英文電子郵件的寫(xiě)作特點(diǎn)和格式

1、英文電子郵件的寫(xiě)作特點(diǎn)和格式一、主題主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太長(zhǎng)）主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)，YES:應(yīng)改為T(mén)omorrowsmeetingcanceled。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專(zhuān)有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外

2、一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation,供參考），如：URGENT：Submityourreporttoday!二、稱呼1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無(wú)須使用諸如DearMr.John之類(lèi)的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或

3、上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy,或者M(jìn)r.Smith。2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如：Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千萬(wàn)不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣,頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多過(guò)一個(gè)男人，用Messrs,就是Misters的意思，不過(guò)不要跟名字,跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wyatt,a

4、ndFury。女人呢？YES：用Mesdames,Mmes.,orMses.同樣不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齊呢?弄清楚稱呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜，干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、職銜短可以一行過(guò),長(zhǎng)就下一行吧.例如:KenGreen，PresidentKenGreenVicePres

5、identofInternationalOperationsNO：KenGreenVicePresidentofUnicomChinaYES：KenGreenVicePresident，UnicomChina7、老外的名字有時(shí)有Jr.或Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確，不要笑人：YES：MichaelJ.Smith，Jr.MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字總好過(guò)人家的頭銜稱呼.如果沒(méi)有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些：DearCommitteeMember：DearMeetingPlanner：DearColleagues：ToAllSalesReps：To

6、WhomItMayConcern：DearSirorMadam：DearMadamorSir：DearPurchasingAgent：如果是全公司：YES：GentlemenorLadies：LadiesorGentlemen：9、有時(shí)見(jiàn)到人家用冒號(hào)就說(shuō)人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看：YES：DearMr.Jones：（非常正規(guī)）DearJoan：DearJim,Jim,（非正規(guī)）三、拼寫(xiě)1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫(xiě)可以馬虎行事，特別是給長(zhǎng)輩或上級(jí)寫(xiě)信,或者撰寫(xiě)業(yè)務(wù)信函更是如此。寫(xiě)完信后，一定要認(rèn)真檢查有無(wú)拼寫(xiě)、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤。當(dāng)然OutlookExpress等軟件的拼寫(xiě)檢

7、查功能可以助你一臂之力。2、外國(guó)國(guó)名盡量用大寫(xiě).是為尊重,也方便郵差.3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確NO：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.YES：Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.4、大小寫(xiě)要注意非必要，不要整個(gè)字都是大寫(xiě)，除非要罵人。NO：MUSTchangetoOSimmediately.外國(guó)人就覺(jué)得不禮貌和喝令人一樣。YES：要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。四、結(jié)尾部分A、書(shū)信的結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,

8、例子：1、VeryFormal非常正規(guī)的（例如給政府官員的）Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、Formal正規(guī)的（例如客戶公司之間啦）Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、LessFormal不太正規(guī)的（例如客戶）Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正規(guī)的（例如朋友,同事之類(lèi)）Regards,Warmregards,Withkindestregards,With

9、mybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有時(shí)在we,I,andyou之間選擇是很煩的事-如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類(lèi)，可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果單純說(shuō)你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有時(shí)可以一起用啦.:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,a

10、ndIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來(lái)說(shuō),收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語(yǔ)氣就一般不會(huì)錯(cuò)了.多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺(jué).Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一樣）Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserv

11、eonouradvisoryboard.Ihopeyoullagreexto就S友善e多了）Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你來(lái)判斷我呀）Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客氣一點(diǎn),人家受落）總之,語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentaryclose）通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：Thanks,Best,Cheers，不需要用一般信函中的Sincer

12、elyyours或Bestregards。C、簽名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之類(lèi)一起簽，人家會(huì)笑你的簽名也看信件的語(yǔ)氣給朋友或公司客戶，簽Bill也可以，給陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.五、其它注意事項(xiàng)：A、文法1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,0

13、00fornewequipment.（We我們是主語(yǔ),不是report。）2、句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起。3、結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。例子:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupantsleaseinte

14、ntionsandinkalterationsofthecontract.4、單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5、動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.6、時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。7、選

15、詞正確像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。8、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧，除了One，例子：127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91StreetB、文體1、可讀性：對(duì)象是大學(xué)程度的話，用高中的英文就行，不要以為人人都是語(yǔ)言大師，多用短句（15-20字吧），技術(shù)性的字，就更加要簡(jiǎn)單易明.2、注意段落的開(kāi)頭.一般來(lái)說(shuō)，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開(kāi)頭，而句子就放在最尾.例如：（1）.Becausehewasunabletoattendthe

16、meetingpersonally，heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.3、輕重有分，同等重要的用and來(lái)連接，較輕放在次要的句子里.4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如：but（相反），therefore（結(jié)論），also（增添），forexample（闡明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子開(kāi)頭不要含糊不

17、清的主詞。例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?開(kāi)頭少用this,that,it,they,或which.6、修飾詞的位置要小心,例如:HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.應(yīng)為HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.7、用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.例如:Thefiguresshowasignificantincrease.怎樣significant呀

18、，改為:Thefiguresshowanincreaseof19%.8、.立場(chǎng)觀點(diǎn)一致.少用被動(dòng)語(yǔ).例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改為:YoushouldsubmitpartialdatabyApril就很好了.格調(diào)1、式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下.2、弱軟的詞（e.g.was,were,is,are.）可以加強(qiáng)一點(diǎn).例如:Pruntonproductsarehighlyeffectivein.改為:Pruntonproductsexcelin.就有力很多了.3

19、、親切,口語(yǔ)化是比較受歡迎!用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落.例如:（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地,我們會(huì)喜歡第2句.D、內(nèi)容與附件E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了，便于閱讀，太長(zhǎng)的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。知道如何寫(xiě)英文電子郵件嗎?本文將教給你一些英文電子郵件的格式，供大家參考。英文電子郵件的格式A.文法上切忌主客不分或模糊.例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,o

20、urreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”應(yīng)改為Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We決定呀，不是report.）句子不要凌碎.例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起.結(jié)構(gòu)對(duì)稱,令人容易理解.例子：Theownerquestionedtheo

21、ccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.單眾數(shù)不要搞亂,不然會(huì)好刺眼,看不舒服.例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.動(dòng)詞主詞要呼應(yīng).想想這兩個(gè)分別：1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatis

22、underbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多.看商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事,不要浪費(fèi)人家的精力啊.標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確.例如：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改為：Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.選詞正確.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

23、拼字正確.有電腦拼字檢查功能后,就更加不能偷懶.大小寫(xiě)要注意.非必要不要整個(gè)字都是大寫(xiě),除非要罵人,：,例如：MUSTchangetoOSimmediately.外國(guó)人就覺(jué)得不禮貌和喝令人一樣.要強(qiáng)調(diào)的話,用底線,斜字,粗體就可以了.英文電子郵件的格式B.文體可讀性.對(duì)象是大學(xué)程度的話,用高中的英文就行,不要以為人人都是語(yǔ)言大師.多用短句（15-20字吧）,技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.注意段落的開(kāi)頭.一般來(lái)說(shuō),重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開(kāi)頭,而句子就放在最尾.例如：1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwarded

24、hiscongratulationsoncassettetape.2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.輕重有分.同等重要的用and來(lái)連接，較輕放在次要的句子里.意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如：but（相反），therefore（結(jié)論），also（增添），forexample（闡明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.句子開(kāi)頭不要含糊不清的主詞.例子：Thesedecisionshavebeenabigdis

25、appointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀開(kāi)頭少用this,that,it,they,或which.修飾詞的位置要小心，例如：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.應(yīng)為HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.例如:Thefiguresshowasignificantincrease.怎樣significant呀,大哥？改為：Thefiguresshowanincreaseof19%.立場(chǎng)觀點(diǎn)一

26、致.少用被動(dòng)語(yǔ).例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改為：YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.英文電子郵件的格式C格調(diào)式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下.2弱軟的詞(e.g.was,were,is,are.)可以加強(qiáng)一點(diǎn).例如：Pruntonproductsarehighlyeffectivein.改為：Pruntonproductsexcelin.就有力很多了.親切,口語(yǔ)化是比較受歡迎!用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落.例如：1.Th

27、isinformationwillbesincerelyappreciated.2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地,我們會(huì)喜歡第2句.現(xiàn)在大家知道如何寫(xiě)英文電子郵件了吧，希望這些尤文電子郵件格式對(duì)大家寫(xiě)作英文電子郵件有幫助。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作用。商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對(duì)公司的評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過(guò)電子郵件的形式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一

28、體化的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作越來(lái)越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：寫(xiě)信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。標(biāo)題。稱呼、開(kāi)頭、正文、結(jié)尾句。禮貌結(jié)束語(yǔ)。寫(xiě)信人全名、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、地址、電話號(hào)碼、傳真等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ)；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用Dear+Title作為稱呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函

29、，貝V用DearAl1作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五C原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫(xiě)作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原貝。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原

30、則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard。例1Itisverydifficult

31、tosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫(xiě)并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作中十分常見(jiàn)。例2中縮略語(yǔ)的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具

32、體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤(pán)、詢問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。清楚原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵

33、件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫(xiě)作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虛擬語(yǔ)氣和例2中委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣

34、，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。三、結(jié)語(yǔ)隨著國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫(xiě)忽視商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫(xiě)信人的英語(yǔ)及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫(xiě)信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對(duì)達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫(xiě)作原則。轉(zhuǎn)自英美者-英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站： HYPERLINK /cn/Html/Industy_English/BEC/2988003

35、79.html /cn/Html/Industy_English/BEC/298800379.htmlGreetingmessage祝福Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。Howareyou?你好嗎?Howistheprojectgoingon?項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎?Initiateameeting發(fā)起會(huì)議Isuggestwehaveacalltonightat9:30pm(ChinaTime)withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下,你和Ben有沒(méi)有空?I

36、wouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。WedliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.十月三十號(hào)(周三),老時(shí)間,開(kāi)會(huì)。LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMSLCtime.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproj

37、ect.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!謝謝你,希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。我就文檔添加了一些備注,

38、僅供參考。有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反饋建議!Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?Whatdoyouthinkaboutthis?這個(gè)你怎么想?Feelfreetogiveyourcomments.請(qǐng)隨意提出您的建議。Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Anyquestion,pleaseletmeknow.

39、有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.歡迎您的評(píng)論和建議!Pleaseletmeknowwhatyouthink?歡迎您的評(píng)論和建議!Doyouhaveanyideaaboutthis?對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎?Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!Atyourconvenie

40、nce,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。Givefeedback意見(jiàn)反饋Pleaseseecommentsbelow.請(qǐng)看下面的評(píng)論。Myanswersareinbluebelow.我的回答已標(biāo)藍(lán)。Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策，做出如下考慮：12.Attachment附件Ienclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。Attach

41、edpleasefindtodaysmeetingnotes.今天的會(huì)議記錄在附件里。Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。Pointlisting列表Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:12今天我們要完成的任務(wù)：12.Someknownissuesinthisrelea

42、se:12聲明中涉及的一些問(wèn)題：12OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:12我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:12以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題：12Thecurrentstatusisasfollowing:12.目前數(shù)據(jù)如下：12.Someitemsneedyourattention：2以下方面需提請(qǐng)注意：12Raisequestion提出問(wèn)題IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX我對(duì)

43、xx-xxx報(bào)告有一些疑問(wèn)。FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:.就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問(wèn)題:Proposal提議Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing.關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃，我有一個(gè)提議Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.AchievoteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue.Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出

44、問(wèn)題采用A辦法。Thanksnote感謝信Thankyousomuchforthecooperation感謝你的合作!Thanksfortheinformation謝謝您提供的信息!Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。Thanksforyourattention!謝謝關(guān)心!Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。Reallyappreciateyourhelp!非常感謝您的幫助!A

45、pology道歉Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.如何提高英文郵件寫(xiě)作能力?該信息出自應(yīng)屆畢業(yè)生求職網(wǎng)YJBYS.COM：很多人寫(xiě)郵件，習(xí)慣查下金山詞霸，然后拿寫(xiě)詞組和大詞去套，或者把簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的一個(gè)句子寫(xiě)得顛三倒四，摻雜了很多冗余的信息。如果你們有更好的表達(dá)方式，也請(qǐng)發(fā)在這里。如果有老外志愿幫助我們進(jìn)一步改進(jìn)這封郵件，我也會(huì)很感激。至于提高郵件寫(xiě)作，不是一

46、朝一夕的事情。需要你們?nèi)ベI(mǎi)一些好書(shū)不斷地模仿和聯(lián)系，并研究下你們外國(guó)客戶的郵件。不過(guò)還是有幾點(diǎn)大家需要注意的：不管你的英文很強(qiáng)還是很爛，千萬(wàn)別搞錯(cuò)數(shù)字。有時(shí)候你辛辛苦苦寫(xiě)了一封郵件，在遣詞造句上花了很多功夫，但是把數(shù)額，金額，數(shù)量等搞錯(cuò)了。你的郵件就徹頭徹尾失敗了。在你摁下發(fā)送按鈕之前，一定要doublecheck一下。發(fā)郵件是一件覆水難收的事情。如果你實(shí)在沒(méi)空重新檢查一遍，也一定要看看數(shù)字是否正確，有些句子的意思有沒(méi)有弄反了。要記住，不要用大詞，不要用那些迂腐的古董般的啰哩啰唆的表達(dá)方式。匕如pleasebeadvisedthatShouldyourequiredanyfurtherclar

47、ificationpleasedonothesitatetocontacttheundersigned.inviewofthefacthat,ithascometomyattentionthat這樣的表達(dá)方式并不能讓你看起來(lái)更醒目。把句子寫(xiě)得短一點(diǎn)，邏輯簡(jiǎn)單一點(diǎn)，逗號(hào)和連詞少一點(diǎn)，轉(zhuǎn)折少一點(diǎn)。商務(wù)郵件不是一個(gè)你炫耀你寫(xiě)長(zhǎng)句能力的地方。盡量短一點(diǎn)，如果你沒(méi)法寫(xiě)短劇，想想你是在發(fā)電報(bào)，多一個(gè)就多好多錢(qián)的。你可以發(fā)電報(bào)說(shuō)：父病重，速回。但是不要說(shuō)“我們的父親正躺在我們老家的創(chuàng)傷，垂垂危矣，如果你不趕快回家，你就不能見(jiàn)他最后一面了。要記住，郵件就和女人的裙子一樣，越短越好。如果你處于匕較弱勢(shì)的或者被動(dòng)

48、的地位，或者你覺(jué)得自己的英文不夠好，請(qǐng)多研究對(duì)方的郵件。如果你覺(jué)得自己的英文太牛逼了，匕那些老外都要好，有時(shí)候也要盡量采用對(duì)方的表達(dá)方式。因?yàn)檫@樣他們理解起你來(lái)就容易多了。當(dāng)然，如果對(duì)方是英語(yǔ)國(guó)家的人，你想要炫耀就隨意吧。除非你想要特別強(qiáng)調(diào)某一點(diǎn)，盡量不要用大寫(xiě)。很多老外寫(xiě)郵件會(huì)通篇用大寫(xiě)，你也可能覺(jué)得大寫(xiě)很洋氣，其實(shí)不是這樣的。首先，除非對(duì)方是英語(yǔ)國(guó)家的人，否則大部分人理解用大寫(xiě)寫(xiě)的郵件是有點(diǎn)困難的，你必須花很多的時(shí)間去理解其內(nèi)容。而且大寫(xiě)讓人感覺(jué)你在叫囂。DearBrad,AfterwereceivethesampleofAirReleaseSystemandinstructionyous

49、enttous,wevefoundthatitiseffectiveonlyforsteamcooking.However,mostoftherecipesforPCarerelatedtosoup(suchaspettitoes,porkribs,chicken,beefandsoon,togetherwithsomevegetable,arecookedinlotsofwaterandformsoup).ThankyouforthesampleofAirReleaseSystemandtheinstruction.Wefinditonlyworksforsteamcooking.Howev

50、er,mostofthePCrecipesareforsoups,suchaspettitoes,porkribs/steaks,chicken,etc.whicharecookedinalotofwaterwithsomevegetables.KelvinsuggeststhatAirReleaseSystemcanalsopreservethevitamins,somaybewecanapplyittoourhighendproducts.Therefore,weexpecttounderstanditseffectiveonpreservingvitamin,andhowitworkst

51、orealizethisfunction,inordertohaveabetterunderstandingonitsfunction,andfurthertodecidewhethertointroduceittodomesticChina.AsKelvinsuggestedAirReleaseSystemworks/workedwellatpreservingvitamins,andwethinkitmightbeagoodideatouseitonourhigh-endproducts.Sowehopetogetabetterunderstandingofhowitworksonpres

52、ervingvitamins,anddecidewhethertointroduceittoChinaornot.該信息出自應(yīng)屆畢業(yè)生求職網(wǎng)YJBYS.COM： HYPERLINK 用英文寫(xiě)電子郵件的常用句式1.Greetingmessage祝福Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。Howareyou?你好嗎？Howistheprojectgoingon?項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎？Initiateameeting發(fā)起會(huì)議Isuggestwehaveacalltonightat9:30pm(ChinaTime)withyouandBrown.Pleaseletmeknowifthe

53、timeisokayforyouandBen.我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下，你和Ben有沒(méi)有空？IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。WedliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.十月三十號(hào)(周三)，老時(shí)間，開(kāi)會(huì)。LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMSLCtime.下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。Iwanttotalktoyouoverthe

54、phoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders，pleaseletmeknow.如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程

55、計(jì)劃的建議。Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反饋建議!Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?Whatdoyouthinkaboutthis?這個(gè)你怎么想?Feelfreetogiveyourcomments.請(qǐng)隨意提出您的建議。Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Anyquestion,pleaseletmeknow.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.有任何問(wèn)題,歡迎和我們聯(lián)系。Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.有任何問(wèn)題,歡迎和我聯(lián)系。Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!歡迎您的評(píng)論和建議!Pleaseletmeknowwhatyouthi