秘書事務管理24工作計劃與流程優(yōu)化

1、緒論事務01事務02事務03事務04事務05事務06事務07事務08事務09事務10事務11事務12事務13事務14事務15事務16事務17事務18事務19事務20事務21事務22事務23事務24事務25事務26事務27事務28事務29事務30事務31事務32事務33事務34事務35事務36事務37事務38 事務39 事務24 工作計劃與流程優(yōu)化學習目標學習內(nèi)容課后練習學習目標了解工作計劃的種類、內(nèi)容和編制方法，掌握辦公室工作流程的評價和優(yōu)化措施。學習內(nèi)容一、制定工作計劃二、確定承辦期限三、評估工作質(zhì)量四、改進工作流程一、制訂工作計劃（一）工作計劃的種類（二）制訂工作計劃的方法（三）計劃的內(nèi)容

2、與要求（四）制訂工作計劃的程序（五）制訂與實施計劃中應注意的問題（一）工作計劃的種類1.計劃的時間分類2.計劃的內(nèi)容分類1.計劃的時間分類（1）長期計劃：為實現(xiàn)組織的遠期發(fā)展目標而制訂的計劃，時間跨度一般為3年以上。（2）中期計劃：為實現(xiàn)組織的階段性發(fā)展目標而制訂的計劃，時間跨度一般為1-3年。（3）短期計劃，為完成某一個具體工作項目而制訂的計劃，時間跨度一般在1年以內(nèi)。2.計劃的內(nèi)容分類（1）政策型計劃（2）程序型計劃（3）方法型計劃（4）目標型計劃（5）規(guī)則型計劃（1）政策型計劃政策型計劃是指導組織成員制定決策、確保實現(xiàn)既定目標、增強行動的一致性和連貫性的指導性計劃。政策型計劃是所有計劃中

3、最為廣泛的計劃，并且它是由一個組織機構的最高管理層制訂的。（2）程序型計劃程序型計劃是為了減少各部門和單位在工作方法上的混亂和無序化而制訂的計劃。程序型計劃涉及各主要職能部門的業(yè)務，并且影響著各部門之間的業(yè)務。（3）方法型計劃方法型計劃是為了影響個體的行為而制訂的計劃，它描述業(yè)務單位或部門為必須完成某項具體的任務而要采用的各種方法。（4）目標型計劃目標型計劃是對組織機構將要實現(xiàn)的各項目標或結果的表述。這種計劃可以使管理人員對本組織的目標和部門的目標有一個清晰和簡明的認識，進而根據(jù)計劃及時履行所擔負的組織、指導和控制職能。（5）規(guī)則型計劃規(guī)則型計劃就是為了對組織成員的個體行為進行規(guī)范而制訂的計劃

4、。這種計劃屬于硬性規(guī)定，并詳細列述了對違反行為規(guī)范的各種處罰。（二）制訂工作計劃的方法制定工作計劃的方法主要包括以下幾個步驟：1.根據(jù)目標列出任務2.劃分任務的優(yōu)先次序3.標記任務的時間序列 4.列出完成任務的相關需求5.明確階段指標和時間要求6.明確每一項任務的責任者7.推算各階段工作的時間段8.明確信息溝通渠道9.明確監(jiān)督管理措施1.根據(jù)目標列出任務根據(jù)組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務?？梢允褂脤ｉT制作好的任務表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務逐項寫下。2.劃分任務的優(yōu)先次序按照時間管理的ABCD法則把列出的任務排出優(yōu)先次序，依次按照重要而緊急、重要

5、但不緊急、緊急但不重要、不重要也不緊急的順序安排在計劃表格中。3.標記任務的時間序列按照排列出的優(yōu)先次序和任務之間的邏輯順序，用數(shù)字編號標記出任務實施的時間序列，并對需要花費較多時間的工作留出充足的時間量。4.列出完成任務的相關需求列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力和財力。5.明確階段指標和時間要求明確完成每一項任務的各個階段指標和估算出來的時間要求。6.明確每一項任務的責任者指明每一項任務的具體實施者和管理者，明確與任務相關的每一個人的責任、義務和權利。7.推算各階段工作的時間段從最終完成的時限要求向前推算各階段工作應何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。8.明確信息溝

6、通渠道明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。9.明確監(jiān)督管理措施明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。（三）制定工作計劃的要求1.時間要求明確。計劃中每一項任務的開始時間、持續(xù)時間和最終完成時間都要有比較明確的規(guī)定。2.目標要求明確。每一項任務的具體目標，都要在數(shù)量和質(zhì)量兩個方面提出具體要求，如為某一次活動編制幾套可行性方案，編制的會議資料需要印制多少份，質(zhì)量標準和用紙要求是什么。3.資源配置明確。每一項任務所需的資源，包括場地、人員、設備、資金等，都要落到實處，隨時可以調(diào)用。4.任務責任明確。每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人都要有明確規(guī)定，以便在任務完

7、成的過程中出現(xiàn)問題時及時解決。5.監(jiān)控措施明確。在計劃的文件中還要寫明如何監(jiān)督工作的進展及其完成的質(zhì)量。（四）制訂工作計劃的程序1.估量機會2.確定目標3.分析條件4.擬定方案5.評價方案6.選擇方案7.擬定分計劃8.編制預算1.估量機會對機會的估量，是計劃工作的一個真正起點。其內(nèi)容包括：（1）對未來可能出現(xiàn)的機會進行初步分析，形成判斷；（2）根據(jù)自己的長處和短處搞清自己在競爭者群體中所處的位置；（3）了解自己利用機會的能力；（4）列舉主要的不確定因素，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.確定目標計劃工作的第一步是在估量機會的基礎上，為組織及其所屬的下級單位確定工作的目標。在確定目標這一步工作上

8、，要說明基本的方針和要達到的目標，說明制定戰(zhàn)略、政策、規(guī)則、程序、規(guī)劃和預算的任務，并指出工作的重點。3.分析條件按照組織的內(nèi)外環(huán)境，可以將實現(xiàn)目標的前提條件分為外部前提條件和內(nèi)部前提條件；按照可控程度，可以將實現(xiàn)目標的前提條件分為不可控的、部分可控的和可控的三種前提條件。一般來說，外部前提條件多為不可控的和部分可控的，而內(nèi)部前提條件大多是可控的。不可控的前提條件越多，就越需要通過預測工作確定其發(fā)生的概率和影響程度的大小。4.擬定方案通過調(diào)查、分析、系統(tǒng)思考和論證，擬定出可供選擇的可行性行動方案。這一步工作需要充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)造性。需要注意的是，候選方案并不是越多越好，而是應該把主要精力集

9、中在對少數(shù)最有希望的方案的分析方面。5.評價方案評價實質(zhì)上是一種價值判斷，評價的結果一方面取決于評價者所采用的標準，另一方面取決于評價者對各個標準所賦予的權數(shù)。在評價方法方面，可以采用運籌學中較為成熟的矩陣評價法、層次分析法，在條件許可的情況下，可采用多目標評價方法。6.選擇方案選擇方案是制定工作計劃的程序中很關鍵的一步，也是決策的實質(zhì)性階段抉擇階段。在這個階段，可能會發(fā)現(xiàn)，同時有兩個方案都非?？扇?。這時，就必須確定出首先采取哪個方案，而將另一個方案也進行細化和完善，并作為后備方案。7.擬定分計劃任何一個計劃，都要通過對計劃中每一個具體任務和目標再進一步擬定和組織實施分計劃來實現(xiàn)，因此，總的計

10、劃方案確定以后，接下來就要針對計劃中的具體任務和目標進一步擬定分計劃，以確保總計劃的順利實現(xiàn)。8.編制預算制定計劃的最后一步是把計劃的每一個步驟所需的資源以貨幣的形式表現(xiàn)出來，這就是預算。從本質(zhì)上來看，預算實際上就是資源的分配計劃。因此，預算工作做好了，可以成為匯總和綜合平衡各類計劃的一種工具，也可以成為衡量計劃完成進度的重要標準。（五）制訂與實施計劃中應注意的問題1.實事求是：目標要切合實際。2.善于授權：讓每一個承擔任務的人擁有相應的資源支配權。3.定期檢查：避免因資源供應不足而影響進度。4.及時溝通：讓大家了解總體工作進度和達標情況。5.全程監(jiān)控：及時發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施。二、確定承辦

11、期限（一）承辦期限的內(nèi)容（二）承辦期限制度（三）確定承辦期限的程序（一）承辦期限的內(nèi)容承辦期限是指企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定。許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進行監(jiān)督管理。（二）承辦期限制度承辦期限制度是針對時效性制訂的規(guī)則，是在時效性上指導人們行動的標準。它要求人們照章辦事，不準人們的行為偏離規(guī)定的要求，以大大提高企業(yè)的形象、信譽和效率。這種量化標準容易被人們接受和執(zhí)行，也容易通過它對人們的行為進行衡量和監(jiān)督，是一種有效的企業(yè)管理方法。（三）確定承辦期限的程序1.調(diào)查情況：調(diào)查本單位在行政管理方面有哪些

12、行為需要做出承辦期限的規(guī)定。2.制定標準：研究制定承辦期限的適宜標準。3.明確期限：確定同一任務在不同情況下的承辦期限?！鹃喿x材料】天地公司的承辦期限規(guī)定【閱讀材料】天地公司的承辦期限規(guī)定工作行為承辦期限接外線電話應在4次鈴聲以內(nèi)接起打電話回答、告知對方信息按對方指定的回應電話時間回答所要求的信息回復信件收到信件后2個工作日內(nèi)發(fā)出，緊急信件在收信后當天發(fā)出回復電子郵件收到電子郵件后12小時內(nèi)發(fā)出，緊急電子郵件應立即回復處理投訴接到后立即處理；投訴信應在收到之后24小時內(nèi)發(fā)出回函歸檔當日完成，周末進行清理，保證沒有積壓訂購收到訂單當天發(fā)貨，緊急訂購立即處理，使用快遞發(fā)貨三、評估工作質(zhì)量（一）辦公

13、室工作評估的意義（二）工作質(zhì)量評估的要求（三）工作質(zhì)量評估的程序（一）辦公室工作評估的意義工作質(zhì)量評估實際上就是進行目標管理，其意義在于： 1.提高管理工作效率 2.明確組織機構建制 3.促進員工承擔責任 4.有助于控制和監(jiān)督1.提高管理工作效率目標管理，會迫使主管人員為實現(xiàn)目標而認真制定計劃，并建立一套具體而明確的分目標，這樣，就會使管理工作的效率明顯提高。2.明確組織機構建制實施目標管理，就需要理順組織機構和人員編制，把目標落實到崗位上，做到事事有人管，人人有事做，這樣就明確了一個組織中所需要的準確崗位數(shù)，即人員編制。3.促進員工承擔責任實施目標管理，可以使每一個人都參與到自己目標的制定中

14、來，有機會提出自己的想法，也知道了自己的權限，這樣，他們就不用再消極地等待命令，而是可以有目的地去積極主動地工作。4.有助于控制和監(jiān)督有一套可以考核的目標是對業(yè)務活動進行測定和監(jiān)督的最好辦法，也更容易對計劃實施中出現(xiàn)的偏差予以糾正。因此，實施目標管理，有助于對員工的工作狀態(tài)進行控制和監(jiān)督。（二）工作質(zhì)量評估的要求1.工作目標主次分明：組織或團隊的目標具有多樣性，但一定要注意不要把小的目標放在重要位置而有損于大目標和主要目標的實現(xiàn)。2.各個部門互相支援：各個部門或團隊確定的具體目標之間要相互支持和相互連接，以形成一個協(xié)調(diào)有效地網(wǎng)絡、一個互相支援的目標矩陣，從而順利實現(xiàn)總目標。（三）工作質(zhì)量評估的

15、程序1.建立一套完整的目標體系2.量化管理各個工作項目3.科學評估工作質(zhì)量1.建立一套完整的目標體系從企業(yè)的最高主管部門開始，由上向下逐級地確定目標。上下級的目標之間通常是一種“目的-手段”的關系，從而構成一種連鎖式的目標體系。2.量化管理各個工作項目在日常的辦公室工作中，可以量化管理的內(nèi)容通常包括：（1）優(yōu)化勞動組合（2）定崗定編定員（3）工作定額（4）定量考核（1）優(yōu)化勞動組合就是使工作人員與辦公手段達到最佳結合，做到物盡其用，人盡其才。（2）定崗定編定員定崗，就是明確實現(xiàn)目標需要什么樣的崗位；定編，就是明確每一個崗位需要多少人，所有的崗位總共需要多少人；定員，就是明確每一個具體崗位上的工

16、作人員是誰。（3）工作定額工作定額就是指在一定的生產(chǎn)、技術、組織條件下，按照正常作業(yè)速度進行某項業(yè)務工作所需的社會必要勞動消耗量。工作定額可以用某個工程（業(yè)務）項目需要多少工時來表示，也可以用單位時間內(nèi)（天、周、月）完成多少工作量來表示。（4）定量考核就是用工作定額作為標尺來衡量辦公室工作人員的業(yè)績多少和貢獻大小，用事實和數(shù)據(jù)說話，而不是單純憑主觀印象來評價。3.科學評估工作質(zhì)量針對不同的工作項目采用數(shù)量目標評估、質(zhì)量目標評估等方法對工作質(zhì)量進行科學評估。四、改進工作流程通過工作質(zhì)量評估，當我們發(fā)現(xiàn)我們的工作不能圓滿完成我們的工作目標的時候，就有可能是我們的工作流程出現(xiàn)了問題。不管是改進復雜的工作流程，還是改進簡單的工作流程，其步驟不外乎以下幾個環(huán)節(jié)：（一）定義 （二）評價 （三）分析 （四）改進 （五）實施（一）定義找出問題比較突出的流程，如效率最低的流程、耗時最長的流程、技術條件發(fā)生了變化的流程、物流十分復雜的流程等。確定了問題比較突出、需要加以分析和改進的流程后，繪出該流程的流程圖。（二）評價確定衡量流程的關鍵指標，用這些