合同管理業(yè)務(wù)流程圖

1、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制合同管理業(yè)務(wù)流程圖一、合同釋義合同是指以本單位為一方當(dāng)事人，在行政管理、公共服 務(wù)和民商事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中訂立的各類(lèi)合同、協(xié)議、備忘錄、意 向書(shū)等法律文書(shū)的統(tǒng)稱(chēng)。合同的訂立、履行應(yīng)當(dāng)遵循合法、公平、自愿和誠(chéng)實(shí)守 信的原則，規(guī)范合同管理中的各項(xiàng)具體工作，促進(jìn)單位加強(qiáng) 合同管理，以規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，確保經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī) 地開(kāi)展。二、合同管理權(quán)限表事項(xiàng)權(quán)限審批業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)法律顧問(wèn)/辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人決策會(huì)議合同調(diào)查經(jīng)辦審批審批合同談判組織參與參與審批審批合同文本擬訂審核審查審批審批審議合同簽署經(jīng)辦簽訂或授權(quán)合同履行組織審批審批審議合同結(jié)算申請(qǐng)審核審批審批合同糾紛調(diào)處經(jīng)辦參與

2、審批審批審議合同檔案管理三、合同管理部門(mén)及崗位職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照單位的規(guī)定對(duì)合同對(duì)方的資質(zhì)、資信等情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)調(diào)查資料妥善保管；負(fù)責(zé)收集合同談判相關(guān)資料，并組織進(jìn)行合同談判， 對(duì)合同談判中的關(guān)鍵信息進(jìn)行記錄；負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家及單位相關(guān)規(guī)定、合同談判的內(nèi)容，擬 定合同文本并遞交至相關(guān)部門(mén)審核審批；負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向相關(guān) 部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；負(fù)責(zé)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準(zhǔn)備及善 后工作；負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)合同資料收集、整理和歸檔。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織做好擬簽約對(duì)象的資信調(diào)查，由擬簽約對(duì)象 提供資信證明，由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)核實(shí)后報(bào)財(cái)務(wù)審核；負(fù)責(zé)對(duì)合同中的結(jié)算條款進(jìn)

3、行審核；負(fù)責(zé)按照合同條款的規(guī)定組織做好協(xié)議款項(xiàng)的收付工作。（三）辦公室負(fù)責(zé)做好所簽署合同協(xié)議的規(guī)范性、合法性審查；負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)起草及修訂合同協(xié)議文本， 負(fù)責(zé)參與重大合同協(xié)議的談判；協(xié)助單位業(yè)務(wù)部門(mén)處理合同協(xié)議中的糾紛；協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)依法簽訂、變更和解除合同協(xié)議。（四）法律顧問(wèn)法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)對(duì)合同文本違約責(zé)任、糾紛處理等實(shí)質(zhì)性條款的合法性、完整性進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)合同糾紛案件的指導(dǎo)、 協(xié)調(diào)和處理，參與處理合同爭(zhēng)議等相關(guān)工作。四、合同管理不相容崗位設(shè)置1234合同管理不相容崗位合同的擬訂與審核合同的審核與審批合同的審批與訂立合同的執(zhí)行與監(jiān)督五、合同管理流程流程圖及說(shuō)明合同調(diào)查流程圖合同經(jīng)辦部門(mén)

4、篩選開(kāi)始簽合同經(jīng)辦人篩選調(diào)查對(duì)象約對(duì)合同經(jīng)辦人 要求意向?qū)ο筇畋硎占嚓P(guān)資料象供應(yīng)商調(diào)查表辦公室/法律顧問(wèn)分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人選負(fù)責(zé)人審核擇審核備選簽約對(duì)象審核審核審批通過(guò)通過(guò)通過(guò)確認(rèn)擬合同經(jīng)辦人確定合同談判對(duì)象通知對(duì)方準(zhǔn)備談判簽約對(duì)下轉(zhuǎn)合同談判象1.合同調(diào)查流程圖說(shuō)明合同發(fā)起部門(mén)合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人聯(lián)絡(luò)，要求其填寫(xiě)供應(yīng)商調(diào)查表中供應(yīng)商應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容，并按要求提供佐證材料及加蓋公章。合同經(jīng)辦人對(duì)收到供應(yīng)商調(diào)查表及佐證資料進(jìn)行初步檢查，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。對(duì)于一般合同，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后即開(kāi)始進(jìn)入合同談判。對(duì)于重要合同，要將供應(yīng)商調(diào)查表及佐證資料報(bào)辦公室或法律顧問(wèn)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人

5、審批。對(duì)于符合招標(biāo)條件的合同，不按本程序進(jìn)行合同調(diào)查，按照招標(biāo)管理的相關(guān)要求辦理。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）2.合同談判流程圖合同經(jīng)辦部門(mén)相關(guān)部門(mén)/人員分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人上接合同調(diào)相關(guān)人員成查流程參加談判小組立合同經(jīng)辦人談擬定談判小組成員判小是否是一般合同審批審批否組是負(fù)責(zé)人審核相關(guān)人員合同經(jīng)辦人參與談判組織談判進(jìn)相關(guān)人員行合同經(jīng)辦人簽字確認(rèn)談判記錄談?wù)碚勁杏涗浥邢罗D(zhuǎn)合同文本擬定2.合同談判流程圖說(shuō)明合同經(jīng)辦部門(mén)組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)，談判團(tuán)隊(duì)中除了有經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)

6、人員外，還應(yīng)當(dāng)有法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等方面的人員參與談判。收集國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息。關(guān)注合同核心內(nèi)容和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格的確定方式與價(jià)款支付方式，履約期限和方式， 違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同還應(yīng)聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與合同的相關(guān)工作，并充分了解外部專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力、職業(yè)道德等情況。5.談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保管，建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。6.在談判過(guò)程中加強(qiáng)保密工作。中華人民共和國(guó)合同法（主席

7、令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）3.合同文本擬定流程圖辦公室/法律合合同經(jīng)辦部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人顧問(wèn)同文上接合同談判流程本合同經(jīng)辦人擬起草合同定合同審批表審核合同文合同經(jīng)辦人本根據(jù)意見(jiàn)修改合同審查審核負(fù)責(zé)人審核審批審批下轉(zhuǎn)合同簽署流程3.合同文本擬定流程圖說(shuō)明合同文本擬定合同發(fā)起部門(mén)合同經(jīng)辦人根據(jù)合同談判的結(jié)果，負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫(xiě)合同審批表。合同文本審核財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同財(cái)務(wù)相關(guān)的條款；辦公室或法律顧問(wèn)對(duì)合同的規(guī)范性、合法性進(jìn)行審核，分析判斷合同風(fēng)險(xiǎn)、與法律相關(guān)的內(nèi)容，包括并不限于：變

8、更、解除、違約、索賠、不可抗力、訴訟等條款。經(jīng)前述各部門(mén)、人員審核的合同文本，由合同經(jīng)辦人按審批權(quán)限報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人審批。涉及“三重一大”事項(xiàng)的，由決策機(jī)構(gòu)以決議的形式對(duì)合同文本表示意見(jiàn)并明確合同簽署人。上述各部門(mén)、人員應(yīng)在合同審批表上簽署明確意見(jiàn)，合同經(jīng)辦部門(mén)對(duì)審核部門(mén)提出的審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)給予回復(fù)，并在合同審批表列明有關(guān)修改過(guò)程。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）4.合同簽署流程圖合合同經(jīng)辦部門(mén)印章管理員分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人同簽署合同經(jīng)辦人辦理合同簽署手續(xù)否簽署或授權(quán)簽署合同

9、否合同合同經(jīng)辦人送交合同相關(guān)資料合同審批表合同原件登記合同登記合同蓋加蓋合同印章章合同備案4.合同簽署流程圖說(shuō)明合同簽署本單位所有合同原則上均由單位負(fù)責(zé)人親自簽署，重大合同必須要單位負(fù)責(zé)人本人親自簽署，重要合同可以授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署，一般合同可以授權(quán)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署。單位負(fù)責(zé)人需在合同審批表的相應(yīng)位置明確授權(quán)簽署合同的意見(jiàn)。被授權(quán)人應(yīng)當(dāng)憑單位負(fù)責(zé)人審批通過(guò)的合同審批表在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同，嚴(yán)禁越權(quán)。合同登記合同原則上應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人先行簽署。合同經(jīng)辦人持審批的合同審批表、對(duì)方當(dāng)事人簽署完整的合同原件經(jīng)前款規(guī)定簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)按照既定的編號(hào)規(guī)則對(duì)合同編號(hào)，并將合同編號(hào)填寫(xiě)在合同書(shū)與合同審批表相應(yīng)位

10、置，再根據(jù)所附資料登記合同管理臺(tái)賬。合同蓋章合同經(jīng)辦人持合同審批表、合同原件至印章管理員處，申請(qǐng)加蓋合同印章。印章管理員按照印章管理規(guī)定登記備案后在合同落款處加章單位公章（合同專(zhuān)用章），合同多于壹頁(yè)的，還須在各頁(yè)加蓋騎縫章。合同備案。重大行政合同或涉及國(guó)有資產(chǎn)處置的合同需報(bào)送有關(guān)部門(mén)審核、備案的，按照政府有關(guān)規(guī)定辦理。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）合同執(zhí)行與監(jiān)督流程圖合同經(jīng)辦部門(mén)監(jiān)督部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人決策機(jī)構(gòu)合上接合同簽署流程同執(zhí)合同經(jīng)辦人行跟蹤合同執(zhí)行情況監(jiān)督合同經(jīng)辦人

11、提出合同變合更解決方案同是否需簽訂變補(bǔ)充協(xié)議是更合同簽署流程合合同執(zhí)行情況同問(wèn)題處理措問(wèn)施方案題處落實(shí)整改置合 同 監(jiān)督情況問(wèn)題處理措施方案審核審批審議1.合同跟蹤合同執(zhí)行與監(jiān)督流程圖說(shuō)明合同經(jīng)辦部門(mén)要隨時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)生異常情況要隨時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。發(fā)生違約可能或違約行為時(shí)，要及時(shí)采取有效措施使其對(duì)單位的不利影響降至最低。合同變更發(fā)生合同變更事項(xiàng)時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)提出解決方案，需要簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，需按照本章合同文本擬定及合同簽署的控制程序執(zhí)行。合同監(jiān)督管理監(jiān)督部門(mén)按規(guī)定對(duì)合同實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。在合同執(zhí)行和監(jiān)督中對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出相應(yīng)的對(duì)策和建議，組織制定應(yīng)對(duì)方 案，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)

12、批準(zhǔn)后，合同業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)進(jìn)行整改。合同執(zhí)行和監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題還應(yīng)提交決策機(jī)構(gòu)審議通過(guò)后進(jìn)行處置。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）6.合同結(jié)算申請(qǐng)與審批流程圖合同經(jīng)辦部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人申請(qǐng)合同經(jīng)辦人提出付款申請(qǐng)審履行內(nèi)部審批手續(xù)批負(fù)責(zé)人審核審批審批會(huì)計(jì)復(fù)核支出納辦理付款付財(cái)務(wù)處理6.合同結(jié)算申請(qǐng)與審批流程圖說(shuō)明本單位合同事項(xiàng)一般不涉及收款業(yè)務(wù)，合同結(jié)算主要控制合同付款風(fēng)險(xiǎn)。合同結(jié)算事項(xiàng)由合同經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦人提出申請(qǐng)，填寫(xiě)合同付款申請(qǐng)單，并附完善的相關(guān)票據(jù)和附件，按照

13、資金支付的審批權(quán)限，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人審批，涉及“三重一大”事項(xiàng)的由決策機(jī)構(gòu)審議。3.審批通過(guò)后的合同付款申請(qǐng)單交由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)復(fù)核，出納辦理付款。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）7.合同糾紛處理流程圖合合同經(jīng)辦部門(mén)辦公室/法律顧問(wèn)分管領(lǐng)導(dǎo)單位負(fù)責(zé)人同糾合產(chǎn)同生經(jīng)合辦同人糾紛紛處立即報(bào)告理負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本案參與處置收集相關(guān)材料提出糾紛處理意見(jiàn)審核審批審批按審批意見(jiàn)處置7.合同糾紛處理流程圖說(shuō)明合同糾紛由合同經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理。合同履行發(fā)生糾紛后，合同

14、經(jīng)辦人立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，指定專(zhuān)人（案件承辦人）專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本案，辦公室或法律顧問(wèn)參與糾紛的處理。案件承辦人及時(shí)收集解決解決糾紛所需的相關(guān)材料。案件承辦人提出糾紛處理意見(jiàn)，經(jīng)辦公室或法律顧問(wèn)審核后，按審批權(quán)限由分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人審批（有必要的提報(bào)決策機(jī)構(gòu)審議）。經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審議后的處理意見(jiàn)及時(shí)處理。屬于對(duì)方不履行合同或者不正確發(fā)行合同的，在對(duì)方違約行為發(fā)生后，案件承辦人應(yīng)當(dāng)在兩日內(nèi)提出處理意見(jiàn)書(shū)，并由合同經(jīng)辦人以單位的名義起草致對(duì)方的信函，履行單位簽章審批程序并蓋章后， 以傳真或者特快專(zhuān)遞方式通知對(duì)方。并應(yīng)取得對(duì)方收到信函的確認(rèn) 件。屬于已方未能正確履行合同的，應(yīng)當(dāng)積極與對(duì)方聯(lián)系，提出解決

15、問(wèn)題的建議，做好協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，要注意收集相關(guān)證據(jù)，為應(yīng)訴做好準(zhǔn)備。對(duì)于雙方都有責(zé)任的，要注意收集證據(jù)材料，做好起訴或者應(yīng)訴的準(zhǔn)備。案件承辦人一定要注意案件的訴訟時(shí)效，保證時(shí)效的有效性。中華人民共和國(guó)合同法（主席令1999第 15 號(hào)）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)201221 號(hào)）四川省合同監(jiān)督條例（NO:SC112441）8.合同檔案建立及保管流程圖合合同經(jīng)辦部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)檔案室同臺(tái)賬合同經(jīng)辦人相關(guān)資料收集整理管經(jīng)濟(jì)合同備案理作為財(cái)務(wù)憑證依據(jù)合同履行完畢合同資料收集整理檔案管理員資料收集分類(lèi)登記檔案臺(tái)賬檔案室保管8.合同檔案建立及保管流程圖說(shuō)明合同簽訂后，合同經(jīng)辦部門(mén)將合同及相關(guān)資料必須按照規(guī)定妥善保管，涉及經(jīng)濟(jì)合同的，還需提交合同原件給財(cái)務(wù)部門(mén)作為賬務(wù)處理的依據(jù)；合同履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號(hào)整理，及時(shí)將合同資料送檔案室存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。檔案管理員對(duì)合同進(jìn)歸檔保存；合同文件資料主要包括：正式簽訂的合同文本原