2022年辦公設備管理細則

1、第PAGE12頁共NUMPAGES12頁2022年辦公設備管理細則為建立完善的辦公設備體系，規(guī)范對辦公設備的管理，理順申購、使用、維護程序，明確和落實辦公設備使用和管理人的責任，提高辦公設備使用水平，發(fā)揮辦公設備的使用效率，特制定本細則。第一條公司辦公設備的界定辦公設備是指公司各部門在日常工作中用于辦公和服務的各類設備和設施。具體包括：1.電腦及相關附屬設備類：含電腦、服務器、打印機、傳真機、復印機、掃描儀、碎紙機、各種裝訂機、電話交換機、電話機；2.影視攝錄及播放設備類：投影儀、攝像機、數碼相機、影碟機、錄音機(筆)、電視機、機頂盒及監(jiān)控設備；3.辦公用具類：空調、電風扇、飲水機、辦公桌椅、

2、沙發(fā)、茶幾、檔案柜、文件柜；4.交通工具類：汽車、摩托車、電單車、自行車；5.后勤及宿舍用具類。洗衣機、電冰箱、燃氣(電)熱水器、抽油煙機、微波爐、電飯鍋、消毒柜、餐桌、餐椅、床頭柜、衣柜、上下床。6.其他被公司認定按本細則管理的設備和器具。第二條辦公設備配備標準公司辦公設備分為標準配備和特殊需要配備，標準配備是以滿足辦公基本需求為條件的配備，特殊需要配備是各部門根據本部門實際工作情況而需額外添置的設備。一、標準配置具體包括：(1)部門經理以上辦公室辦公桌(按實際需求統(tǒng)一配置)；辦公椅(皮質電腦椅，可配置招待客人用椅2_把)；電腦一臺(按辦公應用配置)；材料及檔案柜1_個；(鐵皮或木質文件柜)

3、；電話(公司內線及外線各一部)；其它經審批需配置的設備；(2)工作辦公室辦公桌每人一張(_米內)，相關部門增設閱圖桌；辦公椅(木質或電腦椅)，可配置招待客人用椅2_把；電腦每人一臺(按公司標準配置)；噴墨或激光打印機(一體機)一臺(以滿足辦公需求為前提)；材料及檔案柜若干(鐵皮檔案柜或文件柜，根據實際需要進行采購和擺放)；電話(公司內線，外線經部門申請后進行報裝)；飲水機一臺；財務部配備保險柜和點鈔機，技術部配備專業(yè)繪圖儀和復印機，接待室配備傳真機和復印機。(3)單船項目部集裝箱辦公室項目經理配備筆記本電腦；辦公椅3_張；打印機(一體機)_臺；飲水機一臺；微波爐或小冰柜一臺(根據實際需要進行申

4、領，交船后交還倉庫保管)；辦公室按公司企業(yè)文化標準進行布置。注：所有辦公室配置掛式或柜式空調。二、特殊需求配置對公司標準配置以外的辦公設備，均納入特殊需求配置，具體包括以下內容：網絡服務器、專業(yè)復印機、專業(yè)掃描儀、碎紙機、電話交換機；投影儀、攝像機、數碼相機、影碟機、錄音機(筆)、電視機、機頂盒及監(jiān)控設備；皮質辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾；會議室、會客廳需配置的辦公設備；汽車、摩托車、電單車、自行車；各具體項目部需要的電腦、網絡配置設備。在標準配置中列有，但規(guī)格檔次超過標準配置的辦公設備；本細則未列入，但需購置的辦公設備。第三條辦公設備使用期限電子類設備_年以上；家具類設備_年以上；辦公桌椅_年以上；

5、沙發(fā)_年以上；檔案資料柜木制_年以上，鐵制_年以上。第四條辦公設備的申購1.對于電腦、工程打印機等_元以上的大型辦公設備申購，各部門應將所需配備的設備費用做入下一年預算中，經公司董事會批準后由辦公室負責采購并分配至各部門。2.各部門根據工作實際需要向辦公室提出設備購置申請，辦公室對設備的品牌、型號、主要功能及價格和售后服務年限等情況進行考察。3.對欲申購的設備調查了解后，由辦公室權衡確定并提出性價比高的購置申請，所購辦公設備屬于公司標準配備的，由辦公室進行購置；所購辦公設備屬于特殊需求配置的，購置申請由辦公室審核后報總經理審批，經審批同意后方可購置。4.辦公設備購置后，由辦公室辦公設備管理人員

6、將購置設備名稱、品牌、型號、購置日期、購置地點、商家名稱、聯(lián)系電話、售后年限、購置價格以及購置人等基礎資料登記備案(按公司辦公設備管理軟件要求的項目填入)。電腦設備需要將配置情況列明，并確定是否附帶音箱、光驅等。5.價值超過_元的辦公設備，需要拍攝設備圖片并由辦公室和使用部門備案。6.辦公設備采購統(tǒng)一由公司辦公室負責。對在外地工區(qū)購置的辦公設備，也需履行上述程序進行辦理。7.申購辦公設備應符合公司的企業(yè)文化規(guī)定的顏色，如果申購的辦公設備沒有符合公司企業(yè)文化規(guī)定的顏色的，應購買與公司企業(yè)文化規(guī)定的顏色相近或嚴肅、莊重、大方，與辦公環(huán)境協(xié)調的顏色。第五條辦公設備的入出庫及領用1.辦公設備購置后，由

7、辦公室進行入庫、備案、登記、編號，固定資產由經營部進行備案、登記、編排固定資產編號，辦公室更新臺帳，并加編辦公編號。辦公編號按以下原則進行：部門號+類別號+順序號部門號按使用部門英文縮寫排列：辦公室：of質檢部：qc財務部：fi技術部：te經營部：bu安生部：sf舾裝部：ou類別編號按英文名稱縮寫編排：pc：臺式電腦sc：掃描儀gp：繪圖儀ct：筆記本電腦tp：電話機cm：相機pt：打印機op：復印機sp：不間斷電源pj：投影儀wm：飲水機fa_：傳真機vcm：攝影機mis：其他雜項fn：家具ps：碎紙機ac：空調if：網絡設備see：小家電順序號按購置先后順序排列。例如。of/pc/01。即

8、為辦公室使用的臺式電腦，序號為01。2.編號采用標簽的形式粘貼到辦公設備上。3.各部門領用辦公設備應持領料單，經領用部門主管領導簽字后領用。4.對異地(單船項目部)自行購置的辦公設備，回到公司后要補辦上述手續(xù)。第六條辦公設備的管理_公司辦公設備統(tǒng)一由公司辦公室進行管理，負責公司辦公設備檢查驗收、登記統(tǒng)計和調配工作，負責監(jiān)督控制辦公設備設施的耗材、能耗、維修成本，并對違反規(guī)定者向主管領導建議給予相應經濟處罰或行政處分，保證公司資產的完整和合理使用。2.辦公設備實行責任到人的管理責任制，各部門負責人為第一責任人，對本部門使用的辦公設備負責，辦公設備具體使用人為直接責任人，對所使用的辦公設備負責。3

9、.辦公設備個人領用時由辦公室查驗辦公設備使用情況、是否完好，并辦理簽字領用手續(xù)后領用，簽字手續(xù)由使用部門和辦公室、財務部留存。對辦公設備使用人變更的，由部門主管領導負責進行辦公設備查驗，保證辦公設備的完好。4.辦公設備使用由辦公室建立電子檔案臺帳，辦公室和具體使用部門分別存檔備查。電子檔案臺帳要列明辦公設備名稱、品牌、型號、購置日期、購置人、購置商家名稱及購置價格、使用年限、售后服務年限、領(使)用部門、使用(責任)人等。5.辦公設備使用者有責任和義務妥善保管、正確合理使用辦公設備，未經批準不得擅自外借他人。6.設備直接責任人應熟悉和了解所使用辦公設備的性能和特點，按設備使用說明和正確操作程序

10、來操作辦公設備。7.要嚴格按照辦公設備說明、程序使用辦公設備，嚴禁野蠻操作和擅自接裝、拆卸部件。8.辦公室需要按設備參數要求及條件及時安排相關人員進行保養(yǎng)辦公設備，避免出現重使用、輕保養(yǎng)、弱維護的局面。專業(yè)的檢測測量設備要按要求及時同技術監(jiān)督部門聯(lián)系進行檢測年審。9.各部門受辦公室委托自行購置的辦公設備，要將設備使用說明書、保修卡、設備相關資料、附屬軟件光盤等寄遞到辦公室存檔。10.設備直接責任人調離時，由辦公室及部門領導(第一責任人)查看本部門設備管理臺帳，了解調離人員使用的設備，指定交接雙方辦好交接并經交接雙方簽字確認。同時由辦公室刷新備案登記。11.交接必須監(jiān)交。本部門負責人是交接雙方的

11、監(jiān)交人，如人員調離或離職，暫時沒有交接人的，由部門領導指定交接人進行交接，本部門領導的交接，由其主管領導指定監(jiān)交人，交接清單上須有監(jiān)交人簽字方為有效。12.各部門自行安排設備責任人崗位變動的，也需要履行以上交接手續(xù)，設備直接責任人變更情況由辦公室及時變更備案。13.辦公設備由辦公室同各部門每季度核對一次，價值超過_元的辦公設備每季度都要拍攝照片并遞交辦公室存檔。14.對各部門公用的辦公設備(如復印機、打印機、投影儀、攝錄設備等也需要由主管部門指定一人做為責任人進行負責)。第七條辦公設備的維修(護)及報廢1.設備出現故障，要及時通知辦公室，說明故障情況，由設備專業(yè)維修公司進行檢修，并做好完整的辦

12、公設備維修記錄。2.維修費超過設備原值_%的，需按使用年限、損壞程度確定是否有維修價值。3.辦公設備經檢驗確認需要維修的，維修費用在_元以上的，須辦公室審批。4.設備出現故障無法維修或成本過高，且符合報廢條件的，由設備使用部門提出申請，填寫普通設備報廢單，部門負責人簽字后報辦公室。固定資產的報廢由設備使用部門填寫固定資產報廢單，報經營部和財務部備案審批，確定報廢的，報總經理審批。經營部、財務部保留報廢單，并抄送辦公室。5.報廢后需要更換的，按辦公設備申購程序辦理。6.報廢設備由辦公室和財務部進行處理，如報廢設備能出售的，收回的款項交財務入帳，同時對報廢設備在辦公設備臺帳上變更登記、審批表存檔。

13、7.凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設備損壞的，經使用部門和專業(yè)維修人員確認無法修復或修復后使用價值不大的，可提出報廢建議，按報廢程序經總經理審批后作報廢處理。8.申請更新的辦公設備，原則上要達到本規(guī)定的使用最低年限，未達到使用年限的一般不予更新；9.達到最低使用年限的辦公設備，如還能繼續(xù)使用的，一般不予更新、報廢；10.經批準更新的設備實行報廢一件，更新一件；擬報廢的辦公設備需報辦公室和財務部進行審核并經總經理批準后進行。第八條、責任1.購置的辦公設備使用效率不高而又影響公司工作，造成浪費公司資源的，將追究購置申請人和審核批準人員的責任。2.使用者(直接責任人)必須依照辦公設備設施使

14、用說明書進行正確操作，因操作不當損壞辦公設備的，能夠維修的，由個人承擔全部維修費用，不能維修的，由辦公室、財務部根據使用時間、新舊程度進行價值評估，當事人按評估價賠償。3.使用者有責任和義務保管好自己使用的辦公設備，如發(fā)生遺失、損毀的由直接責任人按原價賠償。4.各部門領導(辦公設備第一負責人)因管理失職造成辦公設備損壞，能夠維修的，第一責任人與直接責任人分別承擔_%、_%的維修費用，不能維修的，分別按折舊價的_%、_%進行賠償。5.第一責任人因管理嚴重失職，造成使用者丟失辦公設備的，第一責任人與直接責任人分別按原價的_%、_%進行賠償，并視情節(jié)分別給予降低績效工資等處分。6.各部門負責人作為本

15、部門辦公設備第一責任人，如使用人調離，未及時進行交接并發(fā)生丟失的，由使用部門領導(第一責任人)負責賠償。本規(guī)定最終解釋權歸辦公室所有。2022年辦公設備管理細則（二）辦公設備、辦公用品管理制度第一章總則一、目的。為了保證公司辦公系統(tǒng)正常運轉，提高工作效率和辦公設備使用壽命，節(jié)約低值易耗辦公用品，降低辦公成本，特制定本制度。二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、攝像機、照相機、碎紙機、辦公桌椅及紙、筆、文件夾等低值易耗辦公用品(以下簡稱辦公用品)。三、相關部門職責。1、辦公室主要負責辦公用品的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、

16、設備調換等事宜。2、經特殊批準，相關部門也可自行購買辦公用品。3、辦公用品使用部門，主要負責辦公用品的申購、使用、保管、日常保養(yǎng)等事宜。第二章采購、領用一、辦公用品的申請和購買。1、各部門根據實際需要，向辦公室報送月度、年度辦公用品使用計劃，由辦公室統(tǒng)一呈報主管領導審批。2、工作人員根據需要和計劃提出辦公用品的購買申請，并填寫辦公用品需求單，報部門負責人、辦公室主任和主管副總裁(總監(jiān))批準；購買金額大于_元的需董事會批準。3、經主管領導或董事會審批后，由辦公室根據月度、年度計劃安排專人定點采購。二、辦公用品的領用。1、辦公用品需求部門根據審批的辦公用品需求單到辦公室領取。2、辦公室對部門和個人

17、領取的辦公用品進行登記造冊，以便盤點清查。3、紙、筆等低值易耗品，能以舊換新的辦公用品必須實行以舊換新制度。4、所有辦公用品按月度、年度計劃領用，超出部分辦公室有權拒發(fā)。三、辦公設備的使用和保養(yǎng)。1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責監(jiān)督檢查。2、公司各類設備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照設備說明書，正確使用，注重平時保養(yǎng)。3、辦公室對辦公設備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。四、辦公設備維修管理1、設備發(fā)生故障無法使用時，設備使用人應報辦公室聯(lián)系供應商統(tǒng)一報修。2、在保修期內的設備，辦公室應聯(lián)系供應商進行維修；保修期外的設備，按

18、照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委托維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。五、辦公設備的盤點及賠償1、辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。六、辦公設備的報廢處理1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后，經辦公室、副總裁(總監(jiān))簽字后方可作報廢處理。2、對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。3、報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章日常管理一、電腦的使用管理1每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他