需征得得有關(guān)方方同意。3、查詢詢方式（1）查查閱文檔檔資料須須事先申申請（附附件一：文檔資資料查閱閱申請表表）并獲獲得有關(guān)關(guān)方同意意：屬于于本項(xiàng)目目范圍內(nèi)內(nèi)的資料料查閱應(yīng)應(yīng)得到項(xiàng)項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)或項(xiàng)目目資料代代

4、管員的的同意，非本人人所從事事的項(xiàng)目目的資料料查閱、拷貝應(yīng)應(yīng)得到信信息工程程部負(fù)責(zé)責(zé)人同意意。（2）電電子文檔檔的查閱閱應(yīng)在資資料員（項(xiàng)目資資料代管管員或工工程部資資料員）的指導(dǎo)導(dǎo)下在專專用電腦腦上進(jìn)行行，電子子文檔資資料的拷拷貝應(yīng)由由資料員員親自操操作（包包括事前前的查毒毒殺毒）。四、文件件清單序號文檔類別別文檔名稱稱文件編號號摘要五、電子子文件命命名規(guī)則則文件采用用組合編編碼方式式命名，文件的的全名格格式為：文件名稱項(xiàng)目名稱編制年月日作者說明：1、一個(gè)個(gè)完整的的文件名名由文件件名稱、項(xiàng)目名名、文件件編制年年月日、和文件件作者44個(gè)部分分，通過過經(jīng)下劃劃線“_”連接組組合而成成。2、項(xiàng)目目名

5、稱，在項(xiàng)目開開始之時(shí)時(shí)的統(tǒng)一確定定，可以以按照習(xí)習(xí)慣采用用簡稱。3、文件件編制年年月日用用8位數(shù)數(shù)字表示示。4、文件件作者用用3位以以下英文文字母表表示。六、工程程文檔資資料管理理與歸檔檔流程1、專業(yè)業(yè)監(jiān)理工工程師編編制監(jiān)理理工作文文檔，接接受承建建方工程程文檔建設(shè)方方工程的的文檔，搜集整整理其它它的監(jiān)理理工作資資料（流流程= 1 * GB3）。2、一般般情況下下專業(yè)監(jiān)監(jiān)理工程程師在編編制完成成監(jiān)理工工作文檔檔后應(yīng)該該上報(bào)項(xiàng)項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)（或其其他相關(guān)關(guān)負(fù)責(zé)人人）審查查（流程程= 2 * GB3），在在獲得總總監(jiān)或相相關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人審查查確認(rèn)后后（流程程= 3 * GB3）方可可作為公公司文檔檔分發(fā)給

6、給建設(shè)方方、承建建方等相相關(guān)單位位（流程程= 4 * GB3）。3、存管管在各監(jiān)監(jiān)理工程程師手中中的文檔檔資料均均屬公司司知識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)，所所有文檔檔資料都都應(yīng)定期期（如每每季度的的最后55個(gè)工作作日內(nèi)）移交給給項(xiàng)目總總監(jiān)或項(xiàng)項(xiàng)目資料料代管員員并由其其歸檔（流程= 5 * GB3）。4、各項(xiàng)項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)（或資資料代管管員）應(yīng)應(yīng)定期（如每季季度一次次）對本本項(xiàng)目的的文檔資資料進(jìn)行行清理，同時(shí)在在每半年年一次向向信息工工程部歸歸檔（流流程= 6 * GB3）。文文檔資料料歸檔時(shí)時(shí)應(yīng)進(jìn)行行詳細(xì)記記錄（見見附件一一）。5、歸檔檔到信息息工程部部的文檔檔資料應(yīng)應(yīng)進(jìn)行及及時(shí)地整整理、編編目，同同時(shí)完整整保存到到

7、信息工工程部的的專用數(shù)數(shù)據(jù)庫里里（電子子文檔）或資料料柜里（紙質(zhì)文文檔資料料）（流流程= 7 * GB3），以以備查詢詢、調(diào)用用。文檔資料料管理與與歸檔流流程見下下圖：項(xiàng)目總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目總監(jiān)或資料代管員建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位信息工程部資料員IT工程部文檔資料數(shù)據(jù)庫 = 2 * GB3 報(bào)審 = 3 * GB3 審查后反饋 = 5 * GB3 文檔資料移交歸檔 = 6 * GB3 文檔資料集中歸檔 = 7 * GB3 文檔資料存入數(shù)據(jù)庫資料柜 = 7 * GB3 紙質(zhì)文檔存資料柜專業(yè)監(jiān)理工程師 = 4 * GB3 分發(fā) = 1 * GB3 接收jieshou jieshou 文件 = 1

8、 * GB3 編制 = 1 * GB3 搜集七、管理理人員及及職責(zé)1、信息息工程部部資料員員信息工程程部設(shè)資資料員（兼職），其職職責(zé)為：敦促各項(xiàng)項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)資料代代管員項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行行文檔資資料歸檔檔，負(fù)責(zé)責(zé)文檔資資料的接接收事宜宜。負(fù)責(zé)歸檔檔資料的的整理、編目、入庫、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)儲等。負(fù)責(zé)文檔檔資料數(shù)數(shù)據(jù)庫的的管理、維護(hù)、操作。負(fù)責(zé)歸檔檔資料的的保管、調(diào)用、借閱、拷貝、打印等等。2、項(xiàng)目目資料代代管員各項(xiàng)目根根據(jù)項(xiàng)目目具體情情況設(shè)資資料代管管員一名名（兼職職），其其職責(zé)為為：負(fù)責(zé)接收收本項(xiàng)目目內(nèi)各監(jiān)監(jiān)理工程程師上報(bào)報(bào)、移交交的文檔檔資料。對文檔資資料進(jìn)行行整理、轉(zhuǎn)儲、入庫、存柜、保管

9、。負(fù)責(zé)文檔檔資料的的調(diào)用、整理、拷貝、打印等等。八、紙質(zhì)質(zhì)文件入柜柜歸檔資資料范圍圍1、監(jiān)理理合同2、監(jiān)理理大綱3、監(jiān)理理規(guī)劃4、監(jiān)理理細(xì)則5、監(jiān)理理指令（監(jiān)理通通知單等等）6、往來來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)聯(lián)系單及及回復(fù)等等）7、會(huì)議議紀(jì)要8、監(jiān)理理月報(bào)9、監(jiān)理理記錄、平行檢檢測及獨(dú)獨(dú)立抽檢檢文件材材料10、監(jiān)監(jiān)理工作作總結(jié)11、監(jiān)監(jiān)理日志志12、影影像資料料九、紙質(zhì)質(zhì)文件歸歸檔要求求1、歸檔檔的文件件材料要要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。各工程程用表按按水運(yùn)工工程監(jiān)理理規(guī)范用用表規(guī)定定填寫，需簽字字蓋章的的地方一一定不能能漏簽；監(jiān)理通通知及業(yè)業(yè)務(wù)聯(lián)系系單要形形成閉合合性，需需要接受受單位簽簽署意見見及回復(fù)復(fù)的，必

10、必須簽署署完整。2、歸檔檔的文件件材料必必須是原原件。如如是傳真真件等不不易保存存的文件件材料，應(yīng)留復(fù)復(fù)印件，并將復(fù)復(fù)印件與與原件一一起存檔檔，并加加以說明明。3、原則則上按各各個(gè)工程程項(xiàng)目歸歸檔，各各個(gè)工程程項(xiàng)目再再按“入柜歸歸檔資料料范圍”進(jìn)行資資料整理理歸檔。各文檔檔按“入柜歸歸檔資料料范圍”分12冊，第1冊監(jiān)理理合同、第2冊監(jiān)理理大綱為為第一卷卷；第33冊監(jiān)理理規(guī)劃、第4冊監(jiān)理理細(xì)則為為第二卷卷；第55冊監(jiān)理理指令、第6冊往來來文檔、第7冊會(huì)議議紀(jì)要為為第三卷卷；第88冊監(jiān)理理月報(bào)、第9冊監(jiān)理理記錄、平行檢檢測及獨(dú)獨(dú)立抽檢檢文件材材料、第第10冊監(jiān)監(jiān)理工作作總結(jié)為為第四卷卷；第111冊

11、監(jiān)監(jiān)理日志志、第112冊影影像資料料為第五五卷。4、檔案案名稱的的填寫要要注意內(nèi)內(nèi)容準(zhǔn)確確，文字字簡練通通順，結(jié)結(jié)構(gòu)完整整，必須須揭示卷卷內(nèi)文件件的內(nèi)容容和成份份；科技技文卷目目錄各項(xiàng)項(xiàng)必須按按交辦發(fā)發(fā)200092255號文規(guī)規(guī)定填寫寫完整。5、文件件歸檔份份數(shù)：一一般歸檔檔1份，重重要的和和經(jīng)常使使用的文文件歸檔檔2份或3。對無無保存價(jià)價(jià)值和重重份文件件，需要要辦理銷銷毀手續(xù)續(xù)。6、卷盒盒的尺寸寸采用3310mmm2200mm,卷盒的的厚度根根據(jù)分類類整理及及方便查查閱利用用的要求求，可采采用200mm、30mmm、40mmm、50mmm、60mmm。7、歸檔檔時(shí)間：各工程程項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)人應(yīng)應(yīng)

12、于工程程竣工驗(yàn)驗(yàn)收后立立即（最最遲一周周內(nèi)）將將歸檔的的文件整整理立卷卷，移交交部門資資料員歸歸檔。十、檔案案的查閱閱和借閱閱1、查閱閱檔案應(yīng)應(yīng)填寫檔檔案查閱閱登記表表，寫明明查閱時(shí)時(shí)間、查查閱內(nèi)容容、查閱閱目的等等。閱后后及時(shí)歸歸還。2、查閱閱檔案資資料時(shí)一一般不得得對其進(jìn)進(jìn)行復(fù)制制。確有有特殊情情況必須須復(fù)制的的，應(yīng)填填寫檔案案資料復(fù)復(fù)制申請請單，經(jīng)經(jīng)所在部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽署意意見后方方可復(fù)制制。3、原則則上本公公司內(nèi)部部工作人人員因工工作需要要都可以以借閱，但必須須由借閱閱人出具具借閱申申請并由由部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽名名認(rèn)可。借出檔檔案時(shí)應(yīng)應(yīng)注意檔檔案的密密級要求求以及借借閱人的的相關(guān)權(quán)權(quán)限。借借閱

13、檔案案時(shí)應(yīng)做做到以下下幾點(diǎn)：（1）借借閱者不不得自拿拿、自取取、自放放檔案，嚴(yán)禁擅擅自打開開檔案柜柜翻閱查查找；（2）按按規(guī)定辦辦理登記記手續(xù)，定期歸歸還，確確因工作作需要不不能按時(shí)時(shí)返還的的，需辦辦理續(xù)借借手續(xù)，否則按按管理規(guī)規(guī)定停止止借閱；（3）要要愛護(hù)檔檔案，不不得丟失失，并注注意保密密，不得得擅自轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借他人人；（4）所所借檔案案不得隨隨意折疊疊和拆散散，嚴(yán)禁禁對檔案案隨意更更改、涂涂寫；（5）借借出和歸歸還檔案案時(shí)，應(yīng)應(yīng)辦理清清點(diǎn)手續(xù)續(xù)，由檔檔案管理理員和借借閱者當(dāng)當(dāng)面核對對清楚；（6）檔檔案如有有丟失、損壞或或泄密，要立即即追究當(dāng)當(dāng)事人責(zé)責(zé)任；（7）調(diào)調(diào)離本單單位的工工作人員員，必須須清理移移交檔案案文