文書檔案管理制度

1、文書檔案管理制度文*a-，文書檔案管理制度在很多企業(yè)尤其是中小公司看來會議文書檔案的管理制度可有可無影響不大其實(shí)不然即使一個(gè)再小的公司 如果對這些看似瑣碎的方方面面失于管理就會使公司的運(yùn)作陷入一種無序的狀態(tài)長此以往公司的管理勢必 陷入混亂因此要想避免這種后果必須掌握以下幾個(gè)方面 .文印室管理規(guī)定第一條 為了加強(qiáng)公司的文件管理特制定本規(guī)定第二條 公司的文件有打印必要時(shí)方予打印內(nèi)部傳遞的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件一般不予打印 第三條公司發(fā)文需由起草人定稿抄正經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印一般文件的打印復(fù)印傳 真須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理部門經(jīng)理不在時(shí)可經(jīng)總裁辦公室主任同意后

2、辦理第四條 私人資料不得在公司打印復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送以免影響公司的正常工作第五條文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作按時(shí)完成任務(wù)對收到的文件資料應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門人員送發(fā)或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回不得延誤第六條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念不得隨意將打印復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中 須保密的事項(xiàng)透露給他人不得載留任何文件第七條 文印室對送來打印復(fù)印傳真的文件資料應(yīng)做好登記并在月終作統(tǒng)計(jì)核算屬業(yè)務(wù)部門的由各部門承 擔(dān)費(fèi)用屬行政管理部門的統(tǒng)一列行政開支第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的給予批評或處元以下罰款屢教不改或給公司造成不良的社會影 響或較大經(jīng)濟(jì)損失處元以上罰款直至辭退第

3、九條 本規(guī)定自年月日起執(zhí)行行文表發(fā)文號呆F絕對機(jī)密另文呈受文者副本份數(shù)附件發(fā)文號數(shù)及機(jī)密函兀密磬事繕發(fā)*通由校員文日期F；艮時(shí)送*快送夬件核辦人核稿人承辦人*通保卜年.文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核公司總經(jīng)理簽發(fā)公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核總經(jīng)理簽發(fā)第二條文件簽發(fā)后送辦公室統(tǒng)一安排打字打印后送回起草部門校對校對無誤方能復(fù)印蓋章第三條 文件和原稿由辦公室分類歸檔保存?zhèn)洳榈谒臈l 屬于秘密的文件核稿人應(yīng)該注明秘密字樣并確定報(bào)送范圍秘密文件按保密規(guī)定由專人印制報(bào)送第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送送件人應(yīng)將文件內(nèi)容報(bào)送日期部門接件人等事項(xiàng)登記清楚并向文件簽發(fā)人報(bào)告

4、報(bào)送結(jié)果秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收并分類登記由辦公室主任提出處理意見后簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門不得積壓遲誤屬急件的應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)往來信函記錄表客戶或單位：類別日期來去函內(nèi)容處理人回函日期回函內(nèi)容去來.公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度第一條全公司公私報(bào)刊外來郵件外發(fā)公啟函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條外發(fā)函電要求各部門因公需外發(fā)函電經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午點(diǎn)以前將函件電報(bào)底稿送到收發(fā)室另填寫掛號平信電報(bào)外發(fā)登記表每天下午點(diǎn)以前公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函電清點(diǎn)累計(jì)送交

5、郵局寄發(fā)信函寄發(fā)記錄表匚業(yè)務(wù)類比共關(guān)系匚采購類叫、務(wù)類發(fā)函日期發(fā)函單位文別內(nèi)容寄發(fā)單位回函日期回函內(nèi)容第三條外來郵件管理外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)凡掛號紙包包裹單貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收一般公啟函電和公司內(nèi)職工私人信件由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)私人不明平信一律放到信架信袋內(nèi)由個(gè)人自取不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清及時(shí)分發(fā)不得丟失損壞擱置延誤對國外來函應(yīng)檢查封口郵戳如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收并向郵局反映查明原由 凡掛號信匯款單包裹單貨運(yùn)單等的收件人在收發(fā)室通知發(fā)出后應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單并及時(shí)去郵局取款取件超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)第四條報(bào)刊訂購與收發(fā)1、報(bào)刊訂購

6、(1)訂購時(shí)間：上半年 下半年(2)訂購手續(xù)：不論單位和個(gè)人均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄再將需要訂購的報(bào)刊代號名稱出版日期單價(jià)訂購份數(shù)期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價(jià)確認(rèn)無誤后當(dāng)面繳款開票公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人 2、報(bào)刊收發(fā)收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退任 。 。 。 。 。 。收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)不得耽擱延誤收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為小時(shí)任何人不得進(jìn)入收發(fā)室四.公司文件管理規(guī)定(一)總則第一條為減

7、少發(fā)文數(shù)量提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用特制訂本制度第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函電來文同級函電來文本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件資料第三條 按照黨政分工的原則全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦以下簡稱兩辦歸口管理送發(fā)公文登記簿日期文號收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容表格檔案處理工作一覽表b 1p麥格檔案名稱聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職另表格性質(zhì)完成期限審核職另審核日期日報(bào)月報(bào)記錄其他(二)收文的管理第四條公文的簽收凡來廠公啟文件除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外均由廠收發(fā)員登記簽收由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳對

8、開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因?qū)γ芗_口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。 。 。 。 。 。 。 。對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件要進(jìn)行信封文件文號機(jī)要編號的四對口核定如果其中一項(xiàng)不對口應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門并登記差錯(cuò)文件的文號 。 。 。 。 。 。 。 。第五條 公文的編號保管兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單并分類登記編號保管須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 。 。 。 。 。 。 。本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由兩辦主任或副主任根據(jù)文件

9、內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文件要月即辦。 。 。一般函電單據(jù)等分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個(gè)單位會辦的文件應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 。 。 。 。 。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過天特殊情況例外。 。 。 。 。 。 。第七條 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定不得將有密級的文件帶回家宿舍或公共場所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容 。

10、。 。 。 。 。 。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室閱批文件一般不得超過天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)如有領(lǐng)導(dǎo)批示擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜 。閱文時(shí)不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。文件閱完后應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書切忌橫傳兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦部門接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理不得將文件壓放分散如需備查應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)6、按照閱文范圍離退休干部一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室 TOC o

11、1-5 h z 閱文。（三）發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上向下發(fā)送正式文件 。各群眾團(tuán)體部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請并將文件底稿交廠辦審核廠部同意發(fā)文則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文對全廠影響較大涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件須由廠長批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。 。 。 。 。 。第九條 發(fā)文的范圍凡是以廠部名義發(fā)出的文件通告決定決議請示報(bào)告編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)均屬發(fā)文范圍廠部下發(fā)文件主要用于（ 1 ）公布全廠規(guī)章制度（ 2 ）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上

12、級文件精神制訂的工廠文件（ 3 ）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)（ 4 ）公布全廠性的重大生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營管理政治工作生活福利等工作的決定（ 5 ）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)（ 6 ）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)上行文外發(fā)文主要用于（ 1 ）對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃請示報(bào)告處理決定（ 2 ）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)技術(shù)人事勞資物資供應(yīng)科研基建經(jīng)營管理等事宜在工廠日常生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營管理中有關(guān)圖紙技術(shù)文件工藝修改審批工作安排部署傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠部文件發(fā)布 。凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定一般都不應(yīng)發(fā)文不備查考可以科室名義用工

13、作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系可用各科室的名義對外發(fā)函應(yīng)各自編號備查不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定各單位需要發(fā)文應(yīng)事先向廠部提出申請廠部同意發(fā)文時(shí)主辦單位應(yīng)以國家法令上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿表格管理登記表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備考3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)做到情況確實(shí)觀點(diǎn)鮮明條理清楚層次分明文字簡練標(biāo)點(diǎn)符號正確書寫工 整嚴(yán)禁使用鉛筆圓珠筆紅墨水和彩筆書寫4、文稿擬就后擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題發(fā)送范圍印刷份數(shù)擬稿單位與擬稿人并簽名 蓋章標(biāo)定日期和密級廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神有關(guān)文件規(guī)

14、定對文稿進(jìn)行審查和修改對涂改不清文字錯(cuò)漏 嚴(yán)重內(nèi)容不妥格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿經(jīng)廠辦審查修改后的文稿送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容質(zhì)量負(fù)責(zé)對審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬稿部門重新譽(yù)寫清楚需經(jīng)會簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽文稿審核會簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名文件打字后由廠辦派專人按數(shù)印刷再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況對印刷質(zhì)量不好的文件機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)（五）文件的借閱和清退第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)

15、人簽寫便條對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還任何人不得將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾畫等第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退 的文件進(jìn)行收繳清退工作一般為月底一小清季末一中清年終一總清如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 。 。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交保管保密催辦檢查工作（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔1 ）上級機(jī)關(guān)來文包括上級對工廠報(bào)告申請的批復(fù)2 ） 廠部發(fā)出的報(bào)告指示決

16、定決議通報(bào)紀(jì)要重要通知工作總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)季度年度報(bào)表等。 。 。 。 。 。 。 。3 ）廠長辦公室廠務(wù)會工廠管理委員會中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄4 ）廠一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告總結(jié)決議發(fā)言簡報(bào)會議記錄等5 ）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果6 ）參加上級召開的各種會議帶回的文件資料及本廠在會上匯報(bào)發(fā)言材料等7 ）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告指示記錄以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料8 ）反映本廠生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品9 ）工廠日志和大事記10 ） 工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料2、業(yè)務(wù)科室各群眾團(tuán)體

17、日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔第十六條 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容名稱作者時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)正本底稿主件附件收集齊全保持文件材料的完整性要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則重要工作重要會議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向檔案館室移交清單一式兩份接交單位各留存一份備查。 。 。 。 。 。（七）文件的銷毀第十七條 對于多余重復(fù)過時(shí)和無保存價(jià)值的文件廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)派專車分別由廠辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指

18、定的紙廠監(jiān)視銷毀五.公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度第二條所謂文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文報(bào)告會議決議規(guī)定合同書專利許可證書電報(bào)各種賬簿圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文 第三條全部文書歸公司所有并收藏任何個(gè)人不得私自占有第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理凡重要事宜的指示請示匯報(bào)報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)答復(fù)等等一律以文書的形式進(jìn)行所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則必須明確責(zé)任即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)事后也必須以文書形式記錄下來第六條文書的管理原則規(guī)定如下：文書的收發(fā)領(lǐng)取與寄送原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)分公

19、司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定（二）文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收并按下列要點(diǎn)處置一般文書予以啟封分送各部門私人文書不必開啟直接送收信人分送各部門的文書若有差錯(cuò)必須立即退回總務(wù)部（三）文書的處理第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類：絕密指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書秘密指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書表表格登記單身表名稱聯(lián)數(shù)填制單位侈送單位功能內(nèi)容性質(zhì)印制日期數(shù)量表格編號每月用量產(chǎn)品經(jīng)理室自存生管部產(chǎn)品說明產(chǎn)品說明規(guī)格訂定各產(chǎn)品工程工程分析工程標(biāo)分析表準(zhǔn)品檢品檢組品檢標(biāo)品檢標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)領(lǐng)退領(lǐng)料人自存會領(lǐng)料憑領(lǐng)退料名憑證料單計(jì)生管證稱

20、數(shù)量原物倉庫物料管原物料耗賬卡料庫存卡理用狀況耗用自存會對賬控原物料耗月報(bào)月報(bào)表計(jì)生管制用狀況庫存原物料庫月報(bào)表存記錄制造生管自存業(yè)派工用制造說明發(fā)工用通知單務(wù)生產(chǎn)部原物料說明生產(chǎn)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)度表生產(chǎn)自存程序控細(xì)步進(jìn)度工作表狀況表制用產(chǎn)量控制完工報(bào)告自存計(jì)算成原物料工每批單經(jīng)理室本時(shí)品質(zhì)記錄報(bào)告品檢品管自存品檢狀各批品檢日報(bào)日報(bào)表生管況狀況品檢自存工作表記錄表3、機(jī)密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書普通：指非機(jī)密文書如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西則另當(dāng)別論傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書第九條 普通文書的處理原則如下由部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱回答批辦以及其他必要的處理

21、或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。 。 。如果遇到重要或異常事項(xiàng)必須及時(shí)與上一級主管取得聯(lián)系按上級指示辦理各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)必須與各部門商議后方能予以處置第十條 機(jī)密文書的處理原則如下機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理指名或親啟文書原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名并由發(fā)文者封緘到達(dá)的指名或親啟文書原則上由信封上所指名的人開啟其他人不得擅自啟封如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者不受本條規(guī)定的約束。 。 。 。 。 。 。 。第十一條 文書的閱覽原則如下某文書被閱覽后閱覽者必須簽字表示已經(jīng)閱覽完畢如有必要可在文書的空白處填寫閱覽后的意見并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。 。 。

22、。 。 。 。有必要在各部門傳閱的文書必須附上傳閱登記簿按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫并最終交還文書主管 。第十二條 與各部門有關(guān)的文書在處理意見上如果存在分歧則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商如果不能協(xié)商一致上報(bào)或請示上級領(lǐng)導(dǎo)由上級裁決。 。 。 。 。 。 。 。（ 四 ）請示審批第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)都必須經(jīng)請示獲得董事會總裁和常務(wù)董事審查裁決和公文批復(fù)之后方能實(shí)行。 。 。 。 。 。 。 。第十四條須請示審批事項(xiàng)如下職務(wù)及重要人事安排各種制度性規(guī)定的變更重要契約的締結(jié)解除與變更訴訟行為與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)申請等等土地建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與

23、轉(zhuǎn)讓大額饋贈(zèng)謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的開支分支機(jī)構(gòu)的增減與升降預(yù)算與決算事宜借款與貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更重要或高額物品的采購不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售定期或不定期刊物發(fā)刊修改與廢除以及費(fèi)用開支的修訂有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃其他上述未涉及的重要事項(xiàng)第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管第十六條對請示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌以便能順利實(shí)施第十七條請示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式經(jīng)主管呈交總部如果事情緊急允許直接以非文書形式請示但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報(bào)。 。 。 。 。 。 。 。第十八條請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題正文理由說明和附錄提案文書應(yīng)一式多份分

24、送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門出版部門總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等。 。 。 。 。 。 。 。第十九條請示提案文書必須編號注明起草者或請示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門并簽名蓋章第二十條請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并做出決定則以請示提案書副本替代批復(fù)返回并請示部門予以執(zhí)行第二十一條請示提案原本由總務(wù)部保管（五 ）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下文書必須簡明扼要一事一議語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程加以證明必須做出交代必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件必須明確起草文書的責(zé)任者并署上請示審批提案者姓名對請示提案文書進(jìn)行修改時(shí)修改者必須認(rèn)真審閱原件修改后必須署名 。 。 。第二十三條文書的起草必須征得主

25、管同意并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行文書起草只是一個(gè)文書化的過程與結(jié)果文書的草案必須予以保存。 。 。 。 。 。 。 。第二十四條重要文書必須經(jīng)過公證并且在正式文書形成前掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行公司內(nèi)文書如果是一般往來文書只需主管署名如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書只需部門署名如果是重要文書按責(zé)任范圍由總裁副總裁常務(wù)董事署名或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù) 。/L-* I171/ -J對外文書如合同書責(zé)任狀政府許可申請書回執(zhí)公告等重要文書一律署總裁職務(wù)與姓名如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名上列規(guī)定以外的文書也可署分公司或分

26、支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名第二十六條文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行1、在正本上必須加蓋文書署名者的印章副本可以加蓋署名者或所在部門印章2、如果文書署名者不在可加蓋職務(wù)或代理者印章并加蓋具體執(zhí)行者印章替代但在這種情況下文書存檔前必須加蓋署名者印章以部門或公司名義起草的文書在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)必須填寫委托申請書經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可并且加蓋印章之后向總務(wù)部門擢由 。 III III III I I.總務(wù)部主管經(jīng)審核簽名蓋章批準(zhǔn)申請如有必要?jiǎng)t需請示總裁在需要總裁簽字的情況下手續(xù)同前經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后去印章保管員處加蓋公司印章一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)

27、字樣的印章須經(jīng)主管同意直接向印章保管員申請加蓋（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位單位地址以及收件人姓名并且注明快遞郵寄面呈或轉(zhuǎn)交等字樣 . . .公司內(nèi)部文書原則上不作封緘第二十九條各部門的郵寄文書必須于發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資明細(xì)賬上做好登記并填寫表格請印申請單第一聯(lián) 請印單位存 第二聯(lián) 存采購單位第三聯(lián) 存總務(wù)部門請印單位表格名稱用聯(lián) 式聯(lián)第聯(lián)途數(shù) 第2聯(lián)及 第3聯(lián)分送單位請印日期需要日期表格編號表格格式匚依舊格式印刷品口依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年數(shù)需

28、校對否Pt?。ㄆ撸┪臅恼砼c保存第三十條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后分為兩類保管一類是尚未完結(jié)的文書另一類是可以歸檔的文書第三十一條全部完結(jié)的文書分別按所屬部門文件機(jī)密程度整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯并在文書保存簿上做好登記歸檔保存第三十二條制度規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書合同書往來公文與特許專利等特別重要的文書由總務(wù)部填寫重要文書 目錄后予以保存第三十三條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類一類是特別重要的文書直接歸主管保存另一類是一般的文書留存各部門保管第三十四條 文書的保存年限如下永久保存文書包括章程股東大會及董事會議事記錄重要的制度性規(guī)定重要的契約書協(xié)議書登記注冊文書股票關(guān)系書類重要的訴訟關(guān)系文書重要的政

29、府許可證書有關(guān)公司歷史的文書決算書和其他重要的文書保存十年文書包括請求審批提案文書人事任命文書獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿傳票與會計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書保存五年文書指不需要保存十年的次重要文書保存一年文書指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書如果是調(diào)查報(bào)告原件則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限第三十五條全部重要的機(jī)密文書一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的經(jīng)主管決定填寫廢除理由和日期之后予以銷毀機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀第三十七條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以 及變更與調(diào)整后的結(jié)果第三十八條必須做好重要文

30、件的借閱登記工作并注明歸還日期一切借閱都必須出具借閱證 第三十九條在制度難以執(zhí)行時(shí)須與總務(wù)部聯(lián)系由文書主管做出裁定第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施 六.公司文書制作制度第一條 適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件除有特殊規(guī)定外一律依照本制度制作發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外也適用本制度第二條名義公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署有些簡單事項(xiàng)的文件應(yīng)以部門的名義簽署第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件須逐級上報(bào)各級主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由然后上報(bào)若不需呈報(bào)則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱文號年月日 。 。 。 。 。 。 。 。第四條 文書格式公務(wù)文件應(yīng)使用

31、楷書盡可能簡單準(zhǔn)確陳述理由和經(jīng)過時(shí)若正文繁復(fù)則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上第五條文件編碼文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號碼和年月日以便處理第六條書寫格式通常在第一行寫文號第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題另起一行寫制發(fā)年月日制發(fā)者名稱再一行寫明收文件人的姓名然后再寫文件內(nèi)容 。 。 。 。 。 。 。 。在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下通常采取在文件末尾處用后記的形式證明在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼必要事項(xiàng)年月日及復(fù)審者姓名 。 。 。 。 。 。 。 。由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱必要時(shí)要寫上號碼和年月日第七條 簽署應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明

32、職務(wù)根據(jù)情況只署姓名在文件制發(fā)者個(gè)人或單位的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章作為文件處理的依據(jù)但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文件如通知等為了簡便多采用印制好的印刷品此時(shí)簽名或蓋印可省略。 。 。 。 。 。 。 。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄依照以下各條進(jìn)行1、在用于普通文件的信封上要寫明送達(dá)單位的名稱同時(shí)在左側(cè)寫上是否加急掛號等并在其下寫上2、發(fā)文號碼信封背面寫發(fā)文單位。 。 。 。 。秘密文件的信封上除要在正面的左側(cè)寫上秘外其他參照第一項(xiàng)必須由收文者親自開啟的文件信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上親啟字樣機(jī)密文件要用二層信封內(nèi)封上寫文件標(biāo)題外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫明秘的字樣文件內(nèi)特別需要保

33、密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明秘的字樣本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容除有關(guān)機(jī)密的外簡易的文件可依照第二條進(jìn)行只要在封面左下角用小號字印上單位名即可第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定略第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張文字應(yīng)清晰可辨第十一條文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用按以下原則區(qū)別使用不同文種提案，不僅僅是發(fā)出的指令而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論承認(rèn)就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定定期報(bào)表發(fā)送記錄類別：財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表名稱類別報(bào)告提出日期份呈送單位日報(bào)月報(bào)年報(bào)數(shù)1、現(xiàn)金收支表隔日或翌月日1副總經(jīng)理2、營業(yè)報(bào)告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3、損益表隔月自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4、

34、資產(chǎn)負(fù)債表5、6、7、8、請求所報(bào)內(nèi)容等候裁定報(bào)告關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)申請請求對自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)也可用于單方面提出申請第十二條 指示類文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用指示對申請請示及要求的答復(fù)傳達(dá)有關(guān)事務(wù)上的指令第十三條 電文依靠電信傳達(dá)的文件要求特別簡明避免使用容易誤解的文字并省略敬語以使電文簡短電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號重要的電信文書在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施七.公司文書收發(fā)制度第一條 范圍本公司文件本公司及其事務(wù)所之間的書信文件傳票小包裹等以及公司外文件的收發(fā)分發(fā)等均按

35、本制度執(zhí)行第二條統(tǒng)管部門文書的收發(fā)分布等事務(wù)由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理第三條部門文書責(zé)任者在部處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)保管等工作第四條文書的收受對公司外來文書的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)第五條收文的處理收文中除親啟信函掛號信傳遞證明外其余一般信函應(yīng)全部拆封拆封后以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處將信封附上用別針別在一起。 。 。 。 。 。 。 。收件室將全部收文的收受日期發(fā)文單位發(fā)文者姓名文件標(biāo)題內(nèi)容概要分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在收文簿上并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷 。 。 。 。 。 。 。 。第六條 審核以及分發(fā)批示總務(wù)部經(jīng)理在對文件及收文簿加以審核后對收件室做出分

36、發(fā)批示當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)如有事務(wù)急需處理可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工。 。 。 。 。 。 。 。作第七條 分發(fā)收件室將收文簿及文件分發(fā)各部門各部門的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收第八條 處部門內(nèi)部文書處理文書負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印并遞交有關(guān)部門有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對文書負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示文書負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給有關(guān)工作人員在文書承辦量分發(fā)量較大的部門可設(shè)文書整理簿并據(jù)此處理文件第九條發(fā)送文書的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點(diǎn)姓名并注明是否采用掛號快遞等方式文書負(fù)責(zé)人將本部門文件分類別請示發(fā)送第H

37、一條發(fā)送的處理總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期發(fā)送地點(diǎn)發(fā)文者名稱全名內(nèi)容等項(xiàng)目登記在發(fā)文簿上貼好郵票投遞出去第十二條投遞文件投遞通常一天三次按以下時(shí)間投出：第一次上午十點(diǎn)第二次下午三點(diǎn)第三次下午五點(diǎn)遇有緊急投遞的文書可不受上述時(shí)間限制第十三條郵票的收付保管郵票購入付出保管等情況應(yīng)登記在郵票收付保管明細(xì)表并在年末計(jì)算出余額與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞不利用國家郵政而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函文書傳票小包裹錢款以及其他物品的收集和遞送可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理 對本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)第十五條定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期

38、專遞時(shí)各部門應(yīng)在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容一式二頁副頁留存正頁與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿作為發(fā)文單位記錄可代替發(fā)文簿每天進(jìn)行整理清點(diǎn)對于收文部門定期專遞收發(fā) 文簿可代替收文簿每天進(jìn)行整理清點(diǎn)八.公司文書處理制度 (一)總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行在特殊情況下的應(yīng)急處理事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)第二條定義本制度所指文書包括以下內(nèi)容：高層決策文書以及基層下達(dá)的文件部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件合同書證券證書和勞動(dòng)協(xié)議書志愿書違約收文往來公文專利證明和注冊登記文書收支預(yù)算與決算書賬本票據(jù)憑證各種明細(xì)表各種規(guī)定與計(jì)劃書往來書信電報(bào)任命書意見書各種報(bào)告各種統(tǒng)計(jì)表其中與項(xiàng)文書的處

39、理原則上按會議決定處理第三條類別劃分上述文書按機(jī)密程度可劃分為以下幾類：機(jī)密文書絕密秘密保密普通文書即機(jī)密文書以外的文書其他文書如公開發(fā)行的書籍雜志報(bào)紙以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印譽(yù)寫物品的第四條適用原則表格使用狀況調(diào)查表送：送出單位,格管制單位日期年 月日稱如為新表請簡要解釋表號如為新表免填乍用此表之其他部門表 此表目的及用途是否送出廠外？77格 內(nèi) 容 有 關(guān) 事 項(xiàng)能否用透明窗信封？付現(xiàn)行程序的影響說明改變或增加之處貧料來自何處的注出表號資料送往何處注出表號此表設(shè)計(jì)將影響其他何表有何其他表需重加設(shè)計(jì)與何表同時(shí)參以使用可以取代何種表注出表號何表作廢注出表號見有廢表之處理U肖毀匚新表未使用前

40、仍繼續(xù)使用口通知已領(lǐng)出者使用完為止其他處辦理真寫用行筆鋼筆復(fù)寫打字其他填寫方式如系機(jī)械注明名稱及型式牌寺殊裝訂所需級邊或印刷留紙邊更用情形匚在辦公室內(nèi)用 匚在工場或庫房使用He室外用復(fù)制方法油印其他方法須用情形其他副本數(shù)量由日 Lfe周 口每月更用此表需增添新設(shè)備如需要請注明并估計(jì)費(fèi)用副本送遞單位數(shù)副本送遞單位名稱必需用之單位保存時(shí)間月年處理時(shí)間每月日每月極少每一單位如何填寫填寫日期及編號等等蓋圖記等等(1)原23456規(guī)格 需 用 量需印連續(xù)號碼否請說明裝訂成冊年量u長 日分份期交貨 力數(shù)及數(shù)量第一次用量更用久暫匚水久 口布時(shí)（多久時(shí)間）交貨日期特殊事項(xiàng)不夠填寫時(shí)請用背面簽章申請人 日期審核

41、人日期 批準(zhǔn)人日期公司各部門依據(jù)本制度保管與處理本部門有關(guān)事務(wù)文書（二）文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受所有文書按下列原則處置或送發(fā)普通文書全部由接受部門開啟或開封啟封時(shí)編上文書的收發(fā)編號注明收發(fā)日期在文書登記簿上作好登記由接受部門的主管或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書但是不涉及特別事項(xiàng)的文書可以簡化登記手續(xù)絕密文書或親啟文書必須直接送交當(dāng)事者由文書當(dāng)事者開封與處置第六條制度時(shí)間外的處理值班人員能夠判定為是緊急重要的文書或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書應(yīng)立即通知秘書室主任其他次重要文書只需通知收發(fā)室的主任并按其指

42、示處理所有到達(dá)的文書值班人員都必須一一作好登記于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室第七條收發(fā)決定所有文書的接受轉(zhuǎn)交登記與領(lǐng)取事宜都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示第八條設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書因此在文書檔案室設(shè)一名信使來回傳遞各類文書（三）文書的處理第九條處理原則 文書處理的基本原則是準(zhǔn)確與及時(shí)并且明確文書處理的責(zé)任者第十條 成文原則凡重要的往來交涉都必須形成文書或形成記錄即使情況特殊也必須事后追憶形成備忘錄第十一條 特例對那些并不重要的事項(xiàng)或者通過電話會面等簡單形式處理的事項(xiàng)只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可第十二條 處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門按下列規(guī)定及時(shí)予以

43、處理凡重要事項(xiàng)或者異常事項(xiàng)應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告并逐級向上請示必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系等候并按照上級指示處理文書中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。 。 。 。 。 。 。 。如果文書中涉及的事項(xiàng)與其他部門有關(guān)必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事在具體處理時(shí)如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合并且其他部門提供配合需要一定的時(shí)間在這種情況下應(yīng)事先征得對方的意見 。 。 。 。 。 。 。 。如果事情涉及兩個(gè)以上的部門并且難以判斷由何部門出面主持時(shí)應(yīng)聽取其他部門的處理意見第十三條 防止拖延文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng)以防止文書的處理延遲或停頓如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象應(yīng)立即交文書檔案

44、部門處理。 。 。 。 。第十四條重要文書的保管機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件必須存放在帶鎖的檔案文件柜中予以嚴(yán)格保管文件柜的存放必須選擇在發(fā)生意外時(shí)能夠安全迅速轉(zhuǎn)移出去放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置（ 四 ）文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙除特殊情況外原則上采用規(guī)格第十六條字句文書應(yīng)以簡單明了的文體記述采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字避免使用艱澀的詞句第十七條文體全部文書一律采用書面文體第十八條復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本在特別有必要的情況下必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份送往何部門等等。 。 。 。 。 。 。 。第十九條 署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名特殊情況或有專項(xiàng)指示

45、的情況除外代表公司名義締結(jié)的合同書往來公文公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告全部署名董事會代表對外廣告及宣傳采用公司名稱除此之外的文書署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名不重要的文書只需署上經(jīng)辦人姓名（五 ）文書整理第二十條 編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號表示文書的類別再按符號編輯數(shù)字符號給各文書排序以便于檢索第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用表示部門名稱的符號用部門名稱的第一個(gè)漢字如制造部門工藝室用制工表示文書類別直接用絕密密等字樣表示各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號同一文書或同一名稱的文書追加一組自然數(shù)用隔開如制工密編號按年度更新第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符

46、號與編號都必須填寫在文書登記簿上第二十三條整理文書處理完結(jié)之后按文書的符號與編號進(jìn)行編輯整理將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進(jìn)行另一類需要經(jīng)常查閱的文書盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束但文書的效用還沒有終結(jié)仍需要單獨(dú)整理。 。 。 。 。 。 。 。第二十四條保管文書整理后大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管其他少量的重要文書在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管（六 ）文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接由總務(wù)部負(fù)責(zé)在特殊情況下公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封并在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣的印章第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書必須

47、在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣印章分別表示可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交或 在書信接受者不在的情況下留下文書囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書可以通過郵寄傳遞的文書必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書。 。 。 。 。 。 。 。第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書按轉(zhuǎn)交郵寄與面呈分別填寫送發(fā)登記簿對于面呈文書還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點(diǎn)以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事人簽名蓋章。 。 。 。 。 。 。 。（七 ）文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室按文書的整理符號與編號進(jìn)行編輯歸檔第三十條 編輯行政室按年度把重要的經(jīng)各部門整理編號的文書進(jìn)行匯總分編裝訂成冊存入檔案會計(jì)文書則按會計(jì)年度編輯

48、成冊一些不太重要的文書不必按文書類別編輯只需按年度匯集成冊 。 。 。 。 。 。 。 。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書按部門以文書的符號獨(dú)立分編成冊第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：永久保存凡屬于規(guī)則指令決議訴訟重要契約證書統(tǒng)計(jì)及會計(jì)文書以及員工人事勞資文書都?xì)w為永久保存文書。 。 。 。 。 。 。保存十年類似永久保存文件性質(zhì)沒有必要永久保存的文書合議書志愿書違約書往來公文復(fù)命書報(bào)告書和重要往來信函等等可以保存十年。 。 。 。 。 。 。 。保存五年保存期從編輯日起算次重要且沒必要保存十年的文書可保存五年第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀廢除

49、必須經(jīng)有關(guān)部門合議報(bào)總裁認(rèn)可由文秘室執(zhí)行。 。 。 。 。 。如果對廢除沒有疑義應(yīng)即刻予以廢除或銷毀九.公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范第一條主管部門本公司所有外來文書都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受第二條處理方法文秘室按下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書把公司文書與私人文書區(qū)分開來由文秘室直接開啟送達(dá)的公司文書并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章注明收發(fā)日期對于送達(dá)各部門且不能開啟的估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書以及絕密文書只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章注明收發(fā)日期收發(fā)印章見圖 第三條登記凡符合下列規(guī)定的文書都必須做好登記（文書接收登記簿格式如下表所示）在一般文書或送交部門的普通文書中如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文書或者夾帶

50、重要物品的文書專人傳遞送達(dá)的文書標(biāo)有絕密或親啟字樣的文書第號收發(fā)-文秘科收發(fā)印章圖示文書接收登記簿格式序號年月日寄送者姓名重要的事項(xiàng)接收者姓名文書種類簽名蓋章回復(fù)第四條電報(bào)快遞文書文秘室必須優(yōu)先處理電報(bào)特快專遞類文書不得拖延第五條 公休日到達(dá)的文書凡下班后或者缺席工作時(shí)間以外到達(dá)的文書一律由值班留守人員接收于此后第一個(gè)工作日早晨移交文秘室第六條分發(fā)文書的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行寫給各部門的文書經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管重要文書專遞文書或者夾有重要物品的文書直接送交文書接受人在接受人不在的情況下囑托部門主管轉(zhuǎn)交領(lǐng)取文書者必須在登記簿上簽名蓋章文書中一切夾帶或附有的物品必須原樣送到當(dāng)事人手中私人信件

51、直接分送本人在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)取在必要情況下讓領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章第七條回復(fù)各部門在接到文書時(shí)應(yīng)給文秘室一個(gè)回復(fù)表示那些需要回復(fù)的文書已經(jīng)收到第八條退回分送給各部門的文書如果出現(xiàn)差錯(cuò)或不是所在部門接收的文書應(yīng)直接退回文秘室再由文秘室處理第九條電報(bào)電話記錄收到電報(bào)后在文書登記簿上做好登記接到電話后填寫電話記錄傳票如下表所示但普通的電話不必記錄表23-12電話記錄傳票來電要點(diǎn)來電者來電指名姓名部門單位姓名地址電話接電話時(shí)間月 日（上下）時(shí)分接電話者十.公司重要文件保管處理規(guī)定第一條范圍本公司所有重要文件的收藏保管處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行第二條種類重要文件分為以下四種分別處理：最重要

52、文件日常用最重要文件非日常用一般重要文件日常用一般重要文件非日常用其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響的文件一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考放在辦公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件 第三條保管場所 在緊急情況下重要文件的收藏保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管但根據(jù)文件的性質(zhì)數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于公司特別重要的材料各業(yè)務(wù)部門保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件一般重要文件中的日常用部分現(xiàn)

53、場保管在各部室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９苌霞墝ΜF(xiàn)場保管有特別指示的時(shí)候保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管表單填寫說明書機(jī)密等級手工H計(jì)劃填寫日期表格名稱表格編號聯(lián)數(shù)傳遞流程各聯(lián)用途說明表格性質(zhì)月報(bào)表日報(bào)表記錄表聯(lián)絡(luò)表分析表定期報(bào)表不定期報(bào)表記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來源及填表說明表格審核過程異常表示方式第四條分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定對前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管最重要文件更應(yīng)如此 第五條重要文件的另行保管 重要的賬票或文件在沒有其他材料可以替代時(shí)即在確認(rèn)除原件外沒有其他可以反映其內(nèi)容的文件該件如發(fā)

54、生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標(biāo)記辦理另置安全場所保管的有關(guān)手續(xù)。第六條 保管的主管部門重要文件的搬出及收藏由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實(shí)施倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務(wù)部門承擔(dān)各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄并提交總務(wù)部門總務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率。 。 。 。 。 。 。 。第七條 搬運(yùn)收藏時(shí)間將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行但在公司有特別指示時(shí)須遵照執(zhí)行正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)第八條 倉庫內(nèi)的保管位置收藏文件在倉庫的位置根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門決定在搬運(yùn)收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無誤地將文

55、件置于各自位置當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大保管場所不足時(shí)應(yīng)預(yù)先與總務(wù)部協(xié)商要求給予增加或變更保管場所 。第九條銷毀處理對于保管期滿的文件總務(wù)部門在征求業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀第十條向公司外轉(zhuǎn)移對于重要文件在公司沒有特別命令時(shí)原則上不允許攜帶搬運(yùn)至公司以外分公司及工廠的文件在無特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行并將期滿文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門十一 .文書檔案立卷歸檔制度（一 ）總則第一條為加強(qiáng)本公司文書立卷工作特制定本制度第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔 。 。 。 。 。 。 。 。第三條公文承辦

56、部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存結(jié)案后及時(shí)交專兼職文書人員歸檔工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚不得擅自帶走或銷毀。（二 ）文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門收集管理文件材料制度各部門均應(yīng)指定專兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料并保持相對穩(wěn)定人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室 。 。 。 。 。 。 。 。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文含定稿和兩份打印的正件與附件批復(fù)請示轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 。 。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件材料由主辦部門收集歸卷會議文件由會議主辦部門收集歸卷 。 。 。 。

57、。 。 。 。公司工作人員外出學(xué)習(xí)考察調(diào)查研究參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)旅費(fèi)本公司召開會議由會議主辦部門指定專人將會議材料聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷會議費(fèi)用 。 。 。 。 。 。 。 。第七條 各部門專兼職文書的職責(zé)了解本部門的工作業(yè)務(wù)掌握本部門文件材料的歸檔范圍收集管理本部門的文件材料認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 。 。 。 。 。 。 。承辦人員借用文件材料時(shí)

58、應(yīng)積極地提供利用做好服務(wù)工作并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)）歸檔范圍第八條重要的會議材料包括會議的通知報(bào)告決議總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)人講話典型發(fā)言會議簡報(bào)會議記錄等第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定決議指示命令條例規(guī)定計(jì)劃等文件材料第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書第十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)第十三條本公司的各種工作計(jì)劃總結(jié)報(bào)告請示批復(fù)會議記錄統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)第十四條信訪工作材料第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同協(xié)議書等文件材料第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)處分的文件材料第十七條本公司職工勞動(dòng)工資福利方面的文件材料第十八條本公司

59、的歷史沿革大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)照片錄音錄像等四 ）平時(shí)歸卷第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度對處理完畢或批存的文件材料由專兼職文書集中統(tǒng)一保管第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類目案卷類目的條款必須簡明確切并編上條款號 。 。 。 。 。 。 。 。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全加以整理送交本部門專兼職文書歸卷 。 。 。 。 。 。第二十二條專兼職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料按照案卷類目條款放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對號入座并在收發(fā)文登記簿上注明 。 。 。 。 。）立卷案卷質(zhì)量要求第二

60、十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范保證案卷質(zhì)量立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷編目第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)別不同的價(jià)值便于保管和利用 。 。 。 。 。 。第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整第二十六條在歸檔的文件材料中應(yīng)將每份文件的正件與附件印件與定稿請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件分別立在一起不得分開文電應(yīng)合一立卷絕密文電單獨(dú)立卷少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系也可隨同絕密文電立卷 。 。 。 。 。 。 。 。第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文