學(xué)籍管理作業(yè)手冊(cè)

1、臺(tái) 北 科 技 大 學(xué)文 件 名 稱(chēng)：學(xué)籍治理作業(yè)方法文 件 編 號(hào)：F01W13制 定 部 門(mén)：進(jìn)修部教務(wù)組制 定 日 期：89.6.16分發(fā)單位教務(wù)學(xué)務(wù)總務(wù)秘書(shū)會(huì)計(jì)人事技研圖書(shū)電算進(jìn)修部進(jìn)修學(xué)院安環(huán)中心軍訓(xùn)系所修 訂 紀(jì) 錄修訂日期單據(jù)編號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁(yè)次版本90.2.14進(jìn)修推廣部更名為進(jìn)修部B91.2.193.7原注冊(cè)人數(shù)統(tǒng)計(jì)修訂為注冊(cè)人數(shù)統(tǒng)計(jì)：教務(wù)組刪除5.1.1.3中的注冊(cè)程序單5.1.1.4原核對(duì)注冊(cè)程序單上總務(wù)組之繳費(fèi)章修訂為核對(duì)出納組繳費(fèi)總表清單1/5C91.2.19刪除5.2.1.7中的申請(qǐng)人須于編碼簿上簽名領(lǐng)回5.2.2原人工書(shū)寫(xiě)方式，將學(xué)生姓名、入學(xué)資格核格文號(hào)書(shū)寫(xiě)于空

2、白證明書(shū)上。修訂為計(jì)算機(jī)輸入學(xué)生姓名及入學(xué)資格核準(zhǔn)文號(hào)。增訂5.3.2.4以電話及書(shū)面通知學(xué)生本人或家長(zhǎng)2/5C91.2.195.4.2.1原休學(xué)通知單修訂為復(fù)學(xué)通知單5.4.2.2.1原親洽教務(wù)組及通訊報(bào)到兩種修訂為5.4.2.1.1親洽教務(wù)組辦理復(fù)學(xué)者應(yīng)發(fā)給注冊(cè)注意事項(xiàng)。刪除5.4.2.2.2及5.4.2.2.33/5C91.2.195.6.7原國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部換發(fā)學(xué)生證申請(qǐng)單修訂為國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)換（補(bǔ)）發(fā)學(xué)生證申請(qǐng)單5.7.1原開(kāi)學(xué)二周后各系承辦人將注冊(cè)程序單與出納組繳費(fèi)總表清單核對(duì)修訂為開(kāi)學(xué)二周后各系承辦人核對(duì)出納組繳費(fèi)總表清單4/5C91.2.197.5原國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修

3、部換發(fā)學(xué)生證申請(qǐng)單修訂為國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)換（補(bǔ)）發(fā)學(xué)生證申請(qǐng)單5/5C92.3.285.1.1.3將此名單之計(jì)算機(jī)檔案送出納組制發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)單，出納組另行寄發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)單。修訂為將此名單之計(jì)算機(jī)檔案送銀行制發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)單，并另行寄發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)單。1/5D92.3.285.4.2.1應(yīng)持復(fù)學(xué)通知單到校申請(qǐng)復(fù)學(xué)。修訂為應(yīng)持復(fù)學(xué)通知單于開(kāi)學(xué)當(dāng)日到校申請(qǐng)復(fù)學(xué)。3/5D92.3.285.4.2.2復(fù)學(xué)生如為延修生開(kāi)學(xué)后選課后再繳費(fèi)。修訂為先至教務(wù)組以加退選單辦理選課。3/5D92.3.285.4.2.3繕造復(fù)學(xué)生名單并入在學(xué)生姓名資料文件內(nèi)一份送出納組印繳費(fèi)單。修訂為復(fù)學(xué)生憑教務(wù)組于加退選單上所核之章及選課時(shí)數(shù)

4、徑至總務(wù)組繳交學(xué)費(fèi)。3/5D92.3.28刪除5.4.2.43/5D 92.3.28原5.4.3寄發(fā)繳費(fèi)單。刪除。原5.4.4修訂為5.4.3；原5.4.5修訂為5.4.4；原5.4.6修訂為5.4.5；5.4.7修訂為5.4.6；原5.4.7.1修訂為5.4.6.1；原5.4.7.1.1修訂為5.4.6.1.1；原5.4.7.1.2修訂為5.4.6.1.2；原5.4.7.1.2.1修訂為5.4.6.1.2.1；原5.4.7.2修訂為5.4.6.2；原5.4.7.3修訂為5.4.6.3。3/5D92.3.28原5.4.8學(xué)籍表與休學(xué)登錄簿之注記修訂為5.4.7學(xué)籍表之注記；原5.4.8.1修訂

5、為5.4.7.1；原5.4.8.2 本學(xué)期復(fù)學(xué)生應(yīng)在前一學(xué)年休學(xué)登錄簿內(nèi)姓名上方填注已復(fù)學(xué)。修訂為5.4.7.2不復(fù)學(xué)依個(gè)不情況在學(xué)籍表備注欄填注二休續(xù)休自動(dòng)退學(xué)或未復(fù)學(xué)。4/5D92.3.285.6.1由教務(wù)組核發(fā)學(xué)生證每人一枚修訂為由教務(wù)組核發(fā)學(xué)生證每人一張4/5D F01W13-01A 文件編號(hào)F01W13文件名稱(chēng) 版 本D制定單位教務(wù)組學(xué)籍治理作業(yè)方法頁(yè) 數(shù)1/5一、目的：為規(guī)范學(xué)籍治理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二、范圍：凡本校進(jìn)修部教務(wù)組職員及學(xué)生均適用三、權(quán)責(zé)： 3.1注冊(cè)程序及學(xué)籍治理：教務(wù)、學(xué)務(wù)組 3.2修業(yè)證明之核發(fā)：教務(wù)組 3.3退學(xué)作業(yè)：教務(wù)、學(xué)務(wù)組 3.4休學(xué)及復(fù)學(xué)：教務(wù)、學(xué)務(wù)組 3.5

6、更改姓名年籍之辦理：教務(wù)組 3.6學(xué)生證之制發(fā)：教務(wù)組 3.7注冊(cè)人數(shù)統(tǒng)計(jì)：教務(wù)組四、定義：依據(jù)國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部學(xué)生手冊(cè)五、作業(yè)內(nèi)容： 5.1注冊(cè)作業(yè)及學(xué)籍治理 5.1.1注冊(cè)作業(yè) 5.1.1.1注冊(cè)通知單擬定及發(fā)放:學(xué)期末為辦理次學(xué)期開(kāi)學(xué)注冊(cè)事宜本 組應(yīng) 先擬定開(kāi)學(xué)日期及學(xué)生應(yīng)注意事項(xiàng)。 5.1.1.2未本組擬草案后會(huì)簽相相關(guān)單位通過(guò)長(zhǎng)官核閱即進(jìn)行意見(jiàn)整合與草 案之修正送印制定案之報(bào)表。 5.1.1.3期末考前二三周將注冊(cè)注意事項(xiàng)轉(zhuǎn)發(fā)各班班代發(fā)各班同學(xué)。注冊(cè)之辦理預(yù)備工作將休退復(fù)學(xué)畢業(yè)等異動(dòng)數(shù)據(jù)輸入于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)中完成應(yīng)注冊(cè)名單將此名單之計(jì)算機(jī)檔案送銀行制發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)單，并另行寄發(fā)繳費(fèi)四聯(lián)

7、單。 5.1.1.4核對(duì)繳費(fèi)總表清單無(wú)誤后則蓋注冊(cè)章于學(xué)生證。 5.1.2學(xué)籍治理 5.1.2.1當(dāng)本校有二年制在職進(jìn)修班新生入學(xué)需設(shè)置學(xué)籍時(shí)應(yīng)由教務(wù)組及電 算中心編排學(xué)號(hào)后鍵入計(jì)算機(jī)中。 5.1.2.2當(dāng)新生被錄用到本校時(shí),應(yīng)由教務(wù)組依據(jù)新生資料寄本部新生入學(xué)通知通知新生入學(xué)及注冊(cè)。 5.1.2.3新生于入學(xué)當(dāng)天需依據(jù)本部新生入學(xué)通知繳交相關(guān)資料，并 由教務(wù)組分發(fā)國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部學(xué)生學(xué)籍記載表于三 天后收回，教務(wù)組核對(duì)學(xué)生所繳教務(wù)組核對(duì)學(xué)生所繳資料無(wú)誤后 按系不歸檔于學(xué)籍簿。 5.1.2.4經(jīng)本校研究所在職專(zhuān)班入學(xué)考試錄用后，至教務(wù)組辦理報(bào)到手續(xù) ，報(bào)到資料送教務(wù)組。 5.1.2.5新

8、生入學(xué)需設(shè)置學(xué)籍時(shí)應(yīng)由教務(wù)組及電算中心編排學(xué)號(hào)后教務(wù)組核 對(duì)學(xué)生所繳鍵入計(jì)算機(jī)中建文件，教務(wù)組核對(duì)學(xué)生所繳資料無(wú)誤后按系 不歸檔于學(xué)籍簿。 5.1.2.6制作學(xué)生證開(kāi)學(xué)后交班代發(fā)下。 5.1.3.7新生學(xué)籍表依組不活頁(yè)裝訂成冊(cè)，即學(xué)籍簿。 5.1.2.7新生學(xué)籍簿首頁(yè)之前應(yīng)放置點(diǎn)名單以便檢調(diào)。 5.1.2.8在學(xué)生學(xué)籍簿由各承辦人治理。文件編號(hào)F01W13文件名稱(chēng) 版 本D制定單位教務(wù)組學(xué)籍治理作業(yè)方法頁(yè) 數(shù)2/5 5.1.2.9歷屆畢業(yè)生學(xué)籍簿依畢業(yè)學(xué)年度放置資料室由教務(wù)組統(tǒng)籌保管。 5.2修業(yè)證明之核發(fā) 5.2.1核發(fā)流程 5.2.1.1受理申請(qǐng)單:收受申請(qǐng)單。 5.2.1.2確定退學(xué)學(xué)生

9、學(xué)籍簿資料:包括姓名、出生年、月、日、退學(xué)年、月，肄業(yè)系組查核。 5.2.1.3印制國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部修業(yè)證明書(shū):依照退學(xué)學(xué)生學(xué)籍 簿填寫(xiě)制作修業(yè)證明書(shū)。 5.2.1.4編號(hào):每件受理修業(yè)證明案，連同申請(qǐng)人姓名等數(shù)據(jù)輸入于編碼簿 ，以方便業(yè)務(wù)考察，以學(xué)期加流水號(hào)逐一編列，編列于證明書(shū)右 下方。 5.2.1.5代判:由部主任代判即送文書(shū)組。 5.2.1.6用印: 即送文書(shū)組用印。 5.2.1.7發(fā)放:學(xué)生于三個(gè)工作天之后發(fā)給申請(qǐng)人。 5.2.2制作方式:系采計(jì)算機(jī)輸入學(xué)生姓名、出生年、月、日，退學(xué)年月肄業(yè)系組、年級(jí)及入學(xué)資格核準(zhǔn)文號(hào)。 5.3退學(xué)作業(yè) 5.3.1退學(xué)生依形成方式可分四類(lèi)：學(xué)業(yè)

10、不及格退學(xué)、自動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)、未注冊(cè)未復(fù)學(xué)而自動(dòng)退學(xué)、操行成績(jī)不及格退學(xué)。分不訂定其治理程序。 5.3.2學(xué)業(yè)成績(jī)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)生。 5.3.2.1學(xué)期學(xué)業(yè)成績(jī)不及格科目學(xué)分?jǐn)?shù)，達(dá)該學(xué)期修習(xí)學(xué)分總數(shù)二分之一 者。 5.3.2.2修業(yè)年限屆滿，依規(guī)定延長(zhǎng)年限內(nèi)仍未修足應(yīng)修之科目與學(xué)分者。 5.3.2.3外國(guó)學(xué)生、僑生、蒙藏生、原住民學(xué)生、視障、聽(tīng)障學(xué)生、派外人 員子女學(xué)生及大陸地區(qū)來(lái)臺(tái)學(xué)生，其學(xué)期學(xué)業(yè)成績(jī)不及格科目之學(xué) 分?jǐn)?shù)，達(dá)該學(xué)期修昔學(xué)分總數(shù)三分之二者。 5.3.2.4以電話及書(shū)面通知學(xué)生本人或家長(zhǎng)。 5.3.3自動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)學(xué)生 5.3.3.1教務(wù)組受理申請(qǐng) 5.3.3.1.1學(xué)生因不得已事故申請(qǐng)退

11、學(xué)，須向教務(wù)組領(lǐng)取國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部休退學(xué)申請(qǐng)表。 5.3.3.1.2提出退學(xué)申請(qǐng)時(shí)應(yīng)辦妥離校手續(xù)，并繳交離校應(yīng)辦事項(xiàng)之各 單位核章退學(xué)申請(qǐng)表及學(xué)生證。 5.3.3.1.3各單位核章之退學(xué)申請(qǐng)表送至部主任核準(zhǔn)。 5.3.3.2經(jīng)核準(zhǔn)之自動(dòng)退學(xué)案應(yīng)隨時(shí)將姓名、學(xué)號(hào)、退學(xué)日期、等事項(xiàng)書(shū)寫(xiě) 登錄于學(xué)籍簿。 5.3.3.3匯合各系退學(xué)生名單，提供相關(guān)單位參考。 5.3.4逾期未注冊(cè)及未復(fù)學(xué)之自動(dòng)退學(xué) 5.3.4.1注冊(cè)結(jié)束時(shí)進(jìn)行清查： 5.3.4.1.1未注冊(cè)者，指無(wú)故不到校注冊(cè)，亦未于規(guī)定期間請(qǐng)準(zhǔn)休學(xué)。 5.3.4.1.2未復(fù)學(xué)者，休學(xué)期間已滿，未申請(qǐng)接著休學(xué)者。 5.3.4.2注記及登冊(cè)文件編

12、號(hào)F01W13文件名稱(chēng) 版 本D制定單位教務(wù)組學(xué)籍治理作業(yè)方法頁(yè) 數(shù)3/5 5.3.4.2.1未復(fù)學(xué)者，注記于休學(xué)登錄表。 5.3.4.2.2未注冊(cè)及未復(fù)學(xué)之學(xué)生，依學(xué)則規(guī)定應(yīng)予退學(xué)，均須登錄于退學(xué)簿上或計(jì)算機(jī)退學(xué)文件內(nèi)。 5.3.4.3以電話通知學(xué)生本人或家長(zhǎng)。 5.3.5操行不及格退學(xué)：教務(wù)組收到學(xué)務(wù)組之會(huì)辦案應(yīng)登錄于簿冊(cè)。 5.3.6年度結(jié)束后各類(lèi)退學(xué)生名單應(yīng)合并，再依年制、系組、學(xué)號(hào)編排，繕制 退學(xué)生名冊(cè)及統(tǒng)計(jì)表存查。 5.4休學(xué)及復(fù)學(xué) 5.4.1休學(xué)作業(yè) 5.4.1.1學(xué)生如因重?。毥?jīng)公立醫(yī)院證明）或?qū)ｉT(mén)事故（須經(jīng)學(xué)生事務(wù) 組查證），得至教務(wù)組領(lǐng)取國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部休退學(xué)申請(qǐng)表

13、申請(qǐng)休學(xué)；經(jīng)各單位核章后，向教務(wù)組申請(qǐng)辦理休學(xué)。如無(wú)專(zhuān)門(mén)緣故，休學(xué)申請(qǐng)表應(yīng)于期末考前辦妥（畢業(yè)生須于畢業(yè)考之前辦理休學(xué)）。 5.4.1.2學(xué)生每次得申請(qǐng)休學(xué)一學(xué)年。休學(xué)累計(jì)以二次為原則，期滿因重病 或?qū)ｉT(mén)事故等緣故需再申請(qǐng)休學(xué)者，得酌予延長(zhǎng)休學(xué)一次。 5.4.1.3休學(xué)手續(xù)完成后，由教務(wù)組收回休學(xué)申請(qǐng)表及學(xué)生證。 5.4.1.4休學(xué)學(xué)生學(xué)籍表由承辦人臨時(shí)保管。 5.4.1.5休學(xué)學(xué)生學(xué)籍表集中后按該學(xué)期申請(qǐng)單日期整編再活頁(yè)夾訂。 5.4.2復(fù)學(xué)作業(yè) 5.4.2.1受理復(fù)學(xué)：申請(qǐng)休學(xué)學(xué)生應(yīng)持復(fù)學(xué)通知單于開(kāi)學(xué)當(dāng)日到校申請(qǐng)復(fù)學(xué)。 5.4.2.1.1親洽教務(wù)組辦理復(fù)學(xué)者應(yīng)發(fā)給注冊(cè)注意事項(xiàng)。 5.4.2

14、.2先至教務(wù)組以加退選單辦理選課。 5.4.2.3復(fù)學(xué)生憑教務(wù)組于加退選單上所核之章及選課時(shí)數(shù)徑至總務(wù)組繳交學(xué)費(fèi)。 5.4.3查核已復(fù)學(xué)名單開(kāi)學(xué)后查證復(fù)學(xué)生是否完成選課及繳費(fèi)。 5.4.4學(xué)生申請(qǐng)復(fù)學(xué)，復(fù)學(xué)時(shí)仍應(yīng)在原肄業(yè)之學(xué)系及相銜接年級(jí)肄業(yè)。休學(xué) 時(shí)，學(xué)期未結(jié)束者，復(fù)學(xué)時(shí)不得申請(qǐng)補(bǔ)考，并應(yīng)入原休學(xué)之學(xué)年或?qū)W 期肄業(yè)。該休學(xué)期間已有之成績(jī)概不計(jì)算。 5.4.5復(fù)學(xué)手續(xù)完成后，將學(xué)生證歸還復(fù)學(xué)生。 5.4.6辦理不復(fù)學(xué)之休學(xué)生相關(guān)事項(xiàng) 5.4.6.1受理登記下列各類(lèi)情況： 5.4.6.1.1于復(fù)學(xué)報(bào)到期間自動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)之學(xué)生，應(yīng)收驗(yàn)退學(xué)申請(qǐng)表。 5.4.6.1.2申請(qǐng)展期延休之學(xué)生應(yīng)收驗(yàn)其相關(guān)證明

15、文件。 5.4.6.1.2.1續(xù)休者應(yīng)檢相關(guān)證明；各承辦人電話確定二休復(fù)學(xué)意向。5.4.6.2將自請(qǐng)退學(xué)及二休、續(xù)休之學(xué)生繕造清冊(cè)備查。 5.4.6.3未按時(shí)復(fù)學(xué)之休學(xué)生視自動(dòng)退學(xué)，不再另行寄發(fā)退學(xué)通知。文件編號(hào)F01W13文件名稱(chēng) 版 本D制定單位教務(wù)組學(xué)籍治理作業(yè)方法頁(yè) 數(shù)4/55.4.7學(xué)籍表之注記5.4.7.1學(xué)籍表之復(fù)學(xué)登記事項(xiàng)上，應(yīng)做某學(xué)年某學(xué)期復(fù)學(xué)之登記。 5.4.7.2不復(fù)學(xué)依個(gè)不情況在學(xué)籍表備注欄填注二休續(xù)休自動(dòng)退學(xué)或未復(fù)學(xué)。 5.5更改姓名、年籍作業(yè)5.5.1受理對(duì)象：凡本部在學(xué)生或畢業(yè)之校友，其姓名經(jīng)戶(hù)政機(jī)關(guān)核定更改者 得要求更改姓名、年籍。5.5.2 查驗(yàn)表件：提出姓名

16、更改者需國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)進(jìn)修部姓名更改申請(qǐng)單及戶(hù)籍謄本，已畢業(yè)者連同畢業(yè)證書(shū)。經(jīng)查閱確定即予受理。 5.5.3各項(xiàng)數(shù)據(jù)之更改： 5.5.3.1已畢業(yè)者：更改畢業(yè)證書(shū)、學(xué)籍簿之成績(jī)登記冊(cè)姓名、年籍和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)。 5.5.3.2在學(xué)生：更改學(xué)籍簿和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)。5.5.4匯編 5.5.4.1匯合所有申請(qǐng)表件每學(xué)期造冊(cè)留存。 5.5.4.2各學(xué)年名冊(cè)存查。 5.6學(xué)生證之制發(fā) 5.6.1新生完成注冊(cè)手續(xù)者，由教務(wù)組核發(fā)學(xué)生證每人一張，作為本部學(xué)生身 份證明之用。 5.6.2舊生每學(xué)期完成注冊(cè)手續(xù)者，應(yīng)持學(xué)生證至教務(wù)組加蓋注冊(cè)之章章。 5.6.3舊生注冊(cè)時(shí)未攜帶學(xué)生證不得辦理注冊(cè)，其因而延誤注冊(cè)時(shí)刻者，

17、依學(xué) 生手冊(cè)規(guī)定處理 5.6.4學(xué)生畢業(yè)或休業(yè)、退學(xué)時(shí)，應(yīng)將學(xué)生證繳回教務(wù)組存銷(xiāo)。 5.6.5學(xué)生證不得轉(zhuǎn)借他人或作其它不正當(dāng)使用，亦不得涂改。 5.6.6學(xué)生證如因污損不堪使用時(shí)，應(yīng)填具換發(fā)學(xué)生證遺失補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表，連 同舊證、手續(xù)費(fèi)伍拾元繳費(fèi)收費(fèi)及最近一吋半身照片一張，報(bào)請(qǐng)教務(wù)組 換發(fā)新證。 5.6.7學(xué)生證如因故遺失，應(yīng)填具國(guó)立臺(tái)北科技大學(xué)換（補(bǔ)）發(fā)學(xué)生證申請(qǐng)單，連同手續(xù)費(fèi)壹佰元繳費(fèi)收據(jù)及最近一吋半身照片一張，報(bào)請(qǐng)教務(wù)組補(bǔ)發(fā)新證，自申請(qǐng)后三個(gè)工作天前來(lái)領(lǐng)取。 5.6.8學(xué)生證的使用講明,系依照學(xué)生證之背面磁條錄碼: 5.6.8.1條形碼部分為學(xué)生圖書(shū)館借書(shū)使用。 5.7注冊(cè)人數(shù)統(tǒng)計(jì) 5.7.1開(kāi)學(xué)二周后各系承辦人核對(duì)出納組繳費(fèi)總表清單。 5.7.2與出納組繳費(fèi)總表清單及學(xué)務(wù)組核對(duì)是否繳費(fèi)或辦理助貸，未繳費(fèi)應(yīng)洽該 學(xué)生催繳。 5.7.3將未注冊(cè)或未繳費(fèi)者視為未注冊(cè)者，應(yīng)洽該學(xué)生本人緣故再依學(xué)則規(guī)定文件編號(hào)F01W13文件名稱(chēng) 版 本D制定單位教務(wù)組學(xué)籍治理作業(yè)方法頁(yè) 數(shù)5/5 處理。5.7.4各系承辦人將未注冊(cè)名單自應(yīng)注冊(cè)中