現(xiàn)代秘書的會(huì)議管理講義全

1、WORD.8/8摘要秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會(huì)議是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會(huì)議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會(huì)議效果，對(duì)組織形象與領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。關(guān)鍵詞秘書 會(huì)議管理 溝通協(xié)調(diào) 效率 對(duì)策會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個(gè)因素就是會(huì)議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書

2、人員的實(shí)務(wù)工作做得如何，而秘書會(huì)議事務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別、議題的重要程度直接相關(guān)。一 會(huì)議管理和秘書工作容（一） 秘書工作容秘書與秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對(duì)象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng)被稱為秘書工作。容包括八個(gè)方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會(huì)務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。（二）會(huì)議管理主要工作容無(wú)論開展何種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，其總的要：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會(huì)中的主要會(huì)務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來(lái)劃分，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行。會(huì)議按其圍來(lái)分，可概括的分為對(duì)會(huì)議和對(duì)外會(huì)議。1.對(duì)會(huì)議

3、對(duì)會(huì)議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對(duì)會(huì)議，比如業(yè)務(wù)的月報(bào)會(huì)、周例會(huì)、日?qǐng)?bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等等。（1）會(huì)前準(zhǔn)備秘書在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作主要有五個(gè)步驟：明確要點(diǎn)、準(zhǔn)備議題、通知開會(huì)、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、安排會(huì)議議程。秘書做常規(guī)會(huì)務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會(huì)的目的、任務(wù)、容、中心議題、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議日期。作為對(duì)會(huì)議，常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準(zhǔn)備好會(huì)上要討論的問(wèn)題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為會(huì)議的討論提供方向性資料，促使會(huì)議“有議必

4、決”。因?yàn)闀?huì)上要討論的問(wèn)題不止一個(gè)，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程是秘書辦會(huì)的重要原則。在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，在進(jìn)行全體人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小圍的會(huì)場(chǎng)容易集中、會(huì)場(chǎng)好掌握，會(huì)議議程也容易緊湊地控制。做好以上準(zhǔn)備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時(shí)參加會(huì)議了。會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、通知和會(huì)議通知。秘書在通知開會(huì)時(shí)是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。會(huì)場(chǎng)是在發(fā)放會(huì)議通知之前就定下的。部會(huì)議只需確認(rèn)場(chǎng)所不變，備好桌椅、水具、必要的會(huì)議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。（2）會(huì)間服務(wù)與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，秘書人員要檢查核對(duì)與會(huì)人員到會(huì)情況，

5、清點(diǎn)人數(shù)，弄清那個(gè)缺席人與缺席原因，然后報(bào)告會(huì)議主持人集中精力做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔。所以做記錄的秘書，要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會(huì)者發(fā)言的口音，做好會(huì)議記錄。 部會(huì)議上，一般會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書來(lái)做，不另安排服務(wù)員。會(huì)議中，秘書要做好隨時(shí)接聽打進(jìn)來(lái)的，根據(jù)需要進(jìn)行處理。（3）會(huì)后工作會(huì)議結(jié)束后，秘書的善后和落實(shí)工作也相當(dāng)重要。與時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，一遍其他會(huì)議正常進(jìn)行，并下發(fā)會(huì)議文件，對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔秘書在會(huì)議管理工作中的一項(xiàng)重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會(huì)議容并協(xié)助對(duì)會(huì)議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會(huì)議容是避免

6、無(wú)限期地討論一個(gè)問(wèn)題或者離開原定議題。還要敦促會(huì)議形成結(jié)果，比如討論的問(wèn)題要形成相對(duì)一致的一件，明確要求的工作最后由誰(shuí)主抓或承辦，一些事項(xiàng)的具體辦理方法以與督辦方法等2.對(duì)外會(huì)議與對(duì)會(huì)以不同，對(duì)外會(huì)議的規(guī)模更大，參會(huì)人員大多為外來(lái)人員，會(huì)議開展的是否順利對(duì)企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對(duì)外會(huì)議的會(huì)議管理要更為嚴(yán)謹(jǐn)。（1）會(huì)前準(zhǔn)備1.1擬訂會(huì)議議程、日程，提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案外部會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)

7、人時(shí)間的依據(jù)。 制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉與各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。 會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符，場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所，場(chǎng)地租借的成本必須合理。實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。1.2布置會(huì)場(chǎng)和安排座次，發(fā)布會(huì)議信息對(duì)外會(huì)議無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。 發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審，要對(duì)媒體進(jìn)

8、行選擇。一面給企業(yè)帶來(lái)不利影響。 1.3安排會(huì)議食宿，邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓 秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡與菜單擺上。 根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。 如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。 要事先確定嘉賓，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)，發(fā)出正式邀請(qǐng)函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。 在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。 1.4準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品 ，

9、安排會(huì)議禮儀服務(wù)，再次檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常。（2）會(huì)中服務(wù)1.1安排會(huì)議值班 會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。 1.2接待采訪會(huì)議的新聞媒體由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。 在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。 1.3做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。 標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種

10、。另一種是文種。 正文。首部+主體+結(jié)尾。 尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。 做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見(jiàn)解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。 1.4反饋會(huì)議信息反饋會(huì)前信息、會(huì)息以與會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。 （3）會(huì)后工作編寫會(huì)議紀(jì)要,做好會(huì)后督促工作。會(huì)議紀(jì)要要事，忠于會(huì)議實(shí)際，容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。二 會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題與原因解析會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，

11、反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題1.會(huì)荒或會(huì)海常年不開會(huì)，某些人對(duì)會(huì)議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會(huì)議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問(wèn)題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問(wèn)題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段。但過(guò)多開會(huì)、過(guò)濫開會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；2.拖沓會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。秘書會(huì)前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會(huì)議流程、時(shí)間表不清晰也會(huì)造成會(huì)議拖沓

12、；3.議題繁多，重復(fù)會(huì)議會(huì)議議題過(guò)多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案；4.地點(diǎn)安排不當(dāng)有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马?xiàng)必須要在充分討論、無(wú)太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。5.會(huì)前、會(huì)下不溝通會(huì)議從零開始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆沒(méi)有共同言語(yǔ)。有些公司會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無(wú)法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣；6.會(huì)議紀(jì)律亂不到、遲到、早

13、退，秘書會(huì)前簽到制度沒(méi)有落到實(shí)處。7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果秘書的會(huì)后督促工作沒(méi)有做好。開會(huì)只是走形式。（二）會(huì)議出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致效果不佳的原因出現(xiàn)這些問(wèn)題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以與會(huì)議的準(zhǔn)備工作。1.會(huì)議時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。2.會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)常進(jìn)行。3.開會(huì)對(duì)象必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。4.主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。5.會(huì)議

14、的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。三 會(huì)議管理工作對(duì)策思考知道了會(huì)議管理工作中可能出問(wèn)題的地方，秘書就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。而要會(huì)議高效，除避免上述常見(jiàn)問(wèn)題外，必須在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各方面都要注意。（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.會(huì)議要規(guī)劃根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無(wú)事退朝”的原則

15、，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長(zhǎng)度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開得好，問(wèn)題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。2.準(zhǔn)備要充分要想會(huì)議高效，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見(jiàn)，有些不便于在會(huì)上公開發(fā)表的意見(jiàn)或擔(dān)憂也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議程、時(shí)間表等最好都在會(huì)議通知中必須提前一定時(shí)間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會(huì)議方程在會(huì)議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。3.

16、主題要集中一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，主題也最好不要超過(guò)三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長(zhǎng)，成本也就越高。(二)會(huì)中服務(wù)1.流程要合理會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會(huì)議發(fā)表意見(jiàn)時(shí)貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點(diǎn)盡量少談，盡量談?dòng)薪ㄔO(shè)性意見(jiàn)，且少發(fā)表主觀意見(jiàn)觀點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要與時(shí)拉回來(lái)；四是繁簡(jiǎn)得當(dāng)，

17、有些問(wèn)題簡(jiǎn)要介紹即可，重大問(wèn)題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見(jiàn)，不能倉(cāng)促?zèng)Q策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會(huì)有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；五是重大決策最好刻意安排反面意見(jiàn)，會(huì)議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn)，想出各種應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會(huì)輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒(méi)有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防措

18、施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。2.時(shí)間要緊湊要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長(zhǎng)的會(huì)議要安排中場(chǎng)休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會(huì)時(shí)間開長(zhǎng)了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。3.決議要與時(shí)會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的

19、可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡(jiǎn)單、明了。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)與決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要與時(shí)貫徹會(huì)議精神，要與時(shí)發(fā)放會(huì)議決議：一可增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。4.手段要先進(jìn)會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國(guó)性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會(huì)后督促1.執(zhí)行要檢查會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來(lái)持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過(guò)Email、OA、IM（