房屋建筑和市政基礎(chǔ)設施工程項目檔案管理

1、PAGE PAGE 9附件:江蘇省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設施工程項目招標投標檔案管理辦法第一一條 為為規(guī)范全全省房屋屋建筑和和市政基基礎(chǔ)設施施工程項項目招標標投標檔檔案管理理，統(tǒng)一一招標投投標過程程中檔案案資料的的收集、整理和和歸檔標標準，依依據(jù)有關(guān)關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我我省實際際，制定定本辦法法。第二條本辦法法所稱的的招標投投標檔案案是指房房屋建筑筑和市政政基礎(chǔ)設設施工程程項目招招標投標標活動過過程中形形成的，并能真真實反映映招標投投標活動動內(nèi)容，具有保保存價值值的文字字、數(shù)字字、圖表表、光盤盤等各種種文件資資料。第三條 各級建建設行政政主管部部門負責責招標投投標檔案案管理和和監(jiān)督檢檢查工作作，具

2、體體工作由由其所屬屬的建設設工程招招標投標標監(jiān)督管管理機構(gòu)構(gòu)（以下下簡稱“監(jiān)管機機構(gòu)”）負責責，各級級監(jiān)管機機構(gòu)應當當按照本本辦法的的規(guī)定建建立招標標投標檔檔案。第四條歸檔的的招投標標文件資資料，其其內(nèi)容必必須準確確、齊全全完整、真實反反映招標標投標活活動的過過程。第五條監(jiān)管機機構(gòu)的項項目經(jīng)辦辦人應在在監(jiān)督過過程中及及時收集集、整理理、保存存依照有有關(guān)法定定程序備備案招標標投標過過程中產(chǎn)產(chǎn)生的各各種文件件資料，并應當當在接受受施工合合同備案案之日起起五日內(nèi)內(nèi)，將有有關(guān)收集集齊全的的歸檔招招投標文文件材料料交檔案案管理人人員。經(jīng)經(jīng)辦人發(fā)發(fā)生變化化時，應應當做好好交接工工作。第六條 招標投投標檔案

3、案應當專專人管理理。檔案案管理人人員應遵遵守檔案案管理的的有關(guān)法法律、法法規(guī)和規(guī)規(guī)章制度度。檔案管理理人員在在收到歸歸檔的招招標投標標文件材材料后，應及時時登記，并認真真做好檔檔案資料料的立卷卷、裝訂訂、歸檔檔和集中中管理工工作。歸歸檔整理理應符合合建設部部頒布的的建設設工程文文件歸檔檔整理規(guī)規(guī)范（GB/T5003288-20001）的要求求。第七條 招標投投標監(jiān)管管機構(gòu)收收集、整整理、歸歸檔的文文件資料料應當包包括以下下內(nèi)容,并按下下列順序序裝訂成成冊： （一）工程建建設項目目發(fā)包初初步方案案及其附附件；附件包括括：1、工程建建設項目目審批或或者備案案文件的的復印件件；2、邀請請招標或或直接

4、發(fā)發(fā)包的證證明材料料；3、滿足足招標條條件的其其他材料料的復印印件。 （二）招標人人自行辦辦理招標標事宜備備案表及及附件資資料； （三）工程招招標代理理委托合合同、授授權(quán)委托托書及工工程招標標代理項項目組組組成人員員情況表表； （四）單獨委委托編制制施工標標底的標標底編制制委托合合同； （五）招標公公告或者者投標邀邀請書； （六）投標申申請人投投標報名名及獲取取資格預預審文件件或招標標文件一一覽表；（七）資資格預審審文件，中標人人資格預預審申請請材料的的復印件件,資格格審查情情況報告告；（八）招招標文件件以及對對招標文文件的澄澄清或者者修改文文件；（九）清清標情況況報告;（十）業(yè)業(yè)主評委委備案

5、表表，專家家評委抽抽取、通通知記錄錄表；（十一）標底的的封面、編制說說明及報報價匯總總表； （十二二）評標標報告； （十三三）招標標投標情情況的書書面報告告（其中中在前面面程序中中已提交交過的內(nèi)內(nèi)容，可可以不重重復提交交。）； （十四四）中標標結(jié)果公公示表； （十五五）中標標通知書書； （十六六）中標標人投標標文件中中的授權(quán)權(quán)委托書書、投標標函、報報價匯總總表、項項目班子子配備情情況以及及有關(guān)聯(lián)聯(lián)合體、分包等等重要資資料的復復印件； （十七七）合同同副本； （十八八）工程程招標代代理評價價意見表表；（十九）工程建建設項目目招標投投標備案案流程表表（二十）工程建建設項目目招標投投標合同同備案表表

6、 （二十十一）工工程建設設項目招招標投標標監(jiān)督情情況記錄錄表； （二十十二）工工程建設設項目招招標投標標行政監(jiān)監(jiān)督意見見書；（二十三三）投標標文件的的電子光光盤；（二十四四）需要要存檔的的其他材材料。中標人的的投標文文件副本本，應當當自施工工合同接接受備案案之日起起，保存存六個月月后方可可處理。 第八條條 工工程招標標代理機機構(gòu)收集集、整理理、歸檔檔的招投投標文件件材料應應當包括括以下內(nèi)內(nèi)容,并并按下列列順序裝裝訂成冊冊： （一）工程建建設項目目發(fā)包初初步方案案及其附附件；附件包括括：1、工程建建設項目目審批或或者備案案文件的的復印件件；2、邀請請招標或或直接發(fā)發(fā)包的證證明材料料。3、滿足足招

7、標條條件的其其他材料料的復印印件。 （二）工程招招標代理理委托合合同、授授權(quán)委托托書和工工程招標標代理項項目組組組成人員員情況表表; （三）單獨委委托編制制施工標標底的標標底編制制委托合合同; （四）招標公公告或投投標邀請請書; （五）投標申申請人投投標報名名及獲取取資格預預審文件件或招標標文件一一覽表；（六）資資格預審審文件，中標人人資格預預審申請請材料；（七）資資格預審審合格通通知書與與資格預預審結(jié)果果通知書書及其發(fā)發(fā)放、確確認的記記錄; （八）資格預預審情況況報告; （九）招標文文件以及及對招標標文件澄澄清或者者修改文文件; （十）招標文文件以及及對招標標文件澄澄清或者者修改文文件的發(fā)發(fā)

8、放、簽簽收記錄錄; （十一一）標底底; （十二二）投標標文件簽簽收、評評委簽到到記錄;（十三）清標情情況報告告;（十四）評標報報告; （十五五）招標標投標情情況的書書面報告告; （十六六）中標標結(jié)果公公示表; （十七七）中標標通知書書; （十八八）工程程招標代代理評價價意見表表; （十九九）工程程建設項項目招標標投標備備案流程程表 （二十十）工程程建設項項目招標標投標行行政監(jiān)督督意見書書； （二十十一）中中標人的的投標文文件副本本;（二十二二）需要要存檔的的其他材材料;未中標單單位的資資格預審審申請材材料、投投標文件件應當自自施工合合同簽訂訂之日起起，保存存六個月月后方可可處理。 第九九條 歸

9、歸檔的招招投標文文件材料料應字跡跡清楚、圖表整整潔，需需要單位位或個人人簽章的的，其簽簽章手續(xù)續(xù)應完備備，并應應采用碳碳素墨水水、藍黑黑墨水耐耐久性強強的材料料書寫，不得使使用圓珠珠筆、鉛鉛筆等易易褪色的的材料書書寫。 所有存存檔的文文件材料料應統(tǒng)一一使用AA4或AA3紙（圖紙除除外）。第十條 招標標投標文文件材料料的立卷卷與歸檔檔，應遵遵循文件件材料的的形成規(guī)規(guī)律。同同一項目目分階段段招標的的，每一一階段應應分別組組卷，內(nèi)內(nèi)容相同同的材料料，可不不必重復復存檔，但應在在檔案備備考表中中注明相相關(guān)材料料的存檔檔信息；卷與卷卷之間應應保持系系統(tǒng)聯(lián)系系，便于于檔案的的利用、查詢和和保管。第十一條條

10、 歸檔檔裝訂的的文件材材料應有有案卷封封面和卷卷內(nèi)目錄錄；并在在歸檔文文件材料料尾頁之之后附卷卷內(nèi)備考考表。案案卷封面面、卷內(nèi)內(nèi)目錄及及卷內(nèi)備備考表（格式）見附件件。第十二條條監(jiān)監(jiān)管機構(gòu)構(gòu)可以將將檔案的的立卷、裝訂、歸檔和和保存等等工作委委托建設設工程交交易中心心承擔，并應建建立健全全檔案的的保管、保密、鑒定、銷毀、查閱等等制度。第十三條 招標標投標檔檔案在監(jiān)監(jiān)管機構(gòu)構(gòu)（或建建設工程程交易中中心）保保管至合合同備案案后三年年，即可可移交當當?shù)爻墙ńn案館館保存。第十四四條 對保保存期已已滿，須須移交同同級城建建檔案館館的檔案案，應按按照有關(guān)關(guān)規(guī)定辦辦理移交交手續(xù)。第十五五條 檔案案管理人人員離

11、開開工作崗崗位前，應當按按規(guī)定移移交招投投標檔案案資料，不得擅擅自處理理或帶走走。 禁止任任何單位位和個人人倒賣、涂改、偽造招招標投標標檔案。第十六六條 檔案案室的建建設應當當具有防防盜、防防火、防防塵、防防潮、防防霉、防防有害生生物和防防污染等等安全設設施，不不得在危危險和不不安全的的環(huán)境中中保管檔檔案。對對破損、霉變、散失的的檔案，應及時時采取搶搶救、復復制、搜搜集等補補救措施施，確保保檔案的的安全與與完整。第十十七條招投投標檔案案只能當當場查閱閱，不能能借閱。查閱、摘抄或或復印招招投標檔檔案資料料，必須須履行批準準、登記手續(xù)續(xù)。查閱閱檔案時時，必須須精心愛愛護，不不得拆卷卷、抽頁頁、涂改

12、改、銷毀毀。第第十八條 本辦辦法自發(fā)發(fā)布之日日起施行行。附：案卷卷封面（式樣）、卷內(nèi)內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)內(nèi)備考表表（式樣樣）二七七年八月月三十日日附件：案案卷編號號：（項項目編號號） 案卷卷標題：招標項項目名稱稱（要求求寫明項項目全稱稱并具體體到招標標內(nèi)容）建建設單位位名稱：招招標代理理機構(gòu)名名稱：招招標時間間： 年年 月至至 年 月 歸檔時時間： 共 卷 第卷卷案卷封面面式樣卷內(nèi)目錄錄序號文件編號責任者文件題目日期頁次備注1工程建設項目發(fā)包初步方案，及其附件2招標人自行辦理招標事宜備案表及附件資料3工程招標代理委托合同、授權(quán)委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表4單獨委托編制施工標底的標底

13、編制委托合同5招標公告或者投標邀請書6投標申請人投標報名及獲取資格預審文件或招標文件一覽表7資格預審文件，中標人資格預審申請材料的復印件,資格審查情況報告8中標人資格預審申請材料的復印件9資格審查情況報告108招標文件以及對招標文件的澄清或者修改文件119清標情況報告1210業(yè)主評委備案表，專家評委抽取、通知記錄表13專家評委抽取、通知記錄表1411標底的封面、編制說明及報價匯總表1512評標報告1613招標投標情況的書面報告1714中標結(jié)果公示表1815中標通知書1916中標人投標文件中的授權(quán)委托書、投標函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復印件2017合同副本2

14、118工程招標代理評價意見表2219工程建設項目招標投標備案流程表2320工程建設項目招標投標合同備案表2421工程建設項目招標投標監(jiān)督情況記錄表2522工程建設項目招標投標行政監(jiān)督意見書2623投標文件的電子光盤2724需要存檔的其他材料卷內(nèi)目錄錄式樣（招標投投標監(jiān)管管機構(gòu)）卷內(nèi)目錄錄序號文件編號責任者文件題目日期頁次備注1工程建設項目發(fā)包初步方案，及其附件2工程招標代理委托合同、授權(quán)委托書和工程招標代理項目組組成人員情況表3單獨委托編制施工標底的標底編制委托合同4招標公告或投標邀請書5投標申請人投標報名及獲取資格預審文件或招標文件一覽表6資格預審文件，中標人資格預審申請材料7中標人資格預審申請材料87資格預審合格通知書與資格預審結(jié)果通知書及其發(fā)放、確認的記錄98資格預審情況報告109招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件1110招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件的發(fā)放、簽收記錄1211招標控制價1312投標文件簽收、評委簽到記錄14評委簽到