檔案管理規(guī)定(2014.3.13)

1、密級：普通保存期限：長期河北標準中興汽車制造有限公司企業(yè)XZ.XXQs/ZX公司檔案管理規(guī)定A第（批趙 制準審核編彥實施2013-*-* 發(fā)布 2013-*-*河北中興汽車制造有限公司發(fā)布文件會簽及文件修改記錄表表簽會件文日期/會簽人會簽部門日期/會簽人 會簽部門 日期/會簽人 會簽部門文表錄記訂修件修改日期修改人修改內容概述修訂頁次條款 序號配套類、人力資源類、財務類、增加行政類、歸檔2014.4.1趙彥類、影像IT法律事務類、宣傳類、商標類、文件類別、2視頻類檔案文件分類電子文件4.1.8 2 2014.4.1趙彥 增加公司電腦上的文件的保密管理規(guī)定的管理增加絕密、機密、秘密、普通檔案具體

2、劃分32014.4.1趙彥 檔案密級4.2標準規(guī)范查、借閱普通、秘密、機密、絕密檔案*2014.4.1趙彥4.4.2 審批流程 5 2014.4.1趙彥增加檔案 銷毀清單F及附表4.7.1 62014.4.1趙彥 規(guī)范檔案銷毀流程4.7.2文件發(fā)放范圍收文部門：公司各部門本文件掛在公司辦公系統(tǒng)上的版本為受控版本，一經打印，不加 蓋受控章則是非受控版本，僅作為參考頁6共 頁2第公司檔案管理規(guī)定Qs/ZX XZ.02文件編號：總經理辦公室：制訂部門 A/0修改狀態(tài)：/版號 適用 范圍1凡是公司在開發(fā)、經營和管理活動中形成的、已經辦理 完畢的、具有參考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像、磁盤、光盤

3、等不同形式和載體的文件材料，均應按規(guī)定歸檔。 歸檔文件類別2行政類2.1以公司名義發(fā)文的行政性公文；上 級政府、業(yè)務主管部門下發(fā)的重要文件；外來文件；公司名義 上報的申請、報告及上級機關的批復文件；公司年度工作總結、 計劃，經營規(guī)劃；董事會文件；公司股權類文件；公司設立、 變更等涉及的章程、決議、合同、協(xié)議及上級部門的批復；公 司行政印章、證照使用記錄競品公司競品產品的資料。 及需保存的用印文件。產品、技術類2.2與產品相關的文件材料；技術標準，技術情報；產品設計協(xié)議書、任務書、設計方案、 評審驗證、確認 a記錄、實驗報告、產品鑒定書、產品照片、 說明書和底圖、藍圖等；產品制造工藝流程、工裝、

4、操作規(guī)程、 工藝工裝圖紙、工時和材料定額等；技術改造文件和圖紙；名、 優(yōu)、特產品及獲獎產品的有關文件；產品管理過程中（項目開發(fā)、技術改造）形成的文件。經審定發(fā)表的學術論文、著作，各種有參考價值的總結報告、研究成果、專利等。b財務類2.3財務報告、審計報告等。 會計憑證，會計帳簿，會計報 表， 人力資源類2.4勞動合同，勞動合同簽訂、解 鑒定、考 核、考察材料，學歷、職稱材料，獎懲材料，員工人事檔案，除相關文件，員工保險文件，職稱評定、績效考核文件，員工 培訓文件，員工工資，員工通過公司申報的社會職務等相關文件。 設備類2.5 購進設備儀器的全套隨機文件及開箱記錄、 安裝調試、檢查維修記錄以及改

5、裝、報廢的文件。a 自制設備儀器的設計圖紙、計算書、測定數據、性能鑒定材料、使用 說明書及檢查維修記錄等。 b 設備臺帳。c能源管理文件。d 生產類2.6 生產計劃及其實施記錄，生產管理文件。a工業(yè)衛(wèi)生和環(huán)境保護方面形成的文件。b員工職業(yè)病檔案，安全生產操作規(guī)程、事故報告及改進意見。c 質量類2.7 質量管理文件。質量記錄、質檢報告、質量事故分析、獲獎證書等。a標準管理、計量管理等方面形成的文件。b物流管理類2.8移庫轉移倉單、商品車運輸結算單等。a領料單。b 營銷類2.9銷售訂單、發(fā)運單及經銷商特殊報告單。a廣宣樣報、光盤；媒體刊例、折扣證明；重大活動或事件影像資料。b階段性政策審批報告。c

6、公司檔案管理規(guī)定Qs/ZX XZ.02文件編號：總經理辦公室:制訂部門 A/0修改狀態(tài)：/版號各類培訓檔案。de中興信貸協(xié)議、二方協(xié)議、銷售協(xié)議等。渠道審驗資料、渠道檔案與協(xié)議。f 配套類2.10、商務合同資料。 供應商資料a價格審批資料。b模具資料。CD競品價格信息。 工程類2.11基本建設及技改工程資料。合同類2.12 。）合同管理辦法QS/ZXCW.08各職能部門業(yè)務范圍內產生的合同文件（此類文件管理詳見法律事務類2.13 公司法律訴訟文件。宣傳類2.14;與公司、項目有公司剪報、廣告；公司出版物、匯編資料；產品相關資 料（公司產品、項目介紹）關的報導。 商標類2.15 商標注冊申請資料

7、，注冊證，異議或爭議過程資料，著名商標、馳 名商標及申請資料。類2.16 IT開發(fā)相關資料，系統(tǒng)開發(fā)及改進申請書；用戶管控資料，用戶權限管控表，開發(fā)項目管控表， 數據庫備份文件，應用系統(tǒng)備份資料，企業(yè)郵箱備份資料等。影像視頻類2.17 公司重大活動影像與視頻及源文件。其他2.18各部門在日常工作中形成的具有保存價值的文件。職責3,實行總經理辦公室統(tǒng)一領導 3.1各部門（系統(tǒng)、部、分公司）分級保管、分級查 閱的原則。總經理辦公室設立專（兼）職公司檔案管理員，負責公司檔案總體管理工作，監(jiān)督并指導各部門（系3.2 主動收集各部門產生的具有重要保存價值需公司統(tǒng)一管理的檔案歸檔。的檔案管理工作，分公司）

8、 部、統(tǒng)、職檔案管理員，負責收集、管理本部門業(yè)務活動中產生的檔案 材料，并提供檔）兼（各部門均應指定專3.3 案的日常利用工作。3.4檔案 管理員負責檔案的歸檔、保管；執(zhí)行檔案借閱制度；負責辦理檔案借閱 手續(xù)；負責檔案的催歸；對檔案借閱期限超期和檔案丟失進行管理。管理內容4 檔案的歸檔與編目4.1公司及各部門檔案管理員對自己管理 范圍內的歸檔文件材料進行收集和整理，填寫文件歸檔登記4.1.1）歸檔，并科學分類立卷，編制檔案目錄及必要的檢索工具，以便查找利 用。A （見附表表檔案歸檔要及時、準確，要做到不積壓、不拖拉、不延時。4.1.2歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材 料應能耐

9、久保存。文件材料整理符合公司4.1.3 本文件掛在公司辦公系統(tǒng)上的版本為受控版本，一經打印，不加蓋受控章則是非受控版本，僅 作為參考頁6共頁4第公司檔案管理規(guī)定Qs/ZX XZ.02文件編號：總經理辦公室:制訂部門 A/0修改狀態(tài)：/版號 行文 規(guī)范。歸檔的電子文件，如具有永久保存價值，必須制成紙質 文件或縮微品等一并歸檔保存。各部門在文件歸檔時需對文件 進行鑒別，4.1.4凡與公司總體經營活動有重大關聯(lián)、或不適宜保存在 部門，雙方簽字確認后入檔。）B （見附表填寫文件移交登記表的 文件需向總經理辦公室辦理移交手續(xù)，公司級榮譽、認證證書 a需移交檔案：公司購買的各類信息情報資料b絕密文件、絕密

10、協(xié)議cd其他重要、密級資料須向公司檔案室備案的檔案目錄簡明確切，各部 門對保存的檔案要編制案卷目錄等檢索工具，為便于及時準確的查找使 用，4.1.5目錄與檔案對應統(tǒng)一，并建立電子目錄，在微機上進行備份。各部門檔案目錄需提交總經理辦公室進行備案，注明檔案具體 保存地點，并以年度為單位進行定時4.1.6更新后提交總經理辦公室；總經理辦公室不定期根據各部門上報的檔案目錄對部門檔案管理情況進行抽 查。QJ/ZXO1.50技術性文件管理辦法 QJ/ZX01.30技術文 件的管理具體細則執(zhí)行4.1.7開發(fā)系統(tǒng)科技檔中相關條款。案管理規(guī)定電子文件的管理4.1.8為避免因電腦鍵盤損壞后數據丟失給公司及日常工作

11、帶來的損失，對員工電腦上的電子文件 保存要求如下：公司建立備份服務器，進行公司內文件的備份管理工作，方法如下：4.181、以部門為單位，按照各部門工作性質的不同，由部門領導確定本部門備份的框架結構， 并設立密碼，1由部門領導或領導指派專人管理，密碼絕對保 密，文件夾中備份的文件可增加密碼進行二次保護。a框架結構建議：一個工作組建立一個文件夾同類工作性質的建立一個文件夾B、當部門職能職責發(fā)生變化時，涉及到的相關人員，填寫備份文件轉移單，由信息科將文件轉移至現(xiàn)部2門。進行備 V20131118.doc用戶權限管控表-內信息表格中的應用系統(tǒng)0A、文件備份增加或調整時，通過3份文件夾申請或調整。、各部

12、門根據工作的進度進行文件的定期備份，保證本機硬盤損壞后在備份服務器中文件可用。4 、文件備份過程中根據類別管理，避免文件重復備份對服務器空間的浪費。 5 、企業(yè)文化科和銷售公司廣告策劃部門，可以采用刻盤方式 備份。6文件備份范圍4.182 、工作類的重要文件，丟失將 給公司造成損失的文件。1 、避免一切與工作無關的圖片、音 頻、視頻文件的存在，否則信息科會定期掃描予以刪除。23、已納入信息系統(tǒng)的文件無需在備份服務器中重復備份，信息管理科會進行統(tǒng)一的備份管理。、備份文件夾中不能有危害國家安全，泄露國家機密，禁止發(fā)布、傳播任何法律禁止的信息。4檢查與考核4.183各部門領導負有監(jiān)督各員工備份的職責

13、，如果硬盤損壞造成數據丟失，必須修復硬盤時，由戰(zhàn)略規(guī)劃部 落 實考核確認后，信息管理科予以修復。檔案的密級4.2根據文件保密程度，檔案可分為普通文件與保密文件，保密文 件又分為絕密、機密、秘密三類。：絕密文件a指最重要的公司 秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料。財務分析報告，與產品相關的技術、成本；、1本文件掛在公司辦公系統(tǒng)上的版本為受控版本，一經打印，不加蓋受控章則是非受控版本， 僅作為參考頁6共頁5第公司檔案管理規(guī)定Qs/ZX XZ.02文件編號：總經理辦公室:制訂部門 A/0修改狀態(tài)：/版號 對高 層管理者的考核報告、評議等；、2對工資的分配方案及所屬文件；、34涉及項目成

14、本、利潤的報告或論證材料；如投資計 劃與分析、項目可研報告等；、公司尚未實施或正在實施的經營戰(zhàn)略決策、公司項目技術的核心資料；、5公司認為其他應列入絕密范疇內的文件資料。、6指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到較大損害的文件資料。:機密文件b公司注冊及相關文件；、1、2立項報告、業(yè)務進度分析報告； 各種未正式批復或采取的計劃、方案；、3涉及公司尚未公開或不宜公開的來往文書，以及合同、協(xié)議文本，政府部門對公司的處罰決定等；、4公司認為其他應列入機密范疇內的文件 資料。如經濟糾紛、產品招投標文件等。、5指一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料。:秘密文件c 、1各種證明材料; 員工人事檔案，

15、鑒定、考核、考察資料；、2關于合資合作的有關資料；、3業(yè)務方面的洽商往來文件等；、4公司其他 應列為秘密的文件資料，如給領導的涉及重要事項的函件等。5 普通文件：指可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。di各種規(guī)章制度、工作條例；、；一般業(yè)務工作來往文件（不涉及保密的文件）、2各類一般性的請示、通知、會議紀 要、簡報、情況反映等；、3行政管理工作的計劃、總結、報 告；、4有關干部任免、組織機構調整的文件。、5 根據以上對保密文件的劃分，可按文件內容涉及的機密程度提高或降 低o檔案的保存期限4.3公司目前檔案，除特別要求外,年3短期為，年10長期為,種3長期和短期，檔案的保存期限分為為永久均列

16、為永久保存。檔案的利用4.4檔案管理員要熟悉所保存的檔案資料的情況，主動了解各 項工作對利用檔案的需要，積極做好提供 4.4.1利用工作。查閱普通檔，說明查、借閱目的，C （見附表查、借閱檔案資料者，需填寫檔案 查、借閱申請單4.4.2案由部門負責人簽字確認，查閱秘密檔案 由部門經理簽字確認；查閱機密檔案由公司級主管領導審批； 查特殊情況需要借出時，不得帶出室外。查閱者必須在閱覽內 查閱檔案資料，閱絕密檔案由公司總經理批準。普通文件須經 總經辦主任批準，密級文件須經公司總經理批準，并限期歸還。檔案資料的借出時間不得超 查、借閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行 清點、核對、辦理 過十天，確需繼續(xù)借閱

17、，必須辦理續(xù)借手續(xù)。 退還手續(xù)。查、借閱文件只限批準的內容，不得隨意擴大閱讀范圍。443摘抄或復印檔案材料的有關內容，需填寫檔案復印申請單444，審批程序同查、借閱檔）D （見附表案，保密檔案不得復印。借出檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或涂寫。對借閱檔案時造成 的檔案丟失、損壞4.4.5 或泄密的，要追究借閱人責任。本文件掛在公司辦公系統(tǒng)上的版本為受控版本，一經打印，不加蓋受控章則是非受 控版本，僅作為參考頁6共頁6第公司檔案管理規(guī)定Qs/ZX XZ.02文件編號：總經理辦公室:制訂部門 A/0修改狀態(tài)：/版號 檔案的保 管4.5 檔案室是檔案集中存放的機要重地，必須加強管理，非檔

18、案管理 人員一律不得隨意進入。4.5.1檔案室必須采取防盜、防火、防高溫、防 蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案的完整、4.5.2 安全。嚴格控制和保管檔案室、檔案柜的鑰匙，不得隨意轉借他人。4.5.3檔案室內嚴禁煙火，不得存放有腐蝕性、易燃易爆等其他一切與檔案無關的 物品，定期打掃衛(wèi)生、4.5.4保持檔案室的整齊、清潔。要定期進行保存 檔案的清理核對工作，做到帳、物相符。對破損或載體變質的檔案，要 及時修補和4.5.5復制，保存檔案因移交或銷毀時，應注冊登記，保存依據。檔案管理員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手 續(xù)。4.5.6 絕密文件的管理4.6 確保絕密檔案保管環(huán)境的安全。要設專 門保險柜并安裝防盜器，絕密檔案應與非絕密檔案分幵保管。4.6.1絕密檔案的管理人員有要較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。絕密檔 案保險柜一般應由總經 462理辦公室指定兩人報總經理授權后進行管理， 其中一人管理絕密檔案保險柜密碼，另一人管理絕密檔案