辦公自動(dòng)化第1章

1、辦公自動(dòng)化1第一章辦公自動(dòng)化概述2本章主要內(nèi)容及重點(diǎn)本章主要內(nèi)容辦公自動(dòng)化的基本概念辦公自動(dòng)化的發(fā)展和趨勢(shì)本講重點(diǎn)辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)3第一節(jié)、 辦公自動(dòng)化的基本概念4一、什么是辦公自動(dòng)化？1、辦公自動(dòng)化的概念辦公自動(dòng)化（OA）沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。較為完整的定義：“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)?！?辦公自動(dòng)化的核心任務(wù)是為各領(lǐng)域各層次的辦公人員提供所需的信息。 5從技術(shù)上來看，它一般可分為以

2、下三個(gè)層次：1、事務(wù)處理型：只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用，它主要用于一些日常的文字處理等。如：電子文檔管理系統(tǒng)、電子出版系統(tǒng)等。2、辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次62、管理控制型：又叫信息管理型。是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合信息包括：政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息（政府機(jī)關(guān)）和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息（公用服務(wù)事業(yè)單位）工商法規(guī)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等（公司企業(yè)單位） 它利用這些綜合信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效率，構(gòu)成信息管理

3、型的OA系統(tǒng)。 73、輔助決策型：也叫決策支持型它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。 事務(wù)型OA系統(tǒng)是普通的辦公系統(tǒng)。管理信息型和輔助決策型OA系統(tǒng)是高級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。8二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能9辦公信息系統(tǒng)的基本功能（8個(gè)方面）1、公文管理 2、會(huì)議管理3、部門事務(wù)處理 4、個(gè)人辦公管理5、領(lǐng)導(dǎo)日程管理 6、文檔資料管理7、人員權(quán)限管理 8、業(yè)務(wù)信息管理1、辦公信息系統(tǒng)的主要功能10集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能 （7個(gè)方面）1、 內(nèi)部通信

4、平臺(tái)的建立 2、信息發(fā)布平臺(tái)的建立3、工作流程的自動(dòng)化 4、文檔管理的自動(dòng)化5、輔助辦公 6、信息集成 7、分布式辦公的實(shí)現(xiàn)11三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成121、辦公信息系統(tǒng)的組成要素辦公人員辦公信息：指要處理的數(shù)據(jù)。辦公流程：是有關(guān)辦公業(yè)務(wù)處理、辦公過程和辦公人員管理的規(guī)章制度、管理規(guī)則。不是過程。辦公設(shè)備：傳統(tǒng)的辦公用品和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。132、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的處理環(huán)節(jié)包括信息輸入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息輸出四個(gè)環(huán)節(jié) 14辦公是指處理人類集體事務(wù)的一類活動(dòng)。凡是從事非物質(zhì)生產(chǎn)性活動(dòng)的，都可以統(tǒng)稱為“辦公”。辦公活動(dòng)主要有三種基本任務(wù)：制定計(jì)劃(安排)、組織實(shí)施(落實(shí))、監(jiān)督控制(檢查)。

5、現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從其處理技術(shù)來看，它包括下面七個(gè)方面的內(nèi)容： 3、辦公自動(dòng)化的主要技術(shù)15內(nèi)容如下（七個(gè)）1公文電子處理技術(shù)2電子表格和數(shù)據(jù)處理技術(shù)3電子報(bào)表技術(shù)4語音和圖形圖像處理技術(shù)5電子郵件技術(shù)6電子會(huì)議技術(shù)7信息檢索與傳輸技術(shù)16第二節(jié)、辦公自動(dòng)化的發(fā)展17一、辦公自動(dòng)化的起源20世紀(jì)60年代初，美國(guó)的IBM公司生產(chǎn)了一種半自動(dòng)化的打字機(jī)。20世紀(jì)80年代初，微機(jī)的出現(xiàn)加快了辦公自動(dòng)化的發(fā)展步伐。18二、現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變（了解）1、單機(jī)設(shè)備階段（1975年以前）秘書級(jí)別2、局部網(wǎng)絡(luò)階段（1975年1982年）主任級(jí)別3、一體化階段（1983年1990年）經(jīng)理級(jí)別4、全面

6、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化階段（1990年現(xiàn)在）19三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)1、辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公網(wǎng)絡(luò)的普及，實(shí)現(xiàn)信息的共享。2、辦公操作無紙化計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。如電子郵件傳送等。3、辦公服務(wù)無人化如自動(dòng)取款機(jī)，自動(dòng)投幣機(jī)和電子郵件自動(dòng)收發(fā)等。4、辦公業(yè)務(wù)集成化系統(tǒng)和程序的集成，數(shù)據(jù)的共享，如學(xué)生管理系統(tǒng)，火車票預(yù)售系統(tǒng)。205、辦公設(shè)備移動(dòng)化如：移動(dòng)通信、移動(dòng)電腦和移動(dòng)存儲(chǔ)器等。6、辦公思想?yún)f(xié)同化團(tuán)隊(duì)合作的理念。7、辦公信息多媒體化如音頻、視頻，圖像處理等。8、辦公管理知識(shí)化提高辦公人員管理方面的知識(shí)。9、辦公系統(tǒng)智能化越來越多的智能設(shè)備的發(fā)明，如手寫輸入，語音自動(dòng)識(shí)別，指紋打卡機(jī)等。21四、我國(guó)

7、辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀發(fā)展過程啟蒙動(dòng)員階段（1985年前）初見成效階段（1986-1990年）快速發(fā)展階段（1990年后）221、起步較慢，使用單機(jī)，使用Microsoft Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。2、已經(jīng)建立了自己的Intranet（單位內(nèi)部局域網(wǎng)），但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。整體現(xiàn)狀（4類）233、已經(jīng)建立了自己的Intranet，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。4、已經(jīng)建立了自己的Intranet；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界的聯(lián)系渠道暢通。 241基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善2系統(tǒng)的安全難以令人滿意3與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全4落后的管理模式與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)5領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的支持不夠6軟件應(yīng)用相對(duì)滯后于硬件平臺(tái)7不能慎