檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理分析

1、檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理分析摘要:加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建立，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，進(jìn)步檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)根底和重要手段。關(guān)鍵詞:檔案;信息;自動(dòng)化;數(shù)據(jù)庫(kù)一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須進(jìn)步檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化滯后和應(yīng)用軟件多而亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體程度的進(jìn)步。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題獲得共識(shí)是系統(tǒng)建立思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業(yè)從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各

2、個(gè)環(huán)節(jié)，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要標(biāo)準(zhǔn)，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正施行。檔案標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建立，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。二、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建立目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建立。開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和根底，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)展科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)歷中最主要的有指導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)

3、技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)開展等。當(dāng)前假設(shè)能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善進(jìn)步和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大進(jìn)步一步。三、自動(dòng)化建立要著眼于進(jìn)步系統(tǒng)的整體程度根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建立的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到達(dá)一定程度，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)步系統(tǒng)的綜合才能。局部節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備程度和應(yīng)用才能齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，在一些單位進(jìn)

4、展較高程度的試點(diǎn)，以獲得值得推廣的經(jīng)歷，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其根本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了進(jìn)步系統(tǒng)的整體程度，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。四、實(shí)事求是的改良管理體制集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大消費(fèi)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建立方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這一是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理是必須考慮的原那么之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)根底上開展起來的和系統(tǒng)建立

5、從“微機(jī)起步有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時(shí)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心結(jié)局方便實(shí)用的問題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)，就很難進(jìn)步檔案工作整體程度。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的形式，但這種高技術(shù)構(gòu)造，必須有較強(qiáng)的管理才能和技術(shù)才能不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建立資金的使用效益檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建立是檔案部門投資

6、最大的工程，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按工程管理，進(jìn)展工程論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國(guó)家和地方財(cái)政長(zhǎng)期建立開展方案中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化工程資金大多通過指導(dǎo)特批解決，為此消耗了各級(jí)檔案部門指導(dǎo)很大精力。六、重視人才管理推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算僅技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)程度直接影響自動(dòng)化程度的進(jìn)步。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地

7、對(duì)他們進(jìn)展政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有方案組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最正確人才構(gòu)造等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)某些工程實(shí)行工程管理，在保證完成檔案建立的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償效勞等等。七、科學(xué)民主決策當(dāng)前，我國(guó)檔案工作改革和開展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)打破相集合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確指導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求進(jìn)步行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政指導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)展分析，集思廣益才能防止失誤。要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化晦澀的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建立中長(zhǎng)期開