學(xué)校文書檔案管理制度

1、 PAGE PAGE 6XXX學(xué)校文書檔案管理制度2、公文必須按照公文寫作的規(guī)則和要求用十六開擬稿紙和鋼筆書寫。合理應(yīng)用文種， 格式符合要求，請(qǐng)示應(yīng)堅(jiān)持“一文一事”，避免請(qǐng)示報(bào)告混雜。3、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)鑒發(fā)、統(tǒng)編號(hào)后行文，并做好發(fā)文登記。4、收到外來文件后必須先登記，傳閱文件要合理安排，嚴(yán)格管理，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、 安全，并要做好催交、傳閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱時(shí)，應(yīng)本著先急后緩、先領(lǐng)導(dǎo)后一般、先主辦后協(xié)辦、先辦理后閱知的原則進(jìn)行。5、凡本校人員外出公務(wù)活動(dòng)中形成、帶回的文件，均應(yīng)交校長辦公室收集、登記、歸檔，任何人不得據(jù)為己有拒絕歸檔。二、立卷歸檔1、本校在工作活動(dòng)中形

2、成的各類文件材料（文書、教學(xué)、科技、聲像、會(huì)計(jì)）均應(yīng)及時(shí)收集、立卷歸檔。2、立卷工作要做到各年清，不得借故拖延和積壓，按時(shí)完成每一年度的立卷歸檔任務(wù)。3、堅(jiān)持平時(shí)立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一個(gè)重要會(huì)議或每搞一個(gè)中心工作， 要及時(shí)做好文件材料的收集整理、立卷歸檔工作。4、立卷歸檔的基本要求：（1）卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。（2）歸檔的文件必須符合要求用16開紙，用鋼筆書寫，正件、原件要齊全。（3）卷內(nèi)文件的排列應(yīng)堅(jiān)持先近后遠(yuǎn)、先重要后次要、先批復(fù)后請(qǐng)示的原則。（4）文書檔案的卷內(nèi)文件應(yīng)在每頁的右上方編頁號(hào)，科技檔案的卷內(nèi)文件在每頁的右下方編頁號(hào)。（5）案卷標(biāo)題要簡單確切，

3、符合“三要素”（作者、內(nèi)容、文種）要求。5、歸檔時(shí)間：（1）每年五月底前必須完成上一年度的文書材料歸檔任務(wù)。（2）科研項(xiàng)目文件材料必須經(jīng)鑒定后即立卷歸檔。（3）基建項(xiàng)目文件材料必須在竣工驗(yàn)收后即立卷歸檔。（4）設(shè)備、儀器的隨機(jī)文件材料必須在設(shè)備開箱后即立卷歸檔。（5）會(huì)計(jì)檔案中的報(bào)表在第二年的五月底前立卷歸檔，帳冊(cè)和憑證必須在隔年的上半年立卷歸檔。三、檔案保密1、嚴(yán)格執(zhí)行保守秘密法和工作人員十條保密守則。（1）不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說。（2）不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問。（3）不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看。（4）不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。（5）不在非保密本上記錄機(jī)密。（6）不在私人通信中涉及機(jī)密。（7）不

4、在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。（8）不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料。（9）不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。（10）不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。2、文件、檔案、資料要專人專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門，鑰匙隨身攜帶，做好完全保衛(wèi)工作。3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查（借）閱制度，檔案內(nèi)容一律不得外傳。4、對(duì)內(nèi)容密級(jí)高的檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。5、嚴(yán)格執(zhí)行文件、檔案銷毀制度，做好銷毀記錄。6、違反保密規(guī)定或泄密者，要按檔案法有關(guān)規(guī)定予以處罰。四、檔案統(tǒng)計(jì)1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求：要有明確的目的性，要具有準(zhǔn)確性，要保持連續(xù)性，要保證及時(shí)性

5、，要注意分析研究。2、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容：庫藏統(tǒng)計(jì)、清查統(tǒng)計(jì)、鑒定統(tǒng)計(jì)、移交統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、利用效果統(tǒng)計(jì)。3、檔案統(tǒng)計(jì)的方法：絕對(duì)數(shù)的統(tǒng)計(jì)、相對(duì)數(shù)的統(tǒng)計(jì)、平均數(shù)的統(tǒng)計(jì)。4、考慮本檔案室基礎(chǔ)與檔案工作需要，重點(diǎn)抓好庫藏統(tǒng)計(jì)，鑒定統(tǒng)計(jì)、利用效果統(tǒng)計(jì)。5、檔案統(tǒng)計(jì)材料均屬歸檔范圍，應(yīng)加強(qiáng)檔案收集、整理歸檔工作。五、檔案借閱1、檔案室是本校政檔案集中統(tǒng)管理部門，并為學(xué)校及各教學(xué)部門服務(wù)。2、查（借）閱檔案，必須填寫檔案查（借）閱登記簿，借閱時(shí)間一律不得超過二周，如有特殊情況可以續(xù)借手續(xù)，但重要文件必須當(dāng)天歸還。閱后一律退還本室，不得損壞和遺失。3、嚴(yán)格遵守保密工作條例，檔案管理人員和借閱人員均不得泄密，對(duì)

6、密級(jí)高的檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查（借）閱。4、借閱檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽頁、拆封檔案，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、 涂抹、添加文字等。5、凡要摘抄復(fù)制時(shí)，必須說明理由，經(jīng)檔案管理人員同意后方可進(jìn)行。6、檔案室要注意收集利用實(shí)例，做好檔案利用效果登記。六、檔案庫房管理1、檔案庫房是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房技術(shù)保護(hù)管理辦法，認(rèn)真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護(hù)工作。2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。3、檔案庫房內(nèi)必須配備空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備和滅火器材，并有專人定期檢查其效果。4、檔案庫房內(nèi)不得存放易燃物品，嚴(yán)禁吸煙。5、庫房門窗必須保持堅(jiān)固，出入庫房應(yīng)

7、隨手關(guān)門，以確保庫房的安全。6、調(diào)閱或出借檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本校制訂的檔案查（借）閱制度。7、適時(shí)做好檔案庫房的通風(fēng)、除濕工作，并經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。8、對(duì)庫房的檔案，每年進(jìn)行一次檢查核對(duì)，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)迅速追查。七、檔案移交1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料統(tǒng)管理的原則，凡在本校工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)交檔案室歸檔保存。2、各部門在年終時(shí)，要按立卷類目將文件材料收集齊全向檔案室移交。3、移交文件材料時(shí)，必須填寫檔案材料移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份。4、檔案室應(yīng)積極配合檔案館的接收工作，做好檔案的移交。5、檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，要做好檔案的移交工作，認(rèn)真辦理交接手續(xù)。八、檔案鑒定銷毀1、檔案價(jià)值鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，全面地考察檔案的價(jià)值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案質(zhì)量。2、銷毀失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)逐