1文件和記錄控制程序【精選文檔】

1、中鐵二十五局集團長株潭城際鐵路綜合標(biāo)荷塘制梁場 文件和記錄控制程序中鐵二十五局集團長株潭城際鐵路綜合標(biāo)荷塘制梁場 文件和記錄控制程序 中鐵二十五局集團長株潭城際鐵路綜合標(biāo)荷塘制梁場 文件和記錄控制程序文件和記錄控制程序1目的為了對質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件、記錄和資料進行有效控制，使所有場所都能及時得到有效版本，防止使用作廢文件,確保提供符合規(guī)定要求和管理體系有效運行的客觀證據(jù)，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于荷塘制梁場質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料的控制,包括外部提供的有關(guān)文件。3引用文件GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008GB

2、 /T504302007 GB/T240012004 idt ISO14001：2004GB/T2800120014術(shù)語和定義GB/T190012008 idt ISO9001:2008、GB /T50430-2007 、GB /T240012004 idt ISO14001：2004、GB /T28001-2001等標(biāo)準(zhǔn)及公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊中所采用的有關(guān)定義。5。 職責(zé)5.1l場長負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊批準(zhǔn)。5.2管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊和批準(zhǔn)程序文件。5.3綜合部負(fù)責(zé)本程序的組織實施。負(fù)責(zé)全梁場范圍內(nèi)體系運行文件標(biāo)識、發(fā)放、歸檔管理、組織評審以及負(fù)責(zé)本部門

3、范圍內(nèi)的文件和資料的編制、管理和控制。5.4施工管理部負(fù)責(zé)施工技術(shù)性文件和施工作業(yè)文件的編制、更改、審核并負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文件管理和控制.5.5其他各職能部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)文件和資料的編制以及本部門內(nèi)的文件資料管理和控制。6工作程序6。1文件和資料的控制范圍6。1。1內(nèi)部文件和資料：梁場制定的在梁場內(nèi)部使用的文件資料，如梁場的各種管理辦法、管理文件、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件、技術(shù)文件及各種記錄等.6。1。2外來文件和資料：國家、行業(yè)發(fā)布的與產(chǎn)品質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)程、規(guī)定、辦法，質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，施工圖、變更設(shè)計文

4、件等。6。1。3合同文件：梁場在生產(chǎn)經(jīng)營活動中與相關(guān)方簽訂的具有法律效力的文件。如物資采購合同、工程施工合同、勞務(wù)分包合同等。6。2文件的編號6.2。1文件的編號按文件層次遞進，易于查閱和檢索文件編號由辦公室統(tǒng)一規(guī)定，具有統(tǒng)一性標(biāo)識.文件編號由企業(yè)名稱代號、文件代號、章節(jié)號、順序號幾部分組成。順序號從01開始.a管理手冊編號 管理手冊章節(jié) 手冊代號體系代號 企業(yè)名稱代號 例：HTQEOSC-2。1表示荷塘制梁場質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊第2章第1節(jié).b程序文件編號順序號章節(jié)號 企業(yè)名稱代號程序文件代號例:HT-CX-4-01表示荷塘制梁場程序文件第4章第1個程序文件。c. 其他文件、資料

5、按中鐵二十五局集團有限公司公文處理實施辦法（局辦200438號文）由綜合部統(tǒng)一編號印發(fā)。6。3文件的編寫與審批6.3。1管理手冊由綜合部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門編寫、匯總，管理者代表審核、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。6。3。2各部門主管程序及日常管理性作業(yè)文件由各部門負(fù)責(zé)編寫；程序文件由部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn);作業(yè)文件由部門負(fù)責(zé)人審核，主管生產(chǎn)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。其它內(nèi)部文件由各主管職能部門編制，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，需要時經(jīng)相關(guān)部門會簽,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。保留各類文件底稿，并附正文以便存檔備查。6。3.3有效文件清單應(yīng)由綜合部根據(jù)各部門逐級收集上報的資料進行匯總審核,由管理者代表批準(zhǔn)，每年發(fā)布一次。各部門根據(jù)公

6、司發(fā)布的有效文件清單,編制本部門的有效文件清單。6.4文件和資料的收文辦理各職能部門收到的文件和資料，應(yīng)分類分別填寫收文管理登記表，按順序標(biāo)識，呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人批示，交有關(guān)人員辦理,及時在收文管理登記表的相應(yīng)欄內(nèi)登記文件和資料的辦理情況，文件和資料如需由部門或領(lǐng)導(dǎo)掌握實施的，文件持有者可在收文登記表上簽收,不再填寫發(fā)文管理登記表.6。5文件和資料的發(fā)放6.5.1各類文件和資料的發(fā)放應(yīng)分別由發(fā)文部門填寫發(fā)文呈批箋,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)放部門填寫發(fā)文管理登記表,文件領(lǐng)用者在發(fā)文管理登記表上簽字后，領(lǐng)取文件，并填寫收文管理登記表,便于追溯.6.5。2文件領(lǐng)用者的文件嚴(yán)重破損影響使用時，應(yīng)向綜

7、合部申請辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號，綜合部將破損文件收回時，要做好記錄，并按有關(guān)規(guī)定銷毀。 6.6外來文件和資料的控制6.6。1收到的外來文件和資料，綜合部填寫收文管理登記表,并依據(jù)分發(fā)范圍分發(fā).6。6。2對失效、過期的外來文件和資料，辦公室要及時收回，按作廢文件處理。6。7文件和資料的更改、換版、作廢、銷毀6.7。1需要更改的文件應(yīng)由更改部門填寫文件修改審批表,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,進行修改。6。7。2文件更改經(jīng)批準(zhǔn)后，按發(fā)文呈批箋的名單發(fā)放文件更改通知單，各部門文件管理員據(jù)此修改。文件更改時要注明更改標(biāo)識和更改生效時間.6。7.3文件經(jīng)多次更改或

8、文件需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版，換發(fā)新版本。原版本文件作廢.6。7.4文件的修改、換版應(yīng)在新發(fā)文件中注明,各對口部門收文后立即撤換作廢文件,并做好記錄.6.7.5作廢文件的處理：a為了防止誤用失效文件，應(yīng)立即從使用場所撤回已失效的文件；b對作廢文件在文件上標(biāo)注“作廢字樣，在“有效文件清單中加以注明。公司通過發(fā)布“作廢文件的通知，控制文件的有效性。各部門根據(jù)通知及時標(biāo)識、注明；c對需作資料保存的作廢文件，文件管理員要填寫作廢文件保留審批表并在有效文件清單中注明“保留”,同時在保留的文件上注明“保留資料字樣。6.8文件和資料的借閱A梁場內(nèi)部人員借閱文件和資料，應(yīng)在文件（記錄)借閱登記表上登記，經(jīng)

9、文件和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱.借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件和資料，到期不歸還者由文件管理員收回；b梁場外部人員借閱文件和資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn).6。8。3文件的復(fù)制文件復(fù)制，按中鐵二十五局集團有限公司公文處理實施辦法(局辦200438號)及有關(guān)規(guī)定審批后方可復(fù)制,并在文件管理部門進行登記。管理手冊和程序文件經(jīng)管理者代表審批后,辦公室方可復(fù)制。 6。9記錄填寫要求6。9。1記錄形式可采用文件、表格、錄像、報告、電子媒體、磁帶、磁盤、膠片、照片、會議記錄、協(xié)議等。(電子記錄只針對形成書面的記錄或軟盤)6。9。2記錄應(yīng)按規(guī)定的內(nèi)容和表式填寫，當(dāng)需要對規(guī)定內(nèi)容及表式進行調(diào)整時，應(yīng)得到主管部門

10、的認(rèn)可.6。9。3所有記錄應(yīng)當(dāng)及時、真實、完整地填寫，字跡清晰，文字簡潔明了，簽字蓋章齊備，日期準(zhǔn)確，內(nèi)容符合實際。6.9。4記錄一般用碳素筆或鋼筆填寫，除有特殊規(guī)定外，記錄不得使用鉛筆填寫,不得涂改,有誤需要涂改時要有執(zhí)行者的簽字蓋章.6.9。5施工過程中文件、記錄和資料的收集、整理與施工進展同步進行積累，竣工文件的整理與工程竣工階段同步進行，竣工文件交接與竣工驗收同步，整理的份數(shù)按施工合同或顧客及相關(guān)方要求確定。 6.10文件、記錄和資料的保管6。10。1各部門的文件、記錄和資料應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)保管，并分項目、分類別收集在文件夾（盒）中,放入文件柜妥善保存,以防文件、記錄和資料收集不齊全或損

11、壞丟失.文件、記錄和資料管理人員在調(diào)離工作崗位時,應(yīng)辦理文件、記錄和資料移交手續(xù),以保持文件資料的完整交接。6。10。2與工程產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的工程竣工文件的編制，組卷由承建部門負(fù)責(zé)編制管理，并負(fù)責(zé)向各級檔案部門歸檔移交。一般性記錄由各單位按質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運行活動中按發(fā)生、發(fā)展的時間順序分類整理歸檔，自行保管。記錄的保存期一般存三年,如建設(shè)周期大于三年的項目，工程記錄保存期按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，具體記錄保存期在記錄清單中予以規(guī)定.各部門應(yīng)有記錄清單，公司辦公室保存公司的記錄清單及表格式樣。6。11文件、記錄資料歸檔6.11.1需要歸檔的文件，由辦公室按檔案管理規(guī)定和中鐵二十五局集團有限

12、公司檔案管理工作實施細(xì)則進行分類、編目、歸檔。6。11.2竣工文件管理，采取“一個項目立一檔”的管理方式,在工程項目竣工交付后，除按規(guī)定要求交付業(yè)主、當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)局、使用單位等竣工文件外，項目部必須將該工程竣工資料審核整理(從中標(biāo)到竣工驗收的資料）一份移交公司辦公室歸檔保存。6。11。3文件管理部門每年按有效文件清單匯總一次，向有關(guān)場所進行公布,對文件使用情況進行檢查，并做好記錄.6.12文件資料銷毀6.12。1一般文件資料的銷毀由各部門文件管理員鑒定，并列出清單報部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后進行銷毀。6.12。2對應(yīng)銷毀的檔案,編造清冊,提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報上級部門備案后由鑒定組人員及有關(guān)

13、指定的監(jiān)銷人員共同銷毀,并在銷毀清冊上簽字。6。12.3對銷毀報告和銷毀清冊按規(guī)定歸檔立卷.7相關(guān)文件：7.1中鐵二十五局集團有限公司公文處理實施辦法（局辦200438號）7。2中國鐵道建筑總公司檔案管理辦法（中國鐵道建筑總公司檔案館 2004年12月）7.3中鐵二十五局集團有限公司檔案工作實施細(xì)則（局辦200559號8記錄8.1有效文件清單 CZTHTCX4-01-018.2發(fā)文呈批箋 CZT-HTCX401-028.3文件修改審批表 CZT-HT-CX-401-038.4發(fā)文管理登記表 CZTHTCX401048。5收文管理登記表 CZTHT-CX-401058.6作廢文件保留審批表 CZ

14、THTCX401068.7收文處理簽 CZT-HTCX401-078。8作廢文件(記錄）銷毀清單 CZTHTCX-401-08 8。9文件（記錄）借閱登記表 CZTHTCX4-01-098.10文件資料復(fù)印管理登記表 CZTHTCX-4-01108.11文件（記錄）移交清單 CZTHT-CX-4-01118.12文件更改通知單 CZT-HTCX401-128。13會議紀(jì)錄 CZTHTCX-401-138.14記錄清單 CCZTHT-CX4-0114內(nèi)部文件:文件控制流程圖文件控制的策劃受控范圍文件編制文件審批文件發(fā)放保 管文件使用NoNo銷毀修改更新作廢 標(biāo)明保存 Yes管理評審內(nèi)審涉及文件修

15、改繼續(xù)使用檢查文件評審?fù)鈦砦募?文件控制流程圖外來文件需求信息外來文件收集通知作廢說明獲取作廢信息獲取修訂信息評審（適用性有效性）No NoNo Yes外來文件收集歸檔有效文件發(fā)布清單部門： 編號：CZT-HTCX-40101序號文件編號文件名稱及版本備注制表人： 審核：發(fā)文呈批箋 編號:CZTHTCX-4-01-02文件名稱 標(biāo) 題文 號秘密等級打印份數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批示主送單位抄送單位會 簽部門簽名承辦部門擬搞人電 話負(fù)責(zé)人校對人辦公室審稿人印發(fā)人發(fā)文程序：擬稿-部室負(fù)責(zé)人核稿會簽辦公室審核-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)-辦公室編號-印發(fā)文件修改審批表部門： 編號：CZT-HTCX-4-0103擬修改的文件名稱編號申請

16、修改文件的部門及人員 修改的原因和內(nèi)容： 申請部門負(fù)責(zé)人(簽字）： 日期： 年 月 日文件編制或主管部門審核意見： 部門負(fù)責(zé)人(簽字)： 日期: 年 月 日相關(guān)部門會簽： 日期： 年 月 日 批準(zhǔn)人： 日期: 年 月 日15文件和資料控制程序 CZT-CX-4-01 版本號：2006A 文件和記錄控制程序發(fā)文管理登記表年 編號：CZTHT-CX-4-01-04序號日 期發(fā)文部門文 號文 件 標(biāo) 題份數(shù)發(fā)放單位/部門簽 收備 注收文管理登記表年 編號:CZTHT-CX40105序號日 期來文單位/部門文 號文 件 標(biāo) 題份數(shù)發(fā)放單位/部門簽 收備 注中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司 文件和記

17、錄控制程序中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司 文件和記錄控制程序作廢文件保留審批表部門: 編號：CZTHTCX4-0106序號留存文件名稱文件編號留存原因批準(zhǔn)人日 期備注中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司收文處理簽 編號：CZTHTCX40107 收文序號： 收文日期： 來文單位： 文號：份數(shù): 附件： 密級：標(biāo)題呈辦意見公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱簽名備注作廢文件(記錄）銷毀清單部門： 編號：CZTHTCX40108序號文件名稱文件編號發(fā)文部門及日期銷毀日期銷毀份數(shù)銷毀人備 注 批準(zhǔn)人： 年 月 日 監(jiān)銷人： 年 月 日文件（記錄）借閱登記表部門： 編號：CZT-HT-401-09序號文件(記錄）

18、名稱編號借閱日期借閱人批準(zhǔn)人歸還日期中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司 文件和記錄控制程序中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司 文件和記錄控制程序文件資料復(fù)印管理登記表年 編號：CZT-HTCX40110日 期承辦部門經(jīng)辦人復(fù) 印 文 件 資 料 內(nèi) 容紙型份數(shù)頁數(shù)批準(zhǔn)人備注中鐵二十五局集團建筑安裝工程有限公司 文件和記錄控制程序文件（記錄)移交清單移交部門： 編號:CZTHTCX40111序號文件名稱文件編號文件日期頁數(shù)份數(shù)備注移交部門:(公章) 接收部門： （公章）移交部門負(fù)責(zé)人：(簽字） 接收部門負(fù)責(zé)人: (簽字)移交經(jīng)手人：（簽字） 接收經(jīng)手人: （簽字）交接收日期： 年 月 日文件更改通知單 編號:CZTHTCX40112被更改文件名稱及編號更改章節(jié)生效日