檔案管理概述

1、一、文書檔案管理制度二、文書檔案的組卷、歸 檔整理方法什么是文書檔案？文書檔案是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會組織在領導和行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。文書與檔案的關系檔案是歸屬文書檔案文書是前身辦理完畢具有保存價值經(jīng)過歸檔整理檔案管理依據(jù)中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法實施辦法重慶市實施中華人民共和國檔案法辦法重慶市人民政府關于進一步加強全市檔案工作的通知企業(yè)劃分歸檔范圍期限的依據(jù)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定一、文書檔案管理制度（一）檔案管理制度包括立卷歸檔制度 檔案管理制度：1、庫房的管理 2、檔案統(tǒng)計 3、檔案保管 檔案保密制度檔案利用、借閱制度檔

2、案的鑒定和銷毀（二）文書檔案管理1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。2、文書檔案歸檔范圍 凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔3、文書檔案歸檔要求4、文書檔案的借閱5、文書檔案的保管及銷毀二、文書檔案的組卷、歸檔整理方法（一）文書檔案組卷方法一、建立指導性文件為了有效地指導本機關文書立卷工作，每個單位都應該制定以下三個指導性文件1.檔案分類大綱分類大綱是平時文件歸卷和年終立卷的“索引表”，它指導文件“定點歸宿”，既便于收集、積存文件和查找利用，也有助于年終立卷工作有序進行。機關檔案的分類一般有兩種，一是按機構分類，二是按問題分類2.文件材料歸檔范圍

3、即文件材料的立卷范圍。它規(guī)定本機關哪些文件應該立卷歸檔，哪些文件材料可不立卷歸檔。檔案管理實施歸檔范圍的確定應遵循“凡是反映本機關職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍”的原則，無論收文或發(fā)文，普發(fā)或?qū)０l(fā)本機關，或本機關內(nèi)部使用的文件、會議記錄、圖片、表冊、聲像材料、電子文件等，只要是反映本單位人和事的、有查考利用價值的都應當立卷歸檔；而對一些沒有查考價值的，臨時、事務性的和抄送本機關參考的文件，以及重份文件，則可以不歸檔。3.檔案保管期限表一般以國家頒發(fā)的通用檔案期限表為依據(jù)，結(jié)合本單位實際制定。通常分為永久、定期(10年、30年)三種。其劃定原則是：凡是反映機關主要職能活動和基本

4、歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠價值的檔案，列為永久保管；凡是反映本機關一般性工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為定期30年保管；凡是在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的文件材料，列為定期10年保管。二、平時的文件歸卷歸檔范圍、分類大綱和保管期限確定以后，平時就可以把辦理完畢的文件“對號入座”，作為年終立卷的基礎，平時也便于查找。三、立卷前的準備工作（一）檢查收集文件的收集情況1、檢查文件是否齊全2、檢查文件是否屬于本單位歸檔的范圍3、檢查卷內(nèi)文件是否有一定的聯(lián)系（二）準備好立卷必需的用具1、檔案裝具按照國家檔案局的規(guī)定，為了保證以后向檔案館移交的檔案

5、規(guī)范統(tǒng)一，各立檔單位必須使用區(qū)檔案館統(tǒng)一監(jiān)制的檔案裝具，包括各種檔案的卷盒、目錄、裝訂線和歸檔章等。2、裝訂工具按照規(guī)定，所有歸檔文件的裝訂，可使用經(jīng)過消毒處理的檔案專用棉線、不銹鋼訂書訂。對于以“卷”為單位組卷（傳統(tǒng)方法）的案卷，一般采用“三孔一線”法裝訂；而以“件（份）”為單位組卷（歸檔文件整理規(guī)則新方法）的案卷，可采用不銹鋼訂書訂裝訂。3、錄入軟件四、組卷的步驟（一）關于新方法組卷（二）關于傳統(tǒng)方法組卷（一）關于新方法組卷是指按照國家2000年12月新頒布的歸檔文件整理規(guī)則實施的組卷方法，其主要特點是：以件（份）為單位裝訂，不用擬寫案卷題名，跨盒編流水件號，不編頁號，只記頁數(shù)。1、分類(

6、分盒)對于內(nèi)部機構健全，收發(fā)文數(shù)量大的單位，一般按“機構”分類，機構的名稱就是類別的名稱對于內(nèi)部機構單一，科室分工不明顯，收發(fā)文數(shù)量又比較少的單位，則宜按“問題”分類，問題名稱加類字2、盒內(nèi)文件排列及編號排列：盒內(nèi)文件排列的順序應遵循的基本原則是：在同一個年度的前提下，同一保管期限內(nèi)按照分類大綱所設類別進行先后順序排列，一般在同一盒里只裝一個類別的文件。對于同一問題，還要遵循“重要的在前，次要的在后；批復在前，請示在后；結(jié)果在前，查證材料在后；總表在前，分表在后”的規(guī)定。排列時，在同一年度的前提下，同一保管期限中先排黨委類的，再依次排政府、人大類的編號：在同一年度里，先按保管期限分別進行排列，

7、然后在一個期限內(nèi)再按分類大綱所設類別順序排列。即：永久、定期30年、定期10年，分別各編一個流水盒號和一個流水件號。一份文件（如：文件正本和定稿，一套表格，一次會議記錄）應編一個件號。3、裝訂以件為單位裝訂，13頁的文件可用無糧漿糊粘貼，10頁左右的文件一般用檔案專用訂書訂裝訂，太厚的文件則用“三孔一線”方法裝訂4、填寫歸檔文件目錄和備考表5、填寫案卷封面卷盒正面：用毛筆或碳素筆填寫“單位全稱”卷盒背脊：暫時用鉛筆填上“全宗號、年度、保管期限、類別、起止件號和盒號”。（二）關于傳統(tǒng)方法組卷傳統(tǒng)方法組卷的特點是：以“卷”為單位組卷，即按“卷”裝訂，每卷單獨編流水頁號（通號），需要填寫案卷題名，以

8、揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容1、分卷2、排列3、編號 案卷號：在同一年度里，先按保管期限分別排列，每個保管期限內(nèi)再按類別順序排列。即：在一個年度里，永久、定期30年，定期10年，各編一個流水卷號。 頁號：按照卷內(nèi)文件排列順序，每卷編一個流水號。有文字的頁面均應編頁號，頁號的位置：正面編在右上角，背面編在左上角。4、填寫卷內(nèi)目錄和備考表5、裝訂 傳統(tǒng)方法以“卷”為單位裝訂，采用“三孔一線”方法，按順序?qū)⒕韮?nèi)目錄、整卷文件和備考表固定于標準卷皮上。值得注意的是：整卷裝訂要求文件的大小要一致（A4或16開），不一致的要先進行折疊、補貼；裝訂前要去掉所有文件上的金屬物（回形針、大頭針等）6、填寫案卷題名（案卷標題

9、）（1）、關于、的、例如：巴南區(qū)財政、文體局關于追加經(jīng)費預算、申請購置設備的請示、批復（2）對于整卷只涉及同一年度、同一單位或同一件事件，問題單一的，一般采用直接標擬的方法，而不采用上述介詞結(jié)構的方法。例如：重慶市巴南區(qū)2004年檔案事業(yè)統(tǒng)計年報表五、關于“歸檔文件目錄”和“卷內(nèi)目錄”題名的填寫與錄入文件題名應怎樣填寫？在實踐中，我們用以下幾個字進行了歸納，即：實、改、添、減、擬1、關于“實”。原文的題名，如果要素齊全、文字簡練、概括準確，除了可省去責任者外，一般應照實填寫。例：原文題名：重慶市局關于同志職務任免的通知填寫題名：關于同志職務任免的通知2、關于“改”。如果原文的題名為普發(fā)性的文件

10、，不能很好地反映本單位的內(nèi)容，填寫目錄時可進行適當?shù)男薷?。?：原文題名：重慶市機關事業(yè)單位職工工資晉級審批表 填寫題名：重慶市區(qū)文化局2003年職工工資晉級審批表(這里的文化局為本單位)3、關于“添”。如果原文題名太簡單，不能反應文件的主題，則可以在原題名上增加一些內(nèi)容。例：原文題名：合同。（既無合同雙方，又無合同事由）填寫題名：局與公司關于局機關網(wǎng)絡建設的施工合同4、關于“減”。某些轉(zhuǎn)發(fā)性文件，題名太長，可以作適當?shù)木?，使主題更加明確。例：原文題名：重慶市區(qū)文化局關于轉(zhuǎn)發(fā)重慶市文化局關于轉(zhuǎn)發(fā)文化部關于規(guī)范音像市場秩序有關問題的通知的通知的通知5、關于“擬”。對于一些沒有題名的“無頭文件”

11、，如一些傳真、信函、批示，這就需要根據(jù)文件內(nèi)容擬一個題名，以準確揭示文件的內(nèi)容。（二）文書檔案歸檔整理操作方法檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產(chǎn)品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”一、基本要求： 要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則和歸檔文件整理規(guī)則實施細則。二、基本概念（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案

12、保存的紙質(zhì)文件材料。（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。 （三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。 （四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號三、整理方法（一）收集 收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。

13、必須采取以下相應措施：1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度 有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔 2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第10號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔 文件材料的收集歸檔范圍（1）凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌，辦理完畢，對本機關、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益

14、等方面具有憑證價值的文件材料。（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。文件材料的收集不歸檔范圍（2）上級機關：普發(fā)性不需辦理的文件，任免、獎懲非本機關人員的文件，供工作參考的抄件。（3）同級機關：不需貫徹執(zhí)行的文件，不需辦理的抄送文件。（4）下級機關：供參閱的簡報、信息、情況反映，抄報或越級抄報的文件。文件材料的收集不歸檔文件的處理（1）屬于清退范圍的按規(guī)定清退（2）其他不歸檔文件，登記造冊銷毀，禁止混入廢舊報紙出售，防止失泄密。（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單

15、“件”裝訂，便于保管利用1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件 2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在

16、前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后 3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：文件裝訂時應以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂（四）分類分年度：按照文件形成年度分開，但來文與復文作為一件時放入復文年，跨年度的會議文

17、件放入閉幕年。分機構（分問題）：按文件的承辦機構（按分類方案）分期限：永久、定期，定期分為30年和10年。文書檔案保管期限永久30年10年（五）排列1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機構（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應保持相對固定。 3.最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內(nèi)按成文時間的先

18、后順序排列。按照不同保管期限進行排列永久：行政部，人事部，營銷部，公關部30年：行政部，人事部，營銷部，公關部10年：行政部，人事部，營銷部，公關部（六）編號 歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。全宗號保管期限年度室編件號館編件號長X寬65mmX18mm（七）編目（七）編目 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。 歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)