14項目采購管理

1、項目采購管理項目采購管理是為完成項目工作，從項目團隊外部購買或獲取所需的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的過程。采購管理相關(guān)概念和主要過程概念和術(shù)語什么是采購采購是從項目團隊外部獲得產(chǎn)品、服務(wù)或成果的完整的購買過程。對采購的基本要求采購必須要滿足技術(shù)與質(zhì)量要求，同事應(yīng)滿足經(jīng)濟性或價格合理的要求。采購管理的主要過程采購管理包括如下幾個過程編制采購計劃。決定采購什么，怎么采購，何時采購，記錄項目對于產(chǎn)品、服務(wù)或成果的需求，尋找潛在供應(yīng)商。實施采購從前在的供應(yīng)商處獲取適當?shù)男畔?、報價、投標書或建議書。選擇供方，審核所有建議書或報價，在潛在的供應(yīng)商中選擇，并與選中者談判最終合同?？刂撇少徆芾砗贤约百I賣雙方之間的關(guān)系

2、，監(jiān)控該合同的執(zhí)行情況。審核并記錄供應(yīng)商 的績效以采取必要的糾正措施，并作為將來選擇供應(yīng)商的參考。管理與合同相關(guān)的 變更。合同收尾合同收尾的工作時：完成并結(jié)算合同，包括解決任何未解決的問題，并就與項目 或項目階段相關(guān)的每項合同進行收尾工作。編制米購計劃編制采購計劃時，在其他計劃可以得到的情況下，需要考慮的內(nèi)容通常有成本估 算、進度、質(zhì)量管理計劃、現(xiàn)金流預(yù)測、可識別風(fēng)險和計劃的人員配備等。編制米購計劃的輸入、輸出輸入為了保證采購計劃的可執(zhí)行性和有效性，需要下面的依據(jù)作為本過程的輸入。項目管理計劃項目管理計劃描述了項目的需要、合理性、需求和當前邊界。它包括但不限于范 圍基準中的以下內(nèi)容。范圍說明書

3、工作分解結(jié)構(gòu)(WBSWBS詞典需求文檔項目干系人的需求文檔可以包括如下內(nèi)容。制定采購計劃時，需要考慮的有關(guān)項目需求的重要信息。 合同和法律方面的要求可能包括健康、安全、安全設(shè)施、績效、環(huán)境、保險、知識產(chǎn)權(quán)、平等就業(yè)機會、許可證和許可等。風(fēng)險登記冊活動資源要求項目進度活動成本估算干系人登記冊事業(yè)環(huán)境因素影響編制采購計劃過程的事業(yè)環(huán)境因素包括但不限于如下內(nèi)容：市場條件；可從市場獲得的產(chǎn)品、服務(wù)和成果；潛在的供應(yīng)商情況，包括其以往績效和聲譽；可從市場得到的產(chǎn)品服務(wù)和成果、供應(yīng)商、供應(yīng)商過去的績效，以及它們的 績效是基于什么樣的條款與條件；項目實施地的獨特要求。組織過程資產(chǎn)影響編制采購計劃過程的組織過

4、程資產(chǎn)包括但不限于如下內(nèi)容：正式的采購政策、程序和仿真。用于制訂采購管理計劃和選擇合同類型的管理系統(tǒng)?；谶^去的經(jīng)驗，組織與以往有資格的賣方建立起的多層次的供貨商系統(tǒng)。項目實施組織使用的各種合同協(xié)議類型也會影響到編制采購過程中的決策。使用的合同類型和具體的合同條款與條件，將界定買方和賣方各自承擔(dān)的風(fēng)險程度?？們r合同這種合同為既定產(chǎn)品或服務(wù)的采購設(shè)定一個總價。進一步細分為：固定總價合同和變動總價合同兩種。變動總價合同可以進一步劃分為總價加激勵費用合同(FPIF)和總價加經(jīng)濟價格調(diào)整合同(FP-EPA。定總價合同F(xiàn)FP是最常用的合同類型，也叫總包合同。在這種合同中，賣方承擔(dān)了超過合同 約定的“固定

5、總價”以外的項目造價，總之賣方100%承擔(dān)了成本超支的風(fēng)險。這種合同的特點是：范圍確定。賣方占主導(dǎo)強勢地位的時候，多使用此種合同。 對具有如下特點的工程項目來說，賣方可以簽訂固定總價合同：工程量小、工期短(一般為1念安以內(nèi))、估計在施工過程中環(huán)境因素變化 小、工程條件穩(wěn)定并合理；工程設(shè)計詳細，圖紙完整、清楚，工程任務(wù)和范圍明確；工程結(jié)構(gòu)和技術(shù)簡單，風(fēng)險?。煌稑似谙鄬捲＃邪炭梢杂谐渥愕臅r間詳細考察現(xiàn)場、復(fù)核工程量，分 析招標文件，擬定施工計劃；目標和驗收標準明確?？們r加激勵費用合同(FPIF)這種總價合同為買方和賣方都提供了一定的靈活性，在執(zhí)行合同時它允許有一定 的績效偏離，并在實現(xiàn)或超過

6、既定目標時給予財務(wù)獎勵。在FPIF合同中，要設(shè)置一個價格上限，賣方必須完成工作并且要承擔(dān)高于上 限的全部成本?？們r加經(jīng)濟價格調(diào)整合同(FP-EPA如果賣方履約要跨越相當長的周期例如不少于2年，就應(yīng)該使用本合同類型。如果買賣方之間要維持長期關(guān)系，也可以采用這種合同類型。允許根據(jù)條件變化，以 事先確定的方式對合同價格進行最終調(diào)整。EPA條款必須規(guī)定用于準確調(diào)整最終價格的、可靠的財務(wù)指數(shù)。FP-EPA合同試圖保護買方和賣方面授外界不可控情況的影響。2）成本補償合同此類合同向賣方支付為完成工作而發(fā)生的全部合法實際成本（就是實際成本實報 實銷），除此之外還向賣方支付一筆費用作為賣方的人工費用以及合理的利

7、潤。可謂賣方超過或低于預(yù)定目標而規(guī)定財務(wù)獎勵條款，如果沒有達到目標，也要從 賣方的費用里扣除相應(yīng)的款項。如果工作范圍在開始時無法準確定義，從而需要在以后進行調(diào)整，或者項目工作 存在較高的風(fēng)險，就可以采用成本補償合同，使項目具有較大的靈活性，以便重新 安裝賣方的工作。（1）成本加固定費用合同（CPFF為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一切可列支成本，并向賣方支付一筆固定費用, 該費用以項目初始成本估算的某一百分比計算。費用只能針對已完成的工作來支付， 并且不因賣方的績效而變化。除非項目范圍發(fā)生變更，費用金額維持不變。（2）成本加激勵費用（CPIF）為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一切可列支成本，并在賣

8、方達到合同規(guī)定的績 效目標是，向賣方支付預(yù)先確定的激勵費用。如果成本低于或高于原始估算成本，則買方和賣方需要根據(jù)事先商定的成本分攤 比例來分享節(jié)約部分或分擔(dān)超出部分。（3）成本加獎勵費用（CPAF為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一切可列支成本，但是只有在滿足了合同中規(guī) 定的某些籠統(tǒng)、主管的績效標準的情況下，才能向賣方支付大部分費用。完全由買 方根據(jù)自己對賣方績效的主觀判斷來決定建立費用，并且賣方通常無權(quán)申訴。成本加成本百分比賣方的實際項目成本，買方報銷。賣方的費用以實際成本的百分比來計算。這樣的合同也叫成本加酬金合同(CPF，賣方占主導(dǎo)強勢地位的時候(比如出 于壟斷地位)，多使用此種合同。工料合

9、同(T&M包含成本補償合同和固定總價合同的混合類型。在時間緊急的情況下，選擇工料 合同比較穩(wěn)妥。輸出編制采購計劃過程的主要成果之一是采購假話，具體的采購活動將依據(jù)采購計劃 進行，采購計劃也成為采購管理計劃。采購計劃采購計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過程，具體內(nèi)容如下：擬采用的合同類型；風(fēng)險管理事項；是否采用獨立估算作為評估標準，由誰來準備獨立估算、何時進行獨立估算;如果項目的執(zhí)行組織沒有采購、合同或者發(fā)包部門，項目管理團隊本身能采 取哪些行動；標準的采購文件(如果需要的話)；如何管理多個供應(yīng)商；如何協(xié)調(diào)采購與項目的其他方面，例如確定進度與績效報告；可能對計劃的采購造成影響的任何約束和假

10、定；如何處理從賣方購買產(chǎn)品所需的提前訂貨期，并與他們一起協(xié)商項目進度制 定過程；如何進行“自制/外購”決策，并與活動資源估算過程、制定進度計劃過 程聯(lián)系起來；如何確定每個合同中規(guī)定的可交付成果的日期安排，并與進度制定過程、 進度控制過程相協(xié)調(diào)；如何確定履約保證金或者保險合同，以減輕項目的風(fēng)險；如何為賣方提供指導(dǎo)，以幫助其制訂與維護工作分解結(jié)構(gòu)；如何確定用于采購或合同工作說明書的形式和格式；如何識別通過資格預(yù)審的賣方；如何管理合同和評估賣方的衡量指標。采購工作說明書對所購買的產(chǎn)品、成果或服務(wù)來說，采購工作說明書定義了合同相關(guān)的那部分項 目范圍。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準。采購工作說明書

11、中的信息有規(guī)格說明書、期望的數(shù)量和質(zhì)量的等級、性能數(shù)據(jù)、履約期限、工作地以及其他要求。采購文件采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。通常根據(jù)買方的政策，向潛在的賣方發(fā)布采購邀請，以得到賣方的建議書或報價。 采購文件為未來實施采購、控制采購和結(jié)束采購等過程提供了依據(jù)。常見的采購文件有：方案邀請書(RFP、報價邀請書(RFQ、征求供應(yīng)商意見 書(RFI)、投標邀請書(IFB)、招標通知、洽談邀請以及承包商初始建議征求書。方案邀請書(REP用來征求潛在供應(yīng)商建議的文件，有人稱 REP為請求建議書。報價邀請書(RFQ一種主要依據(jù)價格選擇供應(yīng)商時，用于征求潛在供應(yīng)商報價的文件。項目執(zhí)行組 織多在涉及簡單

12、產(chǎn)品的招標中使用 RFQ有人稱RFQ為請求報價單拿。詢價計劃編制過程常用到的其他文件供方選擇標準用于從前在的賣方中選擇符合要求的、合格的賣方。評估標準用來評價賣方的建 議書或為其評分，常常將評估標準作為采購文件的一部分。“自制/外購”決策在確定“自制/外購”的過程中，為了應(yīng)對某些已被識別的風(fēng)險，還要決定是買 保險還是履約保證金。變更申請編制采購計劃時，關(guān)于購買產(chǎn)品、服務(wù)或資源的決策，通常會導(dǎo)致變更請求，從 而可能引發(fā)項目管理計劃的相應(yīng)內(nèi)容和其他分計劃的更新?？赡艿捻椖课募掳ǖ幌抻冢盒枨笪募?；需求跟蹤矩陣；風(fēng)險登記冊。用于編制采購計劃過程的技術(shù)和方法“自制/外購”分析專家判斷市場調(diào)研會議

13、工作說明書工作說明書(SOW是對項目所要提供的產(chǎn)品、成果或服務(wù)的描述。對內(nèi)部項目而言，項目發(fā)起者或投資人基于業(yè)務(wù)需要、產(chǎn)品或服務(wù)的需求提出工作說明書。內(nèi) 部的工作說明書有時也叫任務(wù)書。工作說明書包括的主要內(nèi)容有前言、服務(wù)范圍、 方法、假定、服務(wù)期限和工作量估計、雙方角色和責(zé)任、交付資料、完成標準、顧 問組人員、收費和付款方式、變更管理等。實施米購實施采購過程要做的工作如下：從潛在的賣方處獲取如何滿足項目需求的答復(fù)，如投標書和建議書。通常在 這個過程中由潛在的賣方完成大部分實際工作，項目或買方無需支付直接費 用。接受多個潛在的賣方的標書或建議書后，運用供方選擇標準選擇一個或多個 合適的賣方，并與

14、選中的賣方簽訂合同。實施采購的輸入采購計劃采購文件供方選擇標準賣方建議書項目文件自制/外購決策采購工作說明書組織過程資產(chǎn)實施采購的方法和技術(shù)投標人會議投標人會議(也稱為發(fā)包會、承包商會議、供應(yīng)商會議、投標前會議或競標會議) 是指在準備建議書之前與潛在供應(yīng)商舉行的會議。確保所有供應(yīng)商對采購目的有清 晰理解，對供應(yīng)商問題的答復(fù)可能作為修訂提條款包含到采購文件中。建議書評價技術(shù)對于復(fù)雜的采購，如果要基于賣方對既定加權(quán)標準的相應(yīng)情況來選擇賣方，則應(yīng) 該根據(jù)買方的采購政策，按正式的建議書評審流程對各個潛在賣方的建議書進行評 價，建議書評價委員會將做出他們的選擇，在授予合同之前，還要報管理層批準。加權(quán)系統(tǒng)

15、是對定性數(shù)據(jù)的一種定量評價方法，以減少評定的認為因素對潛在賣方 選擇的不當影響。包括以下幾個方面。對每一個評價項設(shè)定一個權(quán)重。對潛在的每個賣方，針對每個評價項打分。將各項權(quán)重和分數(shù)相乘。將所有乘積求和得到該潛在賣方的總分。獨立估算獨立估算常被稱為“合理費用”估算專家判斷可用來評價賣方建議書。可以組建一個多學(xué)科評審團隊對建議書進行評價。刊登廣告現(xiàn)有潛在供應(yīng)商清單通?？梢酝ㄟ^在報紙等通用出版物、專業(yè)出版物，或有關(guān)的 網(wǎng)站上刊登廣告加以擴充。分析技術(shù)采購時應(yīng)該以合理的方式定義需求，以便賣方能夠通過要約為項目床罩價值。采購談判選中賣方后，在雙方簽訂合同簽，通過采購判斷可以澄清雙方對合同結(jié)構(gòu)和要求 的理

16、解，使雙方達成一致意見。實施采購的輸出選中的賣方合同資源日歷變更請求項目管理計劃更新招投標招投標是實施采購的一種常見形式。招標人及其權(quán)利和義務(wù)招標人的權(quán)利招標人有如下權(quán)利招標人的義務(wù)招標代理機構(gòu)招標代理機構(gòu)的法律地位招標代理機構(gòu)是獨立于政府和企業(yè)之外的，為市場主體提供招標服務(wù)的專業(yè)機構(gòu), 屬于中介服務(wù)組織。它的招標代理資格需經(jīng)國家招標投標主管機關(guān)的嚴格認證。招標代理機構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)招標方式招標分為公開招標和邀請招標。公開招標：指招標人以招標公告的方式邀請不特定的發(fā)人或者其他組織投標。邀請招標：指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚱渌M織投投標。 招投標程序依據(jù)中華人民共和國招標投標法，招

17、投標程序如下。招標人采用公開招標方式的，應(yīng)當發(fā)布招標公告；招標人采用邀請招標方式 的，應(yīng)當向三個以上具備承擔(dān)招標項目能力的、資質(zhì)良好的特定的法人或者 其他組織發(fā)出投標邀請書。招標人根據(jù)招標項目的具體情況，可以組織潛在的投標人踏勘項目現(xiàn)場。投標人投標。開標。評標。確定中標人。訂立合同。投標托比傲人應(yīng)當按照招標文件的要求編制投標文件。投標人應(yīng)當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤 回已提交的投標文件，并書面通知招標人。 投標人根據(jù)招標文件載明的項目實際情況，擬在中標后將中標項目的部分非 主體、非關(guān)鍵性工作

18、進行分包，應(yīng)當在投標文件中載明。兩個以上法人或者其他組織可以組成一個聯(lián)合體，以一個投標人的身份共同 投標。開標、評標和中標開標開標應(yīng)當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地 點應(yīng)當為招標文件中預(yù)先確定的地點。開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。 開標時，由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委 托的公證機構(gòu)檢查并公證。經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆圭寸，宣讀投標人名稱、 投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。在招標文件要求提交投標文件的截止時間前 受到的所有投標文件，開標時都應(yīng)當眾予以拆圭寸、宣讀。開標過程應(yīng)當記錄，并存 檔備查。評標評標由招標人依

19、法組件的評標委員會負責(zé)。中標人的投標應(yīng)當符合下列條件之一。能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低，但是，投標價格低于成本的除外。中標中標人確定后，招標人應(yīng)當向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所 有未中標的投標人。招標人和中標人應(yīng)當自中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同 實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。供方選擇詢價計劃編制過程為供方選擇過程提供了評估標準，除了使用采購成本或價格外， 這個過程中還會使用綜合評價標準。相關(guān)法律責(zé)任所謂法律責(zé)任，就是某人或某個單位等

20、法律主體因自己的不當言行、或過失、或 關(guān)聯(lián)關(guān)系而承擔(dān)的相應(yīng)的行政責(zé)任、民事責(zé)任或刑事責(zé)任。控制采購控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實施變更和采取糾正 措施的過程。控制采購過程中，通過這種績效審查，考察賣方在未來項目中執(zhí)行類似工作的能 力?？刂撇少忂€包括記錄必要的細節(jié)以管理任何合同工作的提前終止，這些細節(jié)會在 結(jié)束采購過程中使用，以終止協(xié)議。對買方來說，控制采購過程的主要目標如下保證合同的有效執(zhí)行。保證采購產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的控制?？刂撇少彽妮斎腠椖抗芾碛媱澆少徫募贤鷾实淖兏埱蠊ぷ骺冃蟾婀ぷ骺冃?shù)據(jù)控制采購過程使用的工具與技術(shù)合同變更控制系統(tǒng)合同變更控制系統(tǒng)包括：變更過程的書面記錄工作、變更跟蹤系統(tǒng)、變更爭議解 決程序，以及各種變更所需的審批層次。合同變更往往涉及到項目的整體變更，因此合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當與整體變更控 制系統(tǒng)整合起來。檢查與審計在項目執(zhí)行過程中，應(yīng)該根據(jù)合同規(guī)定，由買方開展相關(guān)的檢查與審計，賣方理 應(yīng)對此提供支持。采購績效審查采購績效審查是一種系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)化的審查，買方根據(jù)合同來審查賣方在規(guī)定的 成本和進度內(nèi)完成項目范圍和達到質(zhì)量要求的情況采購績效審查