圖書館組織與分工課件

1、圖書館的組織林呈潢2007年2月26日2022/8/71圖書館組織與分工 組織的意義 組織的設(shè)計 圖書館組織的目的與功能圖書館組織的意義和特點(diǎn) 圖書館組織機(jī)構(gòu) 實(shí)例討論 2022/8/7 2組織的意義組織(Organization) 是 人們?yōu)榱诉_(dá)到一定目標(biāo)而組成的集合體。包括一個組織中全部人員如何藉由分工合作和分層負(fù)責(zé)來有效地發(fā)揮整體功能，以達(dá)成預(yù)定目的。2022/8/7 3圖書館組織的意義圖書館組織，在充分滿足社群對圖書館需求的目標(biāo)下，將人員和各種文獻(xiàn)資源，按一定的規(guī)則，組成一個系統(tǒng)。透過這個系統(tǒng)開展活動，履行各自的職責(zé)，並互相協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)圖書館的目標(biāo)。2022/8/7 4圖書館組織構(gòu)成的

2、基本要素1.共同的目標(biāo)和目的2.按一定規(guī)則組成的有機(jī)的整體3. 組織活動在實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)和任務(wù)。4. 組織內(nèi)部有不同層次的分工與合作， 有明確的責(zé)任與權(quán)力。2022/8/7 5圖書館組織模式二分式的組織模式三分式的組織模式2022/8/7 6組織的設(shè)計組織結(jié)構(gòu)的原則組織設(shè)計的發(fā)展趨勢 2022/8/7 7組織結(jié)構(gòu)的原則專業(yè)分工 指揮統(tǒng)一化 控制幅度 (管理幅度)職權(quán)與職責(zé) 集權(quán)與分權(quán) 部門化 2022/8/7 8專業(yè)分工工作專業(yè)化，是將整個工作分解成許多步驟，每單一個人只負(fù)責(zé)一個步驟，基本上，個人只專精於部份的活動，而非整個活動。將員工依其知識、技術(shù)、能力、興趣、性格和特點(diǎn)予以適當(dāng)?shù)姆峙浜桶仓?/p>

3、。 2022/8/7 9專業(yè)分工 優(yōu)點(diǎn)工作人員的不同技能都能有效使用減少時間浪費(fèi)：技能重複操作節(jié)省成本：訓(xùn)練容易、有效。缺點(diǎn)人性不經(jīng)濟(jì)2022/8/7 10指揮統(tǒng)一化 指揮統(tǒng)一原則，認(rèn)為一個部屬應(yīng)該只對一個而且只能有一個直屬的上司負(fù)責(zé)。沒有人應(yīng)該同時對兩個以上的上司負(fù)責(zé)，否則該部屬就必須處理來自不同主管在要求與優(yōu)先順序間的衝突。 2022/8/7 11指揮統(tǒng)一化指揮統(tǒng)一合乎邏輯 簡單組織大部份組織適用指揮統(tǒng)一缺乏彈性，妨礙績效2022/8/7 12控制幅度 (The Span of Control)傳統(tǒng) 6現(xiàn)在 ？理由？2022/8/7 13控制幅度 (The Span of Control)

4、傳統(tǒng)偏好小幅度現(xiàn)在組織階層是一情境管理組織管理者必須處理較多結(jié)構(gòu)不良問題高階主管需比中階主管較小的控制幅度2022/8/7 14控制幅度 (The Span of Control)訓(xùn)練有素及有經(jīng)驗(yàn)的員工愈多，需要直接管理愈少訓(xùn)練有素及有經(jīng)驗(yàn)的員工愈多，管理者可以有較寬的控制幅度。2022/8/7 15控制幅度 (The Span of Control)控制幅度的變數(shù)包括：工作的相似性、複雜性員工地理距離的接近程序標(biāo)準(zhǔn)的程度組織管理資訊系統(tǒng)的複雜性組織價值系統(tǒng)的強(qiáng)度管理者偏好的管理風(fēng)格2022/8/7 16控制幅度Tall Organization(高的組織)：控制幅度小，組織層級可能會多Fla

5、t Organization(平坦的組織)；控制幅度寬，組織層級可能會少。2022/8/7 17職權(quán)與職責(zé)職權(quán)(Authority)是指在一個管理職位上所擁有的權(quán)利，使其可發(fā)號施令並預(yù)期號令會被遵守。職權(quán)是由上往下授與下階層的管理人，給予其特定的權(quán)利，同時限制其在特定的規(guī)定內(nèi)運(yùn)作。 國王已死，王位長存 2022/8/7 18職權(quán)與職責(zé)職責(zé)(Responsibility)被授予職權(quán)者，同時必須負(fù)起相當(dāng)義務(wù)去執(zhí)行。2022/8/7 19職權(quán)與職責(zé)直線職權(quán)：賦予管理者指揮部屬工作的職權(quán)，從組織最高層延伸到最底層 chain of command 館長組長組長組長組員組員組員組員組員2022/8/7

6、20職權(quán)與職責(zé) 2022/8/7 21直線與幕僚的職權(quán)館長人事會計副館長總務(wù)採錄編目閱覽期刊系統(tǒng)2022/8/7 22職權(quán)與職責(zé)職權(quán)與權(quán)力職權(quán) 職權(quán)是一種權(quán)利。其法定性是基於組織中對各職位的職權(quán)安排。權(quán)力是一個人影響決策的能耐，職權(quán)為權(quán)力的部分 2022/8/7 23職權(quán) 主要管理者會計人力資源研發(fā)生產(chǎn)2022/8/7 24功能 (function)層級 (hierarchical)中心性 (centrality)：與組織權(quán)力核心 的距離。在組織中爬得愈高，就會愈向權(quán)力核心靠攏。 取得權(quán)力，不盡然要取得職權(quán)，可經(jīng)由橫向移動，增加權(quán)力。2022/8/7 25權(quán)力的種類強(qiáng)制權(quán)力獎賞權(quán)力法制權(quán)力專家

7、權(quán)力參考權(quán)力2022/8/7 26集權(quán)與分權(quán)決策是在何階層進(jìn)行？ 2022/8/7 27集權(quán)與分權(quán)集權(quán)與分權(quán)是程度的問題最適及有效的使用員工從金字塔到扁平組織：有效回應(yīng)環(huán)境動態(tài)。2022/8/7 28建造權(quán)力基礎(chǔ)尊敬他人建立權(quán)力關(guān)係拓展交際控制重要資訊增進(jìn)年資建立階段權(quán)力2022/8/7 29組織的設(shè)計和結(jié)構(gòu)組織設(shè)計(organization design) 如何經(jīng)由設(shè)計以建立最合適當(dāng)前情況及需要的結(jié)構(gòu)。是將租織內(nèi)的員工及其他資源做合理的分配和使用，使機(jī)構(gòu)能成為一個靈活、協(xié)調(diào)及有效率的有機(jī)體。組織部門化和層級化2022/8/7 30部門化功能部門化(functional Departmenta

8、lization) 產(chǎn)品別部門化(product departmentalization) 顧客別部門化(customer departmentalization)地理別部門化(geographic departmentalization)程序別部門化(process departmentalization)2022/8/7 31功能部門化功能導(dǎo)向，可應(yīng)用於各種組織，只需變更功能反應(yīng)組織的目標(biāo)和活動館長總務(wù)組人事室會計室技術(shù)服務(wù)組讀者服務(wù)組2022/8/7 32產(chǎn)品部門化產(chǎn)品及主要活動都?xì)w屬產(chǎn)品經(jīng)理人館長圖書組組長期刊組組長電子資源組長採購編目推廣採購編目推廣採購編目推廣2022/8/7 33

9、顧客部門化顧客部門化的基本假設(shè)是：每個部門的顧客有其共同的問題和需求，部門化後的專業(yè)人員最能符合各類顧客需求館 長大學(xué)圖書館主任研究圖書館主任附中圖書館主任2022/8/7 34地區(qū)部門化組織的顧客如分散在一個很大的區(qū)域，此種形式的部門化有其價值館 長醫(yī)學(xué)分館主任法社分館主任傳播分館主任2022/8/7 35程序部門化依顧客流動為基礎(chǔ)將活動分群汽修廠主管接待部組長維修部組長出納部組長2022/8/7 36圖書館組織部門化1.依功能分：採購、編目、流通2.依服務(wù)性質(zhì)分：讀者、技術(shù)服務(wù)。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學(xué)科分：如醫(yī)學(xué)圖書館、法律圖書館。6.依

10、資料分：如視聽資料、期刊資料。 2022/8/7 37 集中 vs. 分散集中：集中的圖書館是將全館的圖書、人員及其他資源集中在一個總館之內(nèi)，由一位館長總攬全責(zé)。這種形式在代專校院圖書館、公共圖書館或?qū)ｉT圖書館中被普遍採用。分散：分散的圖書館是在總館之外設(shè)立若干分館。2022/8/7 38集中 vs. 分散兩種組織形式各有利弊。愈來愈多大學(xué)圖書館趨向集中。愈來愈多公共圖書館趨向分散。 原因？2022/8/7 39集中 vs. 分散集中式的優(yōu)缺點(diǎn)分散式的優(yōu)缺點(diǎn)2022/8/7 40影響組織結(jié)構(gòu)因素什麼是理想的組織2022/8/7 412022/8/7 42機(jī)械式組織 vs. 有機(jī)式組織機(jī)械式組織

11、(mechanistic) 或稱科層組織 (bureaucracy)有機(jī)式組織(organic)或稱專案式組織(adhocracy)2022/8/7 43影響組織權(quán)變的因素組織策略組織的規(guī)模資訊技術(shù)環(huán)境2022/8/7 44組織策略組織結(jié)構(gòu)是協(xié)助經(jīng)理人達(dá)成目標(biāo)的手段，目標(biāo)乃是導(dǎo)源於組織整體策略，所以在邏輯上，策略和結(jié)構(gòu)應(yīng)有緊密連結(jié)。組織所追求的如果是差異化策略，則必須靠創(chuàng)新才能生存。如果成本領(lǐng)導(dǎo)策略，則追求穩(wěn)定和效率。穩(wěn)定和效率有助降低成本的產(chǎn)品與服務(wù)。圖書館應(yīng)該追求那種策略？2022/8/7 45組織規(guī)模與組織結(jié)構(gòu)大型組織比起小型組織，多半會傾向?qū)ｉT化、水平與垂直分化、與更多的規(guī)則與管制。2

12、022/8/7 46科技與組織結(jié)構(gòu)例行性的科技，結(jié)構(gòu)愈可能標(biāo)準(zhǔn)化非例行性科技，結(jié)構(gòu)愈可能有機(jī)式 圖書館的結(jié)構(gòu)該是標(biāo)準(zhǔn)化？有機(jī)式？2022/8/7 47環(huán)境與組織結(jié)構(gòu)機(jī)械式的組織在穩(wěn)定的環(huán)境中具有效能有機(jī)式組織在動態(tài)和不確定的環(huán)境中較能配合。2022/8/7 48組織設(shè)計的應(yīng)用單純式結(jié)構(gòu)科層體制矩陣式結(jié)構(gòu)團(tuán)隊結(jié)構(gòu)無邊界組織2022/8/7 49單純式結(jié)構(gòu)分工和正式化程度低，但集權(quán)程度高的組織。扁平組織，經(jīng)營和所有權(quán)是同一人。好處：快速、彈性、維持成本低、 責(zé)任清楚。缺點(diǎn)：只有小型組織才有效。風(fēng)險：所有決策一肩扛2022/8/7 50科層式體制(bureaucracy)科層體制源自功能及產(chǎn)品部門化

13、優(yōu)點(diǎn)：工作專精化所帶來的好處、產(chǎn)生規(guī) 模經(jīng)濟(jì)的好處、降低人員和設(shè)備的重覆、使員工感覺自在，“說相同的語言”。缺點(diǎn)：缺乏追求最高利益的洞察力、沒有人為最終的結(jié)果負(fù)責(zé)，見樹不見林。2022/8/7 51產(chǎn)品部門(divisional structure)一種由自我完整的單位或部門所構(gòu)築的組織設(shè)計優(yōu)點(diǎn)：專注在結(jié)果上。缺點(diǎn)：活動和資源的重覆。2022/8/7 52矩陣式組織將機(jī)構(gòu)中的員工按工作或生產(chǎn)的需要分成若干的方案(project)或產(chǎn)品(product)小組，各由一位組長負(fù)責(zé)，這些小組執(zhí)行任務(wù)時，得接受一些依功能而設(shè)的專業(yè)部門或人員的指導(dǎo)和協(xié)助。2022/8/7 53矩陣式結(jié)構(gòu)圖書館採錄編目期刊

14、參考數(shù)位典藏小組電子書採購小組功能方案2022/8/7 54矩陣結(jié)構(gòu)機(jī)械組織以人為本以事為本以物為本有機(jī)組織直線及幕僚職權(quán)任務(wù)小組責(zé)任中心矩陣組織2022/8/7 55維持科層式結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，但去除其缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn):促進(jìn)複雜且獨(dú)立專案間的協(xié)調(diào)、同時維持功能式專家集中的經(jīng)濟(jì)規(guī)模。缺點(diǎn):產(chǎn)生混淆情況、員工該向那位主管報告 矩陣式結(jié)構(gòu)2022/8/7 56團(tuán)隊式結(jié)構(gòu) (team-based structure)由工作小組(groups)或團(tuán)隊(teams)組合的組織設(shè)計將功能式部門中的專家, 指派到一個或多個專案, 由專案經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)的組織設(shè)計。2022/8/7 57圖書館組織的目的與功能 圖書館辦理圖書資

15、訊之採訪、編目、典藏、閱覽、參考諮詢、資訊檢索、文獻(xiàn)傳遞、推廣輔導(dǎo)、館際合作、特殊讀者服務(wù)(圖書館法第九條)圖書館置館長、主任或管理員，並得置專業(yè)人員辦理前條所規(guī)定業(yè)務(wù)。(圖書館法第十條)2022/8/7 58圖書館組織特點(diǎn) (一)1. 服務(wù)機(jī)構(gòu)，但不以營利為目的。2.提供資訊，但不提供以獲利為目的之資訊服務(wù)和產(chǎn)品。3.扮演供應(yīng)及導(dǎo)引的角色。4.提供個人化的、持續(xù)性的專業(yè)服務(wù)。2022/8/7 59圖書館組織特點(diǎn)(二)5. 由長久歷史而形成的觀念，表現(xiàn) 在其功能和方法等方面，組成一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)，怯於改變。6.既重文獻(xiàn)亦重讀者，以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。7為上級機(jī)構(gòu)的附屬單位，而非獨(dú)立

16、機(jī)構(gòu)。8 居於附屬地位，承受上層或外界的壓力。2022/8/7 60圖書館組織機(jī)構(gòu)設(shè)置1.依功能分：採購、編目、流通2.依服務(wù)性質(zhì)分：讀者、技術(shù)服務(wù)。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學(xué)科分：如醫(yī)學(xué)圖書館、法律圖書館。6.依資料分：如視聽資料、期刊資料。 2022/8/7 61組織發(fā)展組織發(fā)展(Organization Development, OD)，使用行為科學(xué)的方法，有計劃地改進(jìn)一個機(jī)構(gòu)及加速其發(fā)展的過程。為機(jī)構(gòu)能順應(yīng)環(huán)境的改變而做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和更新的需求，提供一個有效的方法。目的在幫助一個機(jī)構(gòu)預(yù)計所需採取的行動，解決現(xiàn)有的困難，充分使用人力資源，改善內(nèi)部溝通，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)目標(biāo)提高工作效率。2022/8/7 62組織發(fā)展的定義一個有計劃的介入(intervention)過程。用在整個機(jī)構(gòu)的發(fā)展上。由最高主管親自主持。是使用行為科學(xué)方法的一種行動研究。目的在促進(jìn)機(jī)構(gòu)的自我更新，以提