檔案室工作制度

1、第 PAGE6 頁 共 NUMPAGES7 頁檔案室工作制度檔案室工作制度一、檔案工作崗位責(zé)任制（一）分管檔案工作局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制1、領(lǐng)導(dǎo)局系統(tǒng)的檔案管理工作。2、審定局系統(tǒng)檔案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。3、解決檔案工作中的實(shí)際問題。（二）主管檔案工作辦公室領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制1、組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。2、抓好局機(jī)關(guān)和局屬單位檔案建設(shè)與管理工作。3、定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。（三）檔案管理人員崗位責(zé)任制1、對(duì)機(jī)關(guān)各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體

2、的檔案以及有關(guān)資料。3、為黨和國家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向省檔案館移交。4、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策，建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。5、對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全局各項(xiàng)工作服務(wù)。6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。二、文書檔案立卷歸檔制度檔案是本單位在工作活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洝榱藲w檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的質(zhì)量，結(jié)合實(shí)際制定本制度。（一）凡是各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件及其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發(fā)文件、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、重要

3、信訪件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、電報(bào)、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊(cè)等。以上應(yīng)立卷歸檔的文件材料，由各處（科）室文書管理人員負(fù)責(zé)組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據(jù)為己有。（二）文件立卷工作實(shí)行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個(gè)處室辦理的文件材料，就由哪個(gè)處室立卷歸檔。（三）歸檔的文件材料要按規(guī)定進(jìn)行分類，每份文件的頁數(shù)及卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。（五）不同年度的

4、文件，一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年份立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次給有文字的每面材料編寫頁號(hào)，正面頁號(hào)編在右上角，背面頁號(hào)編在左上角。編寫頁號(hào)一律用黑色鉛筆，并做到不重復(fù)、不漏頁。號(hào)碼一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。（八）歸檔的案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水

5、或藍(lán)黑墨水，禁用純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，備考表應(yīng)置卷尾。（九）卷宗內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊，理順取齊，壓濾機(jī)濾布廠家案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。（十）案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，要用鋼筆書寫或微機(jī)打印，字跡要工整、清晰，標(biāo)題末尾不用句號(hào)，保管期限欄內(nèi)必須填明保管期限。（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關(guān)資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時(shí)，交接雙方核對(duì)案卷，并在檔案移交登記表上簽字。三、檔 案 利 用 制 度（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機(jī)關(guān)、局屬單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用。（二）檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情

6、況,根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要,編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務(wù)。（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。（四）利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實(shí)填寫檔案利用效果登記表，及時(shí)交檔案室存查。（五）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好檔案開發(fā)利用工作。四、檔 案 保 密 制 度（一）檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保保密檔案的安全。（二）保密檔案的保管和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照

7、國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理。（三）保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍，除塵濾布查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時(shí)追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)失密、泄密事件要及時(shí)報(bào)告并認(rèn)真查處，情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任。（五）檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。五、檔 案 保 管 制 度（一）檔案室（庫）由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進(jìn)入檔案室（庫）。（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個(gè)人不得私自保存檔案。（三）檔案保管工作

8、要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在其周圍堆放易燃易爆物品。（五）檔案室（庫）要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。（六）隨時(shí)檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施及時(shí)解決。六、檔案查閱、借閱制度（一）查閱檔案，必須在檔案室進(jìn)行。局機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯(lián)系，并履行審批登記手續(xù)。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后方可進(jìn)行。（二）查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管

9、理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認(rèn)真審查核對(duì)，不得有誤。（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時(shí)，可持單位介紹信，說明原因，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)。（四）借閱檔案時(shí)間最長(zhǎng)為一個(gè)月，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記。（五）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。七、檔案鑒定和銷毀制度（一）局檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局保存的檔案進(jìn)行鑒定。（二）局檔案鑒定小組每年年初對(duì)各處室交回的案卷進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合要

10、求的案卷退回重新整理。每年年終根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，決定銷毀確無利用價(jià)值的檔案。（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊(cè)，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，在保密局指定地點(diǎn)銷毀。銷毀時(shí)必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對(duì)安全。八、檔 案 統(tǒng) 計(jì) 制 度（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案管理員負(fù)責(zé)。（二）檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是，如實(shí)反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng)。（三）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要有：檔案機(jī)構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計(jì)的其他內(nèi)容。（四）上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部

11、門要求報(bào)送的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料，必須按照要求統(tǒng)計(jì)、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)出。（五）各種檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。本制度從印發(fā)之日起執(zhí)行。檔案室工作制度附送：第 PAGE7 頁 共 NUMPAGES7 頁檔案室檔案庫房管理制度檔案室檔案庫房管理制度一、檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，忠于職守，加強(qiáng)庫房管理，維護(hù)檔案完整和齊全。二、檔案庫房為存放檔案的要地，非檔案室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。三、為確保安全，檔案庫房?jī)?nèi)必須配置與庫房面積相適應(yīng)的消防器材。庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁明火入內(nèi)，庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放易燃、易爆及其它與檔案無關(guān)的物品。四、除塵濾布檔案庫房必須落實(shí)防高溫、防潮、防光、防火、防盜、防塵、防蛀、防蟲、防霉、防有害氣體等保護(hù)措施，創(chuàng)造良好的保護(hù)環(huán)境。保持庫房通風(fēng)、干燥、清潔、整齊和適宜的溫濕度。五、檔案庫房?jī)?nèi)實(shí)施定位管理，不同類別、不同載體的檔案要按指定位置存放，檔案柜