會計電算化復習

1、公式：報表取數(shù)函數(shù)（重點）、審核公式、舍位平衡公式第三節(jié) 報表公式定義二、計算公式定義( 一) 取數(shù)公式概述報表基本格式設置完畢之后，就需要對報表上各項目的取數(shù)規(guī)則進行定義。由于報表上絕大部分項目的數(shù)據(jù)都來源于賬簿，因此我們把這種數(shù)據(jù)來源的表達式稱為賬務取數(shù)函數(shù)；有些報表項目的數(shù)據(jù)來源于報表本身或其他報表的項目，我們把這種數(shù)據(jù)來源表達式稱為報表取數(shù)函數(shù)。二、計算公式定義賬務取數(shù)函數(shù)賬務取數(shù)函數(shù)表示報表數(shù)據(jù)來源于賬簿，它要解決以下方面的問題：取哪一個賬套的數(shù)據(jù)。取哪一年、哪一個月的數(shù)據(jù)。取哪一個賬戶的數(shù)據(jù)取這個賬戶的什么數(shù)據(jù) ( 一個賬戶可以提供期初、期末、發(fā)生額、累計發(fā)生額等數(shù)據(jù) ) 。賬務取

2、數(shù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名 ( “科目編碼”，會計期間， “方向” ， “賬套號” ， 會計年度 ， “編碼 1” ， “編碼 2”) 。函數(shù)內(nèi)部帶中括號的項目為可選項目，可采用缺省方式。而科目編碼或會函數(shù)名: 即函數(shù)關鍵字 , 賬務取數(shù)函數(shù)主要函數(shù)名，表 4-3 所示。計期間則是必選項目。函數(shù)表示方法名稱金額式 數(shù)量式外幣式期初余額函數(shù)QCsQCwQC期末余額函數(shù)QMsQMwQM發(fā)生額函數(shù)FSsFSwFS累計發(fā)生額函LFSsLFSwLFS數(shù)條件發(fā)生額函TFSsTFSwTFS數(shù)對方科目發(fā)生DFSsDFSwDFS額函數(shù)凈額函數(shù)JEsJEwJE科目編碼：表示取哪一個科目的數(shù)據(jù)。會計期間：表示取某一

3、年哪一個月的數(shù)據(jù)，可以是全年、季、月等變量，也可以用具體數(shù)字表示年、季、月。方向：即借或貸，可以省略。賬套號：表示取哪一套賬的數(shù)據(jù)，為數(shù)字型字符串，缺省時默認為第一套賬。會計年度：即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略，省略時取默認的會計年度。編碼 1與編碼 2：與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如無輔助核算可以不填。報表取數(shù)函數(shù)報表取數(shù)函數(shù)是指數(shù)據(jù)來源于報表某一單元、某一行或某一列的函數(shù)。按照數(shù)據(jù)來源，它又可以分為取某一單元的函數(shù)、取某一行的函數(shù)、取一列的函數(shù)、取本表它頁的函數(shù)、到其他表取數(shù)的函數(shù)。取某一單元的函數(shù)取某一單元的函數(shù)是指數(shù)據(jù)來源于本表某一單元的數(shù)值。這種函數(shù)沒有特殊的函數(shù)名，只

4、需要輸入數(shù)據(jù)所在單元的名稱即可。D6單元的值等于 A8單元的值，則在“數(shù)據(jù)”菜單中指向“編輯公式”，然后單擊其下拉項“單元公式”，直接輸入“ A8”即可。取某一行的函數(shù)取某一行的函數(shù)是指反映報表中某一行的值等于本表中另一行的數(shù)據(jù)的函數(shù)。這種函數(shù)沒有特殊的函數(shù)名，只需要輸入數(shù)據(jù)所在行的名稱即可。某表中第六行 (C6:H6) 的數(shù)據(jù)等于本表中第十四行(C14:H14) 的值，則在輸入運算公式時，可以首先選中C6:H6區(qū)域，按“ =”號后直接輸入“ C14:H14”即可。取某一列的函數(shù)取某一列的函數(shù)是指反映報表中某一列的值等于本表中另一列的數(shù)據(jù)的函數(shù)。這種函數(shù)沒有特殊的函數(shù)名，只需要輸入數(shù)據(jù)所在列的

5、名稱即可。某表中第六列的數(shù)據(jù)等于本表中第八列的值，則在“數(shù)據(jù)狀態(tài)”下指向“文件”菜單，然后單擊其下拉項“命令窗”，輸入“ LET F=H”即可，回車后計算機自動編制報表。前文“取某一行的函數(shù)”，也可以在“命令窗”中輸入，表達方法為“ LET #6=#14”。取本表它頁的函數(shù)取本表它頁的函數(shù)是指反映數(shù)據(jù)來源于本表其他月份的數(shù)據(jù)的函數(shù)。例如二月份利潤表中的本年累計數(shù)應根據(jù)一月份利潤表中的本年累計數(shù)與二月份報表中的本月數(shù)合計填列，這時就可以用取本表它頁的函數(shù)設置運算公式。1最常用的函數(shù)是 Select( )函數(shù)。D5=C5+Select(D5,月=月+1)說明：月 表示當前月 , “月”表示當前月的

6、上一個月， Select(D5, 月=月+1) 表示將上個月表中的 D5單元的值取出來。=單元名稱 表頁號B2=C52表示當前表頁 B2取本表中第二頁 C5單元的值。5、自其他報表取數(shù)的函數(shù)“報表 .rep”- 單元名稱 表頁號例如： D5=“Y”-D54表示當前表頁中 D5單元的值取自 Y表第四頁 D5的值。6、 絕對單元公式和相對單元公式絕對單元公式：前邊我們舉例都是絕對單元公式，即如果此單元移動到其他位置，其中的單元公式不變( 也叫絕對引用 ) 。例如：定義了 A10=PTOTAL(A1：A9)，在 A10單元前面插入一行后，單元公式依然為PTOTAL(A1：A9)相對單元公式：是當單元

7、公式移動或復制到其他單元，單元公式中引用的單元也隨之改變。在單元名稱的左側輸入“ ?”表示相對引用。例如：對于“利潤表”中的“主營業(yè)務收入”的“本年累計數(shù)”單元格定義了 D5= ? C5+select(?D5, 年=年 and 月=月+1), 在D5單元前面插入一行后，單元公式自動變?yōu)?D6= ?C6+select(?D6, 年=年 and 月=月+1) 。同理可以對“本年累計數(shù)”列中的所有單元格設置成自動取數(shù)的單元公式。注意事項：單元公式中的單元地址不允許循環(huán)引用（ SELECT函數(shù)除外）如： A1=A1+B2為錯誤公式在組合單元中不能定義單元公式在定義了單元公式的單元中不能再輸入任何其他內(nèi)

8、容，例如數(shù)字等，除非刪除其中的公式如果利用單元公式定義字符內(nèi)容，則應在格式下將其設為字符型單元，再輸入單元公式內(nèi)容，注意在單元公式中的字符串應加上半角引號“ ”。如單元公式 A1=“盈利” (A1應為字符型單元 ) 。利潤表編制單位：年月項目行數(shù)本月數(shù)本年累計數(shù)一、營業(yè)收入減：營業(yè)成2本營業(yè)稅3金及附加銷售費用管理費用財務費用投資收益（損失以“-”號填列）二、營業(yè)利潤（虧損以“-”號填列）加：營業(yè)外收入減：營業(yè)外支出三、利潤總額（虧損總額以“-”號填列）減：所得稅費用四、凈利潤（凈虧損以 “-”號填列）45678910111213元公式位置 單元公式Fs(5101,D4?C4+select(?

9、D4, 年=年 and 月=月+1“貸”,)+Fs(5102,“貸”,)S(5401,D5?C5+select(?D5, 年=年 and 月=月+1月, 借,)+FS(5405,月, 借,)FS(5405,D6?C6+select(?D6, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5501,D7?C7+select(?D7, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5502,D8?C8+select(?D8, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5503,D9?C9+select(?D9, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(“5201”,D10?C10+select(

10、?D10, 年=年 and 月=月月, “貸 ,)C4-C5-C6-C7-C8-D11?C11+select(?D11, 年=年 and 月=月C9+C10FS(5301,D12?C12+select(?D12, 年=年 and 月=月月, 貸,)FS(5601,D13?C13+select(?D13, 年=年 and 月=月月, 借,)C11+C12-C13D14?C14+select(?D14, 年=年 and 月=月FS(5701,D15?C15+select(?D15, 年=年 and 月=月月, 借,)14-C15D16?C16+select(?D16, 年=年 and 月=月三、審

11、核公式定義目前，國內(nèi)財務軟件公司開發(fā)的報表系統(tǒng)都提供了數(shù)據(jù)審核功能，用戶只要將報表上的勾稽關系用公式表達出來 ( 在會計電算化中稱為審核公式 ) ，計算機就可以根據(jù)審核公式自動判斷報表編制的正確性。審核公式應該在格式狀態(tài)下輸入。現(xiàn)以資產(chǎn)負債表為例，說明審核公式的設置問題。假定資產(chǎn)期末數(shù)的單元為 D39，負債及所有者權益期末合計數(shù)的單元為H39。在格式狀態(tài)下單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“編輯公式/ 審核公式”，系統(tǒng)彈出審核公式編輯窗口，如圖7-15 所示。在公式編輯框中輸入：“ D39=H39 MESS期末資產(chǎn)總計不等于期末負債及所有者權益總計 ! ”，點擊確定按鈕即完成D39單元格審核公式定義。公式的

12、含義是：報表 D39單元的數(shù)據(jù)必須等于 H39單元的數(shù)據(jù)，否則，在屏幕上顯示“期末資產(chǎn)總計不等于期末負債及所有者權益總計”的提示信息。四、報表舍位平衡公式定義目前我國對外報表中的金額單位都是“元”。因此在上規(guī)模的單位，會計報表上的數(shù)據(jù)都比較大，閱讀報表時就顯得比較麻煩，故常常希望將報表中的數(shù)據(jù)金額單位由“元”改為“千元”或“萬元”，以方便閱讀。這時報表上原來的數(shù)據(jù)平衡關系就可能被破壞，因此需要重新進行調(diào)整，使之保持數(shù)據(jù)間的平衡關系。例如：原始報表數(shù)據(jù)平衡關系為 D5+E5=F5，在未轉(zhuǎn)換之前，D5的值為 15237.23 ，E5的值為 1543.31 ，F(xiàn)5的值為16780.54 ，此時該表頁

13、是符合平衡關系的。但在轉(zhuǎn)換為“萬元”表之后， D5的值變?yōu)?1.52 ，E5的值變?yōu)?0.15 ，F(xiàn)5的值變?yōu)?.68 ，這時原先的平衡關系被打破，即 1.52+0.15=1.67 1.68 。報表經(jīng)舍位后，重新調(diào)整平衡關系的公式稱為舍位平衡公式。其中，進行進位的操作叫做舍位，舍位后調(diào)整平衡關系的操作叫做平衡調(diào)整。當報表數(shù)據(jù)生成之后，應對報表進行審核，以檢查報表各項數(shù)據(jù)勾稽關系的準確性。在報表處于格式設計狀態(tài)時，調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“編輯公式 / 舍位公式”功能進入到“舍位平衡公式”對話窗口，如圖 7-16 所示。其中，舍位表名是舍位后報表的名稱，和當前報表文件名不能相同，存放地點默認在當前目

14、錄下；舍位范圍，是指需要進行舍位的區(qū)域；舍位位數(shù)可輸入 1-8 位，舍位位數(shù)為 1時，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除以 10；舍位位數(shù)為2，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除以 100，依此類推；平衡公式，是指舍位后有關項目間的平衡關系，按如下規(guī)則書寫：倒順序?qū)懀讓憣懽罱K運算結果，然后一步一步向前推；每個公式一行，各公式之間用逗號隔開，最后一條公式后不用寫逗號；公式中只能使用“ +”或“ - ”符號，不能使用其他運算符號及函數(shù)；等號左邊只能為一個單元( 不帶頁號和表名 ) ；一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次。舍位平衡公式編輯完畢，檢查無誤后單擊完成按鈕，系統(tǒng)將保存此次舍位平衡公式的設置。按“ ESC”鍵或選擇取消將放棄此次操作

15、。工資核算系統(tǒng)（次重要）初始化設置（計算公式）二、日常工資變動數(shù)據(jù)的輸入加班次數(shù)、水電費、獎金變動的基本工資、交通補貼、公積金等基本固定加班工資、應發(fā)工資、個人所得稅、實發(fā)工資可以用計算公式根據(jù)其他工資項目算出來。注意：對于基本不變的數(shù)據(jù)，如基本工資等，第一次使用該系統(tǒng)時仍需要首次錄入；對于能夠使用計算公式計算的項目，需要在軟件給定的公式設置模塊中設定完畢方可使用，公式設置工作在初始化時進行一次即可。變動數(shù)據(jù)的輸入注意以下幾個問題：（1）如果工資項目發(fā)生了改變，則需要重新定義工資運算公式。（2）定義工資項目和運算公式時要認真審核，杜絕因工資數(shù)據(jù)資料計算錯誤而導致錯誤的核算結果。（3）要注意所定

16、義公式的運算順序，前一步驟的公式中不應包括需在后一步驟中獲得數(shù)據(jù)的工資項目。（4）工資項目及項目運算公式定義修改后，要重新計算工資數(shù)據(jù)。常見問題的解決方案1、提示語法錯誤：光標閃爍的位置語法錯誤；錯誤的原因有可能是沒有空格、或是語句錯誤。2、計算錯誤公式設置問題；或是公式設置的順序錯了；3、輸入變動數(shù)據(jù)時無職員信息核算項目中職員的基本信息里的參與工資核算處選擇職員類別。工資費用分配三、工資費用分配管理部門（辦公室、財務部等）人員工資額計入“管理費用”科目銷售部門或機構人員工資計入“銷售費用”科目生產(chǎn)部門管理人員工資計入“制造費用”科目車間工人工資計入“生產(chǎn)成本”科目固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)統(tǒng)（一般重要

17、）913 固定資產(chǎn)核算業(yè)務處理流程固定資產(chǎn)的核算與管理主要包括兩方面的內(nèi)容：第一，固定資產(chǎn)卡片管理及固定資產(chǎn)的增減變動處理。固定資產(chǎn)的明細分類核算是通過設置固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)登記簿進行的。發(fā)生增減變動時，首先要填制憑證，然后將憑證的內(nèi)容登記到預先為每項固定資產(chǎn)設置的卡片中。要根據(jù)固定資產(chǎn)的增減變動憑證，登記各項固定資第二，固定資產(chǎn)折舊核算。?固定資產(chǎn)折舊是指固定資產(chǎn)由于磨損而轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本和費用中去的價值。它以折舊費的形式計入產(chǎn)品成本，通過銷售從貨款中收回。產(chǎn)的增減金額，月末結出余額。9.3 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的日常處理固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的日常處理主要是根據(jù)會計業(yè)務資料，利用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完

18、成：固定資產(chǎn)卡片復制、變動資料錄入、月工作量錄入、計提折舊、計提減值準備等工作。其中變動資料錄入包括：固定資產(chǎn)增加、減少和其他變動。9.3.1 固定資產(chǎn)增加9.3.2 固定資產(chǎn)減少9.3.3 固定資產(chǎn)其他變動9.3.4 月工作量輸入9.3.5 計提減值準備9.3.6 計提折舊9.3.1固定資產(chǎn)增加固定資產(chǎn)增加用于處理企業(yè)新增加的固定資產(chǎn)及附屬設備的信息。固定資產(chǎn)增加方式一般有購入、接受投資、接受捐贈、融資租入、自建、盤盈和其他增加等方式。在固定資產(chǎn)增加時，應首先通過固定資產(chǎn)卡片錄入新增固定資產(chǎn)，然后再進行憑證處理。9.3.2 固定資產(chǎn)減少固定資產(chǎn)減少主要用于對固定資產(chǎn)的 “報廢 ”、“出售 ”、“盤虧 ”等固定資產(chǎn)的減少業(yè)務進行處理。在固定資產(chǎn)變動資料窗口，單擊工具條中 “減少 ”按鈕或從變動菜單中選擇“減少 ”功能，進入 “固定資產(chǎn)減少 ”錄入窗口?？梢钥吹狡浣缑媾c固定資產(chǎn)增加界面幾乎一致。9.3.5 計提減值準備固定資產(chǎn)發(fā)生損壞、技術陳舊或其他經(jīng)濟原因，導致其可收回金額低于其賬面價值，就發(fā)生了固定資產(chǎn)減值。企業(yè)應當定期或者至少于每年年度終了，對各項固定資產(chǎn)逐項進行檢查，確定固定資產(chǎn)減值準備。在固定資產(chǎn)處理窗口中，單擊 “計提減值準備 ”功能，進入計提減值準備界面。9.3.6 計提折舊計提折舊功能能夠?qū)崿F(xiàn)自動計提固定資產(chǎn)本期折舊，并將折舊