檔案數字化方案檔案數字化方案

1、-0-檔案數字化方案2011年7月 目錄TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 第1章紙制檔案整理方法2 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 第2章電子檔案整理方法2 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 第3章紙制檔案整理、數字化詳細流程6整理、數字化流程6 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 檔案初步整理6 HYPERLINK l bookmark10 o Current Documen

2、t 3.1.2案卷出庫63.1.3目錄校對7 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 3.1.4案卷掃描8 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 3.1.5圖像處理8 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 3.1.6圖像質檢8 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document 3.1.7圖像掛接8 HYPERLINK l bookmark20 o Current Document 3.1.8案卷入庫83.1.9格式的轉換13

3、HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 3.1.10光盤刻錄133.2數字化加工的流程示意圖13 HYPERLINK l bookmark24 o Current Document 圖一13圖二15 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 第4章數字化人員的配置16 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 第5章數字化加工16 HYPERLINK l bookmark36 o Current Document 第6章驗收標準17第1章紙制檔案整理方法檔案盒整理打印

4、、粘貼封面及檔案盒脊背，涉密單位在脊背上加蓋涉密章每盒僅能裝某一個事業(yè)單位的登記檔案。檔案裝訂設立、每次變更等形成的文件為一件，統(tǒng)一三孔一線裝訂一起，在右上角（反面左上角），編寫頁碼，加蓋件歸檔章。檔案排序以件為單位裝訂后,盒內件按照不同的分類進行排序,類先后順序為1：設立2：變更3：年檢4：注銷登記5：補領證書,類內件順序按照生成時間先后排序。第2章電子檔案整理方法電子目錄采集管理目錄采用多級管理，管理模式分卷、類、件、份,著錄字段信息如下:第一級：事業(yè)單位基本信息即卷描述信息，字段信息如下序號名稱備注1證書號2檔號3單位名稱4住所5舉辦單位6法定代表人7身份證號8核準日期9注吊銷日期10經

5、費來源11開辦資金（萬元）12開戶銀行13銀行帳號14審批機關15批準文號16執(zhí)業(yè)許可證書17聯系電話18郵政編碼19備注20存址21宗旨和業(yè)務范圍第二級：設立、變更、注銷登記和年度檢驗、補領證書等描述信息，即類描的對象件述信息，字段如下序號名稱備注1檔案類型（設立、變更、注銷登記、年度檢驗、證書補領等）2證書號3檔號4單位名稱5核準日期6移交人7接收人8接收時間9送交情況字典（已送交、未送交）電子已歸、紙制未送到10歸檔情況字典（已歸檔、未歸檔）電子已歸、紙制送到、未送檔案室11公告時間12公告媒體13備注第三級：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、掃描過程：掃描分辨率=200dpi,生

6、成黑白二值圖象,壓縮格式為group4,每份文件保存為多頁TIFF文件,tif文件采用件歸檔章組成部分加件內順序號命名,名稱中的件歸檔章組成部分、件內順序號,中間用-分割.轉換格式:把tiff格式文件,轉化成ocr識別后的雙層pdf格式文件.文件掛接:把雙層pdf格式文件,掛接到對應份目錄.刻錄光盤:把tiff文件、轉換后的雙層pdf格式文件分別刻錄成盤,并貼光盤貼,放到防磁柜中保存.第3章紙制檔案整理、數字化詳細流程3.1整理、數字化流程整理、數字化共包括九部分，分別為：檔案初步整理、案卷出庫、目錄校對、案卷掃描、案卷處理、圖像質檢、文件掛接、檔案入庫,格式轉換、光盤刻錄。3.1.1檔案初步

7、整理檔案案卷出庫前件標記頁碼、件蓋歸檔章.件歸檔章格式,如下轄區(qū)舉辦單位性質舉辦單位代號事業(yè)單位順序號登記類別順序號11001001113.1.2案卷出庫在庫房內查看所調案卷是否完整并詳細填寫案卷調出登記表,由檔案室管理人員和數字化人員協(xié)同完成。（詳見下表）調歸檔案登記表時間全宗?？诰硖栒{卷人歸卷人|f=L口曰求號時間全宗?？诰硖栒{卷人歸卷人|f=L口曰求號整理好的案卷和系統(tǒng)的電子目錄是否一致，如不一致，直接進行更正；如果沒有目錄，直接錄入目錄，并填寫檔案全文掃描流程記錄表。目錄著錄按照卷、類、件、份四級進行管理，檔案全文掃描流程記錄表詳見下表檔案（卷級）全文掃描流程記錄表3.1.4案卷掃描領

8、取目錄校對完成后的案卷，填寫全文掃描流程記錄表,通過高速掃描儀或平板掃描儀進行掃描。3.1.5圖像處理對掃描后的圖像進行糾偏去污等操作,處理掃描完成的文件后,填寫全文掃描流程記錄表。3.1.6圖像質檢對處理完成的圖像進行質檢，發(fā)現問題及時反饋,按流程更改并填寫全文掃描流程記錄表。3.1.7圖像掛接對已質檢完成的圖像文件進行批量掛接，掛接完成后進行二次質檢（掛接的文件是否與歸檔目錄一致）。3.1.8案卷入庫案卷裝訂完整后按順序排好并及時入庫，入庫前,打印、粘貼封面及檔案盒脊背，涉密單位在脊背上加蓋涉密章。盒內以件為單位裝訂,按照不同的類（設立、變更等）和順序進行排放,檢查是否有件目錄,如果沒有打

9、印件目錄,填寫案卷入庫登記表,由檔案室管理人員和數字化人員協(xié)同完成。調歸檔案登記表時間全宗|f=L口曰求號牛口卷號調卷人歸卷人時間全宗|f=L口曰求號?？诰硖栒{卷人歸卷人封面封面卷號組成：11-001-001轄區(qū)事業(yè)單位登卷證書單位名f3號稱11舉辦單位名稱舉辦單位代號保管期限活動類別日期設立變更記辦理檔位代事業(yè)單位順序號001001內容份數頁數盒脊背設立登記（件目錄）序號文件題名日期頁號備注1事業(yè)單位法人設立登記（備案）申請書2事業(yè)單位法定代表人登記申請表3事業(yè)單位章程草案4審批機關批準設立的文件5擬任法定代表人現任該單位仃政職務的任職文件6擬任法定代表人居民身份證復印件或其他身份證明文件7

10、具有法定資格的驗資機構出具的驗資證明8住所證明9事業(yè)單位印鑒、基本帳戶號備案表10銀行開戶許可證復印件或帳號證明11其他有關材料12133.1.9格式的轉換驗收完成后的tif格式文件全部按標準轉換為雙層pdf格式文件。3.1.10光盤刻錄驗收后,tif格式文件刻錄成盤；轉換后的pdf格式文件刻錄成盤。3.2數字化加工的流程示意圖3.2.1圖一數字化加工流程圖1數字化項目流程示意圖掃描目錄質檢全文掃描”乂填寫全文流r、數據上傳服程表/務器A3.2.2圖二數字化加工流程圖2第4章數字化人員的配置L-LJ/亠岡位姓名成員工作內容項目經理整體負責項目，及與用戶的協(xié)調和驗收工作質量保證定期對項目執(zhí)行審計

11、工作現場負責1數據備份人員管理、調配現場項目管理與監(jiān)控安排糾正用戶和QA提出的問題項目組對外聯絡組織午餐及檢查值日維護計算機網絡匯總統(tǒng)計表目錄101、案卷出入庫2、目錄校對3、目錄錄入掃描61、負責案卷掃描和查看案卷兀整度處理41、對掃描圖像，糾偏、去黑邊、去噪聲、抹白等質檢11、對處理完成的圖像進行質量檢查2、對掃描案卷裝訂質量檢查3、對數據的掛接4、對掛接完成的案卷進行二次質檢掛接備注：前期所有人員統(tǒng)一進行目錄的錄入，中期開始分配，共計人員11名。第5章數字化加工檔案數字化加工共計45萬頁，其中條目錄入5萬頁，掃描40萬頁。掃描40萬頁需要30天。每天掃描量1.4萬左右第6章驗收標準序號驗收項目驗收標準抽檢范圍驗收情況1案卷掛接檢查目錄標題和掃描處理后的案卷標題是否掛接一致不低于10%2纟*離口案卷丿頁里處理后的案卷是