應(yīng)用文寫作（農(nóng)業(yè)版）課件：5.4 商務(wù)信函

1、應(yīng) 用 文 寫 作 教學(xué)內(nèi)容第一講 應(yīng)用文寫作總論第二講 公務(wù)類文書第三講 事務(wù)類文書第四講 學(xué)術(shù)論文第五講 經(jīng)濟(jì)類文書第六講 訴訟類文書 第七講 日常類文書教學(xué)要求掌握應(yīng)用文寫作的基本理論；了解日常工作中常用的應(yīng)用文寫作方法和寫作要求；提高學(xué)員解決實際問題的能力及常用的應(yīng)用文寫作水平。應(yīng) 用 文 寫 作經(jīng)濟(jì)文書 經(jīng)濟(jì)文書第一節(jié) 企劃書第二節(jié) 市場調(diào)查（預(yù)測）報告第三節(jié) 經(jīng)濟(jì)合同第四節(jié) 商務(wù)信函第四節(jié) 商務(wù)信函一、含義、特點和作用（一）商務(wù)信函的含義 屬于函的一種，是國內(nèi)各商業(yè)企業(yè)之間或國內(nèi)商業(yè)企業(yè)與國外商業(yè)企業(yè)之間交流信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談貿(mào)易以及處理商務(wù)問題時所使用的函件。（二）商務(wù)信函的特

2、點1、商務(wù)性 以洽談生意為內(nèi)容，以達(dá)成交易、做成買賣為最終目的，在寫作中常常使用一些商業(yè)術(shù)語，具有突出的專業(yè)性。2、時效性 商務(wù)信函的內(nèi)容多是目前急需解決的實際問題或急需解決的各種具體商務(wù)，寫作和處理商務(wù)信還不能頭任何拖延，貽誤時機(jī)就會失去效用，從而造成經(jīng)濟(jì)損失。3、單一性 商務(wù)信函都是直接或間接地為達(dá)到某種經(jīng)濟(jì)目的或解決某個問題而制發(fā)的，其行文對象一般只有一個，一事一文，內(nèi)容精煉，語言明確。4、規(guī)范性 獨特的寫作模式，尤其是對外商務(wù)信函。（三）商務(wù)信函的作用1、溝通信息、加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系的工具2、解決爭議、進(jìn)行索賠的重要憑證二、商務(wù)信函的種類商務(wù)信函的種類繁多，可從不同的角度劃分。從發(fā)函的目的和

3、內(nèi)容進(jìn)行劃分，可分為：（一）聯(lián)系函（二）詢答函（三）交易函（四）告知函（五）交涉函三、商務(wù)信函的格式和寫法商務(wù)信函的一般格式包括信頭事由行文對象正文附件落款信頭位于信箋的右上方。一般包括：發(fā)文單位名稱、地址、聯(lián)系方式事由是商務(wù)信函的主旨，類似函的標(biāo)題，一般在外貿(mào)信函中使用。信中第一行居中位置，字體比正文稍大。建立業(yè)務(wù)關(guān)系求購化工原料行文對象指商務(wù)信函的受文者 。除公司行號外 ，還有企業(yè)主或企業(yè)負(fù)責(zé)人如店主 、公司董事 、經(jīng)理等 。要寫全稱，在事由下面另起一行頂格寫，后加冒號。如：市外貿(mào)公司：寫給企業(yè)主或企業(yè)負(fù)責(zé)人，在姓名后加職務(wù)名稱，或加“先生、小姐、女士”。外貿(mào)信函還常使用雅語敬詞，如：臺鑒

4、、惠鑒、雅鑒；臺覽、雅覽等。正文是信函的主要部分。由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。 開 頭信函的開頭是引據(jù)部分。要求簡明扼要，切忌嚕嗦冗長。 我方主動向客商發(fā)函報價、聯(lián)系業(yè)務(wù)，開頭就須簡述去函緣由 ：如 “ 茲從處獲悉，貴公司為發(fā)展轉(zhuǎn)口貿(mào)易 ，擬 訂購我梅林牌午餐肉48397克罐頭，直接銷往菲律賓。為了配合你方開展這一業(yè)務(wù)，我們樂意給予支持。 ” 對客商的復(fù)函，開頭部分除寫上收到對方來函外， 還須摘錄對方來信的主要內(nèi)容：如“月日函及所附定單一份收到，對于你方 積極推銷我玩具我們表示高興。”常 見 的 開 頭“貴公司月日函收到，獲悉貴公司欲訂購貨箱。對此，我們表示歡迎。現(xiàn)報盤如下：”“ 月日函悉

5、。承告由輪裝運的號定單項下之貨短缺箱，經(jīng)過我們核實，答復(fù)如下：”主體是信函的主要部分，要求清楚地寫明發(fā)函目的、主要內(nèi)容 。結(jié) 尾這類信函的結(jié)尾有其慣用詞語。如果要求對方答復(fù)，結(jié)尾常用“候復(fù)”、“希速復(fù)為盼”、“請函復(fù)”等詞語；如僅闡明我方意見，并不要求對方答復(fù)的，常用“專此函達(dá)”、“特此函達(dá)，希洽辦”等詞語。附件 包含隨函附發(fā)的銷售合同、協(xié)議、報價單、 發(fā)票 、 單據(jù)等 ， 附在正文之后隨函附發(fā) 。 附件的名稱、號碼 、件數(shù)必須寫清楚，不得錯漏。落款包括簽名與日期。正文末尾寫上發(fā)文單位名稱，在發(fā)文單位下 一行寫上發(fā)函年、月、日，一般要求大寫。在年、月、日中間 加蓋發(fā)文單位印章，以示嚴(yán)肅負(fù)責(zé)。發(fā)

6、文單 位寫在離正文下約三四行處的右邊為宜。 介紹并推銷工藝品公司 ： 從我駐意大利 使館商務(wù)處來信中獲悉，貴公司希望與我國經(jīng)營工藝品的外貿(mào)出口公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系 ，我 們高興地通知貴公司，我們愿意在開展這類商品的貿(mào) 易方面與貴公司 合 作 。 我公司經(jīng)營的工藝品有繡品、草竹編、燈具、滌綸花 、珠寶首飾 以及仿古器物和書畫等，這些品種均制作精美，質(zhì)量上乘。特別是滌綸花，式樣新穎，色彩鮮艷 ，形態(tài)逼真，可與鮮花媲美，目前在歐、美 、亞等洲許多國家極為暢銷，深受消費者的喜愛 ?，F(xiàn)寄上滌綸花樣照一套，供參考。歡迎來信聯(lián)系。 進(jìn)出口公司 年月日例文1 建立業(yè)務(wù)關(guān)系株式會社： 從公司來信中獲知，貴會社經(jīng)營絲

7、綢商品素負(fù)盛譽，為擴(kuò)大經(jīng)營，現(xiàn)有意開展中國絲綢原料及制品的業(yè)務(wù)。我公司專營真絲綢緞和絲綢制品出口業(yè)務(wù)。我們所經(jīng)營的產(chǎn)品不僅品種繁多、花式新穎，而且質(zhì)地優(yōu)良、價格實惠，在國際市場上備受歡迎。 我們愿意與貴會社建立貿(mào)易關(guān)系，共同發(fā)展絲綢商品業(yè)務(wù)。為了更好地合作，請將貴會社的經(jīng)營意圖、所需品種及要貨情況等，詳細(xì)告知我們，以便進(jìn)一步開展工作。候復(fù)。 進(jìn)出口公司 年月日例文2 商洽裝運及保險事宜公司： 日來信及第號訂單收到。 關(guān)于該訂單之山水屏風(fēng)，原洽定在月裝運，現(xiàn)來單注明月裝運，比原交貨期提前了兩個月。為滿足你方推銷的需要，我們當(dāng)盡力照辦，決定提前于月裝運。關(guān)于來單提出保險須按發(fā)票金額140投保，并加

8、保破碎險的要求，我們可以代辦。按照慣例，我方報供的價格，CIF貨價一般按發(fā)票金額110投?；倦U。如你方定要增加保險額與加保破碎險，則超保費應(yīng)由你方負(fù)擔(dān)。請即函復(fù)為盼。 進(jìn)出口公司 年月日例文3 售貨確認(rèn)書 公司： 貴公司訂購我貨物，現(xiàn)已確認(rèn)。隨函附上第號售貨確認(rèn)書一式兩份，希查收，并請即簽署后寄回一份，以備存查。上述貨物請按確認(rèn)書所列之日期開出信用證，以利裝運，此復(fù)。 附件：售貸確認(rèn)書第號一式兩份 進(jìn)出口公司 年月日例文4 寫作要求按照業(yè)務(wù)要求措詞用語須平實、簡明、準(zhǔn)確、老練委婉得體委婉得體在信函的開頭部分為了推銷商品，我們常常使用一些勸購語句，以便對方迅速訂貨 ，并以此表示我們熱忱的態(tài)度。

9、 “ 獲悉貴公司愿與我建立業(yè)務(wù)關(guān)系，對此表示歡 迎 。 ” “ 對于你方積極推銷我商品，我們表示感 謝?！?“對于你方為擴(kuò)大銷售、加強(qiáng)經(jīng)營所作的努力，我們表示贊賞”。 “從處獲悉，你方愿與我建立業(yè)務(wù)關(guān)系，我們高興地通知你方，我公司愿意在開展這類商品的貿(mào)易方面與你們合作?！蔽竦皿w在信函的結(jié)尾處“該貨需求殷切，訂單踴躍，考慮到這一品種價格實惠，適合你地市場的需要，訂購尚希從速。” “該貨不僅質(zhì)量優(yōu)異，而且價格具有更大的競爭性，相信不久即可獲得你方的訂單。” “相信在雙方的共同努力下，我們之間的首筆交易將會順利達(dá)成?！蔽竦皿w洽談具體條款，同意對方要求 “為了表示加強(qiáng)雙方貿(mào)易合作的誠意，我公司決定再供應(yīng)商品箱?！盀橹С帜惴介_展業(yè)務(wù)，經(jīng)與廠方多次聯(lián)系，我公司將提前至月交貨?！?“考慮到你公司系我們的老客戶，雙方業(yè)務(wù)關(guān)系良好，我們破例接受你方要求?！?“考慮到你方的具體困難，為維護(hù)雙方友好合作的貿(mào)易關(guān)系，我們同意將上述合約所交貨物全部退回?！蔽竦皿w為了表示禮貌不直接回絕對方訂貨要求，寫成“目前已接滿定