事務(wù)管理之辦公用品管理

1、事務(wù)管理 辦公用品管理事務(wù)管理復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點(diǎn)四、辦公用品與設(shè)備的使用與管理 1.知識(shí)要點(diǎn)學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類辦公設(shè)備的分類與功能，理解各類辦公設(shè)備的基本工作原理，掌握各類設(shè)備使用的注意事項(xiàng)。 2.技能要點(diǎn) 學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購(gòu)、接收、發(fā)放、管理辦公用品與設(shè)備，能夠操作各類辦公設(shè)備并且進(jìn)行簡(jiǎn)單故障的排除。事務(wù)管理命題思路四級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)1.制定接待工作計(jì)劃；2.安排迎送來訪團(tuán)體；3. 安排來訪者食宿、交通、行程；4.安排來訪者的參觀、娛樂活動(dòng)；5.布置辦公室；6.檢查辦公室環(huán)境的安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患的處理意見；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報(bào)銷工作；11.辦理上司臨時(shí)

2、交辦事項(xiàng)；12.做好文字記錄工作；13.編制工作時(shí)間表，管理工作日志；14.訂購(gòu)、接收、管理辦公用品；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、攝像機(jī)等；16.對(duì)信息進(jìn)行收集、篩選、分類、傳遞和保管。1、秘書記錄庫(kù)存卡的目的：A、可以準(zhǔn)確地估價(jià)庫(kù)存辦公用品金額B、可以監(jiān)督員工使用辦公用品的情況C、可以減少資金被不必要的庫(kù)存占用D、可以保證庫(kù)存物品充足，保證供應(yīng)2、秘書常用的裝訂類辦公用品有A、收件日期 戳 B、打孔機(jī) C、標(biāo)簽紙 D、磁盤盒3、為安全起見,較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲(chǔ)柜（ ）A、柜頂上面 B上層隔板上 C下層隔板上 D前面地上4、秘書購(gòu)貨時(shí)收到供應(yīng)商的發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上的

3、信息與（ ）相對(duì)照。A、入庫(kù)單 B、訂貨單 C交貨單 D估價(jià)單ABCD B C ABC事務(wù)管理試題解析事務(wù)管理試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理單項(xiàng)選擇題示例2“工作程序”或“操作步驟”模塊制定采購(gòu)預(yù)算方案首先要（ ）。（A）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格（B）編寫預(yù)算方案（C）確定預(yù)算的核算基數(shù)（D）征求意見，完善方案c 實(shí)務(wù)操作題公司擬任命小張兼管辦公用品的發(fā)放和管理工作，請(qǐng)您告訴小張下面兩個(gè)問題：1、辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)2、辦公設(shè)備的辦公用品的庫(kù)存管理方法。ABCD B C1、進(jìn)貨手續(xù)1）核對(duì)訂貨單，無誤后付款2）將進(jìn)貨數(shù)輸入庫(kù)存卡，更新庫(kù)存余額3）按規(guī)定存放設(shè)備及用品4）訂立發(fā)放

4、制度，確定發(fā)放人2、庫(kù)存管理辦法1）柜子上鎖2）分類擺放，貼上標(biāo)簽3）先進(jìn)先出，按序擺放，避免過期4）大而重的放下層，小而輕的放上層5）通風(fēng)、干燥、明亮6）進(jìn)貨卡、出貨卡、庫(kù)存卡一致認(rèn)識(shí)辦公用品如果你是一家新公司的辦公室主任，請(qǐng)你列出本公司需采購(gòu)的辦公用品清單，并進(jìn)行分類。思考1、紙簿類2、筆尺類3、裝訂類4、歸檔用品5、辦公設(shè)備耗材6、設(shè)備類思考為什么要設(shè)置辦公用品庫(kù)存辦公用品庫(kù)存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫(kù)存占用2、保證空間不被用來存儲(chǔ)不必要的貨物3、監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用4、保持充足庫(kù)存，以保證組織的順利運(yùn)作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失6、可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。核

5、算基數(shù)就是要確定采購(gòu)費(fèi)用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？獲得辦公用品使用權(quán)的方式購(gòu)買租用直接購(gòu)買電話訂購(gòu)傳真訂購(gòu)網(wǎng)上訂購(gòu)辦公用品采購(gòu)流程申請(qǐng)審批招標(biāo)簽合同入庫(kù)付款選擇供應(yīng)商訂貨單交貨單入庫(kù)單申購(gòu)表訂貨單交貨單1、價(jià)格、費(fèi)用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置辦公用品的申請(qǐng)和訂貨1、由需要購(gòu)買貨物的人填寫公司內(nèi)部的采購(gòu)申請(qǐng)單，說明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購(gòu)人員2、由采購(gòu)人員通過辦公用品訂購(gòu)單向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)買需求，各供應(yīng)商會(huì)返回對(duì)應(yīng)的報(bào)價(jià)單經(jīng)過采購(gòu)人員的比較、篩選，填寫正式訂購(gòu)單并簽字，說明訂購(gòu)貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購(gòu)單需要公司高級(jí)主管簽字批準(zhǔn)，并復(fù)

6、制一份給財(cái)務(wù)部，做為付款的通知。辦公用品訂購(gòu)單風(fēng)光旅游公司序號(hào)名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價(jià)總計(jì)1234567合計(jì)制表人：審核：核準(zhǔn)：3、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送財(cái)務(wù)部4、采購(gòu)人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫(kù)。5、財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，對(duì)照交貨單、入庫(kù)單和訂單，三單貨名、數(shù)量應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。6、接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫(kù)存卡的接收項(xiàng)目中。7、接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額。8、將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確

7、定物品發(fā)放人。辦公用品的入庫(kù)第三節(jié) 辦公用品管理與發(fā)放1、保證資金不被不必要的庫(kù)存占用2、盡可能節(jié)省庫(kù)存空間3、監(jiān)督個(gè)人和部門的使用情況4、維持一定的庫(kù)存以保證組織的順利運(yùn)作5、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存估價(jià)6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失進(jìn)行庫(kù)存管理有什么作用？思考：如何更好對(duì)辦公用品進(jìn)行管理？1、儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時(shí)遵守先進(jìn)先出的原則。3、各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別4、體積大、分量重的放置在最下面，減少?gòu)募苌先∥飼r(shí)發(fā)生事故的危險(xiǎn)5、小物品，常用的物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲(chǔ)藏間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好

8、，便于查找。辦公用品的庫(kù)存管理辦公用品入庫(kù)清單物 項(xiàng)目品數(shù)量規(guī)格單價(jià)金額紙張裝訂機(jī)文件夾總計(jì)：制表人:制表時(shí)間:入庫(kù)時(shí)間：要學(xué)會(huì)填寫庫(kù)存記錄卡（一）庫(kù)存記錄卡 庫(kù)存參考號(hào) B4 紙最大庫(kù)存量 100令項(xiàng)目：A4白文件紙 最小庫(kù)存量 （安全庫(kù)存） 15令單位數(shù)量：令（1令=500頁(yè)）再定貨量 25令日期 接 收 發(fā) 放數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量日用量*運(yùn)送時(shí)間+最小庫(kù)存量最大庫(kù)存量：費(fèi)用、存儲(chǔ)空間、保存期限最小庫(kù)存量：再訂貨量：提醒購(gòu)買者庫(kù)存需要重新訂購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。由物品的平均使用量、物品交貨時(shí)間的長(zhǎng)短決定進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡數(shù)字一致再訂購(gòu)量日

9、用量*運(yùn)送時(shí)間+最小庫(kù)存量實(shí)戰(zhàn)演練庫(kù)存記錄卡 庫(kù)存參考號(hào) B4 最大庫(kù)存量 ：40項(xiàng)目：C6信封 最小庫(kù)存量 （安全庫(kù)存） 8單位數(shù)量：包 再定貨量 12日期 接 收 發(fā) 放數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？1、自2月18日發(fā)放物品后，庫(kù)存控制卡上的剩余庫(kù)存是多少包？A，12 B，56 C，30 D，402、當(dāng)2月18日需要重新訂購(gòu)C6信封時(shí)，訂購(gòu)員應(yīng)該訂購(gòu)多少包？A：30 B：12 C：40 D：28實(shí)戰(zhàn)演練（接上頁(yè)）庫(kù)存監(jiān)督工作說明1、根據(jù)不同目的選擇不同的監(jiān)督類型、時(shí)間間隔，并采用各種不同的庫(kù)存監(jiān)督行動(dòng)2、監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的庫(kù)存問題，需縮短監(jiān)督時(shí)間間隔，保證庫(kù)存符合企業(yè)要求。3、每月核查一次入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存情況，了解物品使用情況，防止物品過度使用。4、定期檢查庫(kù)存記錄卡，并隨時(shí)調(diào)整庫(kù)存情況，減少浪費(fèi)領(lǐng)用流程填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表 發(fā)放用品 更新庫(kù)存記錄辦公用品的領(lǐng)用1、領(lǐng)用辦公用品時(shí)，要填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，由領(lǐng)用人詳細(xì)填寫領(lǐng)用物品的名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等項(xiàng)目，并在領(lǐng)用人一