畢業(yè)晚會項目管理計劃1

1、20/21畢業(yè)晚會項目管理計劃年級：XX工程管理 小組名：TW小組成員：Dwyane 0101010101 （組長） Haslem 0202020202 D-Wade 0303030303時間： 2012-XX-XX成績：摘要：在花紅樹綠的四月，我們即將送走背上行囊揮手向我們告別的大四學(xué)子。為了讓畢業(yè)生在校園生活留下最美回憶的濃重一筆，我系特別舉辦了2012經(jīng)管系畢業(yè)晚會，以此表達對學(xué)子踏上嶄新人生道路的美好祝愿。晚會籌辦是一個持續(xù)性復(fù)雜的過程，在籌辦過程中需要有多方參與共同協(xié)作完成。為了保證晚會能夠達到預(yù)期的效果必須對晚會各項工作統(tǒng)籌規(guī)劃。經(jīng)過小組研究討論決定用項目管理的方法對晚會籌辦進行科

2、學(xué)合理的統(tǒng)籌安排。 在策劃階段我們對晚會外界因素和內(nèi)在條件進行全面分析，以此來確定晚會各項目標，對整個過程進行了編制項目計劃，對項目進行工作結(jié)構(gòu)的分解，力求各方能夠更好的分工合作。對各方參與者進行溝通，并且著重在時間、質(zhì)量、風險上進行嚴格控制。經(jīng)過這次晚會的籌辦我們小組深刻體會到一個項目團隊成員的合作在項目過程中的作用，項目管理在項目當中的重要性。關(guān)鍵字：留念 祝福 歡送 計劃 分工協(xié)作 溝通 控制時間 保證質(zhì)量 降低風險 目錄前言 2背景分析 3角色分析 3范圍管理 3項目合理性和目標 3項目可交付的成果 4項目計劃 4項目計劃的概述 4WBS圖 6晚會責任矩陣 7項目進度管理 7雙代號網(wǎng)絡(luò)

3、圖 8 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖計算表 8雙代號網(wǎng)絡(luò)圖關(guān)鍵路線11項目質(zhì)量管理11項目質(zhì)量問題因果分析圖13項目溝通管理14項目風險管理14項目風險來源表15項目應(yīng)急預(yù)案16收尾管理17參考文獻17后記17一、前言：大學(xué)是一個夢想起航的地方，同時也是校園生涯的句點。大學(xué)，有太多的心愿追逐；大學(xué)，有太多的離嵩愁夢；大學(xué)，也有太多的刻骨銘心！每年到了這個時節(jié)，就會從校園里走出一批將要走上社會的莘莘學(xué)子，他們滿含激情，他們飽含斗志，為了自己的明天，不斷的奮斗，不斷的拼搏。而我們，借著這個小小的舞臺，表達我們的一份心意和祝福，希望他們可以記得，大學(xué)里還有我們的牽掛；希望他們可以感受，大學(xué)里還有我們的支持。在此情況

4、下結(jié)合近幾年項目管理理論和方法在各個領(lǐng)域應(yīng)用的越來越廣泛，應(yīng)用案例也越來越多，項目管理體系越發(fā)完整。項目管理在工程項目、IT項目、新產(chǎn)品開發(fā)、市場營銷等活動中應(yīng)用的成功案例充分說明了項目管理的科學(xué)性和優(yōu)越性。如果能夠?qū)㈨椖抗芾淼闹R、技術(shù)、技能、手段應(yīng)用到晚會當中，對于晚會實施的整個過程來說可以使之更加科學(xué)、合理。晚會實施的整個過程是一個活動的過程，它是具有非重復(fù)的一次性活動的特征，它就是一個小項目，因此晚會的實施必然可以應(yīng)用項目管理的辦法進行。為了在各種有限的資源條件約束下，晚會能夠以最佳方法實現(xiàn)我們所希望的預(yù)期效果，確保晚會這一項目在整個活動實施過程中各個項目目標都能在計劃時間內(nèi)有質(zhì)量的完

5、成，我們小組運用項目管理這一工具對整個項目進行合理的策劃安排、任務(wù)的分解、有效溝通，控制項目的質(zhì)量、進度、風險的管理。二、背景分析畢業(yè)是學(xué)生時代的結(jié)束，也是社會生活的開始。在盛夏六月的陽光下，重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院經(jīng)濟管理系迎來了新一屆畢業(yè)生告別的時刻，他們帶著青春蓬勃的朝氣和遠大的志向即將離開我們經(jīng)濟管理系這個團結(jié)友愛的大家庭，奔赴新的生活。我系學(xué)工辦、團總支學(xué)生會決定通過舉辦畢業(yè)生晚會將我系所有學(xué)生對畢業(yè)生的美好祝愿予以表達，也借此讓我系2012屆畢業(yè)生再次感受我們經(jīng)濟管理系大家庭的溫暖以及大學(xué)生活的美好回憶，同時也為我系低年級同學(xué)刻苦學(xué)習(xí)、努力拼搏樹立良好的榜樣。在這個美好的時刻，他們滿載

6、著幾年的知識積累，勇敢而自信的走向社會，去追求他們的未來，去實現(xiàn)他們的理想。為了表達經(jīng)濟管理系對畢業(yè)生的祝福之情，同時也為了給畢業(yè)生們一個向我系表達感激之情的平臺，經(jīng)管系學(xué)工辦決定舉辦一場畢業(yè)晚會，并將該項目的籌備工作委托給我們項目小組，為此，我們小組運用所學(xué)的項目管理知識進行組織安排和管理辦法。三、角色分析相關(guān)利益者期望和需求畢業(yè)生充分的感受到我系對他們的美好祝愿，留下最美回憶系方祝福畢業(yè)生，增強他們對我系的深厚感情贊助商對其產(chǎn)品和公司起到大力宣傳作用并擴大其知名度晚會表演者用最美的藝術(shù)展示出自己的風采晚會工作人員保證配套設(shè)備完整、流程和要求準確清晰，任務(wù)明確項目小組保證項目準時完成，圓滿成

7、功四、范圍管理（一）項目合理性說明：畢業(yè)是大學(xué)生涯的結(jié)束，是人生新的起點，畢業(yè)意味著同學(xué)們各奔前程，意味著離開母校的溫暖懷抱。畢業(yè)晚會是一個展示人生新的起點的舞臺，在這里可以激情澎湃的展望美好的明天，在舞臺上做大學(xué)生涯的最終總結(jié)，以晚會的美好結(jié)束大學(xué)的生涯，也以晚會的美好開始新的旅程，畢業(yè)晚會是最值得紀念的日子。技術(shù)可行性：舞臺搭建承包給校外擁有相關(guān)技術(shù)的公司、舞臺燈光效果聘請校外人員以及演員化妝采取入店化妝。經(jīng)濟可行性：制定各項費用支出預(yù)算表。合理安排、嚴格控制項目的各項開銷，所有費用由團總支學(xué)生會經(jīng)費和部門自行拉贊助支付。組織可行性：制定合理的畢業(yè)晚會的策劃、選擇學(xué)生會各部門為組織機構(gòu)、選

8、擇有校內(nèi)晚會經(jīng)驗的管理人員、各部門確定好分工協(xié)作關(guān)系、對工作人員進行必要的培訓(xùn)，保證項目順利執(zhí)行。（二）項目目標：總體目標：保證晚會圓滿落幕并表達我們對畢業(yè)生的真摯祝福?？傮w目標：保證晚會圓滿落幕并表達我們對畢業(yè)生的真摯祝福。時間目標：保證晚會前進行多方彩排，并且晚會前的各項準備工作都要按時完成。成本目標：將晚會總成本控制在預(yù)期贊助費以及學(xué)工辦提供款項之內(nèi)。效果目標：希望在這歡聲笑語中，為她們獻上我們的祝福； 希望這個美麗的夜晚 ，都留下最美的回憶。（三）項目可交付成果的形式和內(nèi)容：形式：畢業(yè)晚會的演出內(nèi)容：任務(wù)分工表、物資采購清單、租賃清單、演出節(jié)目清單、晚會時間表、費用清單、邀請函五、項目

9、計劃（一） 項目計劃的概述1、宣傳安排：前期在學(xué)校主干道、學(xué)校食堂入口處、學(xué)生宿舍大門口張貼海報；系博客宣傳；校園廣播播報；校園論壇發(fā)帖；向各專業(yè)輔導(dǎo)員進行宣傳，向各專業(yè)年級長進行宣傳。2、宣傳方式：（1）出海報進行宣傳 （2）向各專業(yè)輔導(dǎo)員與年級長進行活動宣傳，并請他們協(xié)助宣傳（3）制作宣傳橫幅懸掛于校園顯眼處（4）系博客宣傳（5）校園論壇發(fā)帖（6）校園廣播播報3、宣傳時間：2012年3月2012年4月4、經(jīng)費籌集：以團總支學(xué)生會經(jīng)費申請為主，部門自行拉贊助為輔。5、節(jié)目及主持人選拔 （1）選拔方式：全系學(xué)生以專業(yè)為單位，在各專業(yè)年級自愿報名的基礎(chǔ)上，由各專業(yè)年級長組織三個以上舞蹈、歌曲、器

10、樂、戲曲、小品、相聲、魔術(shù)、話劇等節(jié)目，參選節(jié)目應(yīng)注意節(jié)目豐富多彩，注意傳統(tǒng)文化的繼承和發(fā)揚，突出文化多樣性。原則上保證大一每個專業(yè)1個節(jié)目，大二、大三各年級2-3個節(jié)目，畢業(yè)年級2個節(jié)目，團總支學(xué)生會1個節(jié)目，學(xué)工辦輔導(dǎo)員1個節(jié)目，節(jié)目總數(shù)控制在12-15個以內(nèi)。主持人選拔是在以往主持人資源庫的基礎(chǔ)上則優(yōu)選擇，確保共計四人。 （2）選拔宣傳時間：2012年3月（3）選拔時間：2012年4月（4）節(jié)目推選原則：圍繞主題，創(chuàng)新，體現(xiàn)青春活力，表達崇高情懷。（5）主持人選拔原則：口齒清晰，形象氣質(zhì)俱佳，有一定主持經(jīng)驗。6、物資籌備 在晚會前至少一個星期準備好一切物品，在活動前至少兩個星期將清單交給

11、辦公室。7、嘉賓邀請 在確定好具體的演出時間前由美宣部設(shè)計邀請函，在時間確定后填寫好相關(guān)內(nèi)容由會長負責嘉賓邀請，領(lǐng)導(dǎo)由學(xué)工辦主任負責。8、會場布置 場地布置由美宣部及文藝部共同構(gòu)思設(shè)計。在活動前至少三星期有具體方案。9、音控設(shè)備由文藝部聯(lián)系科技協(xié)會向?？萍悸?lián)合會聯(lián)系租借部分設(shè)備為輔，主要以外借音控為主。10、會場控制 由女生部、生活部、文藝部負責，主要有嘉賓引導(dǎo)、迎賓禮儀、頒獎禮儀、場面控制，學(xué)生入場引導(dǎo)，學(xué)生提前一個小時左右全部入場完畢。預(yù)防突發(fā)事件的發(fā)生并制定相應(yīng)預(yù)案。11、節(jié)目彩排 為保證演出質(zhì)量，在正式演出之前，安排2次正式的節(jié)目彩排。12、引導(dǎo)退場 活動結(jié)束時，所有同學(xué)歡送嘉賓離開。

12、嘉賓離開后，再由青隊，理事的工作人員引導(dǎo)觀眾有序退場。13、場地清理 晚會結(jié)束后，所有工作人員留下做收尾工作，歸還設(shè)備、場地清潔。14、特別注意事項：（1）事前一定要有人負責跟各部門，從流程，音樂，服裝，時間，搭臺，出場方式，對白。（2）要讓主持人熟悉整個晚會的流程，每部分的內(nèi)容如何操作。（3） 場景設(shè)計，觀眾區(qū)域布置（演員進出口/觀眾人行道/工作人員人行道/嘉賓席位區(qū)，以及學(xué)生觀望區(qū)）（4）彩排問題。注意每部分的時間，計算好每部分的時間，每個環(huán)節(jié)的漏洞，記下每部分的問題，彩排后要匯總和解決。（5）座位的安排。禮品的分配，獎狀的分配，感謝信的內(nèi)容等都要考慮周到。（二） WBS表格1 前期1.1

13、撰寫畢業(yè)晚會的策劃1.2發(fā)出節(jié)目通知文件1.3確定策劃及人員的分工1.4第一次上報節(jié)目粗略章程1.5最終確定晚會節(jié)目單2中期2.1進行場景布置的設(shè)計2.2選拔主持人，確定社團節(jié)目及畢業(yè)生人數(shù)2.3拉贊助及聯(lián)系音響設(shè)備2.4選拔節(jié)目，確定最終節(jié)目單2.5聯(lián)系化妝及服裝租借2.6前后進行四次彩排2.7邀請嘉賓3后期3.1布置會場3.2進行帶裝彩排，主持人對稿3.3演員及主持人最后定妝、取演出服裝3.4音響調(diào)試、鋪紅地毯、拉安全圍欄3.5各部門就位、禮儀就位、演員就位、3.6演出結(jié)束收尾場地處理（三） WBS圖 晚會籌備前期撰寫畢業(yè)晚會的策劃發(fā)出節(jié)目通知文件向商家拉贊助及聯(lián)系音響設(shè)備進行戴裝彩排，主

14、持人對稿布置會場各部門就位、禮儀就位、演員就位音響調(diào)試、鋪紅地毯、拉安全圍欄帶演員及主持人化妝、取衣服前后進行四次彩排確定策劃及人員的分工聯(lián)系化妝及服裝租借進行場景布置的設(shè)計選拔主持人，確定社團節(jié)目及畢業(yè)生人數(shù)選拔節(jié)目，確定最終節(jié)目單中期后期邀請嘉賓由“經(jīng)管系”第一次上報節(jié)目粗略章程最終確定晚會節(jié)目單演出結(jié)束的收尾處理（四） 晚會籌辦的責任矩陣( 負責 輔助 通知 審批 )WBS者任責織組嘉賓學(xué)工辦主任第一負責人文藝部美宣部外聯(lián)部生活部前期撰寫畢業(yè)晚會策劃發(fā)出節(jié)目通知文件確定策劃及人員分工第一次上報節(jié)目粗略章程最終確定晚會節(jié)目單中期進行場景布置的設(shè)計及確定材料選拔主持人確定社團節(jié)目及畢業(yè)生人數(shù)

15、拉贊助及聯(lián)系音響設(shè)備選拔節(jié)目去確定最終節(jié)目單聯(lián)系化妝及服裝租借并上報各部花銷前后進行四次彩排邀請嘉賓后期布置會場進行帶妝彩排 主持人對稿帶演員主持人最后定妝 取演出服音響調(diào)試 鋪紅地毯 拉安全圍欄各部門就位 禮儀就位 演員就位演出結(jié)束后收尾場地處理六、項目進度管理概述：在項目實施過程中可能會出現(xiàn)項目進度不能在預(yù)期時間內(nèi)完成，針對這一情況，我們小組運用雙代號網(wǎng)絡(luò)圖對項目執(zhí)行過程中各時期的進展程度和項目最終完成的期限進行管理控制。（一） 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖AEBDCFGJIKHLMNOQPRS1.01.351.5122.2202.721.2151.4102.320102.562.4202.6123.44

16、/242.1153.14/243.64/243.33/243.23/243.51/24說明：箭頭上方1.13.6表示活動，活動具體內(nèi)容參照WBS表格。箭頭下方數(shù)字為活動所需天數(shù)。引出框上面為活動，下面為天數(shù)。AS表示節(jié)點。M表示晚會當天，開始時間為當天8:00，N/24表示活動所需時間N小時。（二） 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖節(jié)點最早時間計算表節(jié)點編號緊前活動代號計算過程節(jié)點最早時間AETA=00BA-B1010CB-C10+15=2525DB-D10+5=1515EC-ED-E25+10=3515+0=1535FE-F35+12=4747GF-G47+15=6262HF-H47+20=6767IF-I47

17、+20=6767JG-J62+20=8282KI-K67+6=7373LJ-LH-LK-L82+0=8267+0=6773+12=8585ML-M85+2=8787晚會當天8:00M ETM=00NM-N4/244/24ON-O(4+3)/247/24PN-P(4+4)/248/24QO-Q(7+3)/2410/24RQ-RP-R(10+1)/24(8+0)/2411/24SR-S(11+4)/2415/24說明：表格分為晚會當天之前的準備階段和晚會當天進行階段，以M為分界線，當天8:00開始進行。表中單位為天。ET代表節(jié)點最早時間，計算依據(jù)雙代號網(wǎng)絡(luò)圖中的數(shù)據(jù)。（三） 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖節(jié)點最遲時

18、間計算表節(jié)點編號緊后活動代號計算過程節(jié)點最遲時間晚會當天SLTS=ETS=15/2415/24RR-S(15-4)/2411/24QQ-R(11-1)/2410/24PP-R11/2411/24OO-Q(10-3)/247/24NN-ON-P(7-3)/24(11-4)/244/24MM-N(4-4)/240晚會當天之前的準備階段MLTM=ETM=8787LL-M87-2=8585KK-L85-12=7373JJ-L85-0=8585II-K73-6=6767HH-L85-0=8585GG-J85-20=6565FF-GF-HF-I65-15=5085-20=6567-20=4747EE-F4

19、7-12=3535DD-E35-035CC-E35-10=2525BB-CB-D25-15=1035-5=3010AA-B10-10=00說明：表格分為晚會當天之前的準備階段和晚會當天進行階段，以M為分界線，當天8:00開始進行。表中單位為天。LT代表節(jié)點最遲時間，計算依據(jù)雙代號網(wǎng)絡(luò)圖中的數(shù)據(jù)。（四） 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖時間參數(shù)計算表活動最早可能開始時間ESIJ=ETI最早可能結(jié)束時間EFIJ=ESIJ+DIJ最遲必須開始時間LSIJ=LFIJ-DIJ最遲必須結(jié)束時間LFIJ=LTJ總時差TFIJ=LSIJ-ESIJ自由時差FFIJ=ETJ-EFIJ1.100+10=1010-10=010010-1

20、0=01.21010+15=2525-15=1025025-25=01.31010+5=1535-5=30352015-15=01.42525+10=3535-10=2535035-35=01.53535+12=4747-12=3547047-47=02.14747+15=6265-15=5065362-62=02.24747+20=6785-20=65851867-67=02.36262+20=8285-20=6585382-82=02.44747+20=6767-20=4767067-67=02.56767+6=7373-6=6773073-73=02.67373+12=8585-12=7

21、385085-85=02.78585+2=8787-2=8587087-87=0晚會當天3.10(0+4)/24(4-4)/244/2404/24-4/24=03.24/24(4+3)/24(7-3)/247/2407/24-7/24=03.37/24(7+3)/24(10-3)/2410/24010/24-10/24=03.44/24(4+4)/24(11-4)/2411/243/248/24-8/24=03.510/24(10+1)/24(11-1)/2411/24011/24-11/24=03.611/24(11+4)/24(15-4)/2415/24015/24-15/24=0說明：活

22、動的最早可能開始時間=活動開始節(jié)點最早時間；活動的最早可能結(jié)束時間=活動最早可能開始時間+活動作業(yè)時間；活動最遲必須結(jié)束時間=活動結(jié)束節(jié)點的最遲時間；活動總時差=活動最遲必須開始時間-活動最早可能開始時間；活動自由時差=緊后活動最早可能開始時間-最早可能結(jié)束時間。關(guān)鍵路線為：1.11.21.41.52.42.52.62.73.13.23.33.53.6（五） 雙代號網(wǎng)絡(luò)圖關(guān)鍵路線AEBDCFGJIKHLMNOQPRS1.01.351.5122.2202.721.2151.4102.320102.562.4202.6123.44/242.1153.14/243.64/243.33/243.23/

23、243.51/24說明：圖中雙實線箭頭為關(guān)鍵路線。七、項目質(zhì)量管理（一）概述在項目的執(zhí)行過程中，參與項目執(zhí)行過程中的人員在個人能力、技術(shù)水平以及工作經(jīng)驗上都存在或多或少的差別；項目所需要的設(shè)備在質(zhì)量是否存在缺陷，機械使用過程中是否會突然出現(xiàn)一些故障；材料在訂購的時候在質(zhì)量、數(shù)量上和實際要求的數(shù)量和質(zhì)量上是否存在誤差；策劃方案是否對技術(shù)、組織、管理、經(jīng)濟等方面進行全面分析和綜合考慮。 在上述情況下，為了確保晚會質(zhì)量標準的要求能夠?qū)崿F(xiàn)，我們小組通過討論整個項目在執(zhí)行過程中最可能出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，分析在這些環(huán)節(jié)上可能導(dǎo)致項目出現(xiàn)質(zhì)量問題的原因。以此來及時發(fā)現(xiàn)和糾正項目執(zhí)行過程中所出現(xiàn)的問題，避免或者減

24、輕這些問題給項目組帶來的損失。為了項目執(zhí)行過程中導(dǎo)致項目質(zhì)量問題的各種原因能夠清晰直觀并且有條理的反應(yīng)出來，項目質(zhì)量控制人員能夠一目了然的看出，便于項目質(zhì)的控制，我們小組運用了項目質(zhì)量問題因果分析圖。（二） 項目質(zhì)量控制分析表質(zhì)量重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的原因造成原因的因素通知通知未及時發(fā)出通知文件未完成策劃未涉及通知時間通知遺漏學(xué)工辦信息不完整學(xué)工辦工作疏忽彩排未按時開始通知未到達人員未到齊音響出問題節(jié)目不銜接演出安排不協(xié)調(diào)后臺指揮不當表演失誤準備不充分演出條件不合格會場布置設(shè)計不達標未進行實地考察經(jīng)驗不足設(shè)備不齊全采購不足未按時到位人員工作質(zhì)量差安排不合理責任心差能力、經(jīng)驗不足舞臺公司為及時到位通

25、知時間不準確溝通不足開演就位各部門未就位原工作未完成部門負責人未集合人員禮儀未就位化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠主持人未就位化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠演員化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠收尾處理設(shè)備歸位混亂人員安排不當人員松散場地清潔不干凈場地燈光昏暗人員松散說明：項目質(zhì)量控制分析表是為了全面分析出項目出現(xiàn)質(zhì)量問題的各個因素，這些因素導(dǎo)致了哪個的項目環(huán)節(jié)質(zhì)量問題。通過表格形式的展示更加便于因果圖的繪制。（三） 項目質(zhì)量問題因果分析圖項目質(zhì)量問題通知未及時發(fā)出通知遺漏通知文件未完成策劃未涉及通知時間學(xué)工辦信息不完整學(xué)工辦疏忽設(shè)計錯誤標設(shè)備不齊全工作質(zhì)量差舞臺公司未到位未進行實地考察

26、經(jīng)驗不足采購不足未按時到位安排不合理責任心差能力、經(jīng)驗不足通知時間不準確溝通不足設(shè)備混亂人員松散人員安排不當場地不整潔人員松散場地燈光昏暗人員未到齊表演失誤未按時開始準備不充分音響出問題演出條件不合格通知未到位工作人員督促不夠節(jié)目不銜接主持人未就位衣服未取到化妝超時原工作未完部門負責人未集合各部門未就位衣服未取到禮儀未就位演員未就位演出安排比協(xié)調(diào)后者指揮不當化妝超時工作人員督促不夠衣服未取到化妝超時工作人員督促不夠會場布置通知收尾處理開演就位彩排八、項目溝通管理（一）畢業(yè)生溝通需求：為了提高畢業(yè)生對晚會的興趣，帶動他們參加晚會的積極性和熱情，在晚會宣傳過程中要突出晚會的亮點和特色。項目小組必須

27、將晚會的時間、地點等信息及時準確的傳遞給畢業(yè)生。溝通方式：橫幅、海報、宣傳單（二）系方溝通需求：晚會的舉辦需要經(jīng)管系學(xué)工辦的批準，必須將晚會的申請第一時間遞交給經(jīng)管系學(xué)工辦，在得到回復(fù)之后展開晚會的籌備工作。在整個晚會的籌備過程中需要得到經(jīng)管系的支持，在重大事情上應(yīng)將具體情況及時地和領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，協(xié)商辦法解決。溝通方式：文件、面談（三）贊助商溝通需求：贊助商是經(jīng)費的重要來源，根據(jù)贊助商的需求將其公司及產(chǎn)品的宣傳方式、時間、地點和宣傳力度明確告知對方，再經(jīng)過相互溝通，協(xié)商調(diào)整之后確定下來。外聯(lián)部要適時進行溝通，確保贊助費的落實。溝通方式：郵件電子、面談、電話（四）晚會表演者溝通需求：晚會籌備過程

28、中需要表演者的積極配合，各部門要將晚會當中與表演者相關(guān)的活動的安排時間提前通知晚會表演者。文藝部要及時收集晚會表演者的需求信息，匯總之后把晚會所需的服裝、道具上報晚會負責人。溝通方式：通知、電話、面談（五）晚會工作人員溝通需求：晚會工作人員參與項目籌備整個過程，是項目順利完成的保證力量。各部門必須把各項任務(wù)分配到位，將信息準確無誤的傳達給晚會工作人員，晚會工作人員要按時向上級匯報完成情況。在溝通中確保晚會負責人隨時掌握晚會的進展情況。溝通方式：通知、會議、報告、面談（六）項目小組溝通需求：項目小組成員為了更好的分工合作，認清當前各種情況，明確項目目標，達成共識，使項目更好的進行。溝通方式：小組

29、討論九、項目風險管理（一）概述：我們小組通過分析wbs圖，結(jié)合以往參與晚會的負責人員經(jīng)驗的總結(jié)，整理出在晚會項目過程中容易出現(xiàn)風險的環(huán)節(jié)和所發(fā)生的風險事件。對風險可能導(dǎo)致的后果進行討論，把風險后果用系數(shù)度量出來，進行了簡單的排序，數(shù)值越高代表所帶來的危害越大。（二） 風險來源表 發(fā)生環(huán)節(jié)風險事件可能后果風險評價宣傳宣傳單制作錯誤宣傳信息傳遞錯誤2宣傳單未及時張貼影響宣傳效果1通知通知出現(xiàn)遺漏節(jié)目延遲上報1組織部門人員大變動分工人員不足1任務(wù)分配不合理影響工作質(zhì)量1.5物資籌備物資預(yù)算不準確成本控制不當6物資質(zhì)量達不達標影響晚會質(zhì)量5舞臺搭建舞臺搭建超時影響晚會進度6搭建不符要求影響晚會質(zhì)量4邀

30、請嘉賓嘉賓未邀請到顯得不夠隆重3晚會演出晚會突發(fā)停電晚會時間順延3部分照燈損壞影響晚會效果2演出發(fā)生失誤降低可觀賞性3收尾設(shè)備缺失增加晚會成本4（三） 晚會風險分類表晚會質(zhì)量晚會進度任務(wù)分配不合理物資質(zhì)量達不達標舞臺搭建不符要求晚會部分照燈損壞晚會演出發(fā)生失誤通知出現(xiàn)遺漏部門人員大變動舞臺搭建超時晚會突發(fā)停電晚會成本與會人員物資預(yù)算不準確設(shè)備缺失宣傳單制作錯誤影響宣傳效果嘉賓未邀請到說明：根據(jù)風險造成的影響后果歸屬劃分。（四） 風險癥狀分析表發(fā)生環(huán)節(jié)風險事件風險癥狀宣傳宣傳單制作錯誤美宣部對整個晚會信息存在誤區(qū)宣傳單未及時張貼美宣部未提交宣傳單的完成情況通知通知出現(xiàn)遺漏學(xué)工辦遲遲未與晚會負責人

31、溝通組織部門人員大變動學(xué)校近期其他重大活動需要用人任務(wù)分配不合理各部門未能表述清楚各自的任務(wù)物資籌備物資預(yù)算不準確物資的用途未能詳細說明物資質(zhì)量不達標外聯(lián)部提交的籌備表未說明質(zhì)量要求舞臺搭建舞臺搭建超時舞臺公司人員未及時到場或工作懈怠搭建不符要求負責人搭建前未予溝通、搭建時未監(jiān)督邀請嘉賓嘉賓未邀請到嘉賓未予明確回復(fù)是否到場晚會演出晚會突發(fā)停電近期是否存在突發(fā)停電部分照燈損壞試燈過程中存在燈光問題演出發(fā)生失誤彩排期間演員表現(xiàn)欠佳收尾設(shè)備缺失散會過后工作人員懶散（五）應(yīng)急預(yù)案停電應(yīng)急方案：1、若晚會前停電，晚會最多推遲1小時舉行，此間觀眾自由處理自己的時間;如果小時后仍沒有正常供電，則由主持人宣布

32、晚會改天舉辦。2、在晚會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會改天重新舉行;在晚會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會閉幕。3、在停電期間，由節(jié)目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作;由禮儀組負責領(lǐng)導(dǎo)及來賓的服務(wù)工作;由理事組負責現(xiàn)場秩序的維持;由青隊負責舞臺、音箱設(shè)備、燈光設(shè)備等的看管。4、在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕后，按“活動后期”中的工作分工細則清理會場。燈光應(yīng)急方案：1、四個照燈兩個以內(nèi)無法正常使用時，正常使用剩余照燈。2、四個照燈兩個以上無法正常使用時，啟動事前準備的照明器具。節(jié)目應(yīng)急方案：1、上一個節(jié)目演出時，其后的兩個節(jié)目在后臺準備，前一節(jié)目由于各種原因無法按時出演時，下一個節(jié)目即時跟進。2、任一節(jié)目在演出過程中發(fā)生失誤或無法順利進行的情況時，由節(jié)目的領(lǐng)演人迅速組織演員