模板檔案理論知識(shí)培訓(xùn)-2課件

1、檔案工作講座8/4/20221第1頁，共41頁。一、深化對(duì)公司檔案信息的認(rèn)識(shí) 8/4/20222第2頁，共41頁。（一）檔案信息地位作用 檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，是潛力和價(jià)值巨大的信息材料。聯(lián)合國教科文組織將檔案管理視為人類社會(huì)的記憶工程，將檔案視為人類社會(huì)的記憶工具。如果一個(gè)國家，一個(gè)民族，甚或整個(gè)人類社會(huì)喪失了記憶，那后果將是不堪想象的，檔案是國家、民族及整個(gè)人類社會(huì)的知識(shí)的原始記憶庫，它在綿綿的歷史長(zhǎng)河中，使人類擺脫了野蠻，走向了文明，并逐步塑造和培育人類文明本質(zhì)，使人類成為世界萬物的主宰。8/4/20223第3

2、頁，共41頁。（二）企業(yè)檔案的定義及法定職責(zé) 企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值并可查考利用的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 中華人民共和國檔案法、上海市檔案條例規(guī)定凡屬單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。8/4/20224第4頁，共41頁。（三）領(lǐng)導(dǎo)人和專家學(xué)者對(duì)檔案工作的闡述 檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。 胡錦濤 一個(gè)民族如果忘記了自己的歷史，就不可能深刻地了解現(xiàn)在和正確地走向未來。 江澤民8/4/20225第5頁，共41頁。 對(duì)過去文物的關(guān)

3、心，是衡量一個(gè)國家文明水平的最好尺度，而這類文物中在價(jià)值和重要性方面全都居于前位的就該說是檔案了。美國史學(xué)家查文斯安德魯斯 明天的檔案，不再是時(shí)間流逝后留下來的東西，而是人們預(yù)先考慮要一代一代留傳下去的東西，因此，我們的任務(wù)是在做某些事的同時(shí)就考慮到將來的檔案。 法國前總統(tǒng)密特朗8/4/20226第6頁，共41頁。（四）檔案信息的價(jià)值 檔案信息是一種原生信息，可以歸結(jié)為具有原始記錄性的信息，客觀地反映事物的本來面貌。1、客觀本源性價(jià)值8/4/20227第7頁，共41頁。（四）檔案信息的價(jià)值2、文化價(jià)值 檔案信息是文化資源，為研究提供和保存材料，是歷史研究的有力工具；檔案信息作為文化傳播工具，是

4、人類的文化財(cái)富，檔案的形成、利用、發(fā)展，加快了人類邁向文明的步伐。 司馬遷在漢武帝擔(dān)任太史令，利用接觸管理檔案的有利條件，參考大量檔案與古籍，為后人留下了史記。(2004上海崇源拍賣行20片殷墟甲骨文，拍出5280萬元。)8/4/20228第8頁，共41頁。（四）檔案信息的價(jià)值3、社會(huì)價(jià)值 檔案中保存的各種法律憑證，對(duì)于建立公共秩序，保證社會(huì)的公正和穩(wěn)定是不可缺少的。 例一:美國總統(tǒng)大選大打檔案牌。克里指責(zé)越戰(zhàn)期間布什逃避責(zé)任、擅離職守，整整一年服役檔案是空白。布什回?fù)簦铝罟甲约旱臋n案，一是一份當(dāng)兵時(shí)的工資單，二是1973年在阿拉巴馬州看牙病歷檔案。8/4/20229第9頁，共41頁。 例

5、二:1998年秋季，海峽兩岸汪辜會(huì)談將在上海舉行，辜振甫偕夫人嚴(yán)倬云首次踏上闊別五十年的上海故土。嚴(yán)倬云是南洋模范中學(xué)44屆高中畢業(yè)生，為此，南模中學(xué)檔案室將嚴(yán)倬云當(dāng)年在校的成績(jī)單、教師評(píng)語、畢業(yè)贈(zèng)言、畢業(yè)照、報(bào)名照等檔案逐一查找出來。通過檔案又聯(lián)系到了一些她當(dāng)年的同窗好友，又收集了一些當(dāng)年的照片。經(jīng)過整理后制作成一本照相簿,作為送給辜夫人的禮物。 1998年10月15日，辜夫人在上海商城與時(shí)任南模校長(zhǎng)張茂昌及當(dāng)年的班主任，現(xiàn)已86歲的施一德老師偕7位同窗好友歡聚一堂。當(dāng)她看到當(dāng)年風(fēng)華正茂的她與同窗的照相集時(shí)，嚴(yán)倬云女士連聲贊揚(yáng)母校檔案資料保存完好，檔案記錄了五十四年的師情。8/4/20221

6、0第10頁，共41頁。（四）檔案信息的價(jià)值4、管理價(jià)值 由于政治、法律、行政和對(duì)外交往上的需要會(huì)查過去的文件，證明過去的決定；決策責(zé)任日益重大，促使決策者不依賴個(gè)人記憶，而靠檔案。檔案一是可作為分析、比較、評(píng)價(jià)依據(jù)；二是可作為決策的論據(jù)來源；三是可作為預(yù)測(cè)未來的背景材料，因此是決策和管理的有力幫手。 例一:橋梁專家茅以升，對(duì)橋梁設(shè)計(jì)、建筑有貢獻(xiàn)。經(jīng)他保存交檔案館的杭州錢塘江大橋檔案有14箱。他是檔案保護(hù)人，又是復(fù)建大橋主持人，靠這些檔案，使錢塘江大橋煥發(fā)青春。8/4/202211第11頁，共41頁。 例二：本市南洋中學(xué)的校友廳大樓建于1926年，由該校校友捐款、設(shè)計(jì)、承建。這座仿歐古典建筑呈“

7、T”字形，宏偉典雅，不僅是老南洋中學(xué)的標(biāo)志，而且是上海南部地區(qū)唯一由中國人設(shè)計(jì)建造的仿歐洲古典風(fēng)格的老建筑。該樓一層為當(dāng)時(shí)滬上著名的圖書館，珍藏圖書古籍10萬余冊(cè)。二樓為校友開會(huì)的場(chǎng)所，當(dāng)時(shí)的許多社會(huì)名人，如馬相伯、章太炎、馬君武、胡適、楊杏佛等都曾來此演講。但是，根據(jù)南洋中學(xué)地區(qū)“舊區(qū)改造”的規(guī)劃圖所示，這座歷史建筑有可能被拆除。為此，該校檔案人員查閱了大量有關(guān)檔案，其中包括該樓建造的記載文件、設(shè)計(jì)效果圖等，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門反映，同濟(jì)大學(xué)的專家也寫信呼吁、請(qǐng)求保護(hù)。經(jīng)努力，企業(yè)終于在2003年1月3日收到了市規(guī)劃局的來信：“你校校友廳大樓作為南洋標(biāo)志性建筑，具有較高的建筑藝術(shù)價(jià)值和

8、歷史文化內(nèi)涵。我們將根據(jù)法定程序會(huì)同有關(guān)方面研究你校校友廳大樓列入上海市優(yōu)秀歷史建筑增補(bǔ)名單。”8/4/202212第12頁，共41頁。二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題 8/4/202213第13頁，共41頁。(一)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，檔案資源的開發(fā)和有效利用有待提高。目前企業(yè)檔案管理中需注意的問題8/4/202214第14頁，共41頁。（二）企業(yè)檔案工作緊緊圍繞“收、管、用” 主要業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，積極推進(jìn)檔案工作穩(wěn)步、健康、和諧開展。目前企業(yè)檔案管理中需注意的問題8/4/202215第15頁，共41頁。(三） 提高檔案網(wǎng)絡(luò)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，提升自身的文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。目前企業(yè)檔

9、案管理中需注意的問題8/4/202216第16頁，共41頁。三、企業(yè)檔案管理基本規(guī)范要求 8/4/202217第17頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制1、集中統(tǒng)一管理6、建立切實(shí)可行的檔案管理制度5、配備相應(yīng)的檔案管理人員2、明確分管領(lǐng)導(dǎo)與部門3、設(shè)立檔案室或?qū)ｉT庫房4、納入企業(yè)整體管理工作范疇8/4/202218第18頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制1、集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理企業(yè)的全部(各門類）檔案會(huì)計(jì)檔案 科研檔案 基建檔案 設(shè)備檔案 聲像檔案 榮譽(yù)檔案 電子檔案 文書檔案 業(yè)務(wù)檔案8/4/202219第19頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制2、明確分管領(lǐng)導(dǎo)與部

10、門及相關(guān)職責(zé)要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要明確各級(jí)人員檔案管理工作的職責(zé)要落實(shí)檔案工作的主管部門8/4/202220第20頁，共41頁。公司分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作職責(zé)1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，將本公司檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入公司基礎(chǔ)管理，納入公司整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，確保公司檔案工作正常進(jìn)行。2、根據(jù)檔案法的要求，經(jīng)常在廣大干部職工中進(jìn)行宣傳，提高各部門領(lǐng)導(dǎo)和全體人員檔案意識(shí)。3、經(jīng)常教育干部和職工及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料和已立卷歸檔的檔案齊全、完整地交給檔案室，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得據(jù)為己有或散失在外。4、在公司經(jīng)費(fèi)允許的條件下，完善必要的檔案設(shè)施、設(shè)備，確保檔案完整安全，逐步采用

11、先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。5、配備適當(dāng)?shù)膶Ｂ毣蚣媛毴藛T負(fù)責(zé)檔案工作，并加強(qiáng)教育，使他們敬業(yè)愛崗，關(guān)心和妥善解決檔案工作中存在的困難和問題，對(duì)本院檔案管理成績(jī)顯著者給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)造成損失者，按情節(jié)給予處分。8/4/202221第21頁，共41頁。公司主管（辦公室主任）檔案管理工作職責(zé)1、對(duì)全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，以適應(yīng)公司各項(xiàng)工作發(fā)展的需要。2、主持召開本公司檔案工作會(huì)議，適時(shí)組織學(xué)習(xí)和貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)、政策，提高干部和職工的檔案意識(shí)，并經(jīng)常檢查督促各職能部門和基層單位按要求、規(guī)定開展文件材料歸檔和檔案移交工作。3、負(fù)責(zé)管理公司檔案室工作，重視開發(fā)檔案信息

12、資源的開發(fā)利用，對(duì)檔案管理工作成績(jī)顯著者給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)造成損失者，按情節(jié)給予處分。8/4/202222第22頁，共41頁。部門負(fù)責(zé)人檔案管理工作的職責(zé)1、各職能科室應(yīng)有一位負(fù)責(zé)人關(guān)心檔案工作，并配備好網(wǎng)絡(luò)兼職人員，督促其做好本部門文件材料收集、預(yù)立卷和立卷歸檔工作。2、要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹檔案法和本院檔案管理制度，將檔案工作納入自己的工作議程，并解決檔案工作中的實(shí)際困難。3、督促本部門人員將本部門形成的具有一定保存價(jià)值的文件材料及時(shí)交給本部門兼管人員，定期向公司檔案室移交。4、督促本部門人員在外出參觀學(xué)習(xí)、開會(huì)時(shí)所獲得的文件材料，及時(shí)交給公司辦公室登記，再進(jìn)行傳閱和貫徹。8/4/202223第23頁，

13、共41頁。檔 案 室 管 理 人 員 職 責(zé)1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹檔案法和有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定，努力提高檔案業(yè)務(wù)水平，較好地完成檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。2、做好本公司文書、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、榮譽(yù)、電子等文件材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、驗(yàn)收各部門檔案工作。3、參與本公司重大活動(dòng)，全面了解文件材料形成的特點(diǎn)和內(nèi)容。 4、參加本公司基建工程竣工驗(yàn)收以及重要設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收活動(dòng)，確保相關(guān)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。5、熟悉本公司檔案的來源、用途、種類和存放位置，根據(jù)統(tǒng)一的分類編號(hào)方法，對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行登記、入柜、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。6、根據(jù)統(tǒng)一規(guī)定的檔案保管期限，參加對(duì)已超保管期限的

14、檔案進(jìn)行鑒定、造銷毀清冊(cè)，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定同意后，上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門審批和監(jiān)督銷毀。7、對(duì)檔案要定期清查，保證帳物相符，及時(shí)催討借出的檔案，對(duì)所保管的檔案數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。8、開發(fā)檔案信息資源，編制必要的目錄、卡片等檢索工具，開展本公司檔案編研和為各方面利用服務(wù)工作。9、加強(qiáng)庫房防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防有害氣體管理，要定時(shí)測(cè)定庫存房的溫濕度，以維護(hù)檔案的安全。10、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本公司檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，負(fù)責(zé)對(duì)各部門和基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)與檢查。8/4/202224第24頁，共41頁。部門網(wǎng)絡(luò)兼職檔案員職責(zé)1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法和有關(guān)檔案

15、工作的規(guī)章制度。2、負(fù)責(zé)做好本部門文件材料收集、預(yù)立卷和立卷歸檔工作。3、及時(shí)收集和保管本部門形成的文件材料，確保材料的完整和安全。4、負(fù)責(zé)整理部門工作活動(dòng)過程中形成的文字、聲像、圖表等材料，每年3月份向公司檔案室歸檔移交。5、做好文件材料的安全保密工作，積極參加檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，接受公司檔案室的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。8/4/202225第25頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制3、設(shè)立檔案庫房、配置檔案箱柜要設(shè)立單獨(dú)的檔案專門庫房各部門應(yīng)配置專門的檔案箱柜8/4/202226第26頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制3、設(shè)立檔案庫房、配置檔案箱柜要設(shè)立單獨(dú)的檔案專門庫房各部門應(yīng)配置專

16、門的檔案箱柜8/4/202227第27頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制4、納入企業(yè)整體管理工作范疇要把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案工作要貫穿企業(yè)各項(xiàng)管理之中檔案工作要納入企業(yè)年度工作計(jì)劃?rùn)n案工作要納入企業(yè)工作目標(biāo)8/4/202228第28頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制5、配備相應(yīng)的檔案管理人員檔案室應(yīng)配備專（兼）職檔案人員檔案管理人員要具備相應(yīng)的政治、業(yè)務(wù)素養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)、更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)檔案管理人員做到持證上崗并具有專業(yè)職稱8/4/202229第29頁，共41頁。（一）企業(yè)檔案工作的管理體制6、建立切實(shí)可行的檔案管理制度應(yīng)建立企業(yè)文書處理和預(yù)立卷制度企業(yè)應(yīng)指定有關(guān)人員確

17、保各項(xiàng)制度落實(shí)、執(zhí)行到位應(yīng)建立檔案的收集、整理、管理、利用制度8/4/202230第30頁，共41頁。1、企業(yè)文書處理業(yè)務(wù) 2、企業(yè)檔案預(yù)立卷業(yè)務(wù)3、企業(yè)檔案室基本職能 （二）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)4、企業(yè)檔案工作物質(zhì)保障 5、企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量 8/4/202231第31頁，共41頁。1、企業(yè)文書處理業(yè)務(wù)建立簿冊(cè)，做好收、發(fā)文登記工作文件起草、批辦杜絕使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水；文件用紙使用A4標(biāo)準(zhǔn)紙（二）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)建立規(guī)范的文件制發(fā)、傳閱、流轉(zhuǎn)程序8/4/202232第32頁，共41頁。2、企業(yè)檔案預(yù)立卷業(yè)務(wù)檔案室擬制年度預(yù)立卷類目（文件材料的收集范圍、內(nèi)容、保管期限）各部門做好平時(shí)的歸卷

18、工作（二）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)辦公室為各部門配備固定的預(yù)立卷卷夾8/4/202233第33頁，共41頁。3、企業(yè)檔案室基本職能除基建檔案按項(xiàng)目完成年度立卷外，其他各門類檔案按年度在每年6月底前完成立卷歸檔及案卷接收工作開發(fā)檔案信息資源，做好檔案的提供利用和編研工作（二）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)及時(shí)做好各門類檔案的收集、整理、編目、上架、保管工作協(xié)助辦公室做好對(duì)部門文件管理、檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、檢查工作8/4/202234第34頁，共41頁。4、企業(yè)檔案工作物質(zhì)保障企業(yè)要設(shè)立單獨(dú)的具有十年庫容量的檔案室或?qū)ｉT庫房，配置專門的檔案箱柜庫房配備去濕機(jī)、溫濕度表、空調(diào)（二）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)庫房“六防”措施落實(shí)到位（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫）8/4/20