5S推行實(shí)務(wù)整理的推進(jìn)重點(diǎn)( 76)

1、第4講整理的推進(jìn)重點(diǎn)【本講重點(diǎn)】整理的含義整理的作用整理的推行要領(lǐng)推行整理的步驟詳細(xì)實(shí)例.整理的含義圖4-1整理含義圖將必需與非必需品區(qū)分開，在崗位上只放必需物。.假設(shè)您的任務(wù)崗位堆滿了非必需物品，就會(huì)導(dǎo)致您的必需物品反而無(wú)處擺放；您能夠希望添加一張任務(wù)臺(tái)來(lái)堆放必需品，這樣一來(lái)必然呵斥不用要的浪費(fèi)，二來(lái)更構(gòu)成了后果嚴(yán)重的惡性循環(huán)。特別闡明.整理的作用1整理的作用能使現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，過道通暢，增大作業(yè)空間，提高任務(wù)效率；減少碰撞，保證消費(fèi)平安，提高產(chǎn)質(zhì)量量；消除混雜資料的過失；有利于減少庫(kù)存，節(jié)約資金；使員工心境酣暢，任務(wù)熱情高漲。.空間呵斥浪費(fèi)；零件或產(chǎn)品由于過期而不能運(yùn)用，呵斥了資金浪費(fèi)；因場(chǎng)所

2、狹窄，物品時(shí)常不斷地挪動(dòng)，呵斥了工時(shí)浪費(fèi)；管理非必需品的場(chǎng)地和人力浪費(fèi)，花時(shí)間去管那些沒有必要的東西，就會(huì)呵斥場(chǎng)地和人力資源的浪費(fèi)；庫(kù)存管理以及清點(diǎn)，呵斥時(shí)間浪費(fèi)。2因缺乏整理睬呵斥的各種浪費(fèi).整理的推行要領(lǐng)馬上要用的，暫時(shí)不用的，先把它區(qū)別開。一時(shí)用不著的，甚至長(zhǎng)期不用的要區(qū)分對(duì)待。即使是必需品也要適量；將必需品的適量降到最低的程度；對(duì)可有可無(wú)的物品，不論是誰(shuí)買的，無(wú)論有多昂貴，都應(yīng)堅(jiān)決地處置掉，絕不能手軟！ .所謂必需物品，是指經(jīng)常必需運(yùn)用的物品，假設(shè)沒有它，就必需購(gòu)入替代品，否那么就會(huì)影響任務(wù)。非必需品那么可分為兩種：(1)運(yùn)用周期較長(zhǎng)的物品，即一個(gè)月，三個(gè)月，甚至半年才運(yùn)用一次的物品；

3、如樣品、圖紙、零配件等；3如何區(qū)分必需和非必需物品呢?.(2)對(duì)目前的消費(fèi)或任務(wù)無(wú)任何作用的，需求報(bào)廢的物品。它又包括以下兩種：非必需用品：如釘釘子的鐵錘，能夠不是每天要用，也不能夠是每周都要用，但它能夠每隔一段時(shí)間或每個(gè)月會(huì)用到一兩次，也許半年或一年才會(huì)用到幾次，就叫做非必需用品；.不能用的物品：如過期的圖紙、樣品，處置方法只需一種，就是放在倉(cāng)庫(kù)。有一種東西，是必需求封存的，一年或兩年才會(huì)用到的，像這一類的東西應(yīng)放在倉(cāng)庫(kù)里封存。同時(shí)把非必需用品擺在庫(kù)里后，要建立一個(gè)檔案，并定期地檢查。.如圖示：那么，必需物品的運(yùn)用頻率能夠是每小時(shí)或每天都要用，也能夠每一周都要用，凡是它的運(yùn)用頻率為每小時(shí)或每

4、天及每周都要用到的，就稱為必需用品 .它的處置方法就是放在任務(wù)臺(tái)上，或是隨身攜帶。如筆就是我們經(jīng)常要用的必需用品。如圖示：.【自檢】請(qǐng)檢查一下他的辦公室或者家里，哪些是必需物品，哪些是非必需品？對(duì)非必需品，他是如何進(jìn)展妥善處置？他又如何擺放它的順序？.推行整理的步驟 在推行整理的過程中，要添加場(chǎng)地的空間，把東西整理好，把必需品和非必需品區(qū)分開，將任務(wù)的場(chǎng)所整理干凈了。假設(shè)還把不用要的物品也整齊地與必需品擺在一同，那就會(huì)很容易弄不清所需求的物品應(yīng)是哪一個(gè)，而且還會(huì)因放置了不用要的物品而放不下必需的物品。.第一步：現(xiàn)場(chǎng)檢查第二步：區(qū)分必需和非必需品第三步：清理非必需品第四步：非必需品的處置第五步：

5、每天循環(huán)整理推行整理的步驟.現(xiàn)場(chǎng)檢查對(duì)任務(wù)場(chǎng)所要進(jìn)展全面性的檢查，包括眼睛看到的和看不到的地方。例如，設(shè)備的內(nèi)部，文件柜的頂部，桌子的底部位置。特別是設(shè)備，一個(gè)大機(jī)械設(shè)備，它的內(nèi)部是看不見的，文件柜的底部，桌子的底部，這些都是現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)應(yīng)特別需求留意的地方。歸納起來(lái)就是兩點(diǎn)：看得見的要整理，看不到的更要進(jìn)展整理。.區(qū)分必需品與非必需品管理必需品和去除非必需品同樣重要。首先要判別這個(gè)東西的重要性是什么？然后根據(jù)此物的運(yùn)用頻率來(lái)決議它的管理方法。假設(shè)是一支筆，它的運(yùn)用頻率是每天、每周或者每個(gè)小時(shí)都在用，它就是必需品，要用恰當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)保管必需品，以便于尋覓和運(yùn)用。.對(duì)于必需品，許多人往往混淆了客觀上

6、的需求與客觀想要的概念，他們?cè)诒９芪锲贩矫婵偸遣扇∫环N保守的態(tài)度，也就是那種以防萬(wàn)一的心態(tài)，最后把任務(wù)場(chǎng)所幾乎變成了雜物館，所以對(duì)管理者能而言，準(zhǔn)確地域分需求還是想要，是非常關(guān)鍵的問題。.清理非必需品清理非必需品時(shí)必需把握好的是看物品如今有沒有運(yùn)用價(jià)值，很重要的一句話是，應(yīng)留意運(yùn)用價(jià)值，而不是原來(lái)的購(gòu)買價(jià)值，也就是運(yùn)用價(jià)值大于購(gòu)買價(jià)值。.要重點(diǎn)清理以下物品：貨架、工具箱、抽屜、櫥柜中的雜物，過期的報(bào)刊、雜志，空的罐子，已損壞的工具或器皿，倉(cāng)庫(kù)墻角、窗臺(tái)、貨架上，甚至貨柜頂上擺放的樣品，長(zhǎng)時(shí)間不用或已不能運(yùn)用的設(shè)備、工具、原資料、半廢品、廢品，在他的辦公場(chǎng)所、桌椅下面、還有顯示寫字板上報(bào)廢的文具

7、、過期的文件、表格、速記記錄等。.非必需品的處置圖4-2非必需品的處置方法.養(yǎng)成每天循環(huán)整理的習(xí)慣整理是一個(gè)永無(wú)盡頭的過程，現(xiàn)場(chǎng)每天都在變化，昨天的必需品，今天就有能夠是多余的。比如他昨天拿著訂書機(jī)訂了一堆的書面資料，但今天他不訂了，這個(gè)訂書機(jī)是不是多余了，昨天必需的物品，到今天能夠是多余的，今天的需求與明天的需求必然有所不同。cnshu中國(guó)最大的資料庫(kù)下載.整理貴在日日做，時(shí)時(shí)做，假設(shè)僅是偶爾突擊一下，做做樣子，就完全失去了整理的意義。整理，是一個(gè)循環(huán)的任務(wù)，根據(jù)需求而隨時(shí)進(jìn)展，需求的留下，不需求的馬上放在另外一邊。.詳細(xì)實(shí)例無(wú)運(yùn)用價(jià)值的物品(1)不能運(yùn)用的舊手套、破布、砂紙；(2)損壞了的

8、鉆頭、絲錐、磨石；(3)已損壞而無(wú)法運(yùn)用了的錘、套筒、刃具等工具；(4)精度不準(zhǔn)的千分尺、卡尺等丈量器具； 。.(5)不能運(yùn)用的工裝夾具；(6)破爛的渣滓桶、包裝箱；(7)過時(shí)的報(bào)表、資料；(8)枯死的花卉；(9)停頓運(yùn)用的規(guī)范書；(10)無(wú)法修繕好的器具設(shè)備等；(11)過期、蛻變的物品.(1)目前已不消費(fèi)的產(chǎn)品的零件或半廢品；(2)已無(wú)保管價(jià)值的實(shí)驗(yàn)品或樣品；(3)多余的辦公桌椅；(4)已切換機(jī)種的消費(fèi)設(shè)備；(5)已停產(chǎn)產(chǎn)品的原資料；(6)安裝中央空調(diào)后的落地扇、吊扇；不運(yùn)用的物品.(1)目前沒登記在產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品；(2)曾經(jīng)過時(shí)、不合潮流的產(chǎn)品；(3)預(yù)測(cè)失誤而呵斥消費(fèi)過剩的產(chǎn)品；(4)

9、因生銹等緣由不能銷售的產(chǎn)品；(5)有運(yùn)用缺陷的產(chǎn)品；(6)積壓的不能流通的特制產(chǎn)品。銷售不出去的產(chǎn)品.(1)沒必要裝配的零件；(2)能共通化的盡量共通化；(3)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)從平安、質(zhì)量、操作等方面思索，能減少的盡量減少。多余的裝配零件.(1)取放物品不方便的盒子；(2)為了搬運(yùn)、傳送而經(jīng)常要翻開或關(guān)上的門；(3)讓人繞道而行的隔墻。 呵斥消費(fèi)不便的物品.(1)已不運(yùn)用的舊設(shè)備；(2)偶爾運(yùn)用的設(shè)備；(3)指點(diǎn)盲目購(gòu)買的，沒有任何運(yùn)用價(jià)值的設(shè)備。占據(jù)工場(chǎng)重要位置的閑置設(shè)置.(1)設(shè)置不良品放置場(chǎng)；(2)規(guī)定不良品的標(biāo)識(shí)方法；(3)誰(shuí)都知道那是不良品；(4)任務(wù)崗位上只能擺放當(dāng)天任務(wù)所需的必需品；(5

10、)規(guī)定不良品的處置方法和處置時(shí)間、流程。不良品與良品分開擺放.(1)工場(chǎng)能否被零件或半廢品塞滿；(2)工場(chǎng)通道或靠墻的地方，能否擺滿了卡板或推車。減少滯留，謀求通道暢通.【自檢】調(diào)查需求物品的運(yùn)用頻率，決議日常用量。物品使用次數(shù)是必需品還是非必需品一年沒用過一次也許要用的物品三個(gè)月用一次一星期用一次三天用一次每天都用基準(zhǔn)表使用次數(shù)判斷基準(zhǔn)一年沒用過一次廢棄、放入暫存?zhèn)}庫(kù)也許要用的物品放在職場(chǎng)附近三個(gè)月用一次放在工程附近一星期用一次放在使用地三天用一次放在不需移動(dòng)就可以取到的地方每天都用放在離工作場(chǎng)所最近的顯眼處.【自檢】制定一份每天的整理方案，并嚴(yán)厲地按照方案來(lái)執(zhí)行，如有能夠，再制定一周的或一

11、個(gè)月的整理方案。.【本講總結(jié)】整理，是一個(gè)日日在做，天天要做的一項(xiàng)任務(wù)，是每天循環(huán)的一個(gè)過程。永遠(yuǎn)要區(qū)分出哪些是該用的，哪些是不該用的。區(qū)分出哪些是必需品，哪些是非必需品，對(duì)于非必需品要時(shí)時(shí)辰刻地進(jìn)展清理。要區(qū)別開非必需品是有價(jià)值的，還是沒價(jià)值的，養(yǎng)成一種好的習(xí)慣。整理是一個(gè)永無(wú)盡頭的過程，每天都要循環(huán)整理，這個(gè)企業(yè)才會(huì)不斷地提高。.【心得領(lǐng)會(huì)】.第5講整頓的推進(jìn)重點(diǎn)【本講重點(diǎn)】整頓的含義整頓的作用推行的要領(lǐng)推行整頓的步驟詳細(xì)實(shí)例.整頓的含義圖5-1整頓含義圖.整頓其實(shí)也就是研討如何提高效率的科學(xué)。它研討如何能立刻獲得物品或放回原位。恣意決議物品的擺放必然不會(huì)使他的任務(wù)速度加快，它只會(huì)讓他的找

12、尋時(shí)間加倍。我們必需思索分析如何拿取物品更快并讓大家都能了解這套系統(tǒng)，遵照?qǐng)?zhí)行。特別闡明：.整頓的作用提高任務(wù)效率；將尋覓時(shí)間減少為零；異常情況(如喪失、損壞)能馬上發(fā)現(xiàn)；非擔(dān)當(dāng)者的其他人員也能明白要求和做法；不同的人去做，結(jié)果應(yīng)是一樣的(曾經(jīng)規(guī)范化)。.整頓是一種科學(xué)，它已定出了規(guī)范化，誰(shuí)到這個(gè)任務(wù)崗位，什么東西放在哪里已變成一種習(xí)慣。整理任務(wù)沒有落實(shí)必定會(huì)呵斥很大的浪費(fèi)。通常有以下幾種： 尋覓時(shí)間的浪費(fèi)； 停頓和等待的浪費(fèi)； 以為本單位沒有而盲目購(gòu)買所呵斥的浪費(fèi)； 方案變卦而產(chǎn)生的浪費(fèi)； 交貨期延遲而產(chǎn)生的浪費(fèi)。.在雜亂無(wú)序的任務(wù)環(huán)境中，假設(shè)沒有做好整理和整頓任務(wù)，會(huì)使我們找不到運(yùn)用物品，

13、呵斥時(shí)間和空間的浪費(fèi)，同時(shí)還能夠呵斥資源的浪費(fèi)與短缺，使一些質(zhì)量?jī)?yōu)良的物品淪為“廢品，使廢品堂而皇之地躺在重要的位置?？梢杂靡粋€(gè)圖來(lái)表示物品擺得雜亂無(wú)章，呵斥任務(wù)人員尋覓物品時(shí)顯露的種種姿態(tài)。.圖5-2 尋覓物料百態(tài)圖.推行的要領(lǐng)要加強(qiáng)整頓和整理任務(wù)，而在整頓過程中， 有以下幾個(gè)要領(lǐng)：要領(lǐng)之一：徹底地進(jìn)展整理徹底地進(jìn)展整理，只留下必需物品；在任務(wù)崗位只能擺放最低限制的必需物品；正確地判別出是個(gè)人所需還是小組共需品。.要領(lǐng)之二：確定放置場(chǎng)所放在崗位上的哪一個(gè)位置比較方便？進(jìn)展規(guī)劃研討；制做一個(gè)模型1/50，便于規(guī)劃規(guī)劃；將經(jīng)常運(yùn)用的物品放在任務(wù)地點(diǎn)的最近處；特殊物品、危險(xiǎn)品必需設(shè)置專門場(chǎng)所并由專

14、人來(lái)進(jìn)展保管；物品放置要100%的定位。.要領(lǐng)之三 ：規(guī)定擺放方法產(chǎn)品按機(jī)能或按種類來(lái)區(qū)分放置；擺放方法各種各樣，例如：架式、箱內(nèi)、工具柜、懸吊式，各個(gè)崗位提出最適宜各自任務(wù)需求的想法；盡量立體放置，充分利用空間；便于拿取和先進(jìn)先出；.平行、直角、在規(guī)定區(qū)域放置；堆放高度應(yīng)有限制，普通不超越1.2米；容易損壞的物品要分隔或加防護(hù)墊保管，防止碰撞；做好防潮、防塵、防銹的三防措施。.要領(lǐng)之四：進(jìn)展標(biāo)識(shí)采用不同色的油漆、膠帶；用地板磚或柵欄來(lái)劃分區(qū)域。.通道最窄的寬度，人行道，人走的地方最少要1米以上；單向車道的寬度為，最大的車寬再加上.米；雙向車道的寬度為，最大車寬乘以2再加上1米。這些都是經(jīng)過5

15、S整頓的這種數(shù)據(jù)規(guī)范，才可以覺得到一目了然。區(qū)分的各種標(biāo)識(shí)，有綠、黃、白、還有紅線。綠色的叫通行道，或者它是擺放良品和固定永久性設(shè)置標(biāo)志。.色線的含義有以下幾種：黃線，它是屬于那種可挪動(dòng)的設(shè)置，也是一種暫時(shí)的擺設(shè)；白線就是作業(yè)區(qū)；紅線就是不良區(qū)跟不良品。開車的同仁能夠都有這樣的一種覺得，當(dāng)您的車子送到有規(guī)范的保修廠去維修時(shí)，您就會(huì)看到有綠、有黃、有白、紅等幾種顏色線。那么，這些都代表什么？白線，它是標(biāo)識(shí)著這里是作業(yè)區(qū)，紅線標(biāo)識(shí)著這里擺設(shè)不良品，紅線是不良區(qū)，或者叫做不良品。.一些管理規(guī)范的公司，它對(duì)于產(chǎn)品作業(yè)的要求，或者說搬運(yùn)時(shí)要本卷須知，或者說一些特別的事情，都會(huì)在產(chǎn)品上注明。.顏色表示區(qū)分

16、：黃色：普統(tǒng)統(tǒng)道、區(qū)域線白色：任務(wù)區(qū)域綠色：料區(qū)、廢品區(qū)紅色：不良區(qū)警告、平安控制詳細(xì)用何種顏色還要視底色而定！.推行整頓的步驟第一步：分析現(xiàn)狀第二步：物品分類第三步：決議儲(chǔ)存方法第四步：實(shí)施.步驟一：分析現(xiàn)狀人們?nèi)》盼锲窌r(shí)為什么時(shí)常會(huì)花很多的時(shí)間，或者說是人們?nèi)》盼锲返臅r(shí)間為什么會(huì)那么長(zhǎng)，追根究底有幾個(gè)緣由：他不知道物品存放在哪里？他不知道要取的物品叫什么？存放地點(diǎn)太遠(yuǎn)；存放的地點(diǎn)太分散，物品太多，難以找到；不知道能否已用完，或者他人正在運(yùn)用，他找不著。.把上述緣由歸納起來(lái)進(jìn)展分析后所得到的結(jié)論就是對(duì)于現(xiàn)狀沒有分析，所以在日常任務(wù)中必需對(duì)必需物品的稱號(hào)、物品的分類、物品的放置等情況進(jìn)展規(guī)范化

17、的調(diào)查分析。找出問題的所在，對(duì)癥下藥。在進(jìn)展分析的時(shí)候，從物品的稱號(hào)，物品的分類，還有物品的放置這幾個(gè)方面進(jìn)展規(guī)范化。.步驟二：物品分類在整頓時(shí)，要根據(jù)物品各自的特征進(jìn)展分類，把具有一樣特點(diǎn)或具有一樣性質(zhì)的物品劃分到同一個(gè)類別，并制定規(guī)范和規(guī)范，確定物品的稱號(hào)，標(biāo)識(shí)物品的稱號(hào)。.步驟三：決議儲(chǔ)存方法對(duì)于物品的存放，普通應(yīng)進(jìn)展定制管理。根據(jù)物流運(yùn)動(dòng)的規(guī)律性，按照人的生理、心思、效率及平安的需求來(lái)科學(xué)地確定物品的場(chǎng)所和位置，實(shí)現(xiàn)人與物的最正確結(jié)合的管理方法。 定制管理的兩種根本方式固定位置。.場(chǎng)所、物品的存放位置、標(biāo)識(shí)等三方面的含義都要固定。場(chǎng)所的固定：如這個(gè)物品應(yīng)該擺在紅線或白線所在的位置；物品

18、標(biāo)識(shí)固定：如這個(gè)物品是防潮？或輕放；物品存放的位置要固定：也就是這個(gè)東西固定存放的位置。.自在位置與固定的方式相比，物品的存放有一定的自在度。這種方法適用于物流系統(tǒng)中的那些不用放回去，不反復(fù)運(yùn)用的物品，比如原資料、毛胚、零部件、半廢品等等。.這些物品的特點(diǎn)就是按工藝流程的順序規(guī)定，不停地從上一道工序供需到與它相連的下一道工序這樣一種供需的流動(dòng)，不斷到最后消費(fèi)出廢品出廠。所以，對(duì)于每個(gè)物品來(lái)說，在每一道工序的供需加工以后，普通不再回歸到它原來(lái)所在的場(chǎng)所。這些物品的定制標(biāo)識(shí)可以采用可挪動(dòng)的牌價(jià)，可改換的插牌標(biāo)識(shí)，以便于明晰地。.對(duì)不同物品加以區(qū)分，不同位置的劃分也可以采用可挪動(dòng)的線條或銜接支架來(lái)加

19、以分割，表示位置暫時(shí)固定，標(biāo)識(shí)與定制管理，標(biāo)識(shí)是在人與物，物與場(chǎng)所的作用過程中，起著一種指點(diǎn)控制、確認(rèn)的作用。.在消費(fèi)中運(yùn)用的物品，種類非常的繁多，規(guī)格也很復(fù)雜，它們不能夠都放在操作者的手邊，如何找到需求的信息來(lái)源，指點(diǎn)和控制，為了便于尋覓和防止混放，也需求有信息來(lái)確認(rèn)，因此在定制管理中逐漸完善。準(zhǔn)確而且醒目的標(biāo)識(shí)是非常重要的，假設(shè)沒有準(zhǔn)確而又醒目的標(biāo)識(shí)，它就影響到人與物以及場(chǎng)所的效率結(jié)合的程度。.推行定制管理，普通的展開有幾個(gè)程序：對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)展管理，明確管理內(nèi)容：人與機(jī)的聯(lián)絡(luò)； 物流的程序；工藝設(shè)計(jì)； 作業(yè)空間；物料、制品； 工位的器具；質(zhì)量的平安； 搬運(yùn)、運(yùn)輸；中轉(zhuǎn)的庫(kù)房； 擺置的情況；.分

20、析問題，提出方案。主要分析以下這些問題：如人、物是不是結(jié)合，現(xiàn)場(chǎng)的物流是不是很通暢，現(xiàn)狀的情況是不是很明晰，現(xiàn)場(chǎng)的標(biāo)識(shí)是不是一目了然，空間的利用是不是可以增大？分析之后再進(jìn)展定制設(shè)計(jì)，為了到達(dá)工廠布置的詳細(xì)化，合理化。除了簡(jiǎn)單明了的搬運(yùn)道路以外，必需求做到幾個(gè)最。.除了簡(jiǎn)單明了的搬運(yùn)道路以外，必需求做到幾個(gè)最。最優(yōu)的空間利用，最短的運(yùn)輸距離，最少的裝卸次數(shù)，最確實(shí)的安全防護(hù)，最大的操作便利，最少的心情不暢，最小的改進(jìn)費(fèi)用，最廣的統(tǒng)一規(guī)范，最佳而又靈活的彈性，最美的協(xié)調(diào)布局。.步驟四：實(shí)施按照決議的儲(chǔ)放方法，把物品放在該放的地方，不要呵斥有些物品沒有家。包括：任務(wù)場(chǎng)所的定置要求；消費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)各工序、

21、工位、機(jī)臺(tái)的定置要求；工具箱的定置要求；倉(cāng)庫(kù)的定置要求；檢查現(xiàn)場(chǎng)的定置要求，都要有明確的規(guī)定來(lái)按照這些規(guī)定，進(jìn)一步詳細(xì)地實(shí)施。.詳細(xì)實(shí)例整頓應(yīng)遵照以下原那么：小就是美，簡(jiǎn)單最好！簡(jiǎn)單要素包括：一套齊全的工具、文具；文件存放在一個(gè)地點(diǎn)；儲(chǔ)存一份副本；無(wú)紙化；只開一小時(shí)的會(huì)議；一分鐘；今天的任務(wù)今天做。.簡(jiǎn)單最好。簡(jiǎn)單，意味著簡(jiǎn)化操作和促進(jìn)管理。經(jīng)過廢棄不用要的物品和添加必要的物品可以防止反復(fù)景象，以便提高任務(wù)效率。簡(jiǎn)單的要素，就是盡量地限制每人所運(yùn)用的文具和工具，每人最多就是一套。.對(duì)于運(yùn)用頻率不高的文具，如繩線和大號(hào)的訂書機(jī)等，可以讓整個(gè)辦公室共用一套，文件存放在一個(gè)定點(diǎn)，把文件集中存放在一個(gè)地方，這樣做，會(huì)減少必要文件的數(shù)量，采用較好的文件儲(chǔ)存方法，盡量地獲得文件，限制文件的分發(fā)數(shù)目，這樣既能加快收回文件的速度，又可減少管理的難度，而這種方法對(duì)曾經(jīng)實(shí)施計(jì)算機(jī)辦公的辦公室