公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定

1、 公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定1 目的為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行，信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理，提高工作效率。2 適用范圍本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷(xiāo)商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。 3 術(shù)語(yǔ)和定義 電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如：。文秘部落 4 職責(zé) 公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。 公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)

2、行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。 人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。 網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。 服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。 5 管理要求 電子公文管理規(guī)定。 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。 各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。lOcal

3、hOSt 電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。 除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。 電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。 電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。 上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。 對(duì)機(jī)密級(jí)以

4、上的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。 使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看待辦事宜，并簽署意見(jiàn)。 國(guó)家秘密級(jí)以上和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。 各部門(mén)在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專(zhuān)用章注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。 電子公文處理和存儲(chǔ)，必須采用專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備，由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。 電子公文介質(zhì)硬磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等應(yīng)按下

5、列要求管理： 電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。 電子公文介質(zhì)的銷(xiāo)毀，等同紙質(zhì)公文的銷(xiāo)毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷(xiāo)，確保不漏銷(xiāo)、不丟失。 用戶認(rèn)證管理。 用戶密碼方式：用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。 建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。 用戶管理。 用戶重新審核：將現(xiàn)有的oa用戶按部門(mén)列表由用戶所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 新用戶申請(qǐng)程序：新增用戶由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶表，本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶。 用戶權(quán)限變更：當(dāng)對(duì)用戶權(quán)限有特殊需要時(shí)，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶權(quán)限變更表

6、。 用戶變更：人員流動(dòng)時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶新增表提供給電算室，由電算室對(duì)這些用戶變更所屬部門(mén)。 用戶注銷(xiāo)：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶注銷(xiāo)表提供給電算室，由電算室注銷(xiāo)用戶。 用戶組管理。 用戶群組重新審核：將群組名稱(chēng)及群組成員列出后，由各主管部門(mén)重新審核。 新用戶組申請(qǐng)程序：由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶新增表，與電算室協(xié)商創(chuàng)建。 用戶組的日常管理：用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。 用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢(xún)各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。 功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專(zhuān)人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。 系統(tǒng)操作要求。 要求每天早8：00

7、打開(kāi)oa辦公系統(tǒng)，下班時(shí)觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門(mén)專(zhuān)人管理并與考勤掛勾。 上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。 各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。 信息管理要求。 電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100m。 通知公告、留言板：文檔保留一個(gè)月時(shí)間，超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。 公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。 政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。 信息發(fā)布、信息收集：由指定部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)。 對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。 重要信息主管理部門(mén)要自已備份 經(jīng)銷(xiāo)商電子公文管理規(guī)定。 每家經(jīng)銷(xiāo)商一個(gè)用戶名，由專(zhuān)人管理與使用，用戶名和密

8、碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動(dòng)，其他人不能登錄。 上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。 上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。 上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。 不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。 上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷(xiāo)商綜合考評(píng)。 使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。 服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。 外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)

9、管理流程。 服務(wù)站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。 信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行發(fā)布。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。 公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢(xún)、使用。 服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。 服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě)，以供服務(wù)站查看。 資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車(chē)型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。 電子公告板用于發(fā)布各類(lèi)公共信息和通知等，各服務(wù)站均可發(fā)布。 直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。 關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。 凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán)，必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后，方可上機(jī)使用。 外單位