卓越集團(tuán)運(yùn)營會議總結(jié)分享(終稿)

1、卓越集團(tuán)運(yùn)營會議總結(jié)分享(終稿)Part 1 會議目的 會議組織 會議創(chuàng)新Part 2Part 3 第一部分：會議目的 決策：解決分層決策及團(tuán)隊(duì)決策問題溝通協(xié)調(diào)：解決團(tuán)隊(duì)信息溝通與整體協(xié)調(diào)問題 最終目的是提升運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)“快周轉(zhuǎn)”2、會議目的：1、會議定義：會議是集眾人之智慧、使個(gè)人思考力得以放大的機(jī)制，也是統(tǒng)一組織認(rèn)識，使眾人之力得以凝聚的機(jī)制。企業(yè)內(nèi)部會議主要體現(xiàn)經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)討論、行政管理、總結(jié)培訓(xùn)等工作過程。3、會議成本：（1）時(shí)間成本：參會/組織/協(xié)調(diào)/服務(wù)（2）直接成本：場地/差旅/食宿/設(shè)備/文檔（3）效率損失：與會人員離開工作崗位小貼士： 時(shí)間成本=參會人數(shù)X（與會者的準(zhǔn)備時(shí)

2、間+與會者的旅行時(shí)間+會議服務(wù)人員工作時(shí)間）4、集團(tuán)會議劃分：覆蓋項(xiàng)目的全周期覆蓋公司管理的其他方面運(yùn)營會議體系運(yùn)營決策會運(yùn)營總結(jié)會項(xiàng)目立項(xiàng)會投資決策會項(xiàng)目啟動會項(xiàng)目專項(xiàng)決策會階段成果審查會項(xiàng)目周例會月度運(yùn)營會季度運(yùn)營會年度運(yùn)營會項(xiàng)目后評估會非運(yùn)營會議體系月度溝通會集團(tuán)辦公會公司部門周例會其他臨時(shí)會議集團(tuán)2013年度經(jīng)營工作會議會議目的會議周期分析當(dāng)前的宏觀政策，回顧2012年經(jīng)營工作，制定經(jīng)營策略，部署重點(diǎn)工作，明確公司后續(xù)經(jīng)營戰(zhàn)略及工作指導(dǎo)原則。要 素內(nèi) 容參會人員會議議程 新年第一個(gè)月；持續(xù)2天時(shí)間會議組織 運(yùn)營管理部集團(tuán)高管、總部副總及以上人員、分公司管理層；專題培訓(xùn)；年度主題報(bào)告；總

3、部各部門年度工作報(bào)告；分公司年度經(jīng)營報(bào)告；集團(tuán)高管總結(jié)發(fā)言。會后追蹤 會議紀(jì)要發(fā)送與會人員及相關(guān)部門； 會議決議由運(yùn)營管理部執(zhí)行監(jiān)督；會前準(zhǔn)備 1、集團(tuán)總部各職能部門年度工作報(bào)告于會前三個(gè)工作日提交； 2、各分公司年度經(jīng)營報(bào)告于會前三個(gè)工作日提交。；5、標(biāo)準(zhǔn)化模版介紹：準(zhǔn)備 第二部分：會議組織一、會前二、會中三、會后關(guān)鍵詞控制跟進(jìn)工作量50%20%30%1、目的： （1）使工作人員明確分工，按時(shí)保質(zhì)完成任務(wù)； （2）使與會者明確開會時(shí)間、地點(diǎn)、會議議程等；一、會前準(zhǔn)備2、內(nèi)容： （1）軟件：會議準(zhǔn)備會、人員分工、會議通知的發(fā)布、會議議程的確定等； （2）硬件：會議場地布置、設(shè)備調(diào)試、會餐地點(diǎn)等

4、；3、開始標(biāo)志： 會議召集部門內(nèi)部召開第一次會議準(zhǔn)備會。4、結(jié)束標(biāo)志： 按照會議流程，完成會議彩排工作。人員分工：職責(zé)共擔(dān)時(shí)，避免出現(xiàn)工作交叉混亂現(xiàn)象；個(gè)人需對所承工作的工作量需有正確的預(yù)估，避免出現(xiàn)前松后緊的現(xiàn)象。會前準(zhǔn)備 示例一：注意案例分析（1）甲與乙共同承擔(dān)某一任務(wù)，具體由甲負(fù)責(zé)，乙協(xié)助，中途甲因?yàn)槠渌匾ぷ鞫鴮⑷蝿?wù)臨時(shí)交與乙負(fù)責(zé)，但因?yàn)橐覍θ蝿?wù)情況的不熟悉及甲交接的不清楚而導(dǎo)致該任務(wù)的完成時(shí)間一拖再拖，最終影響了其他工作的正常進(jìn)行。（2）甲承擔(dān)某項(xiàng)工作，由于事前對工作量的嚴(yán)重估計(jì)不足，導(dǎo)致在完成任務(wù)的過程中，出現(xiàn)前松后緊的現(xiàn)象，最后加班加點(diǎn)才將工作完成。解決思路：在接到任務(wù)的同時(shí)，

5、就應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)備方案；解決思路：事先與有經(jīng)驗(yàn)的同事進(jìn)行交流，對工作量進(jìn)行預(yù)估，寧可前緊后松的安排工作。會議通知：注意會議預(yù)通知與正式通知的區(qū)別；注意案例分析預(yù)通知的格式會前準(zhǔn)備 示例二：正式通知的格式案例分析會議目的：（1）在預(yù)通知中，只需要說明時(shí)間、地點(diǎn)即可，目的是提醒領(lǐng)導(dǎo)預(yù)留時(shí)間；（2）預(yù)通知一般采用OUTLOOK中郵件的形式發(fā)送。（1）在正式通知中，需要說明 5W: Why - 會議目的 When -會議時(shí)間 Where-會議地點(diǎn) Who - 參會人員 What - 會議議題1A：Attention-注意事項(xiàng)（2）正式通知一般采用OUTLOOK中會議的形式發(fā)送。會議預(yù)通知與正式通知的區(qū)別

6、：預(yù)通知正式通知與外部合作單位的溝通協(xié)調(diào)：與對方溝通的方式、方法；需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)溝通的問題，主責(zé)人應(yīng)該主動尋求領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助；注意案例分析會前準(zhǔn)備 示例三：（1）甲同事在與物業(yè)公司對接的過程中，對方的工作人員屢次拒絕配合工作，理由是他們的直屬領(lǐng)導(dǎo)沒有指派。導(dǎo)致出現(xiàn)很多次的重復(fù)的 溝通及同事的工作效率降低等現(xiàn)象。解決思路：（1）工作時(shí)需要換位思考，站在別人的角度上思考，尋找解決問題的方法；（2）明確對接人，溝通過程中誘之以利，動之以情，曉之以理，讓別人感覺到你的誠意。會前準(zhǔn)備小結(jié)：關(guān)鍵工作項(xiàng)：工作分解，人員分配；對外溝通、協(xié)調(diào)；各部門、分公司會議資料的收集示例：會議資料的收集二、會中控制1、目的：

7、 （1）保證會議按時(shí)召開、按時(shí)結(jié)束； （2）保證與會人員達(dá)成統(tǒng)一意見，會議決議的快速執(zhí)行；2、內(nèi)容： （1）報(bào)告時(shí)間的控制、會議議程控制； （2）會議記錄；3、開始標(biāo)志： 與會人員開始簽到4、結(jié)束標(biāo)志： 主持人宣布會議結(jié)束注意案例分析會議資料：提前發(fā)給與會人員收閱；備份會議資料、會議資料的更新；會中控制 示例一：（1）會議當(dāng)天與會人員反應(yīng)培訓(xùn)的資料、各部門、各公司的報(bào)告太生疏、信息量太大，通過短短的會議時(shí)間無法消化。與會人員缺少獨(dú)自思考的時(shí)間，導(dǎo)致會議培訓(xùn)的效果沒有完全發(fā)揮出來。（2）在上一個(gè)報(bào)告即將結(jié)束時(shí)，下一位報(bào)告人告知需要臨時(shí)更換PPT，導(dǎo)致會議出現(xiàn)短暫的停頓。解決思路：會議資料的更新指

8、定專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)停頓的現(xiàn)象時(shí)，會議主持人需要靈活應(yīng)變。解決思路：會議資料的提交時(shí)間要有明確的關(guān)門時(shí)間，資料提前發(fā)給會人員，使其有充分的時(shí)間去閱讀、思考；注意案例分析會議記錄：專人負(fù)責(zé)記錄；會議錄音；會中控制 示例二： 在某一匯報(bào)人匯報(bào)結(jié)束時(shí)，高管即將點(diǎn)評、總結(jié)，這時(shí)發(fā)現(xiàn)會議記錄人因有事外出，不在會場，這時(shí)恰好碰到錄音筆出現(xiàn)內(nèi)存已滿的現(xiàn)象。導(dǎo)致首先發(fā)言的高管的點(diǎn)評沒有人記錄的現(xiàn)象。解決思路：（1）會前準(zhǔn)備好備選的錄音設(shè)備；（2）對會議記錄人的要求：反應(yīng)快、寫（打）字快、記憶力強(qiáng)、傾聽能力強(qiáng)、總結(jié)能力強(qiáng)。參考資料：會議決策的一般原則：決策事項(xiàng)涉及單一專業(yè)問題，專業(yè)負(fù)責(zé)人必須提出決策意見，必要時(shí)由與

9、會最高領(lǐng)導(dǎo)最終決策，存在異議的，與會最高領(lǐng)導(dǎo)的決策意見為問題的決策結(jié)論。決策問題涉及多專業(yè)問題或者專業(yè)負(fù)責(zé)人意見不一時(shí)，各專業(yè)負(fù)責(zé)人必須提出建議，最終由與會最高領(lǐng)導(dǎo)最終決策。決策問題爭議較大，難以形式一致意見或者專業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為做出決策還不成熟時(shí)，應(yīng)指定專人主持專題會議討論，并限定時(shí)間提交方案。不建議臨時(shí)對會議議程進(jìn)行大的調(diào)整。需要微調(diào)的，由主持人靈活處理并及時(shí)告知與會人員。對報(bào)告的匯報(bào)時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格控制，可以從兩個(gè)方面著手：一是，提前與匯報(bào)人溝通，對匯報(bào)PPT的頁數(shù)進(jìn)行控制；二是，設(shè)置醒目的時(shí)間提示器。同時(shí)作為匯報(bào)人也應(yīng)該鍛煉自己的語言表達(dá)能力。會中控制小結(jié)三、會后跟進(jìn)1、目的： 保證會議決議的

10、落實(shí)及完成質(zhì)量。2、內(nèi)容： （1）會議紀(jì)要的發(fā)布； （2）會議決議的專人跟進(jìn)、監(jiān)督完成；3、開始標(biāo)志： 會中工作結(jié)束4、結(jié)束標(biāo)志： 所有會議決議均得到落實(shí)、高質(zhì)量完成注意案例分析會議紀(jì)要：紀(jì)要發(fā)布要及時(shí)，會議結(jié)束第二天；紀(jì)要中對會議決議事項(xiàng)要闡述明確、專人跟進(jìn)會議決議；會后跟進(jìn) 示例一： 某位同事做完會議紀(jì)要的初稿，該會議紀(jì)要總共經(jīng)過4位領(lǐng)導(dǎo)審閱。因?yàn)槊课活I(lǐng)導(dǎo)的表述均不一樣，于是會議紀(jì)要反反復(fù)復(fù)修改了4遍。導(dǎo)致會議紀(jì)要的發(fā)布時(shí)間一拖再拖。解決思路：（1）建議不超過2位領(lǐng)導(dǎo)審閱會議紀(jì)要初稿；（2）對會議決議表述存在異議時(shí)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)決策。注意案例分析會議總結(jié)、評估：引導(dǎo)與會人員回顧會議內(nèi)容，注重會

11、后宣傳力度；會后跟進(jìn) 示例二： 會議結(jié)束后，會議召集部門沒有及時(shí)進(jìn)行會議總結(jié)，等到要開總結(jié)會時(shí)，大家還要重新翻出記錄本，重新回憶會議的整個(gè)過程，直接導(dǎo)致了總結(jié)會的時(shí)間很長、效率很低。解決思路：會議總結(jié)要有及時(shí)性，作為會議組織部門的人員要對此有充分的認(rèn)識并逐漸培養(yǎng)總結(jié)的習(xí)慣；會議紀(jì)要：會議紀(jì)要的形式要統(tǒng)一，形成固定的會議紀(jì)要模板。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決策事項(xiàng)及結(jié)論、會議需要落實(shí)的事項(xiàng)、時(shí)間和責(zé)任人。會議跟進(jìn)：應(yīng)指定會議跟蹤檢查者，沒有特別指令的，召會議集人自動成為約定的跟蹤檢查者。會議決議遲遲未得到落實(shí)的，跟蹤者應(yīng)及時(shí)提醒執(zhí)行人員，逾期沒有落實(shí)的，跟蹤人應(yīng)及時(shí)報(bào)告。 會后跟進(jìn)小結(jié)： 第三部分：會議創(chuàng)新創(chuàng)新目的創(chuàng)新方法三季度會議時(shí)，出現(xiàn)匯報(bào)延時(shí)的現(xiàn)象年度會議時(shí)，采用計(jì)時(shí)器案例分析 時(shí)間就是