基建圖紙檔案管理辦法芻議

1、 基建圖紙檔案管理辦法芻議摘 要：高?；n案是基本建設(shè)工作的真實記錄和歷史憑證，也是維護、管理、改建、擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。圖紙更是基建檔案 中利用率最高、查考價值最大、利用范圍最廣的核心部分，是基建檔案的“重中之重”。如何對其進行有效管理，筆者在工作過程中進行 深刻思考，提出了相應(yīng)的辦法. 關(guān)鍵詞：基建；圖紙檔案；管理辦法 abstract:universities infrastructure drawings files are the true records and historical documents of the base construction work,it is a

2、lso basis of the maintenance,management,alteration,expansion construction and asset are core of the infrastructure files,which is the maximum utilization, the largest reference-value,of infrastructure files,and the most extensive,and is the”most important”.how to manage effectively the infrastructur

3、e files,the profound thinking was carried out the author during the course of work,and the corresponding solution was advanced in this paper. keywords:infrastructure;drawing files;management measures 高校擴招，帶來了高校大規(guī)模的基本建設(shè)。LoCaLhOSt高校基本建設(shè)規(guī) 模的不斷擴大和因改善辦學(xué)條件而出現(xiàn)的舊房改造翻新，對基建工 程檔案管理尤其是圖紙檔案的管理提出了前所未有的挑戰(zhàn)。如何對 圖紙這一

4、特殊的基建檔案進行有效管理，是檔案工作的重要研究內(nèi) 容，應(yīng)該引起高度重視. 一、由于圖紙不同于一般的檔案資料，加強基建圖紙檔 案管理，應(yīng)做好以下幾方面工作 把好質(zhì)量驗收關(guān)。圖紙的編制規(guī)范、編制方法、歸檔要求、紙 張質(zhì)量等一一規(guī)定下來，使施工單位明確基建檔案的歸檔要求，及 時發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的具體問題。圖紙不準(zhǔn)確、不完整、不符 合歸檔要求的不得驗收. 二、選擇正確的保管方法 由于圖紙的制成材料比較特殊，且幅度較大，易磨損破碎，因 此不同于一般檔案材料保管要求。目前在工作中被廣泛采用的管理 方法有以下幾種： 1.折疊保管。圖紙以其紙質(zhì)的特殊性、圖幅大小不一而區(qū)別于 其它的紙質(zhì)檔案。相關(guān)人員在進

5、行圖紙檔案歸檔時，將圖紙折疊起 來，保存在相應(yīng)的卷宗內(nèi)，實行盒裝式管理。這種保管方法比較美 觀方便，但弊病較多，由于圖紙檔案是藍圖，折疊起來的圖紙經(jīng)過 頻繁使用，反復(fù)折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至?xí)嗔哑?損，且損毀后修復(fù)比較困難導(dǎo)致無法利用. 2.攤開平放。即把圖紙展平后按順序存放在多層抽屜的框架 里。這種方法能夠保護圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的 保管方法，缺點是占用面積較大. 3.卷起保管。就是將圖紙卷成圓筒狀，用繩子捆好保存在抽屜 或柜子里。對于那些幅面大的圖紙，采用這種方法比較適合。但這 種方法也有相應(yīng)的弊端，因為每次查閱圖紙都要打開、卷起，不僅 工作效率低，也會使圖紙

6、由于經(jīng)常開、卷受到一定的磨損. 這三種管理方法還需要注意一個共同的問題，那就是創(chuàng)造良 好的保管環(huán)境。要最大限度地延長基建圖紙檔案的壽命，必須注意 檔案保管室的管理條件，為圖紙檔案創(chuàng)造適宜的保管環(huán)境。需要做 好以下幾方面工作：基建圖紙檔案由于它的特殊性，對酸和堿的穩(wěn) 定性差，應(yīng)注意防潮、防火，有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備； 存放基建圖紙檔案的庫房應(yīng)清潔衛(wèi)生，控制適宜的溫度和濕度，通 風(fēng)、防火、防曬、防灰塵、防蟲，特別是應(yīng)采取相應(yīng)的防光措施， 避免光線直接照射圖紙. 4.數(shù)字化管理。由于基建圖紙檔案管理存在方方面面的問題， 如頻繁使用上述方式保管的圖紙檔案容易損毀圖紙；手工式傳統(tǒng)管 理以致無法形

7、成資源共享；多套制重復(fù)管理(兩至三套)以致圖物不 一致；工程建設(shè)過程中圖紙管理無法到位以致圖紙歸檔不準(zhǔn)確、不 完整；藍圖和底圖都保管，以致人力、物力、財力浪費。這些問題 的存在，導(dǎo)致圖紙檔案得不到有效地管理和利用。要解決這些問 題，有必要提出一個以數(shù)字化管理為手段，紙質(zhì)圖通過掃描轉(zhuǎn)發(fā)或 收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，建立數(shù)據(jù)庫，對其進行 數(shù)字化管理. (1)建立電子圖紙管理系統(tǒng)。所有工程圖紙從設(shè)計方案到施工 藍圖的發(fā)放至現(xiàn)場開始，就全方位納入計算機系統(tǒng)管理，每個項目 都由檔案館派出人員管理，及以下圖紙可下載到本機上處理打 印。由施工管理部門負(fù)責(zé)，檔案部門提供指導(dǎo)，并協(xié)助做好圖紙更 改通

8、知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標(biāo) 識關(guān)系，以備編制竣工圖時進行參考。竣工圖階段，由檔案部門會 同工程管理等部門進行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能 提供竣工驗收. (2)電子圖紙的移交歸檔?？梢圆捎脙煞N方案：一是要求設(shè)計 單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計變更完整地在圖紙上進行反映， 經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；二是由施工單位 配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編 制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章(竣工圖章)再掃描。這一步 工作的實施，確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn)化. 尤其值得重視的是基建檔案中的竣工圖紙，要優(yōu)先

9、對其進行數(shù) 字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機制成圖形文本，刻錄在光盤上， 建成數(shù)據(jù)庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現(xiàn)檔案資派 共享服務(wù)。同時在刻錄光盤前對掃描等形成的數(shù)字化圖形文本文件 進行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”. 最終刻錄光盤一式多套，分別用于校園網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈? 對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電 子檔案。高校檔案部門若專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描 儀，經(jīng)費投入過高，且在將現(xiàn)有竣工圖紙材料集中掃描完成后，后 期每年的工作量相對有限。為此，可采用社會化服務(wù)方式，由建筑 設(shè)計專業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建圖紙進行掃描

10、、制成圖形文本及光盤 刻錄工作； 隨著高校基本建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，基建檔案的地位和作用日趨 重要。因此，必須充分認(rèn)識基建檔案的價值，加強基建檔案的歸檔 和管理，做到制度化、規(guī)范化、程序化，并充分利用現(xiàn)代化的技術(shù) 手段，實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化，加強信息開發(fā)以充分利用基建檔案價 值。要加大硬件投入，引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、 電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。我們必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強高校基建檔案 的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)形勢的發(fā)展，滿足高校發(fā)展的需要. 參考文獻： 1王艷琴.加強基建圖紙檔案的管理j.檔案,2007(5):54-55. 2趙玉華.改進學(xué)?；n案管理的五點做法j.檔案雜志,2007 (5):62. 3文金平.高校基建檔案的歸檔管理及信息開發(fā)j.邵陽學(xué)院學(xué) 報(社會科學(xué)版),2007(9):168-170. 4嚴(yán)曙光.高校擴招:基建工程檔案管理的應(yīng)