病案號碼的編制、分派及其控制

1、第一節(jié) 病案的編號一、編號的類型 病案編號的類型包括：直接數(shù)字順序編號、字母-數(shù)字編號、關(guān)系編號和冠年編號。 第三章 病案號碼的編制、分派及其控制（一）直接數(shù)字順序編號 按阿拉伯數(shù)字的順序從0開始，按時間發(fā)展分派號碼。 （二）字母 - 數(shù)字編號 這種方法是將數(shù)字與字母結(jié)合起來使用。優(yōu)點是可以用于大容量的編號。例如：用A9 99 99代替09 99 99。（三）關(guān)系編號 是指其部分或全部號碼在某種意義上與病人有關(guān)。包括有三種： 1.出生號 采用出生日期8個數(shù)字中的后6個數(shù)字，再加上表示性別的數(shù)字（奇數(shù)表示男性，偶數(shù)表示女性）、表示地區(qū)編碼的數(shù)字及2-3個或更多的數(shù)字作為順序號以區(qū)別生日相同者。例

2、如：70 08 30 1 2 09 年 月 日 性別 地區(qū)碼 順序號 2.身份證號 直接以病人身份證號碼作為病案的編號，身份證號是唯一的個人識別號碼，可以較好的鑒別病人。 關(guān)系編號是指身份證號碼編號。 3.家庭編號 以家庭為單位，一個家庭編一個號，再加上一些附加數(shù)字表示家庭中的每一個成員。 如：家庭編號為643601=戶主 02=配偶 03、04=孩子或其他成員組成的號碼分別是01 6436，02 6436，03 6436 家庭編號主要適用于社區(qū)醫(yī)院，號碼的容量較較小。 （四）冠年編號 即在數(shù)字號碼前冠以年號。年與年之間的號碼不連貫。例如：1992年的病案號自 92-00001開始編號 199

3、9年的病案號自 99-00001開始編號 二、編號的方法 病案編號的方法包括：系列編號、單一編號和系列單一編號，不包括關(guān)系編號。 （一）系列編號 是病人每住院一次或門診病人每就診一次就給一個新號，即每次都將病人作為新病人對待，發(fā)給一個新號，建立新的病人姓名索引和新的病案，并與該病人以前的病案分別存放。 （二）單一編號 在每位病人第一次來院就診時，不管是住院、看急診或門診，就要發(fā)給一個唯一的識別號，即病案號。不論病人就診或住院多少次都用一個號。 （三）系列單一編號 它是系列編號和單一編號的組合。 病人每就診一次或住院一次，都發(fā)給一個新號，但每次都將舊號并入新號內(nèi)，最終只有一個編號。 第二節(jié) 病案

4、號的分派及其控制 一、病案號的分派 病案號的分派部門是病案科。 病案號碼的分派包括集中分派和分散分派。 （一）集中分派 通常只有病案科負責(zé)分派號碼。 （二）分散分派 如有若干個登記處，病案科應(yīng)將事先確定好的大量供新病人使用的幾組號碼同時發(fā)放到各登記處。二、病案號分派的控制（一）門診病案號碼的控制（二）住院病案號碼的控制（三）計算機系統(tǒng)的病案號碼的控制第四章 病案的登記、整理與儲存 第一節(jié) 病案的登記 1. 病人第一次到醫(yī)院或診所就醫(yī)，應(yīng)該作為一個新病人登記，但必須問清楚他們是否來看過病，以證實是不是新病人，盡管病人認為未曾來過，登記處的工作人員也應(yīng)與病案科核對，確定是否真的沒有病案。 2.如果

5、病人沒有病案，就要收集病人的身份證明資料，記錄在新的病案首頁上，并給予登記號即病案號。登記應(yīng)包括以下內(nèi)容：病案號、病人姓名、登記日期、科別。 例：172842 林中 1999年2月8日 外科 3.如果病人已有病案，應(yīng)核對病人姓名索引卡并記載下任何變化的情況。 病案首頁分為三部分，其中的第一部分是病人的基本情況。 國際上標準的病案記錄紙均采用A4紙張尺寸。 第二節(jié) 病案整理工作 一、病案的收集 （一）門診病案的收集 必須在當天收回全部就診的病案。 （二）住院病案的收集 應(yīng)在通知病人出院后的24小時之內(nèi)將所有病案全部收回。 死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時之內(nèi)完成。 二、病案的整理 病案的整理工作分

6、為：門診病案的整理、出院病案的整理。 第三節(jié) 病案的歸檔 是指將病案按一定的順序進行系統(tǒng)性排列，以便能快速、容易地查閱和檢索病案。 一、病案歸檔系統(tǒng) （一）順序號歸檔排列法（系統(tǒng)） 即直接將病案按數(shù)字大小順序排列歸檔。從000001-999999，當病案超過100萬時，再從頭開始。優(yōu)點（1）可反映病案建立的時間數(shù)序。 （2）便于將長時間不用的病案從病案庫中去除。缺點（1）容易出現(xiàn)歸檔錯誤。 （2）會使近期頻繁使用的病案集中在病案庫某一區(qū)域，影響操作。 此方法可適用于使用頻率不高的住院病案。 順序號歸檔排列法有單一編號歸檔系統(tǒng)和系列單一編號歸檔系統(tǒng)。 單一編號歸檔系統(tǒng):無論門診病案還是住院病案,

7、均按記錄日期先后集中放在一個病案帶內(nèi)，然后按病案號順序歸檔。 系列單一編號歸檔系統(tǒng)：歸檔時需要在消除的原病案號位置設(shè)一指引卡，以表示病案最終所處的位置。 （二）尾號歸檔排列法 （1）分級號： 將6位數(shù)的病案號分為三部分，第一部分為號碼最右邊的二位數(shù)，稱為尾號（一級號），第二部分為中間的二位數(shù)，稱為中間號（二級號），第三部分為左邊的二位數(shù)，稱為查找號（三級號） 例如：142094分為 14-20-94 查找號 中間號 尾號 （2）排列方法： 先按尾號的大小排列分別放入不同的病案架，再按中間號的大小排列順序放入不同的格子，最后按查找號的大小排列先后順序。決定病案架14-20-94決定格子 決定排列

8、順序 優(yōu)點： （1）病案可均勻地分布在100個尾號內(nèi)，使每個病案架的儲藏量相等。 （2）每100個新病案可分別分散到100個病案架。 （3）免除歸檔區(qū)域內(nèi)工作人員擁擠的狀況。缺點： 新舊病案混在一起，不便將舊病案去除。 此方法適用于使用頻繁的門診病案庫。 二、病案歸檔管理的方式 病案歸檔管理方式包括集中歸檔系統(tǒng)和分散歸檔系統(tǒng)。 1. 一號集中制 將住院記錄和門診記錄集中在一份病案內(nèi)，一個編號，在一處歸檔。 優(yōu)點： 可保證病案資料的完整性和連續(xù)性。 缺點： 門診病案和住院病案較難區(qū)別。 2. 二號集中制 將住院記錄和門診記錄分別編號，但將記錄放在一起，只歸檔一份病案。如病人不住院，則使用門診病案

9、號，如病人一旦住院，則永遠使用住院病案號。 優(yōu)點： 保持了病案的完整性，且能夠區(qū)分門診病案和住院病案。 缺點： 操作復(fù)雜，易發(fā)生號碼混亂。 3. 二號分開制 將門診病案和住院病案分別編號，分別管理，各自存放，但仍在病案室的統(tǒng)一管理之內(nèi)。 優(yōu)點： 門診病案和住院病案分別存放，便于管理和使用。 缺點 （1）一個病人有兩個號，易出現(xiàn)差錯， （2）造成了病人醫(yī)療信息資料的分散。 采用號碼歸檔的方法有順序號歸檔系統(tǒng)、單一歸檔系統(tǒng)和系列單一歸檔系統(tǒng)等，但不包括集中歸檔系統(tǒng) 集中歸檔管理包括兩號集中制、一號集中制和兩號分開制等，但不包括尾號排列制。 三、病案歸檔設(shè)備 貯存病案的歸檔設(shè)備有開放式固定病案架和密

10、集式移動病案架。（一）開放式固定病案架 為最常用的病案儲存設(shè)備，有木制和鋼制兩種。 開放式固定病案架兩排之間的距離為75cm-80cm。（二）密集式移動病案架 將幾排架子密集地排列在一起，利用軌道采用手搖控制或電子移動其中的架子。 第七節(jié) 病案的控制 一、病案控制系統(tǒng) 為保證病案的有效使用及最大效率地發(fā)揮病案的作用，采取一系列控制病案的措施，這一系列的措施，即構(gòu)成了病案的控制系統(tǒng)。 二、病案的借閱 病案工作人員對所有的病案歸檔操作及使用必須加以控制，不論什么原因，凡是從已歸檔病案中取出的病案，必須要有追蹤。病案取走后，應(yīng)在原處放一示蹤卡或及時登錄計算機的示蹤系統(tǒng)。 三、病案的復(fù)印 病案的復(fù)印必

11、須憑借一定的證明材料，并經(jīng)過一定的部門批準，根據(jù)用途復(fù)印相關(guān)內(nèi)容。 可復(fù)印的內(nèi)容包括：入院記錄、病案首頁、出院記錄、醫(yī)囑單、化驗單、各種檢查報告單。 不可復(fù)印內(nèi)容包括：會診單、手術(shù)記錄、病程記錄、護理記錄等。 四、病案的其他控制方法 （一）病案號的色標編碼： 色標編碼是指在病案夾（袋）的邊緣使用不同顏色標志病案號嗎，以顏色區(qū)分號碼。 （1）尾號色標編碼 用于按尾號排列歸檔的病案，在病案夾的邊緣不同位置用10種顏色分別代表0-9的數(shù)字，用1或2種顏色表示尾號的兩個數(shù)字。（2）中間號色標編碼 用于按順序號排列歸檔的病案，采用1-3種不同顏色的色標分別表示萬位、千位和百位。（3）順序號色標編碼 用不同的顏色的色標固定在病案袋的右下角，每1000個號碼更換一種顏色。 采用色標的作用最主要是防止歸檔錯誤。 （二）條形碼識別技術(shù) 條形碼是由一條寬窄不同、黑白相間的線條所組成的，通過掃描器閱讀識別數(shù)字信息。條形碼是電子與信息科學(xué)型結(jié)合的高新技術(shù)。 條形碼的優(yōu)點是采集信息量大、速度快。 五、關(guān)于病案的銷毀（一）銷毀病案的原則 銷毀病案應(yīng)持審慎的態(tài)度，由病案委員會討論，醫(yī)