2022年會務(wù)接待基本禮儀及規(guī)范

1、第PAGE9頁共NUMPAGES9頁2022年會務(wù)接待基本禮儀及規(guī)范1、如何迎接客人?一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒妗Ｆ渌腿藛T不宜過多。二是掌握到達(dá)和離開的時間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點(diǎn)。三是適時獻(xiàn)上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻(xiàn)花。迎接十分重要的來賓，可以獻(xiàn)花。所獻(xiàn)之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、

2、黃色花朵。獻(xiàn)花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上?？梢灾猾I(xiàn)給主賓，也可向所有來賓分別獻(xiàn)花。四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清;對首次前來，又不認(rèn)識的客人，應(yīng)主動打聽，并自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。五是留下一定時間。客人抵達(dá)住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。2、如何稱呼、介紹和握手?關(guān)于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀(jì)稍大的可稱

3、女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務(wù)、閣下。迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認(rèn)識時，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序:由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場合，年長者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。

4、3、如何陪車和引導(dǎo)?客人抵達(dá)后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?乘坐轎車時，通常有兩種情況:當(dāng)有專職司機(jī)開車時，小轎車_號座位在司機(jī)的右后邊，_號座位在司機(jī)的正后邊，_號座位在司機(jī)的旁邊(如果后排乘坐三人，則_號座位在后排的中間)。如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，_號座位在臨窗的位置。乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。為客人關(guān)車門時，要先看清客人是否已經(jīng)坐好，切忌過急關(guān)門，損傷客人。當(dāng)賓主雙方并排行進(jìn)時，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進(jìn)時，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，

5、來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領(lǐng)者主動開門、關(guān)門。出入無人控制的電梯時，引領(lǐng)者先入后出，操縱電梯。4、如何會見和會談?會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會談人員較少時，記錄員也可

6、安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。如果有合影，如何安排就座呢?一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。如果是上級領(lǐng)導(dǎo)來視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導(dǎo)，保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，_號人員即身份最高者居中，_號人員在_號人員左手位置，_號人

7、員在_號人員右手位置，以此類推。關(guān)于會務(wù)工作1、如何制發(fā)會議通知?通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務(wù)的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。2、如何選定會場?主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟(jì)實惠來選定。3、如何確定會標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語?會標(biāo)可以根據(jù)會議通知來確定。回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。4、如何排列席卡?主席臺的排列。當(dāng)主席臺人數(shù)較多時，可設(shè)立1排以上的主席臺，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺下來看，當(dāng)主席臺人數(shù)為單數(shù)時，_號人員居中，_號人員在_號人員左手位置，_號人員在_號人員右手位置，以此類

8、推。當(dāng)主席臺人數(shù)為雙數(shù)時，_號人員在中心點(diǎn)偏右的位置，_號人員在中心點(diǎn)偏左的位置，即_號、_號人員之間的中心點(diǎn)即為主席臺的中心點(diǎn)，_號人員在_號人員右手位置，_號人員在_號人員左手位置，以此類推。有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會前擺放到位。發(fā)言前_分鐘，要請發(fā)言人員到達(dá)主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。5、如何保證話筒和音響良好?選擇好的話筒。反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運(yùn)行。會議開始前_分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。6、如何發(fā)獎?將領(lǐng)獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領(lǐng)獎。對禮儀小姐進(jìn)行彩排。禮儀小姐從主席臺一側(cè)手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排

9、主席臺前，先自然轉(zhuǎn)向臺下，展示獎品，然后，轉(zhuǎn)向主席臺，將獎品交給發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)，自然轉(zhuǎn)身，從另一側(cè)離開主席臺。對領(lǐng)獎人員進(jìn)行彩排。確定每批領(lǐng)獎人數(shù)。按照主席臺上第一排所坐發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺領(lǐng)獎的人數(shù)，要注意領(lǐng)獎人數(shù)一般不要超過發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時頒發(fā)_個以上獎項，減少失誤的可能。將發(fā)獎人姓名與領(lǐng)獎人姓名一一對應(yīng)排列打印，發(fā)到每一位領(lǐng)獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎。正式上臺領(lǐng)獎前，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎人員走上主席臺，走到對應(yīng)的發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)面前后，所有領(lǐng)獎人先轉(zhuǎn)向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺，面帶微笑從對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎，領(lǐng)獎后，再次向后轉(zhuǎn)向臺下，約停頓8秒鐘，

10、展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側(cè)回到座位上。7、如何簽訂責(zé)任狀?將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于組織簽狀。準(zhǔn)備責(zé)任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統(tǒng)一服裝。禮儀小姐要訓(xùn)練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。8、如何做好會議的后勤保障(主要是車輛、秩序、電力)?調(diào)配會議所需車輛，特別是接送參加會議領(lǐng)導(dǎo)的車輛，要座位充足，車內(nèi)整潔，并準(zhǔn)備_臺備用車輛。要有工作人員現(xiàn)場服務(wù)。安排人員維持會場內(nèi)外秩序，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜。開會之前要檢查會場內(nèi)外，開會時也要關(guān)注會場內(nèi)外，以便及時處置突發(fā)情況。準(zhǔn)備電力保障車，并有

11、專業(yè)人員跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電。9、如何做好節(jié)儉工作?遵循必要、簡單、方便的原則。一是會場大小適中、設(shè)施設(shè)備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數(shù)人來往。二是場內(nèi)布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復(fù)雜、太花哨。三是會議材料要盡量減少。四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標(biāo)準(zhǔn)間。五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。酒店前臺電話禮儀物品準(zhǔn)備在平時我們工作的時候就應(yīng)該在電話旁邊準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄客戶電話內(nèi)容。左手拿話筒大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉

12、下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。接聽時間在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽，如果有事情耽誤了接聽電話的時間，在接到客戶電話時應(yīng)該首先向其道歉。保持正確的姿態(tài)接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運(yùn)用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。重復(fù)

13、電話內(nèi)容電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對，盡可能地避免錯誤。道謝最后向客戶道謝是基本的禮貌，來者是客，以客為尊，千萬不要因為不直接面對客戶而認(rèn)為可以不用搭理他們。2022年會務(wù)接待基本禮儀及規(guī)范（二）為了搞好管護(hù)中心會務(wù)管理工作，加大督促、落實力度，確保公司各類精神、各類計劃事項及時準(zhǔn)備傳達(dá)與安排到位，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。一、會議分類及組織1、中心會議:主要包括中心委員會、調(diào)度會、周末擴(kuò)大會、全體職工大會、_、職工代表會等，由中心負(fù)

14、責(zé)組織召開。2、專業(yè)會議:主要包括技術(shù)分析會、協(xié)調(diào)會、技術(shù)討論會議等，由技術(shù)協(xié)會會長負(fù)責(zé)組織。3、部門工作會:各部門、工段召開的工作會(如安全例會、事故分析會、演講會、部門職工會議等)由各分管副主任、部門、工段負(fù)責(zé)人組織召開。4、班組會:由各大班長、小班長決定并組織召開。5、上級或外單位在本廠召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、分析討論會、業(yè)務(wù)會等)一律按公司或廠決定進(jìn)行安排，對口部門負(fù)責(zé)配合做好會務(wù)工作。二、會議時間及地點(diǎn)及參會人員1、廠委會:每月_號下午16:00會議室(特殊情況除外);會議組織:設(shè)備部，會議主持:動力主任，參會人員:設(shè)備副總、分管副主任、設(shè)備部長、安全部長。2、調(diào)度會:每天上午

15、9:00調(diào)度中心(特殊情況除外);會議組織:設(shè)備部，會議主持:政工副主任，參會人員:動力主任、分管副主任、設(shè)備部長、綜合部長、安全部長、工段長。會議主題:時間半小時至一小時(特殊情況不超一個半小時)，總結(jié)上日工作進(jìn)度，安排當(dāng)日工作事項，協(xié)調(diào)解決工作運(yùn)行中存在的問題。3、周末擴(kuò)大會:每周一上午9:00會議室(特殊情況除外);會議組織:綜合部，會議主持:動力主任，參會人員:分管副主任、專業(yè)總工、設(shè)備部長、綜合部長、安全部長、工段長、現(xiàn)場指揮、調(diào)度員。會議主題:時間一小時至兩小時(特殊情況不超三小時)，總結(jié)一周工作情況，安排本周工作事項，協(xié)調(diào)解決工作運(yùn)行中存在的問題。4、職工、_:由中心根據(jù)實際情況

16、決定;每月一次。會址:公司文化中心會議組織:綜合部，會議主持:政工副主任，參會人員:全體職工。會議主題:利用民主機(jī)制，體貼職工生活，解決工作生活中的困難。5、部門工作會、班組會:嚴(yán)格按照各部門會議安排進(jìn)行，職能部門不定時參加;會議組織:各部門，會議主持:各部門負(fù)責(zé)人，參會人員:部門職工。會議主題:時間半小時至一小時，總結(jié)近期工作情況，安排近期工作事項，協(xié)調(diào)解決工作運(yùn)行中存在的問題。6、安全例會:每月_號、_號_點(diǎn)四樓大教室(特殊情況除外);會議組織:安全部，會議主持:安全部長，參會人員:安全員、各工段人員。會議主題:時間半小時至一小時，總結(jié)近期安全工作情況，安排近期安全工作事項，協(xié)調(diào)解決安全工

17、作運(yùn)行中存在的問題。7、專業(yè)會議:根據(jù)技術(shù)協(xié)會相關(guān)章程執(zhí)行。會議組織:技術(shù)協(xié)會。8、班前會:每天上午7:40于各工段站班室召開。會議組織:各工段，會議主持:工段長，參會人員:安全員、各工段人員。會議主題:總結(jié)上日工作進(jìn)度，安排當(dāng)日工作事宜。三、會議紀(jì)律及考核細(xì)則:1、嚴(yán)格遵守會議時間，會議主持者準(zhǔn)時開始會議，與會者有事須會前向廠部或主持人請假，否則遲到_分鐘之內(nèi)考核_元;超過_分鐘考核_元;曠會按_元/次考核(會議接近結(jié)束時到場按曠會處理);職工會曠會者按_元/人考核，所屬工段長牽連_元/次。2、會議期間，除生產(chǎn)現(xiàn)場特殊情況外，不得隨意離席接待外來人員，否則每有一次考核_元。3、會議期間，手機(jī)必須調(diào)至靜音狀態(tài)，否則每有一次考核_