FIN009-基礎(chǔ)財務(wù)制度-合同管理制度

1、Royale Tower HotelPolicy No. 序號：FIN-P&P- 009Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared By 制定人：FC：Approved By 批準(zhǔn)人：GM：EXD：合同管理制度Distribute to 分發(fā):酒店各部門(All Dept.)Objective 目標(biāo):規(guī)范各部門簽訂合同的程序，使合同的簽訂合理、合法、規(guī)范Policy 政策/Procedure 程序:一、合同管理總那么1、目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益， 提高經(jīng)濟(jì)效

2、益、根據(jù)中華人民共和國合同法和有關(guān)政府部門規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情 況，制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與外簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣 合同，借款合同、維修合同、租賃合同、勞務(wù)合同、加工承攬合同、資金借貸合同、商務(wù) 合同、廣告合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、保險合同等。3、合同管理原那么合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)整，維護(hù)企業(yè) 合法權(quán)益的原那么。4、保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。二、合同管理職責(zé)1、企業(yè)合同管理部門的主要管理職責(zé)（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行中華人民共和國合同法和有關(guān)條

3、例，依法保護(hù)本企業(yè)的 合法權(quán)益。（2）制定、修訂本公司合同管理制度、方法，組織實(shí)施合同管理工作。（3）審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。（4）協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。（5）做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。（6）監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。（7）代表本公司處理與外單位的合同糾紛。（8）按期統(tǒng)計，匯總本公司的合同簽訂、履行、合同糾紛處理情況等，并及時向公司 領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、采購、銷售部門的主要職責(zé)（1）依法簽訂、變更、解除本部門的合同。（2）嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同、重大合同提交相關(guān)部門會審。（3）對所簽合同認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。（4）在合同

4、履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（5）合同原件交與合同管理部門，本部門也要做好合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。3、財務(wù)部的主要職責(zé)（1）加強(qiáng)與采購、銷售等有關(guān)部門的，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。（2）財務(wù)部見合同付款，做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建 議，妥善保管收、付憑證。（3）配合營銷部做好合同管理工作。三、合同審簽管理1、酒店重大（重要）合同或協(xié)議的簽訂必須附合同審批表（附表），走合同審批 流程，涉及到工程維護(hù)、工程裝修、大型設(shè)備更換等需要送交總工程師審批，對涉及內(nèi)容 重要，關(guān)系重大的合同簽定，在形成草擬文本后交集團(tuán)法律顧問審閱修改，集

5、團(tuán)董事辦負(fù)責(zé)對酒店已審批的合同加蓋酒店合同專用章，集團(tuán)董事辦對已蓋章的合同留下合同副本, 再將合同正本或復(fù)印文本由總經(jīng)辦文秘送達(dá)相關(guān)分管責(zé)任部門。2、一般合同簽訂所蓋公章類型：（1）酒店勞務(wù)合同的公章類型為人力資源部公章；（2）除旅行社、訂房中心、簽單掛帳單位的其他商務(wù)合約公章類型為營銷部公章；（3）其余合同（含旅行社合同、訂房中心合作合同、簽單掛帳單位合同）的公章類型 均為酒店合同專用章，蓋有其他公章的合同一律視為無效合同。3、合同的基本規(guī)定：（1）公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán) 任何人不得以公司名義對外簽訂合同。（2）除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面

6、形式，合同因業(yè)務(wù)不同采取不同合同文本， 合同相對方提供的合同文本必須送交有關(guān)部門審核。（3）合同按種類統(tǒng)一編號。（4）合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用 語準(zhǔn)確，無歧義。（5）訂立合同必須完備合同條款，合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、 標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量，價款和付款方式，履行的期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任及解決爭議的 方法等。（6）對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地。（7）法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。（8）簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同 專用章或公章，單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章

7、。4、合同的續(xù)簽：合同的履行或者保管部門對合同須有專人歸檔管理，合同的簽訂部門應(yīng)定期檢查合同 的有效期，并于合同到期前一個月通知合同對方續(xù)簽。到期未續(xù)簽的合同應(yīng)及時知會相關(guān) 部門作廢，以確保合同的合法性。四、酒店合同起草、簽定代表及保管部門的責(zé)任劃分：合同類型起草和簽訂代表總保管部門分保管履行部門采購合同采購部經(jīng)理總經(jīng)辦、財務(wù)部采購部維修合同工程部經(jīng)理總經(jīng)辦、財務(wù)部工程部勞務(wù)合同人力資源部經(jīng)理人力資源部保險合同財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)辦、財務(wù)部信用合同財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部營銷部資金借貸合同財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)辦、財務(wù)部租賃合同營銷部總監(jiān)總經(jīng)辦、財務(wù)部營銷部其他合同部門經(jīng)理總經(jīng)辦、財務(wù)部各相關(guān)部門五、合同審簽程序(1)簽

8、訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。對方需提供上一年度年檢過的公司法人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，并加蓋該公司公章。(2)簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。(3)簽訂合同必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。(4)簽訂合同應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料。(5)合同承辦人應(yīng)將合同的副本或復(fù)印件一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財 務(wù)部門收付款物的依據(jù)。六、合同履行、變更和解除1、合同履約管理(1)法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體 負(fù)責(zé)其訂合同的履行。(2)在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào) 查。如發(fā)現(xiàn)問題

9、，合同承辦人及時處理，必要時經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的 情況和對方當(dāng)事人的履約能力。(3)接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收程序，對不符合制度和不符合合同標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。（4）合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進(jìn)行，對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合 同約定的期限內(nèi)結(jié)算，對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部有權(quán)拒絕結(jié)算。（5）凡與合同有關(guān)的來往文書、電信、信函、 記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我 方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。2、合同的變更和解除（1）對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未 取得對方當(dāng)事人的書

10、面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。（2）我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證 據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。（3）發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采 取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向公司報告。（4）我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變 更解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的 協(xié)議。七、合同糾紛處理1、合同糾紛管理（1）為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期

11、間內(nèi)進(jìn)行。（2）發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報告并 向公安機(jī)關(guān)報案。（3）合同承辦部門人員應(yīng)配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。（4）合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。（5）合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理 人參與處理糾紛。（6）解決合同申請書、起訴書、證據(jù)、辯論書、協(xié)議書、調(diào)解書仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。2、合同糾紛處理程序（1）發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)并聯(lián)系集團(tuán)法律顧問， 營銷部、采購部、財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時提供解決糾紛所需的相

12、關(guān)材料。在總經(jīng)理的 指導(dǎo)下，合同有關(guān)部門代表酒店與對方協(xié)調(diào)、談判或提起仲裁訴訟。(2)在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不 能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。(3)合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)，在證據(jù)可 能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請促使證據(jù)。(4)向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。八、合同資料管理1、檔案資料內(nèi)容以下資料可以作為合同檔案：(1)談判記錄、可行性研究報告及批準(zhǔn)文件；(2)對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；(3)對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；(4)對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明，個人身份證明、介紹 信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；(5)我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；(6)雙方簽訂或履行合同的往來最電傳、電子郵件、信函、 記錄等書面材料；(7)登記、見證、鑒證、公證等文書資料；(8)合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；(9)標(biāo)的驗收記錄的；(10)交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。2、合同資料的歸檔、統(tǒng)計與管理(1)公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由總經(jīng)辦、財務(wù)部妥善