電子商務(wù)檔案管理

1、電子商務(wù)檔案管理 1電子商務(wù)檔案管理存在的問題1.1與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子商務(wù)文檔的管理相對復(fù)雜，加大了檔案管理人員的工作難度一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，承受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務(wù)檔案的重要性，還是認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔(dān)憂加重自己的工作負(fù)擔(dān)，從思想上沒有主動的去注意電子商務(wù)文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有純熟掌握計算機(jī)操作，不會正常使用計算機(jī)，這就影響到電子商務(wù)檔案的管理，無法解決電子商務(wù)檔案管理中遇到的問題。檔案管理的根本要求就是保證它的原始記錄性，主要表如今檔案的內(nèi)容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這

2、個根本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認(rèn)定其原始性。主要原因如下：電子商務(wù)檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速開展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進(jìn)展輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章仍然難度較大，所以很難用簽章去

3、鑒別電子商務(wù)文檔的真假。電子商務(wù)文檔的這些特點，使得我們無法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會補(bǔ)充和完善原先的檔案學(xué)研究內(nèi)容，也會補(bǔ)充和完善檔案管理的原那么和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比方：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護(hù)電子商務(wù)檔案的來源原那么、如何防止計算機(jī)病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息平安技術(shù)保護(hù)電子商務(wù)檔案以及如何對電子商務(wù)檔案進(jìn)展歸集和整理等，這些

4、都是檔案學(xué)理論面對的新的課題。2電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對策2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認(rèn)定技術(shù)、信息識別、身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務(wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者喪失，及時采取了先進(jìn)

5、的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。理論證明，只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。電子商務(wù)的飛速開展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進(jìn)展變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力進(jìn)步自己的業(yè)務(wù)程度和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識，純熟掌握計算機(jī)日常操作，這樣才能滿足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識構(gòu)造，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時代電子商務(wù)檔案管理開展的趨勢。2.3建立

6、科學(xué)、合理的檔案管理體制一個文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容一樣、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在理論操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務(wù)檔案目錄的備注項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存放地址。3完畢語進(jìn)入21世紀(jì)，隨著現(xiàn)代電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速開展，整個社會已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，出現(xiàn)了一種新的、以互聯(lián)網(wǎng)為